Basics "Rechnung schreiben": Eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, inklusive Musterrechnung

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Eine Rechnung ist kein Hexenwerk, sondern schnell gezaubert – wenn man die Zutaten kennt, denn ordnungsgemäß und fehlerfrei sollte sie schon sein, damit sie als Beleg vom Finanzamt anerkannt wird. Jede Rechnung muss als Original 10 Jahre aufbewahrt werden: Nachträgliches Korrigieren ist nicht nur tabu, sondern Fälschung in den Augen des Finanzbeamten. Für alle, die sich nicht § 14 Umsatzsteuergesetz zu Gemüte ziehen wollen: hier eine einfache Anleitung.

Die richtige Rechnung – Das muss drin stehen

Man muss sich nur klar machen, dass mit einer Rechnung eine Leistung dokumentiert und abgerechnet wird. Es wurde etwas geleistet und das kostet. So einfach ist das. Die folgenden 5 Zutaten sind also logisch:

  1. Adresse des Leistungsempfängers
  2. Adresse des Leistenden
  3. Menge und Umfang der Leistung
  4. Preis für die Leistung
  5. Leistungsdatum

Rechnungsinhalte – so wird Ihre Rechnung verbindlich

Damit der Rubel rollt, Ihr Kunde oder Auftraggeber Ihre Rechnung bezahlt, sollte eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden geltend gemacht werden. Die Fälligkeit und die Zahlungsbedingungen sollten deshalb eindeutig auf der Rechnung stehen: Wie, wann und an wen soll der Kunde zahlen?
Weitere Zutaten sind also:

  1. Das Fälligkeitsdatum
    Wann der Kunde zahlen soll, also welche Fälligkeit festgelegt wird, kann individuell bestimmt werden.
  2. Das Rechnungsdatum
  3. Die Zahlungsfrist
    Zu lange hin sollten Fälligkeit und Zahlungsfrist aber nicht sein: Erstes steigert das die Gefahr, dass die Zahlung vergessen wird. Zum anderen freuen sich auch Banken nicht über zu lange Ausfälle. Unser Tipp: Eine Zahlungsfrist von 14 Tagen sind Standard. Schaffe Verbindlichkeiten.
  4. Die Kontodaten
    Achtung: Bankleitzahl und Kontonummer sind noch immer aktiv, aber langsam sollten Sie sich an BIC und IBAN gewöhnen. Mehr zu SEPA erfahren Sie in diesem Fachartikel.

Eine ordungsgemäße Rechnung erstellen: Das fordert das Finanzamt

Wer denkt, dass der Finanzbeamte jede Rechnung mit Argusaugen beäugelt, hat falsch geguckt. Dafür nimmt er sich keine Zeit. Auf den ersten Blick, mit dem ersten Scanning, muss die Rechnung eindeutig, klar leserlich und gut angeordnet einwandfrei zu lesen sein.

Ordnung muss sein

Deshalb sollte man auf einen sauberen Schreibstil achten und einen übersichtlichen Aufbau. Getreu dem „Ordnung muss sein“-Prinzip. Denn muss der Finanzbeamte eine Rechnung iprüfen, ist er nicht verpflichtet, eine Sauklaue zu entziffern. Er kann sie nach einer Sekunde als ungültig bewerten. Gegenteiliges muss er nicht beweisen, sondern die Beweislast liegt immer auf Schultern des Rechnungsstellers.

Gründerrat:

Zur Identifizierung des Kunden sollte die Steuernummer oder die USt-ID auf der Rechnung mit angegeben werden, das gilt auch für die eigene Steuernummer oder USt-ID. Mehr dazu hier!

Rechnungsnummer – fortlaufend und niemals mehrfach

Wo der Finanzbeamte schon mal genauer hinschaut sind die Rechnungsnummern. Sind sie fortlaufend und einmalig? Das Prinzip der Einmaligkeit ist unantastbar. Eine doppelt vergebene Rechnungsnummer ist unzulässig und kann auf Täuschung oder Schummeln hindeuten. Dass es nicht so ist, sondern nur ein Versehen, muss hingegen erst einmal wieder vom Rechnungssteller bewiesen werden.

Fortlaufend sollte die Rechnung auch sein. Das Beste ist mit der 1 anzufangen und mit der 2 weiter zu machen. Denn auch bei Lücken können Fragen auftauchen.

Die letzte unbedingte Zutat ist also …

  1. Einmalige Rechnungsnummer

Rechnung erstellen für Kleinunternehmer: Die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung

Wer als Kleinunternehmer eine Rechnung schreibt, darf diese mit Null Prozent Mehrwertsteuer ausweisen. § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt dies. Allerdings sollten Kleinunternehmer mit folgendem Passus auf der Rechnung darauf hinweisen. Der Satz kann auch anders formuliert werden, solange der Inhalt derselbe ist.

„Gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“

Design der Rechnung – eine Musterrechnung

Klar, damit Kunden von der Professionalität Ihres Unternehmens überzeugt werden, kann man auch etwas Mühe beim Rechnung erstellen in das Design einer Rechnung stecken. Ihr Logo, die Farben Ihrer Website – all das können auch auf der Rechnung wieder auftauchen. Hier ein Beispiel als Rechnungsvorlage:

© debitoor

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Diese Musterrechnung dient der Inspiration. Wollen Sie es aber besonders einfach, können Sie auch kostenlose Onlineservices zur Rechnungserstellung nutzen.

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