Auf­be­wah­rungs­fris­ten für Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne & Co. (+ Info­gra­fik!) – die Auf­be­wah­rungs­pflicht für Unternehmer!

Wie lan­ge müs­sen Rech­nun­gen oder Kon­to­aus­zü­ge auf­be­wahrt wer­den? Was ist mit Auf­be­wah­rungs­fris­ten von Bewir­tungs­be­le­gen oder Lie­fer­schei­nen? Im deut­schen Gesetze­dschungel den Über­blick zu behal­ten, kann schwie­rig sein. Gera­de für Unter­neh­mer gibt es vie­le Vor­schrif­ten. Eine davon ist die Auf­be­wah­rungs­pflicht von Dokumenten. 

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Die Auf­be­wah­rungs­pflicht von Doku­men­ten, Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­nen und Mahn­be­schei­den. Wir erklä­ren, was es damit auf sich hat, und wel­che Auf­be­wah­rungs­fris­ten in der Buch­hal­tung für die unter­schied­li­chen Bele­ge gelten.
Eine Lis­te & die schi­cke Info­gra­phik über alle Auf­be­wah­rungs­fris­ten im Detail zum Aus­dru­cken fin­det ihr am Ende unse­res Artikels.

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Auf­be­wah­rungs­pflicht bestimmt, Doku­men­te von abge­schlos­se­nen Geschäf­ten für eine spä­te­re Ein­sicht auf­zu­be­wah­ren. Grund dafür könn­te bei­spiels­wei­se eine Betriebs­prü­fung sein. Gere­gelt wird die Auf­be­wah­rungs­pflicht in der Abga­ben­ord­nung und im Han­dels­ge­setz­buch. Heisst im Klar­text: ihr dürft den Lie­fer­schein oder einen Tank­be­leg für den Dienst­wa­gen nicht ein­fach sofort in den Papier­korb wer­fen, es gibt für jede Doku­men­ten­art eine fest­ge­leg­te Regel, wie lan­ge ihr es aufbewahren/archivieren müsst, bevor ihr es ent­sor­gen dürft (das ist die „Auf­be­wah­rungs­frist“).

Wer ist auf­be­wahrs­pflich­tig? Heißt: Wer muss die Auf­be­wah­rungs­fris­ten über­haupt beachten?

Auf­be­wah­rungs­pflich­tig sind alle Per­so­nen, die zur Buch­füh­rung ver­pflich­tet sind. Dazu zäh­len unter ande­rem Ein­zel­kauf­leu­te, OHGs, KGs und GmbHs. Wich­tig: Auch bei Geschäfts­auf­ga­be oder ­-über­ga­be erlischt die Auf­be­wah­rungs­pflicht NICHT, son­dern besteht weiter.

In wel­cher Form kön­nen Doku­men­te und Unter­la­gen auf­be­wahrt werden?

Mit Aus­nah­me von Jah­res­ab­schlüs­sen, Eröff­nungs­bi­lan­zen und bestimm­ten Zoll­do­ku­men­ten kön­nen Doku­men­te in digi­ta­ler Form auf­be­wahrt wer­den. Die digi­ta­le Doku­men­ta­ti­on muss dabei den “Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer DV-­ge­stütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me” genü­gen. Ori­gi­nal­be­le­ge könn­ten dann ver­nich­tet wer­den. Auf der siche­ren Sei­te ist man, wenn man sowohl die digi­ta­len als auch die ana­lo­gen Doku­men­te aufbewahrt.

Ord­nung trotz Auf­be­wah­rungs­fris­ten: Papier­flut ein­däm­men und Doku­men­te digitalisieren

Bele­ge kön­nen mit einem Scan­ner ein­ge­scannt wer­den. Wol­len Sie vie­le Doku­men­te scan­nen, emp­fiehlt sich ein Scan­ner mit auto­ma­ti­schem Ein­zug. Gespei­chert wer­den kön­nen die Bele­ge auf Fest­plat­ten, CDs oder auf einem Webs­pace. Bei einer Betriebs­prü­fung ist der Unter­neh­mer ver­pflich­tet, die Doku­men­te LESBAR zur Ver­fü­gung zu stellen.
TIPP 1: Für die Auf­be­wah­rung von wich­ti­gen Doku­men­ten emp­fiehlt sich eine Doku­men­ten­ver­wal­tungs­soft­ware, wie z.B. ago­rum (open source) oder DocuS­ha­re (kos­ten­pflich­tig).

TIPP 2: Da in den meis­ten Start­ups im Geschäfts­all­tag im Lau­fe der Zeit vie­le Unter­la­gen aus sämt­li­chen Abtei­lun­gen zusam­men kom­men, fehlt oft die Zeit zur struk­tu­rier­ten Digi­ta­li­sie­rung oder sie kann im Büro­all­tag leicht in Ver­ges­sen­heit gera­ten. Aller­dings besagt die gesetz­li­che Vor­schrift, dass Unter­neh­men alle Bele­ge gut les­bar bis zu zehn Jah­re auf­be­wah­ren müs­sen. Um hohe Lager­kos­ten und vor allem Zeit zu spa­ren und so die Effi­zi­enz zu stei­gern, kann man auch Dienst­leis­tungs­un­ter­neh­men enga­gie­ren (wie zum Bei­spiel SAGA GmbH oder aCu­be digi­tal), die ver­trau­lich, zuver­läs­sig und fach­ge­recht alle geschäft­li­chen Unter­la­gen, bei­spiels­wei­se Per­so­nal­ak­ten oder Kas­sen­be­le­ge einscannen.

Das Pro­blem mit den Ther­mo­be­le­gen (oft bei Bewir­tungs­be­le­gen oder Tankquittungen)

In Restau­rants oder an Tank­stel­len sieht man sie häu­fig: Thermo­Kassen­Belege. Die­se Bele­ge ver­blas­sen recht schnell und nach eini­gen Mona­ten sind sie kaum noch leser­lich. Bei einer Betriebs­prü­fung kön­nen unle­ser­li­che Doku­men­te den Vor­steu­er­ab­zug gefähr­den. Um das zu ver­hin­dern, gibt es zwei Mög­lich­kei­ten: ent­we­der man kopiert die Bele­ge, so lan­ge sie noch gut leser­bar sind oder man scannt sie ein, um sie digi­tal aufzubewahren.

Auf­be­wah­rungs­fris­ten in der Buch­hal­tung – Wann begin­nen sie, wie lan­ge gel­ten sie?

Was die Auf­be­wah­rungs­fris­ten angeht teilt man auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Doku­men­te in zwei Kate­go­ri­en: Je nach Doku­ment muss man es 6 Jah­re oder 10 Jah­re auf­be­wah­ren. Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt mit dem Schluss des Kalen­der­jah­res. Damit ihr euch auf die wich­ti­gen Din­ge in eurem Unter­neh­men kon­zen­trie­ren könnt, haben wir euch die Auf­be­wah­rungs­fris­ten in einer Info­gra­fik zusammengefasst.

Auf­be­wah­rungs­fris­ten für die wich­tigs­ten Doku­men­te im Überblick

Wie lan­ge muss ich Kon­to­aus­zü­ge aufheben?
Die Auf­be­wah­rungs­frist für Kon­to­aus­zü­ge beträgt 10 Jah­re, heißt, sie müs­sen 10 Jah­re auf­be­wahrt werden.

Wel­che Auf­be­wah­rungs­frist gilt für Bewir­tungs­be­le­ge, Quit­tun­gen, Tankbelege?
Quit­tun­gen und Bele­ge wie Tank­be­le­ge, Rech­nun­gen von Bewir­tun­gen etc. fal­len alle unter „Buchungs­be­le­ge“, müs­sen also 10 Jah­re auf­be­wahrt wer­den. Wie oben schon erklärt, soll­te man hier dar­auf ach­ten Ther­mo­be­le­ge so auf­zu­be­wah­ren (kopie­ren), dass man sie auch in ein paar Jah­ren noch lesen könnte…

Auf­be­wah­rungs­frist für Lie­fer­schei­ne? Oder darf man Lie­fer­schei­ne gleich entsorgen?
Lie­fer­schein gleich ent­sor­gen oder doch brav abhef­ten und archi­vie­ren? Die Fra­gen ist kom­ple­xer als man denkt. Wenn der Lie­fer­schein nur der Bestel­lung bei­liegt und als Lie­fer­schein gekenn­zeich­net ist fällt er in die Kate­go­rie „Han­dels­brief“ (s. Info­gra­phik). Heisst, er muss „nur“ 6 Jah­re auf­be­wahrt wer­den. Ist der Lie­fer­schein gleich­zei­tig die Rech­nung ist er ein „Buchungs­be­leg“ und damit hät­te der Lie­fer­schein eine Auf­be­wah­rungs­frist von 10 Jahren.

Wel­che Auf­be­wah­rungs­frist gilt für Rechnungen?
Rech­nun­gen, egal ob Ein­gangs­rech­nun­gen oder Aus­gangs­rech­nun­gen, müs­sen 10 Jah­re auf­be­wahrt wer­den. Auch hier wie­der dar­auf ach­ten, dass man sie so archi­viert, dass sie auch in 10 Jah­ren noch les­bar sind…

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