Anleitung zur Rechnungserstellung für Kleinunternehmer: Ein Leitfaden

Rechnungen zu schreiben gehört zum Alltag jedes Kleinunternehmers. Auch wenn du von der Umsatzsteuer befreit bist, gibt es formale Richtlinien, die du beim Erstellen von Rechnungen beachten musst. Als frischgebackener Unternehmer hast du sicher so einige Fragen dazu im Kopf:

Grundlagen & Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG des Umsatzsteuergesetzes ermöglicht es Unternehmen mit geringem Umsatz, von der Umsatzsteuer befreit zu werden. Diese Regelung ist jedoch nicht für jeden verfügbar. Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, musst du bestimmte Umsatzgrenzen einhalten:

22.000 Euro Umsatz im Vorjahr und
nicht mehr als 50.000 Euro erwarteten Umsatz im aktuellen Jahr

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Erfüllst du diese Kriterien, kannst du die Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt beantragen. Existenzgründer, die noch keine Umsatzhistorie haben, geben eine Umsatzschätzung für das aktuelle Jahr im Betriebseröffnungsbogen an.

Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Kleingewerbe

Es ist wichtig, zwischen den Begriffen Kleinunternehmer und Kleingewerbe zu unterscheiden, da sie verschiedene rechtliche Implikationen haben:

Kleinunternehmer: Befreiung von der Umsatzsteuer bei Einhaltung der Umsatzgrenzen.
Kleingewerbe: Freibetrag von 24.500 Euro bei der Gewerbesteuer.

Beide haben jedoch gemeinsam, dass sie sich nicht mit der doppelten Buchführung auseinandersetzen müssen. Außerdem ist es möglich, gleichzeitig Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibender zu sein, solange du die Umsatzgrenzen einhältst.

Wichtige Aspekte für Kleinunternehmer

Bevor du dich für den Kleinunternehmerstatus entscheidest, beachte folgende Punkte:

Dein Verzicht auf Kleinunternehmerregelung ist für fünf Jahre bindend.
Du kannst keine Vorsteuer von deinen Eingangsrechnungen abziehen.
Bei mehreren Unternehmen darf die Gesamtumsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten werden.

Für bestimmte Gründer und Selbstständige ist es also sinnvoller auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.

Rechnungen als Kleinunternehmer richtig erstellen

Als Kleinunternehmen gelten für dich grundsätzlich die gleichen Regeln für Unternehmer in der Regelbesteuerung. So musst du innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung ausstellen. Achte darauf, dass deine Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen bzw. Pflichtangaben erfüllt:

Vollständige Namen und Adressen von Rechnungssteller und -empfänger.
Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.
Steuernummer des Rechnungsstellers.
Detaillierte Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen.
Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung.
Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich aller Rabatte und Skonti.
Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG (z.B. “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”)

Umsatzsteuer darfst du nicht ausweisen und musst die Rechnung unbedingt korrigieren, falls du sie einmal falsch geschrieben hast und ggf. die erhaltene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Außerdem musst du deine Rechnungen 10 Jahre aufbewahren.

sevDesk – Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Rechnungen zu schreiben ist kein Hexenwerk. Wenn du es dir besonders leicht machen willst, erstellst du deine Rechnungen ab sofort mit einem passenden Rechnungsprogramm.

Die Software von sevDesk bietet speziell für Kleinunternehmer zugeschnittene Funktionen:

Einfache Erstellung von Angeboten und Rechnungen.
Umwandlung von Angeboten in Rechnungen oder Auftragsbestätigungen.
Gesetzeskonforme Rechnungen mit allen Pflichtangaben.
Direkter Versand von Dokumenten aus der Software.
Automatischer Vermerk der Kleinunternehmerregelung.

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Fazit

Du bist jetzt bestens vorbereitet, um deine Rechnungen als Kleinunternehmer zu schreiben. Ist dein Unternehmen noch klein genießt du in der Buchhaltung einige Vorteile, den die Kleinuntternehmerregelung bietet z.B. eine Zeit- und Geldersparnis, da keine doppelte Buchführung und keine Umsatzsteuerzahlung erforderlich sind. Beachte die Umsatzgrenzen und erforderlichen Pflichtangaben in deinen Rechnungen. Mit professionelle Rechnungsprogramme wie sevDesk kannst du den Prozess vereinfachen und behältst die Grenze zur Kleinunternehmerregelung immer im Blick . Teste die Software anhand deiner Anforderungen und vermeide so kostspielige Fehler!

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