Eine Betriebsprüfung steht an: Wie ihr auf die Steuerprüfung vorbereitet seid

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Die richtige Vorbereitung und das konkrete Wissen, wie ein Betriebsprüfer arbeitet, lassen auch jeden Selbständigen und Kleinunternehmen ohne Finanzabteilung dieses Ereignis überstehen. Kenntnisse, mit welchen Mitteln die Prüfer Steuervergehen aufdecken – bewusste oder unbewusste – unterstützen dabei das richtige Handeln. Nachfolgend erfahren Sie, wie sich am besten auf eine Betriebsprüfung vorbereiten und mit welchen Tricks der Betriebsprüfer arbeitet.

1. Smalltalk mit Hintergedanken

Ein erfahrener Betriebsprüfer startet seine Prüfung mit Smalltalk und gibt dem Unternehmer dabei das Gefühl, er sei die interessanteste und wichtigste Person auf der Welt. Geschmeichelt von so viel Aufmerksamkeit wird der Unternehmer mehr von seinen privaten Vorlieben preisgeben. Aber Vorsicht: Die Gespräche über Auto, Urlaub, Hobby und die teure Familie sind für den Prüfer bereits erste Amtshandlungen im Rahmen der Betriebsprüfung. Er sucht dann in der Buchhaltung nach Betriebsausgaben, mit denen der Unternehmer seine privaten Vorlieben über sein Unternehmen finanziert hat. Eine Dienstreise mit anschließendem Familienurlaub? Ein schickes Cabriolet als Geschäftswagen? Darauf müssen Sie nicht verzichten, Sie sollten die Aufteilung von privaten und geschäftlichen Ausgaben allerdings stets dokumentieren und im Zweifelsfall schlüssig argumentieren können.

Gründerrat:

Beim ersten Aufeinandertreffen von Prüfer und Unternehmer empfiehlt es sich deshalb, stets den Steuerberater an der Seite zu haben. Dieser wird für eine sachliche Diskussion sorgen und die private Ebene des Unternehmers völlig ausblenden.

2. Potenzielle Gründe für eine Betriebsprüfung:

Die Prüfung selbst kann tatsächlich jeden treffen, ob Freiberufler, Unternehmen oder Selbstständige. Je größer der Betrieb ist, desto regelmäßiger begutachtet das Finanzamt die Beträge in der Regel, es können aber auch andere Faktoren eine Rolle spielen.

War die letzte Steuererklärung beispielsweise nicht plausibel oder eine frühere ergab gewaltige Steuernachzahlungen, wird das jeweilige Unternehmen im Anschluss wahrscheinlich häufiger von Finanzbeamten besucht. Es hängt also in erster Linie von der Sorgfältigkeit der Buchführung ab.

Mit entsprechender Vorbereitung kann einer Betriebsprüfung allerdings gelassen entgegengesehen werden. 

Sie konzentriert sich auf mehrere Steuerarten:

• Umsatzsteuer
• Lohnsteuer
• Vorsteuer
• Bauabzugssteuer
• Kirchensteuer

Neuerungen seit 2018:

Seit 2018 kann das Finanzamt Kassennachschauen durchführen, wenn es ohne Vorankündigung die ordnungsgemäße Kassenführung eines Unternehmens überprüfen will.

Die Folgen einer solchen sollten Sie nicht unterschätzen. Fällt die Nachschau unbefriedigend für den Prüfer aus, kann das Finanzamt eine vollumfängliche Steuerprüfung anordnen sowie Bußgelder bis zu 50.000 Euro festsetzen oder im schlimmsten Falle ein Steuerstrafverfahren einleiten.

Durch die Kassennachschau werden in erster Linie geprüft:

• Elektronische oder computergesteuerte Kassensysteme
• Registrierkassen
• App-Systeme
• Waagen mit Registrierkassenfunktion
• Taxameter
• Wegstreckenzähler
• Geldspielgeräte

Belegausgabepflicht | Neuerungen seit 2020:

Seit dem 01. Januar 2020 gilt außerdem die Belegausgabepflicht. Diese beinhaltet die Verpflichtung für Unternehmen mit Registrierkassen, Belege an Kunden auszugeben und dabei die Anforderungen für die korrekte Auszeichnung auf Belegen zu berücksichtigen. Im Klartext bedeutet das, dass mittlerweile selbst Glühweinstände für jede gefüllte Tasse Kassenbons ausgeben müssen.

Ausnahme: Bei einem Verkauf von Waren an eine große Zahl unbekannter Personen kann aus Zumutbarkeitsgründen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Unter den gleichen Voraussetzungen ist das auch bei Dienstleistungen möglich.

In diesem Zusammenhang spielt die Frage eine Rolle, ob im Einzelfall eine sachliche oder persönliche Härte für den Steuerpflichtigen vorliegt. Diese ist unglücklicherweise nicht bereits durch die Zusatzkosten gegeben, die durch die Belegausgabepflicht entstehen.

3. Registrierkasse 1: Kassenmanipulation durch Zapper

In bargeldintensiven Branchen mit elektronischen Registrierkassen werden Manipulationen der Betriebseinnahmen von Haus aus unterstellt. Deshalb widmen sich manche Betriebsprüfer hier ausschließlich den Betriebseinnahmen. Es gibt nämlich eine Software, auch unter dem Namen „Zapper“ bekannt, mit der die Kassenaufzeichnungen nachträglich über einen USB-Stick manipuliert werden können. Die Finanzämter prüfen mit Vorliebe die Hersteller und Händler solcher Zapper. Damit fallen ihnen nämlich alle Käuferdaten in die Hände. Und die Käufer dieser Manipulations-Software sind die nächsten auf der Prüfungsliste.

Wie Sie sich für die richtige Registrierkasse entscheiden? Registrierkasse kaufen: Kassensysteme & Kassen im Überblick

4. Registrierkasse 2: Neue Prüfungstechniken

Fast jedes Finanzamt hat inzwischen speziell ausgebildete Kassenprüfer, die elektronische Registrierkassen auslesen und somit fast jeder Manipulation auf die Spur kommen. Bei diesem als „neue Prüfungstechniken“ bezeichneten Daten-Check wird mit zahlreichen scheinbar steuerlich nicht relevanten Firmendaten jongliert. Doch das hat Methode: Denn ist beispielsweise in einem Restaurant an einem bestimmten Abend nur erfahrenes Personal im Einsatz, so ist nicht plausibel, warum über mehrere Stunden nur der Trainingsspeicher der Kasse benutzt wurde (Hintergrund: Bei Benutzung des Trainingsspeichers werden die eingegebenen Daten nicht als Kasseneinnahmen erfasst).

5. Zeitgemäßes Fahrtenbuch

Meldet sich der Prüfer des Finanzamts an, ist das Nachschreiben von Fahrtenbüchern keine Seltenheit. Dumm nur, wenn man dabei ein Fahrtenbuch verwendet, das im betreffenden Jahr noch gar nicht auf dem Markt war. Die Hersteller von Papier-Fahrtenbüchern verwenden jedes Jahr neue Deckblätter. Die Prüfer sind darüber im Bilde und erkennen, wenn Sie hinters Licht geführt werden. Folge: Sie stufen das Fahrtenbuch als unwirksam ein, weil es nicht zeitnah geführt wurde.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Fachartikel Elektronisches Fahrtenbuch: Fahrtenbuch-Tools & Apps im Überblick inkl. Anforderungen, Links & Tipps

6. Lieblingszahlen überführen Steuersünder

Wussten Sie, dass jeder Mensch unbewusst Lieblingszahlen hat, die er überdurchschnittlich häufig (z.B. in Passwörtern, beliebigen Zahlenkolonnen usw.) verwendet? Dieses Wissen macht sich auch das Finanzamt zunutze, und prüft Fahrtenbuch- oder Kassenaufzeichnungen mit dem so genannten Chi-Quadrattest. Das funktioniert so: Der Betriebsprüfer speist die steuerlichen Datenkolonnen in die Prüfersoftware IDEA ein und erhält auf Knopfdruck in wenigen Minuten eine Rückmeldung, wenn bestimmte Zahlen auffällig häufig verwendet wurden –  möglicherweise eben die unbewussten Lieblingszahlen des Unternehmers.

Gründerrat:

Selbst wenn der Chi-Quadrattest scheinbare Manipulationen durch erfundene Daten auswirft, gibt das dem Finanzamt noch lange nicht das Recht, bei Gewinn oder Umsatz Hinzuschätzungen vorzunehmen. Dazu müssen weitere Indizien für eine fehlerhafte Buchführung vorliegen. Das Testergebnis sorgt aber für erhöhte Aufmerksamkeit beim Prüfer.

7. Internet-Shops: Auch Betriebsprüfer kennen archive.org

Wenn ein Betriebsprüfer den Verdacht hat, dass ein Online-Händler in den vergangenen Jahren bestimmte Waren über seinen Online-Shop angeboten hat, die korrespondierenden Einnahmen aber nicht aufgezeichnet wurden, ist Leugnen meist zwecklos. Denn das Finanzamt kann prüfen, wie der Online-Shop vor einigen Jahren ausgesehen hat. Möglich macht das – die NSA lässt grüßen – das Online-Portal archive.org. Dort werden Online-Portale aus aller Welt zu bestimmten Terminen ungefragt gescannt – und jeder kann mit Angabe der Domain nachsehen, wie eine Website zu einem früheren Zeitpunkt ausgesehen, oder welche Produkte ein Online-Shop angeboten hat.

8. Auskunftsersuchen schafft Klarheit

Bietet ein Händler seine Ware über Online-Portale und Internet-Auktionshäuser an, wird das Finanzamt bei Unstimmigkeiten Auskunftsersuchen an die Betreiber dieser Portale stellen. Auf diese Weise erhält der Betriebsprüfer alle notwendigen Informationen zu den Erlösen des Händlers. Doch nicht nur Händler sind hier im Visier des Finanzamts. Auch Handwerker, die ihre Leistungen beispielsweise über Online-Portale anbieten oder versteigern, müssen damit rechnen, dass das Finanzamt die aufgezeichneten Betriebseinnahmen mit den Daten aus Auskunftsersuchen abgleicht.

Gründerrat:

Bereits seit einigen Jahren durchforsten speziell geschulte Finanzbeamte mit der Software XPIDER das Internet auf der Suche nach Online-Aktivitäten, wie ebay-Handel, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Betrug wird durch die Informationen von zwei Seiten schnell aufgedeckt und teuer.

9. Elektronische Plausibilitätskontrollen

Das Formular EÜR und die Bilanzdaten von Unternehmern sollen nicht nur elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden, um dem Unternehmer die Arbeit zu erleichtern. Der wichtigste Nutzen für das Finanzamt ist, dass sich hiermit Plausibilitätskontrollen durchführen lassen, die Auffälligkeiten zeigen. Dadurch landen scheinbar harmlose Steuerfälle, deren Daten aber von der Norm abweichen oder deren Eintragungen Fehler vermuten lassen, auf dem Tisch des Betriebsprüfers.

10. Lohnsteuer-Nachschau

Seit 30.6.2013 ist es Lohnsteuerprüfern des Finanzamts erlaubt, unangekündigt im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau (gemäß § 42g EStG) vor der Tür zu stehen, und lohnsteuerlich relevante Daten anzufordern. Der Überraschungsbesuch soll bewirken, dass ein Unternehmer keine Zeit hat, sich auf den Besuch des Prüfers vorzubereiten und seine Aufzeichnungen zu sehr „aufzubereiten“. Dadurch erhält der Prüfer natürlich einen schnellen Überblick, ob – und falls ja, wo – etwas nicht korrekt angegeben wurde.

Gründerrat:

Steht ein Lohnsteuerprüfer überraschend vor der Tür, sollten Sie ihm nur im Beisein des Steuerberaters Unterlagen aushändigen. Fordert der Lohnsteuerprüfer während einer Lohnsteuer-Nachschau Bargeld von Ihnen, rufen Sie die Polizei. Der Grund: Bereits bei Einführung der Umsatzsteuer-Nachschau haben Betrüger sich als Prüfer des Finanzamts ausgegeben und angeboten, die vermeintliche Prüfung gegen Geldzahlungen zu stoppen.

Auch wenn es oft so wirkt, der Betriebsprüfer ist nicht der Feind der Unternehmer, er folgt einfach seinem Auftrag – Geld einzutreiben, das dem Staat zusteht. Mit einer gezielten Vorbereitung und etwas Detailwissen kann jeder selbständige Unternehmer der Betriebsprüfung des Finanzamts in aller Regel gelassen entgegensehen – und das Ergebnis sogar zu seinem Vorteil beeinflussen.