Kleinunternehmerregelung: Von Kleinunternehmerrechnung (+ Muster als pdf!) bis zur Steuererklärung für Kleinunternehmer (Stand 2024)

Die Kleinunternehmerregelung 2024 – das musst du dazu wissen: Um Unternehmern, die ein nur kleines Geschäft betreiben, bei ihrer Geschäftsausübung bürokratische Erleichterungen zu gewähren, hat der Staat die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG eingeführt. Die Kleinunternehmerregelung hat für den Unternehmer einige Vorteile, doch manchmal auch Nachteile. Wir erklären, wie es funktioniert und für welches Geschäft es sich lohnt, als Kleinunternehmer unterwegs zu sein.

Was ist die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung bedeutet für Gründer, deren Umsatz im Kalenderjahr weniger als 22.000 Euro brutto beträgt, dass die Umsatzsteuer nicht erhoben wird. Wer es im Gesetz nachlesen will: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) i.V.m. Abschnitt 19.1. Absatz 4 Umwandlungssteuererlass (UStAE). Solche Selbständige müssen also keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen.

Die Umsatzsteuerbefreiung kann für euch von Vorteil sein, wenn ihr eure Produkte oder Leistungen an Endverbraucher verkaufen wollt. So könnt ihr dann gegenüber euren Konkurrenten meist günstigere Angebote erstellen. Bezahlt ihr als Unternehmer – gerade bei Anfangsinvestitionen im Gründungsjahr – selbst viel Umsatzsteuer, ist natürlich eine Vorsteuerabzugsberechtigung von Vorteil, die gezahlte Umsatzsteuer kann dann im Zuge des Vorsteuerabzugs verrechnet werden.

Ob sich die Umsatzsteuerbefreiung für euch als Gründer lohnt oder nicht, hängt also von einigen Faktoren ab – weiter unten findet ihr eine gute Übersicht der Vor- und Nachteile.

Eine Kleinunternehmerrechnung schreiben (mit Rechnung als Muster + Vorlage zum Download)

Gründer, die die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen, müssen berücksichtigen, dass in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf und dies auch entsprechend mit Hinweis auf § 19 UStG kennzeichnen.

✓ Das gehöhrt auf eine Kleinunternehmer-Rechnung 2024

Wie bei jeder Rechnung gehören auch bei der Kleinunternehmerrechnung folgende Daten auf den Rechnungskopf:

• Name des Unternehmers
• Anschrift des Unternehmers
• Datum
• Fortlaufende Nummerierung, erkennbar hier auch das Jahr

✓ Kleinunternehmerregelung-Zusatz „nach Paragraph…“ (Muster + Formulierungsbeispiele)

Nach § 19 Abs. 1 UStG muss in jeder Rechnung der Hinweis stehen, dass der Unternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist. Hier mal ein paar Beispiele für euch, wie so ein Satz unter der Rechnung lauten kann:

• Muster 1: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird Umsatzsteuer nicht berechnet.“
• Muster 2: „Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
• Muster 3: „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“

✓ Kleinunternehmer-Rechnung als Beispiel & Vorlage (pdf)

Klickt auf das Bild und ihr bekommt ein Muster der Kleinunternehmerrechnung als pdf zum kostenlosen Download.

Stichwort „Kleingewerbe“: Wer darf die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Grundsätzlich gilt: die Kleinunternehmerregelung darf immer dann gewählt werden, wenn die Umsätze eines Unternehmers im ersten Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschreiten. Für die Folgejahre heisst das: Wenn im Gründungsjahr ein Jahresumsatz von weniger als 22.000 Euro vorlag und im laufenden Jahr ein Umsatz von weniger als 50.000 Euro zu erwarten ist, wird die Umsatzsteuer auch weiterhin nicht erhoben.

Gründerrat zum Kleingewerbe:

Gerne werden diese Unternehmen auch als „Kleingewerbe“ bezeichnet. Wichtig: Ein Kleingewerbe ist allerdings keine amtliche Bezeichnung oder gar eine Rechtsform. Vielmehr wird damit die Unanwendbarkeit der Vorschriften des Handelsgesetzbuch beschrieben. Man ist also kein Kaufmann im Sinne des HGB. Nach §19 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind solche Unternehmer als Kleinunternehmer zu betrachten und haben Anspruch auf eine Erleichterung.

Ganz wichtig dabei: Man DARF die Kleinunternehmerregelung nutzen, man MUSS es ABER NICHT. Jeder Kleinunternehmer hat hier die freie Wahl.

Anmeldung & Abmeldung für Kleinunternehmer

Die Wahl will gut überlegt sein. Wer auf den Vorteil der Kleinunternehmerregelung verzichten will, kann seine Entscheidung erst einmal für die Dauer von fünf Jahren nicht wieder rückgängig machen. Erst nach Ablauf von fünf Jahren kann man beim Finanzamt wieder beantragen, doch die Kleinunternehmerregelung nutzen zu wollen.

Die Kleinunternehmerregelung anmelden: so gehts

Die Anmeldung zur Kleinunternehmerregelung ist denkbar einfach: Wenn ihr eure Unternehmung starten, müsst ihr sowieso den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ des Finanzamt ausfüllen. Dort werdet ihr auch gefragt, ob eure Einkünfte die 22.000 Euro Grenze überschreiten, und ihr könnt entscheiden, ob ihr in dem Fall die Kleinunternehmerregelung anwenden oder darauf verzichten wollt. So sind das im Fragebogen des Finanzamtes aus:

Die Kleinunternehmerregelung abmelden

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann ganz formlos wieder darauf verzichten, wenn er doch Umsatzsteuer erheben will. Man sollte in diesem Fall aber daran denken, dass mit dem Verzicht auf die bisher geltende Ausnahmeregelung auch aufwändige Änderungen bei der Buchhaltung und bei der Rechnungsstellung erforderlich werden. Das kann im laufenden Geschäftsbetrieb durchaus für eine ganze Menge Trubel und Chaos sorgen.

Überlegt euch also lieber schon im Vorfeld, ob ihr die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollt, und besprecht möglichst mit eurem Steuerberater die Vorteile und Nachteile, die die Kleinunternehmerregelung in eurem Fall haben kann. Nicht für alle Unternehmer bedeutet die Kleinunternehmerregelung nämlich tatsächlich einen echten Vorteil.

Die Kleinunternehmerregelung und die Umsatzsteuer: Wo ist die Erleichterungen tatsächlich?

Ein immer wieder wiederholtes Gerücht besagt, dass Kleinunternehmer nicht unter das Umsatzsteuergesetz fallen. Das ist aber schlicht falsch. Auch bei den Umsätzen von Kleinunternehmern entsteht Umsatzsteuer – das Finanzamt verzichtet nur in diesem besonderen Fall darauf, die Umsatztsteuer zu erheben. Praktisch macht das aber gar keinen Unterschied, muss euch also nicht weiter interessieren.

Kleinunternehmerregelung: Steuererklärung leicht gemacht

Da die Umsatzsteuer nicht erhoben wird, darf der Kleinunternehmer auch darauf verzichten, die Umsatzsteuer auf den Rechnungen auszuweisen. Genau genommen muss er sogar darauf verzichten, denn: Stellt ein Kleinunternehmer, der die Kleinunternehmerregelung nutzt, dennoch Rechnungen mit Umsatzsteuer aus, muss er selbst diese dann auch an das Finanzamt abführen. Andernfalls könnte ja ein vorsteuerabzugsberechtigter Kunde sonst einen Steuervorteil erlangen, indem er aus den Rechnungen Vorsteuer zieht, die gar nicht abgeführt wird. Das Minusgeschäft hätte in diesem Fall das Finanzamt gemacht – und das geht natürlich nicht.

Vereinfachte Buchführung für Kleinunternehmer

Der Unternehmer ist als Kleinunternehmer auch von besonderen Buchführungspflichten befreit. Wer keine Umsatzsteuer abführt, kann auf die Umsatzsteuervoranmeldung verzichten, daneben sind Kleinunternehmer gesetzlich auch lediglich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verpflichtet. Die aufwändige doppelte Buchführung fällt damit für den Kleinunternehmer weg, ebenso die Pflicht zur Bilanzierung.

Einschränkungen der Kleinunternehmerregelung

Einige Einschränkungen der Kleinunternehmerregelung gibt es für den grenzüberschreitenden Warenverkehr (Verlagerungsregelung bei der Umsatzsteuer). Hier kann die Kleinunternehmerregelung dann nicht mehr in allen Punkten angewendet werden.

Auch das sogenannte Abzugsverfahren bei der Steuer (umgekehrte Steuerschuldnerschaft) schränkt die Kleinunternehmerregelung in einigen Punkten ein. Solche komplexen Zusammenhänge kann in der Regel nur noch der Steuerberater wirklich beurteilen. Er kann dann auch besser beurteilen, ob die Kleinunternehmerregelung für den betrieb steuerliche Nachteile bringt.

Kleinunternehmerregelung: Die Vorteile

Abgesehen von den komplexen steuerlichen Zusammenhängen, die oft ein Argument für oder gegen die Kleinunternehmerregelung sein können, gibt es auch noch einige grundlegende Überlegungen, die man bezüglich der Kleinunternehmerregelung anstellen sollte.

Einen Vorteil bietet die Kleinunternehmerregelung vor allem für jene Unternehmer oder Freiberufler:

• die hauptsächlich mit Verbrauchern oder mit anderen Kleinunternehmen zusammenarbeiten, die ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen,
• die sich direkt an den Endverbraucher richten. Hier besteht dabei sogar ein kleiner Wettbewerbsvorteil, weil man geringfügig günstiger kalkulieren und seine Waren/Dienstleistungen günstiger anbieten kann.

Gründerrat zur Kleinunternehmerregelung 2024:

Ein Beispiel für diesen besonderen Vorteil: Nehmen wir an, ihr verdient euer Geld mit dem Gassigehen fremder Hunde. Ein gesunder Job. Für eure Endkunden, die Hundehalter, ist nur der Endpreis interessant, denn weder die Rechnung noch die Umsatzsteuer auf der Rechnung können sie steuerlich geltend machen. Wenn ihr also dank der Kleinunternehmerregelung auf die Steuer verzichten könnt, seid ihr schonmal 19 Prozent preiswerter als eure Konkurrenten. Das könnte sich auch für kleine Massagepraxen und andere Dienstleistungen lohnen.

Kleinunternehmerregelung: die Nachteile – Hier lohnt sich der Aufschlag der Umsatzsteuer

Wer allerdings hauptsächlich mit umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen Geschäfte tätigt (B2B), sollte auf die Kleinunternehmerregelung in den meisten Fällen besser verzichten.

Das Gleiche gilt für Unternehmer, die häufig Waren einkaufen – die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, die der Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht hat, kann in vielen Fällen einen durchaus geldwerten Vorteil bedeuten.

Andererseits müssen Unternehmer, die ihre Buchhaltung nicht selbst erledigen können, gegebenenfalls auch die Kosten für die doppelte Buchhaltung und Bilanzerstellung durch Dienstleister bei ihren Überlegungen mit berücksichtigen. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann man dagegen viel problemloser selbst durchführen.