Erfolgsrezepte für Startups und Gründer

Der Betriebs­prü­fer kommt: Wie Sie auf die Steu­er­prü­fung vor­be­rei­tet sind

Es pas­siert nicht oft und beliebt ist es schon gar nicht – wenn das Finanz­amt in Per­son des Betriebs­prü­fers zur Prü­fung vor der Tür steht. Denn selbst wenn man sich nichts vor­zu­wer­fen hat: Das deut­sche Steu­er­recht ist so kom­pli­ziert, dass Feh­ler fast zwangs­läu­fig pas­sie­ren. Wor­auf Sie unbe­dingt ach­ten soll­ten, erfah­ren Sie hier.

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Die rich­ti­ge Vor­be­rei­tung und das kon­kre­te Wis­sen, wie ein Betriebs­prü­fer arbei­tet, las­sen auch jeden Selb­stän­di­gen und Klein­un­ter­neh­men ohne Finanz­ab­tei­lung die­ses Ereig­nis über­ste­hen. Kennt­nis­se, mit wel­chen Mit­teln die Prü­fer Steu­er­ver­ge­hen auf­de­cken – bewuss­te oder unbe­wuss­te – unter­stüt­zen dabei das rich­ti­ge Han­deln. Nach­fol­gend erfah­ren Sie, wie sich am bes­ten auf eine Betriebs­prü­fung vor­be­rei­ten und mit wel­chen Tricks der Betriebs­prü­fer arbeitet.

1. Small­talk mit Hintergedanken

Ein erfah­re­ner Betriebs­prü­fer star­tet sei­ne Prü­fung mit Small­talk und gibt dem Unter­neh­mer dabei das Gefühl, er sei die inter­es­san­tes­te und wich­tigs­te Per­son auf der Welt. Geschmei­chelt von so viel Auf­merk­sam­keit wird der Unter­neh­mer mehr von sei­nen pri­va­ten Vor­lie­ben preis­ge­ben. Aber Vor­sicht: Die Gesprä­che über Auto, Urlaub, Hob­by und die teu­re Fami­lie sind für den Prü­fer bereits ers­te Amts­hand­lun­gen im Rah­men der Betriebs­prü­fung. Er sucht dann in der Buch­hal­tung nach Betriebs­aus­ga­ben, mit denen der Unter­neh­mer sei­ne pri­va­ten Vor­lie­ben über sein Unter­neh­men finan­ziert hat. Eine Dienst­rei­se mit anschlie­ßen­dem Fami­li­en­ur­laub? Ein schi­ckes Cabrio­let als Geschäfts­wa­gen? Dar­auf müs­sen Sie nicht ver­zich­ten, Sie soll­ten die Auf­tei­lung von pri­va­ten und geschäft­li­chen Aus­ga­ben aller­dings stets doku­men­tie­ren und im Zwei­fels­fall schlüs­sig argu­men­tie­ren können.

Grün­der­rat:

Beim ers­ten Auf­ein­an­der­tref­fen von Prü­fer und Unter­neh­mer emp­fiehlt es sich des­halb, stets den Steu­er­be­ra­ter an der Sei­te zu haben. Die­ser wird für eine sach­li­che Dis­kus­si­on sor­gen und die pri­va­te Ebe­ne des Unter­neh­mers völ­lig ausblenden.

2. Regis­trier­kas­se 1: Kas­sen­ma­ni­pu­la­ti­on durch Zapper

In bar­geld­in­ten­si­ven Bran­chen mit elek­tro­ni­schen Regis­trier­kas­sen wer­den Mani­pu­la­tio­nen der Betriebs­ein­nah­men von Haus aus unter­stellt. Des­halb wid­men sich man­che Betriebs­prü­fer hier aus­schließ­lich den Betriebs­ein­nah­men. Es gibt näm­lich eine Soft­ware, auch unter dem Namen „Zap­per“ bekannt, mit der die Kas­sen­auf­zeich­nun­gen nach­träg­lich über einen USB-Stick mani­pu­liert wer­den kön­nen. Die Finanz­äm­ter prü­fen mit Vor­lie­be die Her­stel­ler und Händ­ler sol­cher Zap­per. Damit fal­len ihnen näm­lich alle Käu­fer­da­ten in die Hän­de. Und die Käu­fer die­ser Mani­pu­la­ti­ons-Soft­ware sind die nächs­ten auf der Prüfungsliste.

3. Regis­trier­kas­se 2: Neue Prüfungstechniken

© Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
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Fast jedes Finanz­amt hat inzwi­schen spe­zi­ell aus­ge­bil­de­te Kas­sen­prü­fer, die elek­tro­ni­sche Regis­trier­kas­sen aus­le­sen und somit fast jeder Mani­pu­la­ti­on auf die Spur kom­men. Bei die­sem als „neue Prü­fungs­tech­ni­ken“ bezeich­ne­ten Daten-Check wird mit zahl­rei­chen schein­bar steu­er­lich nicht rele­van­ten Fir­men­da­ten jon­gliert. Doch das hat Metho­de: Denn ist bei­spiels­wei­se in einem Restau­rant an einem bestimm­ten Abend nur erfah­re­nes Per­so­nal im Ein­satz, so ist nicht plau­si­bel, war­um über meh­re­re Stun­den nur der Trai­nings­spei­cher der Kas­se benutzt wur­de (Hin­ter­grund: Bei Benut­zung des Trai­nings­spei­chers wer­den die ein­ge­ge­be­nen Daten nicht als Kas­sen­ein­nah­men erfasst).

4. Zeit­ge­mä­ßes Fahrtenbuch

Mel­det sich der Prü­fer des Finanz­amts an, ist das Nach­schrei­ben von Fahr­ten­bü­chern kei­ne Sel­ten­heit. Dumm nur, wenn man dabei ein Fahr­ten­buch ver­wen­det, das im betref­fen­den Jahr noch gar nicht auf dem Markt war. Die Her­stel­ler von Papier-Fahr­ten­bü­chern ver­wen­den jedes Jahr neue Deck­blät­ter. Die Prü­fer sind dar­über im Bil­de und erken­nen, wenn Sie hin­ters Licht geführt wer­den. Fol­ge: Sie stu­fen das Fahr­ten­buch als unwirk­sam ein, weil es nicht zeit­nah geführt wurde.

5. Lieb­lings­zah­len über­füh­ren Steuersünder

Wuss­ten Sie, dass jeder Mensch unbe­wusst Lieb­lings­zah­len hat, die er über­durch­schnitt­lich häu­fig (z.B. in Pass­wör­tern, belie­bi­gen Zah­len­ko­lon­nen usw.) ver­wen­det? Die­ses Wis­sen macht sich auch das Finanz­amt zunut­ze, und prüft Fahr­ten­buch- oder Kas­sen­auf­zeich­nun­gen mit dem so genann­ten Chi-Qua­drat­test. Das funk­tio­niert so: Der Betriebs­prü­fer speist die steu­er­li­chen Daten­ko­lon­nen in die Prü­fer­soft­ware IDEA ein und erhält auf Knopf­druck in weni­gen Minu­ten eine Rück­mel­dung, wenn bestimm­te Zah­len auf­fäl­lig häu­fig ver­wen­det wur­den –  mög­li­cher­wei­se eben die unbe­wuss­ten Lieb­lings­zah­len des Unternehmers.

Grün­der­rat:

Selbst wenn der Chi-Qua­drat­test schein­ba­re Mani­pu­la­tio­nen durch erfun­de­ne Daten aus­wirft, gibt das dem Finanz­amt noch lan­ge nicht das Recht, bei Gewinn oder Umsatz Hin­zu­schät­zun­gen vor­zu­neh­men. Dazu müs­sen wei­te­re Indi­zi­en für eine feh­ler­haf­te Buch­füh­rung vor­lie­gen. Das Test­ergeb­nis sorgt aber für erhöh­te Auf­merk­sam­keit beim Prüfer.

6. Inter­net-Shops: Auch Betriebs­prü­fer ken­nen archi​ve​.org

Wenn ein Betriebs­prü­fer den Ver­dacht hat, dass ein Online-Händ­ler in den ver­gan­ge­nen Jah­ren bestimm­te Waren über sei­nen Online-Shop ange­bo­ten hat, die kor­re­spon­die­ren­den Ein­nah­men aber nicht auf­ge­zeich­net wur­den, ist Leug­nen meist zweck­los. Denn das Finanz­amt kann prü­fen, wie der Online-Shop vor eini­gen Jah­ren aus­ge­se­hen hat. Mög­lich macht das – die NSA lässt grü­ßen – das Online-Por­tal archi​ve​.org. Dort wer­den Online-Por­ta­le aus aller Welt zu bestimm­ten Ter­mi­nen unge­fragt gescannt – und jeder kann mit Anga­be der Domain nach­se­hen, wie eine Web­site zu einem frü­he­ren Zeit­punkt aus­ge­se­hen, oder wel­che Pro­duk­te ein Online-Shop ange­bo­ten hat.

7. Aus­kunfts­er­su­chen schafft Klarheit

Bie­tet ein Händ­ler sei­ne Ware über Online-Por­ta­le und Inter­net-Auk­ti­ons­häu­ser an, wird das Finanz­amt bei Unstim­mig­kei­ten Aus­kunfts­er­su­chen an die Betrei­ber die­ser Por­ta­le stel­len. Auf die­se Wei­se erhält der Betriebs­prü­fer alle not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen zu den Erlö­sen des Händ­lers. Doch nicht nur Händ­ler sind hier im Visier des Finanz­amts. Auch Hand­wer­ker, die ihre Leis­tun­gen bei­spiels­wei­se über Online-Por­ta­le anbie­ten oder ver­stei­gern, müs­sen damit rech­nen, dass das Finanz­amt die auf­ge­zeich­ne­ten Betriebs­ein­nah­men mit den Daten aus Aus­kunfts­er­su­chen abgleicht.

Grün­der­rat:

Bereits seit eini­gen Jah­ren durch­fors­ten spe­zi­ell geschul­te Finanz­be­am­te mit der Soft­ware XPIDER das Inter­net auf der Suche nach Online-Akti­vi­tä­ten, wie ebay-Han­del, die in Deutsch­land steu­er­pflich­tig sind. Betrug wird durch die Infor­ma­tio­nen von zwei Sei­ten schnell auf­ge­deckt und teuer.

8. Elek­tro­ni­sche Plausibilitätskontrollen

Das For­mu­lar EÜR und die Bilanz­da­ten von Unter­neh­mern sol­len nicht nur elek­tro­nisch ans Finanz­amt über­mit­telt wer­den, um dem Unter­neh­mer die Arbeit zu erleich­tern. Der wich­tigs­te Nut­zen für das Finanz­amt ist, dass sich hier­mit Plau­si­bi­li­täts­kon­trol­len durch­füh­ren las­sen, die Auf­fäl­lig­kei­ten zei­gen. Dadurch lan­den schein­bar harm­lo­se Steu­er­fäl­le, deren Daten aber von der Norm abwei­chen oder deren Ein­tra­gun­gen Feh­ler ver­mu­ten las­sen, auf dem Tisch des Betriebsprüfers.

9. Lohn­steu­er-Nach­schau

Seit 30.6.2013 ist es Lohn­steu­er­prü­fern des Finanz­amts erlaubt, unan­ge­kün­digt im Rah­men einer Lohn­steu­er-Nach­schau (gemäß § 42g EStG) vor der Tür zu ste­hen, und lohn­steu­er­lich rele­van­te Daten anzu­for­dern. Der Über­ra­schungs­be­such soll bewir­ken, dass ein Unter­neh­mer kei­ne Zeit hat, sich auf den Besuch des Prü­fers vor­zu­be­rei­ten und sei­ne Auf­zeich­nun­gen zu sehr „auf­zu­be­rei­ten“. Dadurch erhält der Prü­fer natür­lich einen schnel­len Über­blick, ob – und falls ja, wo – etwas nicht kor­rekt ange­ge­ben wurde.

Grün­der­rat:

Steht ein Lohn­steu­er­prü­fer über­ra­schend vor der Tür, soll­ten Sie ihm nur im Bei­sein des Steu­er­be­ra­ters Unter­la­gen aus­hän­di­gen. For­dert der Lohn­steu­er­prü­fer wäh­rend einer Lohn­steu­er-Nach­schau Bar­geld von Ihnen, rufen Sie die Poli­zei. Der Grund: Bereits bei Ein­füh­rung der Umsatz­steu­er-Nach­schau haben Betrü­ger sich als Prü­fer des Finanz­amts aus­ge­ge­ben und ange­bo­ten, die ver­meint­li­che Prü­fung gegen Geld­zah­lun­gen zu stoppen.

Auch wenn es oft so wirkt, der Betriebs­prü­fer ist nicht der Feind der Unter­neh­mer, er folgt ein­fach sei­nem Auf­trag – Geld ein­zu­trei­ben, das dem Staat zusteht. Mit einer geziel­ten Vor­be­rei­tung und etwas Detail­wis­sen kann jeder selb­stän­di­ge Unter­neh­mer der Betriebs­prü­fung des Finanz­amts in aller Regel gelas­sen ent­ge­gen­se­hen – und das Ergeb­nis sogar zu sei­nem Vor­teil beeinflussen.

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