Basics „Buchführungspflicht“ – einfache oder doppelte Buchführung, wer muss sie machen und wie geht das?

Buchhaltungspflicht – einfache oder doppelte Buchführung … das klingt nach viel Aufwand und komplizierten Vorgängen. Ist es aber gar nicht. Ob du als Gründer oder Selbstständiger buchhaltungspflichtig bist und was das genau bedeutet, erklären wir dir in diesem Fachartikel.

Was ist die Buchführungspflicht?

Zunächst zur Klarstellung: Die Buchführungspflicht ist die Pflicht, eine doppelte Buchführung sowie regelmäßige Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen. Nicht zu verwechseln ist die Buchführungspflicht mit der Pflicht, deine Ausgaben und Einnahmen zu erfassen. Das musst du stets tun, wenn du selbstständig arbeitest oder ein eigenes Unternehmen hast.

Bei der Buchführungspflicht geht es tatsächlich nur um die Art, wie du deine Ausgaben und Einnahmen zu erfassen hast: in einfacher oder doppelter Buchführung. Wenn du unter die Buchführungspflicht fällst, bist du verpflichtet, eine doppelte Buchführungen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen zu erstellen.

Wenn du nicht buchführungspflichtig bist, ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend.

Bin ich buchführungspflichtig?

Wer der Buchführungspflicht unterliegt ist im Steuergesetz sowie Handelsgesetz geregelt. Dazu zählen:

Gewerbetreibende mit

• a) Umsätzen von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr ODER
• b) Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro

alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen

• also Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG),
• Personengesellschaften (OHG, KG)
• oder Einzelunternehmer.

Für Land- und Forstwirte gelten gesonderte Regelungen.

Keine Buchführungspflicht für Freiberufler

Als Freiberufler musst du lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Du bist nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Du wirst vom Finanzamt über Beginn und Ende deiner Buchführungspflicht benachrichtigt.
Als Einzelunternehmer ist dies der Fall, wenn du die oben genannten Umsatz- bzw. Gewinngrenzen (Umsatz 500.000 Euro oder Gewinn 50.000 Euro) erstmals überschreitest. Die Buchführungspflicht endet, wenn du die Grenzen in mindestens zwei aufeinander folgenden Jahren unterschritten hast.

Gesellschaften sind von Beginn an zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die Buchführungspflicht endet erst, wenn sie im Handelregister gelöscht werden.

Was passiert bei Nichteinhaltung der Buchführungspflicht?

Wenn du deiner Buchführungspflicht nicht nachkommst, wirst du zunächst nicht unmittelbar bestraft. Aber du wirst spätestens bei der nächsten Steuererklärung Probleme mit dem Finanzamt bekommen.

Denn wenn du keine ordentliche Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Bilanz vorlegen kannst, weil Buchungen oder Belege nicht vorhanden oder fehlerhaft sind, fällt das auf. Du musst dann mit erhöhten finanziellen Belastungen für dein Unternehmen rechnen. Dies kann durch hohe Steuerschätzungen des Finanzamts geschehen, wenn die richtigen Zahlen fehlen, aber auch durch Steuernachzahlungen mit Zinsen und Säumniszuschläge.

Einfache versa Doppelte Buchführung

Die einfache Buchführung wird für kleine Betriebe mit überschaubaren Geschäftsprozessen benutzt. Bei der einfachen Buchführung werden Ausgaben erfasst und kategorisiert und die entsprechenden Zahlungen bar oder über Bankkonten gebucht.

Alle Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, müssen die doppelte Buchführung umsetzen. Die Bezeichnung kommt daher, dass jeder Geschäftsvorgang zweimal in den Büchern auftaucht: Einmal auf der Soll- und einmal auf der Haben-Seite der Buchführungskonten.

Sowohl in der einfachen als auch in der doppelten Buchführung werden Geschäftsvorgänge in Konten erfasst. Ein Konto meint in diesem Fall eine Rubrik für bestimmte Vorgänge, z.B. Fahrtkosten.

So funktioniert die Buchführung mit Konten

Sowohl in der einfachen als auch in der doppelten Buchführung werden üblicherweise alle finanziellen Geschäftsvorgänge in Konten festgehalten. Das sind keine Bankkonten sondern virtuelle Konten, in denen man etwa Mietzahlungen oder Wareneinkäufe notiert. So hast du viele verschiedene Konten nebeneinander – zusammengefasst werden diese im Kontenplan.

Jedes dieser Konto wird chronologisch geführt. Welche Konten du anlegst, hängt von deinen Vorgängen ab: welche Einnahmen und Ausgaben hast du? Für einige Branchen gibt es so genannte Kontenrahmen bei Kammern, Verbänden oder auch beim Steuerberater, das sind Muster für einen Kontenplan. Für kleine Unternehmen sind diese Kontenrahmen meist zu umfangreich. Sie können aber helfen, sich einen eigenen, für das Unternehmen genau passenden Kontenplan zu schaffen.

Leichter arbeiten mit einem Buchhaltungsprogramm

Du weißt jetzt, ob du buchführungspflichtig bist oder nicht? Dann ist der nächste Schritt, darüber nachzudenken, ob du deine Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchtest, dir helfen lässt, z.B. von deinem Steuerberater, oder sie komplett outsourcest.

Es gibt zahlreiche Buchhaltungsprogramme, die viele Prozesse automatisieren, um es dir möglichst leicht zu machen, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung oder eine Bilanz selbst zu erstellen.