Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Lieferscheine & Co. (+ Infografik!) – die Aufbewahrungspflicht für Unternehmer (Stand 2024)

Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Geschäftsunterlagen: für Unternehmer und Selbstständige wirklich wichtig, sie im Detail zu kennen, und zu beachten! Wir erklären, was es mit der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnbescheiden auf sich hat, und welche Fristen (Stand 2023) in der Buchhaltung für die unterschiedlichen Belege gelten.
Eine Liste aller Aufbewahrungsfristen im Detail zum Ausdrucken & die schicke Infografik 2024 findet ihr am Ende unseres Artikels.

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht bestimmt, Dokumente von abgeschlossenen Geschäften für eine spätere Einsicht aufzubewahren. Grund dafür könnte beispielsweise eine Betriebsprüfung sein. Geregelt wird die Aufbewahrungspflicht in der Abgabenordnung AO und im Handelsgesetzbuch. Heisst im Klartext: ihr dürft den Lieferschein oder einen Tankbeleg für den Dienstwagen nicht einfach sofort in den Papierkorb werfen, sondern müsst ihn eine gewissen Zeit aufheben. Es gibt für jede Dokumentenart eine festgelegte Regel, wie lange ihr es aufbewahren/archivieren müsst, bevor ihr es entsorgen dürft (das ist die „Aufbewahrungsfrist„).

Wer ist aufbewahrungspflichtig? Heißt: Wer muss die Aufbewahrungsfristen überhaupt beachten?

Aufbewahrungspflichtig sind alle Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen unter anderem Einzelkaufleute, OHGs, KGs und GmbHs. Wichtig: Auch bei Geschäftsaufgabe oder ­-übergabe erlischt die Aufbewahrungspflicht NICHT, sondern besteht weiter.

In welcher Form können Dokumente und Unterlagen aufbewahrt werden?

Mit Ausnahme von Jahresabschlüssen, Eröffnungsbilanzen und bestimmten Zolldokumenten können Dokumente in digitaler Form aufbewahrt werden. Die digitale Dokumentation muss dabei den “Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-­gestützter Buchführungssysteme” genügen. Originalbelege könnten dann vernichtet werden. Auf der sicheren Seite ist man, wenn man sowohl die digitalen als auch die analogen Dokumente aufbewahrt.

Digitalisierung & Management von Dokumenten

Am einfachsten verwaltet ihr eure Dokumente in digitaler Form. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) gestaltet ihr das Erstellen, Bearbeiten und die Archivierung digitaler Dokumente effizient. Ein gutes DMS ist das Herzstück der Dokumentenverwaltung: Die Software erfasst, verwaltet und verarbeitet Dokumente und macht sie auffindbar. Durch automatisierte Arbeitsabläufe werden Geschäftsprozesse transparent und sorgt dafür, dass eure Dokumentenverwaltung gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Ordnung trotz Aufbewahrungsfristen: Papierflut eindämmen und Dokumente digitalisieren

Belege können mit einem Scanner eingescannt werden. Wollt ihr viele Dokumente scannen, empfiehlt sich ein Scanner mit automatischem Einzug. Gespeichert werden können die Belege auf Festplatten, CDs oder auf einem Webspace. Bei einer Betriebsprüfung ist der Unternehmer verpflichtet, die Dokumente LESBAR zur Verfügung zu stellen.
TIPP 1: Für die Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten empfiehlt sich eine Dokumentenverwaltungssoftware, wie z.B. agorum (open source) oder DocuShare (kostenpflichtig).

TIPP 2: Da in den meisten Startups im Geschäftsalltag im Laufe der Zeit viele Unterlagen aus sämtlichen Abteilungen zusammen kommen, fehlt oft die Zeit zur strukturierten Digitalisierung oder sie kann im Büroalltag leicht in Vergessenheit geraten. Allerdings besagt die gesetzliche Vorschrift, dass Unternehmen alle Belege gut lesbar bis zu zehn Jahre aufbewahren müssen. Um hohe Lagerkosten und vor allem Zeit zu sparen und so die Effizienz zu steigern, kann man auch Dienstleistungsunternehmen engagieren (wie zum Beispiel SAGA GmbH oder aCube digital), die vertraulich, zuverlässig und fachgerecht alle geschäftlichen Unterlagen, beispielsweise Personalakten oder Kassenbelege einscannen.

Das Problem mit den Thermobelegen (oft bei Bewirtungsbelegen oder Tankquittungen)

In Restaurants oder an Tankstellen sieht man sie häufig: Thermo­Kassen­Belege. Diese Belege verblassen recht schnell und nach einigen Monaten sind sie kaum noch leserlich. Bei einer Betriebsprüfung können unleserliche Dokumente den Vorsteuerabzug gefährden. Um das zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten: entweder man kopiert die Belege, so lange sie noch gut lesbar sind oder man scannt sie ein, um sie digital aufzubewahren.

Dafür gibt es tolle Tools, mit denen ihr eure Belege digitalisieren und direkt archivieren könnt. Fastbill bspw. ermöglicht euch neben dem unkomplizierten Belegmanagement auch die Buchhaltung, denn dieses Feature ist gleich mit integriert. So habt ihr ein praktisches Tool für alles.  Damit sind eure Belege für immer festgehalten und ihr habt eure Ausgaben komplett digital vorliegen.

Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung – Wann beginnen sie, wie lange gelten sie?

Was die Aufbewahrungsfristen angeht teilt man aufbewahrungspflichtige Dokumente in zwei Kategorien: Je nach Dokument muss man es 6 Jahre ODER 10 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Damit ihr euch auf die wichtigen Dinge in eurem Unternehmen konzentrieren könnt, haben wir euch die Aufbewahrungsfristen in einer Infografik zusammengefasst.

Aufbewahrungsfristen (2024) für die wichtigsten Dokumente im Überblick

Wie lange muss ich Kontoauszüge aufheben?
Die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge beträgt 10 Jahre, heißt, sie müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Bewirtungsbelege, Quittungen, Tankbelege?
Quittungen und Belege wie Tankbelege, Rechnungen von Bewirtungen etc. fallen alle unter „Buchungsbelege“, müssen also 10 Jahre aufbewahrt werden. Wie oben schon erklärt, sollte man hier darauf achten Thermobelege so aufzubewahren (kopieren), dass man sie auch in ein paar Jahren noch lesen könnte…

Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine? Oder darf man Lieferscheine gleich entsorgen?
Lieferschein gleich entsorgen oder doch brav abheften und archivieren? Die Fragen ist komplexer als man denkt. Wenn der Lieferschein nur der Bestellung beiliegt und als Lieferschein gekennzeichnet ist fällt er in die Kategorie „Handelsbrief“ (s. Infographik). Heißt, er muss „nur“ 6 Jahre aufbewahrt werden. Ist der Lieferschein gleichzeitig die Rechnung ist er ein „Buchungsbeleg“ und damit hätte der Lieferschein eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt 2024 für Rechnungen?
Rechnungen, egal ob Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Auch hier wieder darauf achten, dass man sie so archiviert, dass sie auch in 10 Jahren noch lesbar sind…

 

Welche Unterlagen muss ich 10 Jahre aufbewahren?

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen. Konkret sind wären das beispielsweise: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnung, generell Buchungsbelege, wie Quittungen, Tankbelege, Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Kontoauszüge, Bankunterlagen, Steuererklärungen, Fahrtenbücher.

Für welche Unterlagen gilt die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren?

Generell sollten alle geschäftlichen Dokumente, die als Grundlage für die Buchhaltung/Besteuerung dienen (wie Rechnungen, Belege, etc) 10 Jahre aufbewahrt werden. Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Geschäftsbriefe, Mahnungen, Verträge, gilt entsprechend die Frist von 6 Jahren – im Zweifel lieber die 10-Jahres-Frist wählen.