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Basics „Buch­füh­rungs­pflicht“ – ein­fa­che oder dop­pel­te Buch­füh­rung, wer muss sie machen und wie geht das?

Buch­hal­tungs­pflicht – das klingt nach viel Auf­wand und kom­pli­zier­ten Vor­gän­gen. Ist es aber gar nicht. Ob du als Grün­der oder Selbst­stän­di­ger buch­hal­tungs­pflich­tig bist und was das genau bedeu­tet, erklä­ren wir dir in die­sem Fachartikel.

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Buch­hal­tungs­pflicht – ein­fa­che oder dop­pel­te Buch­füh­rung … das klingt nach viel Auf­wand und kom­pli­zier­ten Vor­gän­gen. Ist es aber gar nicht. Ob du als Grün­der oder Selbst­stän­di­ger buch­hal­tungs­pflich­tig bist und was das genau bedeu­tet, erklä­ren wir dir in die­sem Fachartikel.

Was ist die Buchführungspflicht?

Zunächst zur Klar­stel­lung: Die Buch­füh­rungs­pflicht ist die Pflicht, eine dop­pel­te Buch­füh­rung sowie regel­mä­ßi­ge Bilan­zen und Gewinn- und Ver­lust­rech­nun­gen zu erstel­len. Nicht zu ver­wech­seln ist die Buch­füh­rungs­pflicht mit der Pflicht, dei­ne Aus­ga­ben und Ein­nah­men zu erfas­sen. Das musst du stets tun, wenn du selbst­stän­dig arbei­test oder ein eige­nes Unter­neh­men hast.

Bei der Buch­füh­rungs­pflicht geht es tat­säch­lich nur um die Art, wie du dei­ne Aus­ga­ben und Ein­nah­men zu erfas­sen hast: in ein­fa­cher oder dop­pel­ter Buch­füh­rung. Wenn du unter die Buch­füh­rungs­pflicht fällst, bist du ver­pflich­tet, eine dop­pel­te Buch­füh­run­gen, Gewinn- und Ver­lust­rech­nun­gen sowie Bilan­zen zu erstellen.

Wenn du nicht buch­füh­rungs­pflich­tig bist, ist eine Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung ausreichend.

Bin ich buchführungspflichtig?

Wer der Buch­füh­rungs­pflicht unter­liegt ist im Steu­er­ge­setz sowie Han­dels­ge­setz gere­gelt. Dazu zählen:

Gewer­be­trei­ben­de mit

  • a) Umsät­zen von mehr als 500.000 Euro im Kalen­der­jahr ODER
  • b) Gewinn aus Gewer­be­be­trieb von mehr als 50.000 Euro

alle im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­nen Unternehmen

  • also Kapi­tal­ge­sell­schaf­ten (GmbH, AG, UG),
  • Per­so­nen­ge­sell­schaf­ten (OHG, KG)
  • oder Ein­zel­un­ter­neh­mer.

Für Land- und Forst­wir­te gel­ten geson­der­te Regelungen.

Kei­ne Buch­füh­rungs­pflicht für Freiberufler

Als Frei­be­ruf­ler musst du ledig­lich eine Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung erstel­len. Du bist nicht zur dop­pel­ten Buch­füh­rung verpflichtet.

Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Du wirst vom Finanz­amt über Beginn und Ende dei­ner Buch­füh­rungs­pflicht benachrichtigt.
Als Ein­zel­un­ter­neh­mer ist dies der Fall, wenn du die oben genann­ten Umsatz- bzw. Gewinn­gren­zen (Umsatz 500.000 Euro oder Gewinn 50.000 Euro) erst­mals über­schrei­test. Die Buch­füh­rungs­pflicht endet, wenn du die Gren­zen in min­des­tens zwei auf­ein­an­der fol­gen­den Jah­ren unter­schrit­ten hast.

Gesell­schaf­ten sind von Beginn an zur dop­pel­ten Buch­füh­rung ver­pflich­tet. Die Buch­füh­rungs­pflicht endet erst, wenn sie im Han­del­re­gis­ter gelöscht werden.

Was pas­siert bei Nicht­ein­hal­tung der Buchführungspflicht?

Wenn du dei­ner Buch­füh­rungs­pflicht nicht nach­kommst, wirst du zunächst nicht unmit­tel­bar bestraft. Aber du wirst spä­tes­tens bei der nächs­ten Steu­er­erklä­rung Pro­ble­me mit dem Finanz­amt bekommen.

Denn wenn du kei­ne ordent­li­che Gewinn- und Ver­lust­rech­nung bzw. Bilanz vor­le­gen kannst, weil Buchun­gen oder Bele­ge nicht vor­han­den oder feh­ler­haft sind, fällt das auf. Du musst dann mit erhöh­ten finan­zi­el­len Belas­tun­gen für dein Unter­neh­men rech­nen. Dies kann durch hohe Steu­er­schät­zun­gen des Finanz­amts gesche­hen, wenn die rich­ti­gen Zah­len feh­len, aber auch durch Steu­er­nach­zah­lun­gen mit Zin­sen und Säumniszuschläge.

Ein­fa­che ver­sa Dop­pel­te Buchführung

Die ein­fa­che Buch­füh­rung wird für klei­ne Betrie­be mit über­schau­ba­ren Geschäfts­pro­zes­sen benutzt. Bei der ein­fa­chen Buch­füh­rung wer­den Aus­ga­ben erfasst und kate­go­ri­siert und die ent­spre­chen­den Zah­lun­gen bar oder über Bank­kon­ten gebucht.

Alle Unter­neh­men, die buch­füh­rungs­pflich­tig sind, müs­sen die dop­pel­te Buch­füh­rung umset­zen. Die Bezeich­nung kommt daher, dass jeder Geschäfts­vor­gang zwei­mal in den Büchern auf­taucht: Ein­mal auf der Soll- und ein­mal auf der Haben-Sei­te der Buchführungskonten.

Sowohl in der ein­fa­chen als auch in der dop­pel­ten Buch­füh­rung wer­den Geschäfts­vor­gän­ge in Kon­ten erfasst. Ein Kon­to meint in die­sem Fall eine Rubrik für bestimm­te Vor­gän­ge, z.B. Fahrtkosten.

So funk­tio­niert die Buch­füh­rung mit Konten

buchhaltungspflicht-debitoor

Sowohl in der ein­fa­chen als auch in der dop­pel­ten Buch­füh­rung wer­den übli­cher­wei­se alle finan­zi­el­len Geschäfts­vor­gän­ge in Kon­ten fest­ge­hal­ten. Das sind kei­ne Bank­kon­ten son­dern vir­tu­el­le Kon­ten, in denen man etwa Miet­zah­lun­gen oder Waren­ein­käu­fe notiert. So hast du vie­le ver­schie­de­ne Kon­ten neben­ein­an­der – zusam­men­ge­fasst wer­den die­se im Kontenplan.

Jedes die­ser Kon­to wird chro­no­lo­gisch geführt. Wel­che Kon­ten du anlegst, hängt von dei­nen Vor­gän­gen ab: wel­che Ein­nah­men und Aus­ga­ben hast du? Für eini­ge Bran­chen gibt es so genann­te Kon­ten­rah­men bei Kam­mern, Ver­bän­den oder auch beim Steu­er­be­ra­ter, das sind Mus­ter für einen Kon­ten­plan. Für klei­ne Unter­neh­men sind die­se Kon­ten­rah­men meist zu umfang­reich. Sie kön­nen aber hel­fen, sich einen eige­nen, für das Unter­neh­men genau pas­sen­den Kon­ten­plan zu schaffen.

Leich­ter arbei­ten mit einem Buchhaltungsprogramm

Du weißt jetzt, ob du buch­füh­rungs­pflich­tig bist oder nicht? Dann ist der nächs­te Schritt, dar­über nach­zu­den­ken, ob du dei­ne Buch­hal­tung selbst in die Hand neh­men möch­test, dir hel­fen lässt, z.B. von dei­nem Steu­er­be­ra­ter, oder sie kom­plett outsourcest.

Es gibt zahl­rei­che Buch­hal­tungs­pro­gram­me, die vie­le Pro­zes­se auto­ma­ti­sie­ren, um es dir mög­lichst leicht zu machen, eine Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung, eine Gewinn-und-Ver­lust-Rech­nung oder eine Bilanz selbst zu erstellen.

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