Lieferschein – Was muss drauf? Die Basics, inklusive Lieferschein-Vorlage & Muster

Der Lieferschein ist für Onlineshops, Warenversand und Händler ein wichtiger Teil der Geschäftsausstattung. Wir erklären, was auf den Lieferschein muss, informieren über die wichtigsten Inhalte wie Fristen und zeigen Beispiel, Vorlagen und Muster für Lieferscheine zum Download.

4.6/5 (10)

Der Lieferschein ist für Shops, Onlineshops & Händler ein wichtiger Teil der Geschäftsausstattung – richtig und gut gemacht ist er zudem ein Transportmittel für eure Marke!

Der Lieferschein („Warenbegleitschein“) – das ist er

Der Lieferschein ist ein Begleitdokument für eine Warensendung und listet die in der Sendung gelieferten Waren auf. Immer mehr Waren werden heute versendet – damit gewinnen Lieferscheine eine immer größere Bedeutung.

Gründerrat:

Für den Lieferschein gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, damit auch keine Mindestanforderungen, was er enthalten muss. Heisst eigentlich, man bräuchte gar keinen Lieferschein. Doch aus der Praxis haben sich aber einige Angaben herauskristallisiert, die der Lieferschein enthalten sollte, um sowohl beim Sender als auch beim Empfänger die Geschäftsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Was sollte auf dem Lieferschein stehen?

Lieferschein: Empfänger und Absender

Der Lieferschein sollte neben Angaben zu Empfänger und Absender natürlich unbedingt auch die Lieferadresse enthalten – diese kann von der Standortadresse des Empfängers in einigen Fällen ja abweichen. Bei Zustellproblemen sind aber beide Adressen sinnvoll, um dem Transporteur eine Möglichkeit zur Rückfrage am Unternehmensstandort des Empfängers zu geben.

Lieferscheine sortieren: die durchlaufende Nummerierung

Eine durchlaufende Nummerierung von Lieferscheinen hat sich bewährt. Das erhöht die Transparenz innerhalb der Buchhaltung und Belegwirtschaft. Wird auf dem Lieferschein zusätzlich die Nummer der dazugehörigen Rechnung vermerkt und umgekehrt, bietet das eine wesentliche Erleichterung sowohl für den Versender als auch für den Empfänger bei der Zuordnung von Belegen.

Lieferschein verwalten: Versanddatum und Lieferdatum

Das Versanddatum und – wenn das möglich ist – das Lieferdatum der Waren sollte auf dem Lieferschein vermerkt sein. Der Versandweg und – soweit bekannt – auch der Transporteur sollten ebenfalls auf dem Lieferschein vermerkt werden. Das macht Reklamationen oder Nachforschungen bei Verlust später einfacher, insbesondere wenn auch der Transporteur ein Exemplar des Lieferscheins behält.

Die Packliste auf dem Lieferschein

Die Packliste listet alle in der Sendung enthaltenen Waren nach ihren Stückzahlen oder Gewichten auf. Sie kann entweder separat beigefügt werden (weniger empfehlenswert) oder aber direkt in den Warenbegleitschein integriert werden (empfehlenswert!).

Neben der Artikelbezeichnung, den Mengenangaben und – unter Umständen – auch den Einzelpreisen sollten möglichst auch die jeweiligen Artikelnummern angegeben werden. Ideal ist natürlich, wenn sich auf dem Lieferschein sowohl die Artikelnummer des Absenderunternehmens als auch bereits die Artikelnummer des Empfängerunternehmens befinden. Das macht eine Kontrolle und die Verbuchung des Wareneingangs für den Empfänger noch einmal einfacher. Bei Einzelsendungen wird das aber meist nicht möglich sein.

Bei nicht vollständiger Lieferung auf eine Bestellung hin kann zur Erleichterung für beide Seiten auch die bestellte und die tatsächlich gelieferte Menge vermerkt werden. Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Menge an den jeweiligen Artikeln sollte dann ebenfalls auf dem Lieferschein ausgewiesen werden. Auch das stellt eine wesentliche Arbeitserleichterung für beide Seiten dar.

Rechtsicherheit mit dem Lieferschein: Der Eigentumshinweis

Der Hinweis, dass die gelieferte Ware bis zur vollständigen Bezahlung im Eigentum des Absenders verbleibt, hat sich im Lauf der Jahre bewährt. Sie setzt bei Rechtsstreitigkeiten über Teilzahlungen eine klare Linie fest. Erst wenn die Ware vollständig bezahlt ist, darf der Empfänger über sie verfügen.

Anzeige

Muster-Lieferschein
Ausfüllbares Formular zum Sofortdownload für nur 2,90 EUR
www.formblitz.de

Der Lieferschein – Beispiel, Vorlage und Muster zum Download

Doch wie sieht nun so ein Lieferschein aus? Vielen Dank an die Formblitz AG, die uns eine Lieferscheinvorlage zur Verfügung gestellt hat. Wenn ihr auf das Bild klickt, könnt ihr ein PDF mit einem Muster-Lieferschein herunterladen.

Lieferschein-muster

Wichtige Fakten zum Lieferschein

Koboldsgesetz Nummer 1: ein Lieferschein ist keine Rechnung!

Der Lieferschein ist keine Rechnung und auch kein Ersatz für eine Rechnung. Nach dem Gesetz ist der Versender der Ware zu einer zeitnahen Rechnungsstellung verpflichtet. Diese kann der Sendung in Papierform beigelegt werden, oder auch separat zugestellt werden. Der Lieferschein selbst kann aber nicht als Beleg für eine Zahlungsforderung dienen, auch nicht im rechtlichen Sinn. Eine Kombination aus Lieferschein und Rechnung in einem Dokument ist damit ebenfalls problematisch. In den meisten Fällen sollte man aufgrund der mangelnden Transparenz besser darauf verzichten.

Koboldsgesetz Nummer 2: Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine

Wir erinnern uns: Der Lieferschein ist kein MUSS, es gibt keien gesetzliche Regelung, dass man ihn überhaupt versenden sollte.


Aber: Lustigerweise gibt es eine Aufbewahrungspflicht… Ein Lieferschein als Warenbegleitschein gilt auch nach § 147 AO als Urkunde und muss daher 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht für die dazu gehörige Rechnung liegt allerdings höher, nämlich bei 10 Jahren.

Tipps zum Lieferschein aus der Praxis

Lieferscheine in mehrfacher Ausfertigung

In der Praxis hat es sich bei vielen Versandvorgängen bewährt, den Lieferschein in dreifacher Ausfertigung anzulegen. Auf dem ersten Durchschlag lässt sich der Versender die Übernahme der unbeschädigten Ware vom Transporteur bestätigen. Der zweite Durchschlag verbleibt beim Transporteur und dient dem Nachweis der Warenablieferung. Er wird vom Empfänger abgezeichnet. Der dritte Durchschlag, der beim Empfänger verbleibt, hilft bei der Kontrolle und bei der Verbuchung des Wareneingangs.

Anbringung des Lieferscheins bei Versand

Wo immer möglich sollte der Lieferschein außen an einer Sendung angebracht werden. Dafür gibt es auch spezielle Versandtaschen.

Der „Lieferschein online“ oder „Das Avis“

In den letzten Jahren hat sich ein elektronisches Avis immer mehr eingebürgert. Es handelt sich dabei um eine Zustellung des Lieferscheins schon vorab auf elektronischem Weg. Der Empfänger kann sich damit besser auf den Zeitpunkt des Wareneingangs und auf die Menge der gelieferten Waren (bei großen Warenmengen oder Teillieferungen besonders wichtig) einstellen. Um den Aufwand zu minimieren kann nach Bearbeitung einer Bestellung der entstandene Lieferschein versehen mit einer Zeitangabe einfach gemailt werden.

Bitte bewerte diesen Artikel:

Das könnte dir auch gefallen Mehr vom Autor

Kommentare

X