Aufbewahrungspflicht für Unternehmer + Infografik: Aufbewahrungsfristen für Dokumente

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Wissen Sie, wie lange Sie Rechnungen oder Kassenbuchbelege aufbewahren müssen? Was ist mit Bewirtungsbelegen oder Mahnbescheiden? Im deutschen Gesetze­dschungel den Überblick zu behalten, kann schwierig sein. Gerade für Unternehmer gibt es viele Vorschriften. Eine davon ist die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten. Wir erklären, was es damit auf sich hat, und welche Aufbewahrungsfristen für die unterschiedlichen Belege gelten.

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht bestimmt, Dokumente von abgeschlossenen Geschäften für eine spätere Einsicht aufzubewahren. Grund dafür könnte beispielsweise eine Betriebsprüfung sein. Geregelt wird die Aufbewahrungspflicht in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch.

Wer ist aufbewahrspflichtig? Heißt: Wer muss Aufbewahrungsfristen überhaupt beachten?

Aufbewahrungspflichtig sind alle Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen unter anderem Einzelkaufleute, OHGs, KGs und GmbHs. Auch bei Geschäftsaufgabe oder ­-übergabe erlischt die Aufbewahrungspflicht NICHT, sondern besteht weiter.

In welcher Form können Dokumente aufbewahrt werden?

Mit Ausnahme von Jahresabschlüssen, Eröffnungsbilanzen und bestimmten Zolldokumenten können Dokumente in digitaler Form aufbewahrt werden. Die digitale Dokumentation muss dabei den “Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-­gestützter Buchführungssysteme” genügen. Originalbelege könnten dann vernichtet werden. Auf der sicheren Seite ist man, wenn man sowohl die digitalen als auch die analogen Dokumente aufbewahrt.

Ordnung trotz Aufbewahrungsfristen: Papierflut eindämmen und Dokumente digitalisieren

Belege können mit einem Scanner eingescannt werden. Wollen Sie viele Dokumente scannen, empfiehlt sich ein Scanner mit automatischem Einzug. Gespeichert werden können die Belege auf Festplatten, CDs oder auf einem Webspace. Bei einer Betriebsprüfung ist der Unternehmer verpflichtet, die Dokumente LESBAR zur Verfügung zu stellen.
TIPP 1: Für die Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten empfiehlt sich eine Dokumentenverwaltungssoftware, wie z.B. agorum (open source) oder DocuShare (kostenpflichtig).

TIPP 2: Da in den meisten Startups im Geschäftsalltag im Laufe der Zeit viele Unterlagen aus sämtlichen Abteilungen zusammen kommen, fehlt oft die Zeit zur strukturierten Digitalisierung oder sie kann im Büroalltag leicht in Vergessenheit geraten. Allerdings besagt die gesetzliche Vorschrift, dass Unternehmen alle Belege gut lesbar bis zu zehn Jahre aufbewahren müssen. Um hohe Lagerkosten und vor allem Zeit zu sparen und so die Effizienz zu steigern, kann man auch Dienstleistungsunternehmen engagieren (wie zum Beispiel SAGA GmbH oder aCube digital), die vertraulich, zuverlässig und fachgerecht alle geschäftlichen Unterlagen, beispielsweise Personalakten oder Kassenbelege einscannen.

Das Problem mit den Thermobelegen

In Restaurants oder an Tankstellen sieht man sie häufig: Thermo­Kassen­Belege. Diese Belege verblassen recht schnell und nach einigen Monaten sind sie kaum noch leserlich. Bei einer Betriebsprüfung können unleserliche Dokumente den Vorsteuerabzug gefährden. Um das zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder man kopiert die Belege, so lange sie noch gut leserbar sind oder scannt sie ein, um sie digital aufzubewahren.

Aufbewahrungsfristen – Wann beginnen sie, wie lange gelten sie?

Was die Aufbewahrungsfristen angeht teilt man aufbewahrungspflichtige Dokumente in zwei Kategorien: Je nach Dokument muss man es 6 Jahre oder 10 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Damit Sie sich auf die wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen konzentrieren können, haben wir Ihnen die Aufbewahrungsfristen in einer Infografik zusammengefasst.

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