Buchhaltung für Kleinunternehmer – So geht´s

ADVERTORIAL Spaß macht Buchhaltung wohl nur wenigen. Aber in kleinen Betrieben kann eine aufwendige Buchhaltung oder gar Bilanzierung zum echten Problem werden: Weil junge Gründer schlicht nichts davon verstehen und eigentlich auch keine Zeit dafür haben, passieren Fehler. Und die gehen richtig ins Geld. Um das Problem zumindest am Anfang etwas zu reduzieren, gibt es für sogenannte Kleinunternehmer eine Erleichterung in der Buchhaltung.

Wer ist überhaupt Kleinunternehmer?

Grundsätzlich ist nur der Kleinunternehmer, der die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragt hat: In diesem Fall verzichtet das Finanzamt auf die Erhebung der Umsatzsteuer. (Zumindest theoretisch sind auch Kleinunternehmer vor dem Gesetz umsatzsteuerpflichtig, die anfallende Umsatzsteuer wird aufgrund der Sonderregelung nur nicht erhoben). Als Kleinunternehmer schreibt also keine Umsatzsteuer auf eure Rechnungen.

Wer darf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG beantragen?

Um die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen zu können, muss man allerdings einige Voraussetzungen erfüllen:

• im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Umsatz nicht höher als 17.500 Euro gewesen sein
• im laufenden Kalenderjahr darf der Umsatz voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen

In diesem Fall kann man die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG beantragen – und das bürokratische Leben als Unternehmer wird ein wenig leichter. Überschreitet man die oben angegebene Grenze wird die Kleinunternehmer-Regelung allerdings hinfällig.

Dies gilt für Gewerbetreibende ebenso wie für Freiberufler und unabhängig von der Rechtsform. Auch eine GbR oder eine GmbH kann Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung sein.

Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Von der Pflicht zur Rechnungserstellung ist man natürlich auch als Kleinunternehmer nicht befreit – im Allgemeinen können Rechnungen aber etwas einfacher ausfallen:

Es darf auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden – somit muss dann auch kein Steuerbetrag herausgerechnet und am Ende der Rechnung zusammengefasst werden.

Da das aber den üblichen Rechnungslegungspflichten widerspricht, muss ein Kleinunternehmer zwingend auf der Rechnung angeben, dass er „als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist„. Wer nicht unbedingt das eher negativ klingende Wort „Kleinunternehmer“ in den Mund nehmen möchte, darf das auch neutral formulieren: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet„.

Umsatzsteuer-Aufgaben fallen für Kleinunternehmer weg

Die vielfältigen und teilweise zeitraubenden Arbeiten, die für alle gelten, die Umsatzsteuer berechnen müssen, erspart sich ein Kleinunternehmer:

• richtigen Umsatzsteuersatz herausrechnen,
• in Rechnung stellen,
• die eigene Vorsteuer laufend berechnen und
• monatlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und ans Finanzamt geben,

und die Aufgaben die zahlreiche Sondervorschriften noch verlangen.

Das einzige, was ein Kleinunternehmer mit der Umsatzsteuer zu tun hat, ist eine einfache Jahres-Umsatzsteuererklärung. Darin werden in der Regel aber nur die steuerpflichtigen Jahresumsätze der vorangegangenen zwei Jahre eingetragen. Damit sind alle Pflichten in Bezug auf die Umsatzsteuer auch schon erledigt.

Buchhaltung und Einkommenssteuererklärung für Kleinunternehmer

Weil auch die doppelte Buchhaltung eine Menge Arbeit machen kann, die für Kleinunternehmer unverhältnismäßig wäre, gibt es auch hier vom Gesetzgeber Erleichterungen.

Die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) wie sie für alle Gewerbetreibenden außerhalb der Kleinunternehmer-Regelung vorgeschrieben sind, kann man einmal getrost außer Acht lassen. Für Kleinunternehmer gelten sie nicht.

In Bezug auf die Buchführung gelten für Kleinunternehmer nur die Vorschriften im §4 Abs. 3 EStG – die Vorschriften für die vereinfachte Buchführung. Doppelte Buchhaltung muss für Kleinunternehmer nämlich nicht sein.

So ermittelt ihr als Kleinunternehmer eure Gewinne

Als Kleinunternehmer darf man für das Finanzamt seine erzielten Gewinne auf die denkbar einfachste Weise ermitteln: Man addiert einfach alle Einnahmen (selbstverständlich die Bruttobeträge, also samt der enthaltenen Mehrwertsteuer) und zieht davon einfach alle Ausgaben (ebenfalls samt der enthaltenen Mehrwertsteuer, also brutto) ab.

Es muss weder eine Inventur gemacht noch eine Bewertung von Vorratsvermögen oder Schulden durchgeführt werden und es braucht auch keine Bilanz erstellt zu werden. Es muss noch nicht einmal eine Buchhaltung geführt werden (der Gesetzgeber nennt das „formlose Gewinnermittlung“), wenn ihr Spaß daran habt, dürft ihr das auf jedem beliebigen Zettel zusammenrechnen.

Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR ) – seit 2017 komplexer

Diese brutal simple Rechenmethode, EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) genannt, wurde leider im Jahr 2017 geringfügig verkompliziert. Von da an gibt es eine „standardisierte EÜR“ bei der verschiedene Kostenarten detailliert aufgeschlüsselt und je nach Kostenart summiert werden müssen und auch nicht abziehbare Kosten angegeben werden.

Kostenarten können beispielsweise sein:

• Reisekosten
• Fortbildungskosten (ohne Reisekosten)
• Verpflegungsaufwendungen

Diese neue Regelung lässt einen durchaus überlegen, ob man nicht doch gleich auf einen Einheitskontenrahmen – und damit im Wesentlichen auf den Weg der doppelten Buchführung – zurückgreifen sollte. Einfacher wird es am Jahresende allemal.

Einfache Buchhaltung mit Software

Wenn ihr Softwareprogramme verwendet, müsst ihr euch an die GoBD halten (also beispielsweise Daten unveränderbar aufzeichnen, etc.) Die GoBD gelten schon seit 2015 auch für Kleinunternehmer.

Ebenfalls neu ist die Regelung, dass die EÜR nur noch in elektronischer Form eingereicht werden darf. Das alte Papierformular bei der Einkommenssteuererklärung darf nicht mehr verwendet werden. Auch hier entsteht noch ein zusätzlicher Aufwand, der die Erleichterungen, die für Kleinunternehmer gelten, teilweise wieder schmälert. Ach das spricht gleich dafür, mit einer Software in eure Buchhaltung zu starten.

Heutige Programme bestehen durch eine hohe Automatisierung und Digitalisierung und auch die künstliche Intelligenz gewinnt mehr und mehr an Bedeutung: Buchhaltung kann zunehmend ohne menschliches Zutun vonstatten gehen, da viele Buchhaltungsprozesse automatisiert ablaufen und Buchhaltungsaufgaben ohne menschliche Buchhalter gelöst werden können.

Bei der Suche nach dem geeigneten Buchhaltungsprogramm solltet ihr auf folgende Funktionen achten:

Wichtige Funktion 1: Erstellt einfache und intuitive Angebote und Rechnungen

Angebot – Auftrag – Rechnung – den Dreiklang kennt ihr wahrscheinlich aus eurem Alltag. Schön, wenn diese drei Unterlagen miteinander verknüpft sind und sich die Informationen aus dem jeweils vorher erstellten Dokument ergeben. Mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware wie z.B. sevDesk lassen sich Angebote und Rechnungen mit wenigen Mausklicks erstellen.

Wichtige Funktion 2: Digitalisiert eure Belege und lasst sie automatisch erkennen

Digitalisierung von Papierrechnungen mittels App oder per Drag & Drop vom Computer in das Programm – das können auch schon einige Buchhaltungsprogramme. Wenn aber die Software automatisch diese Belege dank Machine-Learning-Algorithmen erkennt und verbucht – dann spart euch das wirklich Zeit und Geld.

Wichtige Funktion 3: Schnittstellen zu Bank, Finanzamt und Steuerberater

In jedem Falle müsst ihr eure Steuererklärung über Elster versenden. Bestens also, wenn das eure Buchhaltungssoftware mit einem Klick für euch erledigt.

Falls ihr doch mal einen Steuerberater involvieren wollt – spätestens wenn euer Startup groß genug gewachsen ist – dann werdet ihr für die Schnittstelle zum Buchhalter dankbar sein.

Und wenn die Software dann noch die Zahlungseingänge und -ausgänge überwacht, auf Wunsch sogar Rechnungen automatisiert bezahlt und das Ganze mit passenden Rechnungs- und Referenznummern im System verbucht wird – dann seid ihr für die Zukunft zumindest in der Buchhaltung schon mal gewappnet.