Selbstständig machen als Hausverwalter: So gründet ihr eine Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung gründen: der Bedarf ist groß, in vielen deutschen Städten sorgt der Bauboom für eine große Zahl von Mehrfamilienhäusern, die verwaltet werden müssen. In diesem Artikel erklären wir euch, wie ihr euch als Hausverwalter selbstständig macht (auch nebenberuflich!), die Kosten, Voraussetzungen und Genehmigungen, die ihr braucht – und worauf ihr bei der Gründung einer Hausverwaltung unbedingt achten solltet!

Schritt 1 zum selbstständigen Hausverwalter: Aufgaben | Ausbildung | Qualifikationen

Es gibt keinen klaren Berufsweg, um als Hausverwalter tätig sein zu können. Allerdings gibt es ein paar Sonderformen wie die WEG-Verwaltung, bei der es Vorgaben gibt, die ihr beachten solltet.

Unterscheidung Miet-/Wohnungsverwaltung, WEG-Verwaltung und Immobilienverwalter

Der Begriff Hausverwalter wird als Sammelbegriff für mehrere Tätigkeiten benutzen, oft werden dazu auch Hausverwaltung und Immobilienverwaltung als Synonyme benutzt.

In der Regel wird sich ein Hausverwalter um Wohnhäusern, Mehrparteienhäusern und gewerblichen Immobilien kümmern. Die Aufgabenliste findet ihr weiter unten im Text.

Im Gegensatz dazu ist die Wohnungseigentumsverwaltung, kurz WEG-Verwaltung, für die Verwaltung von gemeinschaftlichen Eigentums zuständig. Deren Rechte und Pflichten sind im Wohnungseigentumsgesetz (WoEigG) geregelt.

Etwas ganz anderes sind hingegen Immobiliengesellschaften oder Immobilienunternehmen: Sie werden meistens von Immobilienmaklern betreut (Achtung: für diesen Beruf gibt es Regeln) und ihre Aufgaben sind nicht die Verwaltung sondern die Vermietung, Finanzierung und Vermarktung von Immobilien. Anders als die WEG-Verwaltung dürfen Immobilienverwalter auch das Sondereigentum (abgeschlossene Räume innerhalb einer WEG) sowie die Gewerbeverwaltung (etwa von Kliniken, Kaufhäuser, Lagerhallen und Bürogebäuden) durchführen.

Was sind die Aufgaben eines Hausverwalters?

Anders als bei der WEG-Verwaltung gibt es keinen gesetzlichen Aufgabenkatalog für Mietverwalter. In der Regel ergeben sich die Aufgaben aus einem Verwaltungsvertrag zwischen Eigentümern und der Hausverwaltung. Hier eine Auswahl:

  • Vermietung organisieren
  • Mahnwesen Mieten
  • Verwalten der (gemeinschaftlichen) Gelder
  • Rechnungskontrolle
  • Aufstellen eines jährlichen Wirtschaftsplanes
  • Erstellen der Heiz- und Betriebskostenabrechnung
  • Abschluss und Kündigung von Mietverträgen
  • Übergabe und Abnahme von Wohnungen
  • Ankündigung und Durchsetzung von Mieterhöhungen
  • Bearbeitung von Mietminderungen
  • Erfassen der Verbrauchswerte für Heizung, Strom, Wasser
  • Planung, Vergabe und Kontrolle von Instandsetzungsarbeiten
  • Verkehrssicherungspflicht (z. B. Brandschutzmaßnahmen)

Hausverwalter werden: welche Qualifikationen brauche ich als Hausverwalter?

Der Beruf des Hausverwalters ist nicht zulassungspflichtig, jeder kann ihn also ausüben. Allerdings solltet ihr einiges Wissen mitbringen, um in dem Beruf bestehen zu können, dazu gehört:

  • betriebswirtschaftliches Wissen
  • bautechnisches Wissen
  • Wissen im Mietrecht
  • Erfahrung beim Zusammenarbeiten mit Handwerkern
  • Kommunikationstalent
  • organisierte und strukturierte Arbeitsweise
  • Verantwortungsgefühl

Vor allem bei der Neugründung müsst ihr eure Kunden davon überzeugen können, dass ihr Eigentum in „guten Händen“ bei euch ist. Ihr solltet also durch ein professionelles und souveränes Auftreten und Arbeiten auffallen und mit Fachexpertise überzeugen.

Ausbildungen zum Hausverwalter

Auch wenn diese Qualifikationen kein Muss sind, hilfreich kann der klassische Karriereweg eines Hausverwalters über den Beruf des Immobilienkaufmannes durchaus sein. Auch der Lehrgang Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK oder zum geprüften Hausverwalter können ein guter Einstieg sein. Weitere mögliche Ausbildungen:

  • Immobilienkaufmann (Ausbildung)
  • Immobilienassistent (Ausbildung)
  • Kaufmann für Grundstücks- und Wohnungswirtschaft (Ausbildung)
  • Geprüfter Immobilienverwalter (Ausbildung)
  • Geprüfter Haus- und Grundstücksverwalter
  • Studium BWL

Das könnt ihr mit einer Hausverwaltung verdienen

Als angestellter Hausverwalter verdient ihr laut der Analyse von Stepstone zwischen 30.900 € und 40.900 € pro Jahr, durchschnittlich sind das 35.900 €.
Als selbstständige Hausverwalter solltet ihr also bei der Preisgestaltung von diesem Gehalt ausgehen und eure Kosten proportional auf die Aufträge drauf rechnen.

In der Regel werdet ihr als Verwalter mit dem Eigentümer einen monatlichen Fixbetrag vereinbaren. Die liegen zwischen 18 Euro und 30 Euro netto pro Einheit und Monat, bei Mietshäusern zwischen 20 Euro und 26 Euro netto pro Einheit und Monat. Manche Verwalter berechnen die Kosten auch als Prozentsatz von der Kaltmiete, oft fünf bis sechs Prozent.

Schritt 2 – Zulassungspflicht für Hausverwalter: Rechtliche Voraussetzungen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Hausverwalter haben sich vor einigen Jahren geändert. Seit 1. August 2018 gibt es eine Zulassungspflicht für Hausverwalter, d.h. ihr müsst eine Erlaubnis nach § 34 c Gewerbeordnung einholen – allerdings ohne Sachkundenachweis. Die übrig gebliebenen Anforderungen zur Gewerbeanmeldung sind:

  • Nachweis der Zuverlässigkeit
  • Nachweis geordneter Vermögensverhältnisse
  • Nachweise des Abschlusses einer Berufshaftpflichtversicherung

Für Wohnimmobilienverwalter (WEG-Verwalter und Mietverwalter) gilt zusätzlich eine Pflicht zur Weiterbildung von 20 Stunden in 3 Jahren.

Hausverwaltung: ohne Gewerbeanmeldung als freiberufliche Tätigkeit

Allerdings ist es umstritten, dass ihr als Hausverwalter nur mit Gewerbeschein arbeiten dürft. Einige Anwälte und inzwischen auch Gerichte sehen durchaus eine freiberuflichte Tätigkeit darin. Denn das Einkommensteuergesetz (EStG) faßt unter den Einkünften aus selbständiger Tätigkeit u. a. den Tatbestand der Vermögensverwaltung (§ 18 I Nr. 3 EStG). Daraus ergibt sich, dass Mietshausverwalter, Grundstücksverwalter, Treuhandverwalter oder WEG-Verwalter bei der Ausführung sonstiger selbständige Tätigkeiten nicht der Gewerbesteuer unterliegen.

Hausverwaltung gründen: Gewerbe anmelden

Anders ist es, wenn ihr selbst nicht die hauptsächliche Arbeit erledigt sondern Angestellte, vor allem wenn ihr nicht mehr über das „Ob“ einer Auftragsübernahme selbst entscheidet – dann übt ihr in der Regel ein Gewerbe aus und benötigt einen Gewerbeschein.

Mehr dazu hier: Die Gewerbeanmeldung: Wer muss überhaupt ein Gewerbe anmelden, wo meldet man ein Gewerbe an, welche Voraussetzungen sind nötig? Welche Unterlagen muss ich mitnehmen – und was ist der Gewerbeschein? Alle Infos findet ihr in der Anleitung Gewerbeanmeldung machen Schritt für Schritt

Hausverwaltung: Pflichtanmeldung bei der IHK

Agiert die Hausverwaltung als Gewerbe, ist eine verpflichtende Anmeldung bei der IHK erforderlich.

Mitarbeiter in der Hausverwaltung absichern: Berufsgenossenschaft

Sobald ihr Angestellte habt, ist eine Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft erforderlich, bei der ihr die gesetzlich-vorgeschriebene Unfallversicherung für eure Mitarbeiter abschließt.

Anmeldung der Hausverwaltung beim Finanzamt

Und natürlich müsst ihr euch auch beim Finanzamt anmelden. Habt ihr ein Gewerbe angemeldet, werden diese Daten üblicherweise an das zuständige Finanzamt gemeldet und ihr werdet von dort angeschrieben und euch eine Steuernummer erteilt.

Hausverwaltung gründen: mögliche Rechtsformen

Hier habt ihr einigen Gestaltungsspielraum – verschiedene Gesellschaftsformen sind denkbar.

Eure Hausverwaltung als GmbH

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist eine der Optionen. Dazu benötigt ihr eine Stammeinlage von 25.000 €. Neben dem seriöse Image einer GmbH ist ihr Vorteil die Haftungsbeschränkung: Für Schäden haftet ihr nur in Höhe der Stammeinlage und nicht wie bei einer GbR mit eurem privaten Vermögen.

Eure Hausverwaltung als UG (haftungsbeschränkt) gründen

Derselbe Vorteil bezüglich der Haftungsbeschränkung aber kleinere Stammeinlage – die UG ist quasi die kleine Schwester der GmbH und auch deshalb sehr beliebt bei Gründern. Doch Vorsicht: Ihr könnt eine UG zwar mit einem Euro Startkapital gründen, müsst aber so lange die Stammeinlage auffüllen, bis ihr auf die 25.000 Euro der GmbH kommt – und dann wird aus der UG auch eine reguläre GmbH.

Alternativ könnt ihr natürlich auch als GmbH & Co. KG gründen, ebenso wie als UG & Co. KG. Zu diesem Konstrukt aus zwei Rechtsformen informieren wir euch hier ausführlich: Eine UG & Co. KG gründen – Vorteile, Schritte, Kosten.

Schritt 3 zur Hausverwaltung: Kosten | Businessplan | Finanzierung

Die Gründung einer Hausverwaltung geht auch ohne große Investitionskosten, die meiste Arbeit erfolgt von einem Schreibtisch, ihr benötigt etwas Büroausstattung wie PC oder Laptop, ein Telefon, Schreibutensilien und Drucker.

Kosten der Gründung einer Hausverwaltung

Auch wenn ihr schon mit recht wenig Kapital gründen könnt.. einige typische Kostenpunkte solltet ihr aber berücksichtigen:

  • Gründungskosten (Anmeldegebühren, juristische Beratung, evt. Notarkosten)
  • Anschaffungskosten für Büroausstattung
  • Anschaffung Verwaltungssoftware
  • Werbekosten (etwa Erstellung Webseite, Visitenkarten, Flyer)
  • Laufende Betriebskosten wie Büromiete
  • Personalkosten
  • Umfangreiche Versicherungen
  • Kapital zur Sicherung des Lebensunterhalts

Gut vorbereitet mit dem Businessplan

Wer erfolgreich gründen will, sollte mit Plan vorgehen. Wie ihr einen Businessplan aufstellt, welche Tools es dafür gibt und worauf ihr achten müsst, haben wir hier für euch zusammengefasst: So schreibt ihr einen Businessplan: Aufbau, Struktur, Inhalte.

USP: Euer Alleinstellungsmerkmal im Markt

Ein wichtiger Punkt in eurem Businessplan ist die Positionierung eures Unternehmens. Das beinhaltet euer Leistungsspektrum und womit ihr euch von der Konkurrenz abheben wollt. Dafür solltet ihr diese auch kennen – und euch ein Bild machen in einer Markt- und Konkurrenzanalyse.

Finanzierung: Fördermittel für eure Gründung

Auch wenn ihr kein hohes Budget für den Start benötigt … prüft trotzdem, ob es nicht die Möglichkeit von Fördermittel wie Gründungszuschüsse oder Gründerkredite für euch infrage kommen. Denn mit ein bisschen Kapital in der Rückhand könnt ihr euch auch den ein oder anderen Bonus beim Start (siehe etwa Marketing) leisten. Und ihr habt etwas mehr Zeit, um eure Wunschkunden zu akquirieren.

Hausverwaltung nebenberuflich gründen

Natürlich könnt ihr eure Hausverwaltung auch im Homeoffice und nebenberuflich aufbauen. Das hat vor allem in der Gründungsphase den Vorteil, dass ihr nicht sofort von den Einnahmen leben müsst. Euren Kunden wird es in der Regel egal sein, von wo aus ihr arbeitet – solange ihr die Erreichbarkeit sicherstellt, die in dieser Branche durchaus auch Abendstunden meint.
Wie ihr am besten nebenberuflich startet, haben wir euch hier zusammengefasst: Leitfaden Nebenberuflich gründen | So startet ihr euer Unternehmen neben dem Job

Schritt 4: Selbstständig als Hausverwalter – Marketing und Werbung

Auch wenn derzeit der Bedarf an Hausverwaltungen im Markt höher ist als das Angebot – und ihr damit grundsätzlich gute Karten mit eurer Gründung habt: Das kann sich je nach Standort und aktueller Situation auch ganz schnell ändern.

Eine Herausforderung, die mit etwas Übung aber gut zu meistern ist, stellt die Kaltakquise dar: Potenzielle Kunden direkt kontaktieren und sie auf euer Angebot aufmerksam machen, ist am Anfang schwer. Allerdings erfolgsversprechend. Dafür wird auch immer eine gute technische Ausstattung nötig, mit so genannten Softphones geht das Cold Calling sehr viel besser.

Deshalb solltet ihr von Anfang an erfolgreiches Marketing betreiben, sprich neue Kunden gewinnen. Die Konzepte dabei sind so vielfältig wie die Möglichkeiten eurer Spezialisierungen. Richtet sich euer Angebot an Eigentümer von Einfamilienhäusern, dann lohnt vielleicht der Flyer im Briefkasten mit eurer Werbung. Mehrfamilienhäuser hingegen haben oft viele verschiedene Eigentümer, die manchmal weltweit verstreut sind. Hier wird es im Direktmarketing schwierig und ihr solltet eher sicherstellen, dass ihr mit eurer Webseite im Internet gut gefunden werdet. Unser Tipp: ein Eintrag bei Google MyBusiness ist kostenlos und ihr werdet bei Google auch bei entsprechenden Suchen lokal angezeigt!

Karrierenetzwerke wie Xing und LinkedIn sind dafür nützlich und gleichzeitig für die Akquise von Mitarbeitern.

Aber auch klassische Marketing-Kanäle wie beispielsweise Messen und Fachmagazine solltet ihr für eure Werbung nutzen. Auch ein gut sichtbares Firmenschild kann euch Aufträge bringen.

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