Digitalisierung im Handwerk: Die wichtigsten Programme für Maler

Über einen Mangel an Arbeit und Aufträgen können sich die wenigsten Maler beklagen. Doch vielen sitzt die Zeit im Nacken. Tatsächlich stellen Branchenverbände immer wieder fest, dass es hierbei ungenutzte Potenziale gibt: Das Handwerk kann effizienter werden, vor allem durch Digitalisierung. Hier stelle ich euch eine Übersicht die besten Apps und Softwarelösungen vor, mit denen ihr euren Handwerksbetrieb einfach digitalisieren könnt und zeige euch, welchen Nutzen ihr davon habt.

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Das Handwerk gehört 2021 zu den Digitalisierungsgewinnern und liegt genau im Durchschnitt des deutschen Mittelstands. Zu diesem Ergebnis kommt der Branchenbericht Handwerk in der repräsentativen Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/2022“, den die Telekom und das Analystenhaus techconsult durchgeführt haben.

Bei internen Aufgaben und Abläufen im kaufmännischen Bereich setzten 90 Prozent der Betriebe auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, gemeint sind damit nicht Outlook oder Office, sondern digitale Lösungen, die weit über E-Mail oder Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen. Ob Nutzung von Software für die Rechnungserstellung, Buchführung oder Lohnabrechnung – jeder dritte Handwerksbetrieb nutzt auch eine Software für den Einkauf, die Produktionsplanung oder die Warenwirtschaft, jeder fünfte sogar digitale Lösungen zur Bewerberverwaltung. Soweit die Ergebnisse einer weiteren aktuellen Studie „Digitale Prozesse im Handwerk“ von DATEV und „handwerk magazin“.

Es geht also voran mit der Digitalisierung im Handwerk – und das aus gutem Grund. Die administrativen Arbeiten wie Terminplanung, Materialbeschaffung, Buchhaltung und Rechnungswesen sind wichtige Elemente einer Geschäftsführung. Doch in den vielen kleinen Handwerksbetrieben ist der Geschäftsführer gleichzeitig auch der Meister oder sogar Alleinunterhalter und macht auch die wertschöpfende Arbeit. Deshalb ist es sinnvoll, viele der administrativen Aufgaben entweder komplett auszulagern (etwa ein Buchhaltungs- und Steuerbüro zu beauftragen) oder aber die Prozesse so weit zu digitalisieren und automatisieren, dass sie weniger Zeit fressen.

Wie sinnvoll es ist, Strategien für die Digitalisierung anzugehen, seht ihr an der Liste von Vorteilen für Betriebe. Sie

  • vereinfachen Prozesse,
  • steigern die Produktion,
  • senken Kosten,
  • beschleunigen den Informationsfluss,
  • merzen Fehlerquellen aus,
  • verbessern das Markenimage,
  • erhöhen die Effizienz,
  • tragen zu mehr Flexibilität bei,
  • sorgen für zufriedenere Kund:innen.

In der Regel sollte die Digitalisierung des Handwerks im Büro beginnen. Die wenigsten Maler leisten sich ein voll ausgestattetes und voll besetztes Büro – ein stetig erreichbares Sekretariat ist heutzutage schon ein Luxus, den sich nur größere Malerbetriebe leisten können. Doch es gibt Alternativen. Und die beginnen schon bei der Kontaktaufnahme mit euren Kunden.

Ich stelle euch hier wichtige Lösungen zur Digitalisierungen für euren Malerbetrieb vor.

Digitales Anfragen- & Auftragsmanagement: Apps für Malerbetriebe

Gerade der Erstkontakt mit potenziellen Neukunden ist sehr wichtig, aber leider auch sehr zeitaufwendig. Hier gilt es den Kunden für einen Auftrag zu qualifizieren, also zu prüfen, ob die Erwartungen des Kunden an Dienstleistung, Zeit und Budget mit der Leistungsfähigkeit des eigenen Betriebs übereinstimmen. Dabei sollte der Kunde auch nicht zu lange warten müssen, um ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, er sei nicht willkommen. Wenn ihr hier hier keine vorgeschaltete Bürokraft habt, die die eingehenden Anfragen sortieren kann, dann solltet ihr dafür eine sinnvolle Alternative schaffen.

Eine Möglichkeit wäre ein virtuelles Office, also eine gebuchte Dienstleistung, wo ein Callcenter eure Anrufe entgegennimmt und für euch aufbereitet. In dieser Übersicht über virtuelle Büros erfahrt ihr, worauf ihr bei der Auswahl des richtigen Anbieters achten solltet.

Das Erstgespräch kann digital per Videoanruffunktion durchgeführt werden, wodurch häufig Anfahrtskosten und viel Zeit eingespart werden können. Videoanrufe über Apps wie Facetime, Skype oder mit der Videofunktion von WhatsApp verschaffen euch einen besseren Eindruck der Anfrage und vor allem der „Baustelle“ und ersparen euch vielleicht den kostenfreien Besuch vor Ort.

Digitale Anfragen über eure eigene Website

Denkbar wäre auch, dass ihr auf eurer Website ein Formular zur Kontaktaufnahme anbietet, dass den potenziellen Kunden gleich von Anfang an das Gefühl gibt, es geht um sie und ihr Problem. Erfragt doch schon hier, was die Aufgabenstellung ist, welches technische Problem gelöst werden soll, welche konkreten Kundenwünsche es gibt, welche Terminvorstellungen und lasst euch mit Fotos und Videos durch den Auftraggeber zusätzlich genaue Beschreibungen liefern. Das ermöglicht euch später die präzisere Schätzung von Umfang und Materialaufwand der Arbeiten.

Ihr könnt die Kundenzufriedenheit auch steigern, in dem ihr mit einfachen, kostenlosen Tools wie Doodle Termine übersichtlich und ohne großen Aufwand koordinieren.

Digitales Aufmaß: Mit App Räume digital erfassen

Eine wichtige Software, um schnell die Größe der zu renovierenden Räume zu vermessen und möglichst ohne großes Hin-und-Her an allen euren Geräten zur Verfügung zu haben: Mit Aufmaß-Apps könnt ihr euch einen wesentlichen Teil eurer Arbeit erleichtern. Am schnellsten geht dies mit aktuellen Apple Geräten, die dank Lidar direkt mit dem Kameralinse vermessen können. Sonst besteht meist nur die Möglichkeit, handgemessene Maße in Bilder der Baustellen einzutragen.

Spezielle Handwerker-Software kann mehr: Apps und Software für Maler

Viele Lösungen für Malerbetriebe vereinen gleich mehrere Funktionen in einer Software: Neben der Auftragsannahme findet ihr hier auch das digitale Aufmaß, Materialrecherche und Tools, um euer Material zu berechnen und zu bestellen. Darüber hinaus wird häufig auch eine Software zur Erstellung von Rechnungen oder sogar für die Buchhaltung angeboten.

STREICHFIX

Mit STREICHFIX bekommt ihr eine konkret für Malerbetriebe entwickelte Softwarelösung für Kundenanfragen: Potentielle Kunden werden schnell durch einen ausführlichen Fragebogen mit Uploadfunktion geführt und die Anfragen dann übersichtlich an einem Ort darstellt. Im Hintergrund spart eine einfach bedienbare Kalenderfunktion mit automatischer Terminkommunikation wertvolle Zeit.

Das Erstgespräch kann digital per Videoanruf-Funktion durchgeführt werden, wodurch Anfahrtskosten und viel Zeit eingespart werden können. Dank Web-App können Anfragen nicht nur im Büro, sondern auch zwischendurch auf der Baustelle bearbeitet werden.

Die ersten 2 Monate könnt ihr kostenlos testen, danach greifen verschiedene Abo-Modelle, die euch zwischen 50 und 35 Euro pro Monat kosten.

ToolTime

Angebote und Rechnungen schreiben, Terminplanung und Arbeitsberichte und mobile Zeiterfassung per App – mit der Onlinesoftware ToolTime bewältigt ihr die wichtigsten Aufgaben im Büro.

Kosten pro Monat: 45 Euro. Wenn ihr für ein oder zwei Jahre bucht, wird es preiswerter.

openHandwerk

Bei openHandwerk bekommt ihr den Fullservice an Bürosoftware, die ihr als Handwerker benötigt. Die gesamte Projektabwicklung inklusive Kundenbetreuung aber auch das Bautagebuch und die Rechnungslegung sind integriert. Neben einer Version für den Computer gibt es auch eine App fürs Handy. Weiterhin bietet openHandwerk unzählige Schnittstellen zu weiteren Programmen, die im Handwerk verwendet werden und lässt sich häufig gut in bereits bestehende Softwarelandschaften integrieren.

Kosten im Monat: 50 Euro. Bindet ihr euch mehrere Jahre, könnt ihr deutlich sparen.

dasProgramm

Noch vollständiger kommt der Service von dasProgramm: Neben der Kunden- und Projektverwaltung und der Terminvereinbarung, einem Tool zur Angebotserstellung, dem digitalen Aufmaß und Arbeitsberichte und Bautagebuch punktet die Software mit einem Leistungs- und Materialverzeichnis. Über die Integration von ausschreiben.de habt ihr dabei Zugriff auf über 1.000.000 Leistungstexte von über 600 Herstellern, die ihr auch direkt in eurer Kalkulation hinterlegen könnt. Außerdem könnt ihr mit EFB Preisblättern eure Angebote mit Hilfe von Stücklisten mit Lohn, Material, Gerät, Sonstigem sowie Nachunternehmerleistungen kalkulieren.

Dieser Service kostet euch 29,90 Euro pro Monat.

plancraft

Der Fokus von plancraft liegt in der Auftragserfassung, der Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Integriert ist auch ein Tool zum mobilen Aufmaß.

Der Service kostet euch zwischen 9 und 29 Euro pro Monat.

Hero

Die Software von Hero bietet die gesamte Palette an Services für Maler: Von der Auftragserfassung und -verwaltung über die Mitarbeiterplanung, mobilen Zeiterfassung, Baudokumentation bis zum Rechnungsprogramm und zur Buchhaltung.

Es gibt einen kostenlosen eingeschränkten Teil der Software, ansonsten zahlt ihr zwischen 4,50 Euro und 27 Euro pro Monat.

craftnote

Die Software konzentriert sich auf die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro – PDFs und Fotos werden schnell in die Cloud geladen und allen mit Zugriff zugänglich gemacht. Besonders interessant ist die Plantafel, mit der ihr eure Mitarbeiter und ihre Einsätze auf verschiedenen Baustellen gut koordinieren könnt. Seit Neuestem besteht eine Schnittstelle zu openHandwerk.

Die Basisversion ist kostenfrei, ansonsten kostet der Service 9 Euro pro Monat.

WinWorker

Mit WinWorker könnt ihr die meisten eurer Büroarbeiten mobil organisieren: Angebots- und Rechnungserstellung, Kundenverwaltung, Projektverwaltung, Aufmaßerfassung, Auftragskontrolle und Baustellendokumentation. WinWorker gibt es in einer Basic-Variante und verschiedenen Abos.

Meisterwerk

Terminplanung, Einsatzplanung für eure Mitarbeiter, Informationsaustausch zwischen euch und euren Mitarbeitern, Abwicklung eurer Planungsprozesse, eine Stempeluhr und Personalplanung – mit der App von Meisterwerk könnt ihr viele Abläufe in eurem Büro digital durchführen. Die Software bietet eine einfache Import/Export-Schnittstelle.

Meisterwerk kann 30 Tage kostenlos getestet werden und kostet dann 11 Euro im Monat pro Nutzer.

Sonderfunktionen wie digitale Werkzeugkiste und Werkzeugverwaltung

Hilfreich sind auch Apps wie die Bosch Toolbox, quasi eine digitale Werkzeugkiste mit einer Aufmaßkamera, in der ihr aber auch Projektzeiten, Fahrzeiten, Arbeitseinheiten und benötigte Materialien erfassen und berechnen könnt. Die Bosch Toolbox ist kostenfrei.

Interessante Tools sind auch digitale Werkzeugverwaltungen wie Timly und zamics, die ein vollständiges Lifecycle Tracking eurer Werkzeuge und Maschinen ermöglichen. Damit seht ihr, wer zu welcher Zeit welche Maschinen entnommen und genutzt hat und könnt Instandhaltungsarbeiten zuverlässig einplanen.

Zeiterfassung online – Tools für die Abrechnung eurer Arbeitszeit

Solltet ihr nach einer reinen Zeiterfassungsmöglichkeit suchen, braucht es ein entsprechendes Tool. Viele der vorgestellten Programme bieten die digitale Zeiterfassung bereits im Paket mit anderen Leistungen. Hier findet ihr eine Übersicht von guten Zeiterfassungstools.

Handwerker-Apps von Herstellern

Eine ganze Reihe von Material-Herstellern bieten ebenfalls digitale Services, zum einen, um ihre eigenen Produkte im Einkauf richtig kalkulieren zu können – häufig aber auch darüber hinaus. Diese Angebote solltet ihr als Maler kennen:

Knauf AMF Worktools

Das passende Servicetool für das Knauf Produktsortiment bietet euch einen Materialrechner für die benötigte Deckenfläche. Außerdem findet ihr im Videobereich der App Verlegeanleitungen und –tipps für die richtige Installation. Kostenfreie Nutzung.

Rigips

Auch in der Rigips-App findet ihr alle wichtigen Produkt- und Systeminformationen zu Trockenbau-Materialien, Putzen, Spachteln und Dämmstoffen. Zudem bietet die App einen Rechner für Brandschutzbekleidungen und Mengenermittlung. Ebenfalls kostenfrei.

Caparol

Hier gibt es alle Produktinfos zum kompletten Caparol-Sortiment sowie Verarbeitungshinweise, Verbräuche und Praxistipps zu den Bereichen Grundierungen und Imprägnierungen, Farben, Putze, Bautenlacke und -lasuren, Fassaden- und Dämmtechnik. Kostenfreie Nutzung.

quick-mix

Mit dem quick-mix-Bedarfsrechner ermittelt ihr schnell die benötigten Gebinde für euer Bauvorhaben und der Renditerechner gibt zusätzliche Auskunft über die Auswirkungen von Preiserhöhungen bzw. -senkungen auf euren Gewinn. Kostenfrei.

Software fürs Büro: Rechnungen, Mahnwesen und Buchhaltung

Ein ebenso wichtiger Bereich, mit dem ihr euch als Geschäftsführer stetig beschäftigen müsst, ist das Backoffice: Rechnungen schreiben, Mahnungen verschicken, die Buchhaltung erledigen. Alles wichtige Aufgaben, die viel Zeit und Nerven kosten können. Auch hier kann die Digitalisierung helfen, die Prozesse schlanker zu gestalten.

Buchführung mit Online-Software: Vergleich Buchhaltungsprogramme

Jedes Unternehmen muss Buch führen, muss seine Finanzen im Blick halten und kalkulieren. Die Buchhaltung ist gesetzlich vorgeschrieben und muss bestimmten Regeln folgen: den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Also braucht jedes Unternehmen auch eine Buchhaltungssoftware. Besonders beliebt sind Buchführungsprogramme in der Cloud – hier braucht ihr keine Software auf dem stationären Rechner, sondern arbeitet direkt im Internet. Eine Übersicht der wichtigsten Online-Buchhaltungsprogramme findet ihr hier.

Lohnbuchhaltung digital

Ohne spezialisierte Software ist eine Lohnbuchhaltung kaum mehr durchführbar. Die Vielzahl der gesetzlichen Vorschriften, die bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sehr genau eingehalten werden müssen und die Verwaltung der zahlreichen Meldevorschriften und gesetzlichen Vorgaben braucht auf jeden Fall ein entsprechendes aktuelles Programm – und natürlich auch das nötige Fachwissen. Spätestens, wenn ihr versucht, die gerade aktuelle Situation mit Kurzarbeit in eure Berechnungen zu integrieren, wird das viel Zeit kosten. Lohnabrechnungsanbieter wie Sage, Lexware oder Buhl bringen euch da schnell und sicher auf Stand. Übersicht der wichtigsten Lohnbuchhaltungs-Programme gibt es hier.

Marketing Tools

Auch wenn ihr derzeit nicht aktiv auf der Suche nach weiteren Auftraggebern seid – sich digital sichtbar zu machen wird relevant, um die nächste Generation an Kunden zu erreichen. Denn unabhängig von Marktlage und Konkurrenz recherchieren die jüngeren Generationen zu mehr als 90% im Internet, bevor sie den Kontakt aufnehmen. Deshalb solltet ihr euren eigenen Betrieb zukunftsfähig in kostenlosen Online-Verzeichnissen wie zum Beispiel Google Maps (ehemals Google MyBusiness) und in digitalen Brachenbüchern eintragen lassen.

Die eigene Website ist mehr als Visitenkarte

Auch eine eigene Website ist für die meisten Handwerker inzwischen Standard. Hier solltet ihr die Bandbreite eurer Leistungen gut darstellen und darauf achten, eure Kontaktdaten regelmässig zu aktualisieren und eventuell Fotos von erfolgreich abgeschlossenen Aufträgen hinzuzufügen. Die eigene Website zu erstellen, ist heutzutage kein Hexenwerk mehr und muss auch keine Vermögen kosten. Hilfreich sind hier Webbaukästen, mit denen ihr recht einfach und schnell eine individuelle Seite erstellen könnt. Wenn ihr ein Terminvereinbarungssystem integriert, kann euch die eigene Seite auch richtig Arbeit abnehmen.

Haltet eure Kunden auf dem Laufenden

Klar, wöchentliche Updates für eure Kunden sind wahrscheinlich nicht nötig. Aber grundsätzlich mit euren Kunden in Kontakt zu bleiben, sie über wichtige Veränderungen in eurem Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, eventuell freie Termine anzubieten oder neue Mitarbeiter vorzustellen, verstärkt die Kundenbindung und gibt euren Auftraggebern das Gefühl der Wertschätzung. Eine direkte Möglichkeit sind Newsletter, also digitale Kundenbriefe. Gründerküche hat einige Newsletter-Tools für euch getestet und zeigen euch in diesem Fachartikel, welche besonderen Features die Newsletter-Tools haben, was sie kosten und welche besonderen Angebote für KMUs es gibt.

Ein anderer Weg der Kundenkommunikation ist Social Media: Über Facebook, Instagram oder TikTok könnt ihr zum einen eure Kunden informieren – viel wichtiger ist es aber hier, euren Status als Fachmann auszubauen. Ein Elektriker-TikTok etwa, das die Notwendigkeit von FI-Schaltern erklärt oder die Gefahren eine defekten bzw. veralteten Steckdose, schafft sogar einen neuen Markt. Und eine Instagram Story über die Renovierung einer Bruchbude zu einem edlen Objekt zeigt eure Schaffenskraft und ermöglicht euch weitere hochwertige Anfragen zu erhalten.

Fazit

Es gibt eine ganze Reihe von digitalen Tools und Programmen, die eure tägliche Arbeit als Handwerker und Unternehmer erleichtern können. Wie alles bedeutet das zu Beginn aber ein Investment, nicht so sehr von Geld als vielmehr von Zeit. Um die richtigen Tools auszuwählen, müsst ihr euch eure Abläufe bewusst machen und sortieren. Für die Auswahl noch ein kleiner Tipp: Es hilft in kleinen Schritten anzufangen und nicht gleich alles über den Zaun zu brechen. Ihr werdet die ersten Effizienzgewinne schnell einfahren können und motiviert sein, weiter nachzulegen.

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