Basics: So erstellst du eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Einnahmenüberschussrechnung

Wie auch immer man sie nennt: Ob die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wie sie in Deutschland genannt wird beziehungsweise die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) – so der Name in Österreich – beides ist eine vereinfachte gesetzlich vorgegebene Gewinnermittlungsmethode. Wer sie erstellen muss und wie das am einfachsten geht, erfährst du in diesem Fachartikel.

Wer muss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen?

Wir bleiben beim deutschen Begriff: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR) ist ein Verfahren zur Ermittlung des Gewinns. Ein weiteres ist die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die Bilanz. Die EÜR ist einfacher und weniger aufwändig zu erstellen. Ob sie für dein Unternehmen beim Finanzamt ausreichend ist, hängt davon ab, ob du buchführungspflichtig bist. Ob das auf dich zutrifft, erfährst du in dem Fachartikel „Basics: Buchführungspflicht – einfache oder doppelte Buchführung, wer muss sie machen und wie geht das?“. Bist du also zur doppelten Buchführung verpflichtet, musst du eine GuV und Bilanz erstellen. Wenn du nur einfache Buchführung machen musst, bist du auch berechtigt, eine EÜR einzureichen.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder auch die EÜR?

Eigentlich gibt der österreichische Begriff viel besser Auskunft, worum es geht: Links die Einnahmen, rechts die Ausgaben aufgeschrieben – daraus ergibt sich dein Gewinn. Mit der EÜR stellst du kurz gesagt deine Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber.

Es gilt: Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn

Dabei funktioniert die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach dem Zufluss- und Abfluss-Prinzip: Zugeflossene Einnahmen und abgeflossenen Ausgaben. Nicht berücksichtig werden z.B. Veränderungen im Bestand. deiner Waren oder Verkaufsartikel.

Grundsätzlich gilt: Entscheidend ist der tatsächliche Geldfluss.

Einnahmen musst du erst erfassen, wenn das Geld bei dir eintrifft. Also wenn die Überweisung deinem Konto gutgeschrieben wurde. Und Ausgaben dürfen erst erfasst werden, wenn du sie tatsächlich bezahlt hast.

Einnahmen und Ausgaben werden dem Geschäftsjahr zugeordnet, in dem die Transaktion stattfindet. Das Rechnungsdatum ist nicht ausschlaggebend. Eine Rechnung aus dem Dezember, die du erst im Januar bezahlt, wird auch erst im Januar als Ausgabe erfasst.

Wie erstelle ich eine E/A-Rechnung oder EÜR?

Die Basis deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung bilden deine Belege aller im Geschäftsjahr geflossenen Einnahmen und Ausgaben:

• Rechnungen, die du an deine Kunden geschrieben hast und die bereits bezahlt sind
• Rechnungen deiner Lieferanten (bzw. Quittungen, Kassenbons, Verträge), die du bereits bezahlt hast

Nutze den Vordruck für die Steuererklärung

Für die Steuererklärung musst du einen amtlichen Vordruck für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwenden, die Anlage EÜR hier zum Download. Sie enthält sehr umfangreiche Angaben und unterscheidet sich oft von der Gliederung, die du in deiner eigenen Buchführung verwendest.

So gliederst du deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Kleinunternehmer

Wenn deine Einnahmen unter der Grenze von 17.500 Euro liegen, du also unter die Kleinunternehmerregelung fällst, kannst du die EÜR nach einem beliebigen Schema gliedern und musst nicht das offizielle Formular verwenden. Sinnvoll ist es dann natürlich, die Struktur, die du auch für deine einfache Buchführung verwendest, anzuwenden. In jedem Falle brauchst du folgende Stichpunkte:

• Einnahmen
• Betriebseinnahmen (netto)
• Eingenommene Umsatzsteuer
• Ausgaben
• Löhne und Gehälter
• Werbungskosten
• Raumkosten
• PKW und andere Fahrzeuge
• Gezahlte Umsatzsteuer
• andere Ausgaben

Eine Vorlage bietet das Finanzamt Bayern hier als pdf zum kostenlosen Download.

Spätestens beim Erstellen der EÜR rächt es sich, wenn du deine Buchhhaltung übers Geschäftsjahr schleifen lassen hast. Denn jetzt müssen alle Belege zur Hand sein – und zwar am besten bereits geordnet. Viel Arbeit sparst du dir, wenn du deine Buchhaltung mithilfe einer Software erledigst, und zwar am besten jeden Monat. So hast du bereits alle Einnahmen und Ausgaben deines Geschäftsjahres erfasst und kategorisiert – und erstellst die EÜR automatisch mit wenigen Mausklicks.