Elektronisches Fahrtenbuch: Fahrtenbuch-Tools & Apps im Überblick (2018) inkl. Anforderungen, Links & Tipps

Fahrtenbuch führen fürs Finanzamt: bequemer geht´s mit einem elektronischen Fahrtenbuch! Unsere Übersicht der Fahrtenbuch Tools & Apps im Test, inkl. Links & Tipps! Elektronische Fahrtenbücher machen es einfacher – allerdings müssen sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Unsere Liste 2018.

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Das Fahrtenbuch dient dazu, die mit einem Fahrzeug gefahrenen Fahrstrecken zu dokumentieren. Sofern die Notwendigkeit besteht, ein Fahrtenbuch zu führen, unterstützt dieses einerseits die betriebsinternen Abrechnungen und andererseits ist das Fahrtenbuch ein Dokument zur steuerlichen Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt. Die Steuerbehörden haben klare Anforderungen, wie ein Fahrtenbuch geführt werden soll. Deshalb werden Fahrtenbücher auch nur akzeptiert, wenn diese zu 100% den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

So muss ein Fahrtenbuch 2018 geführt werden

Nach § 8 II 4 Einkommensteuergesetz (EStG) muss ein Fahrtenbuch ordentlich geführt werden. Es existiert aber keine konkrete gesetzliche Festlegung über die Form des Fahrtenbuches. Es haben sich in der Rechtsprechung nachfolgende Voraussetzungen ergeben:

>> Diese Angaben müssen ins Fahrtenbuch

  • Datum der Fahrt
  • Den Abfahrtsort und das Fahrziel
  • Den Namen der besuchten Person/Kunden/Geschäftspartner
  • Der Reisezweck
  • Die Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Fahrt
  • Es müssen alle Fahrten notiert werden: Private, geschäftliche und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

>> Das sind die Vorgaben für das richtige Führen des Fahrtenbuches

  • Ein Fahrtenbuch muss pro Fahrzeug für ein Kalenderjahr geführt werden.
  • Die Methoden der Ermittlung einzelner Fahrten dürfen unterjährig (also während eines Jahres) nicht verändert werden. Es besteht nur eine Ausnahme. Bei einem Fahrzeugwechsel kann ein Wechsel der Fahrtenbuchführung erfolgen.
  • Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos und gut lesbar in einer gebundenen Form geführt werden.
  • Alle Eintragungen müssen unverzüglich und vollständig vorgenommen werden, jedoch spätestens am nächsten Tag.

 

Fahrtenbuch als Excel-Tabelle führen?

Um die wichtigste Frage gleich vorweg zu beantworten: Die Führung eines Fahrtenbuch mittels Diktiergerät oder Excel Tabelle ist unzulässig. Ebenso eine Loseblattsammlung, da keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden sollen.

Elektronische Fahrtenbücher – unsere Liste 2018

Ein Fahrtenbuch zu führen, ist für Verkehrsteilnehmer, die einen PKW beruflich nutzen, eine lästige Aufgabe. Wer sein Fahrtenbuch nicht mehr mit handschriftlichen Aufzeichnungen führen möchte, kann auf elektronische Fahrtenbücher zurückgreifen. Dies erleichtert enorm den Aufwand, minimiert die Fehlerquellen und findet die Akzeptanz der Finanzämter. Dies setzt voraus, dass das elektronische Fahrtenbuch den zuvor genannten Anforderungen entspricht.
Nachstehend eine Auswahl von interessanten elektronischen Fahrtenbücher.

Fahrtenbuch 1: Fahrtenbuch Express

elektronisches-fahrtenbuch-fahrtenbuch-expressDas Fahrtenbuch Express erfüllt die rechtlichen Anforderungen. Regelmäßige updates halten das Programm aktuell. Aufgrund der zeitnahen Fahrtenbuchführung, mit jeweiligen Monatsabschluss und Übertragung, ist es sehr übersichtlich. Positiv sind die Plausibilitätskontrollen und Ergebnisprüfungen. Unterschiedliche Fahrten können farblich markiert werden.
Eine Autovervollständigkeitsfunktion ermöglicht die schnelle Erfassung der Daten. Dieses Programm enthält zudem eine integrierte Routenplanung mit Standortanzeige über Google Maps.

Kompatibilität: MS Windows Vista, 7, 8, 10, MAC OS und Linux Open Suse

Test/Demoversion: Demo

Preis: Vollversion für 70,21 EUR inkl. MwSt.

Web: http://www.fahrtenbuch-express.de

Fahrtenbuch 2: TravelControl

elektronisches-fahrtenbuch-travelcontrolTravelControl ist ein satelitengestütztes System und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen zur Führung des Fahrtenbuches. Hier wird ein kleines elektronisches Gerät in den PKW eingebaut, welches mit einer Chipkarte versehen ist. Zudem wird im PKW eine Satellitenantenne angebracht. Unmittelbar nach dem Einbau beginnt das elektronische Fahrtenbuch sofort mit der Aufzeichnung der Daten.

Die manuell einzuführende Chipkarte kann bis 4.000 Fahrten registrieren. Das entspricht in etwa einem Zeitraum von zwei Jahren. Laut Hersteller handelt es sich um eine patentierte Technologie mit einfacher Bedienung. Wie bei einem handgeschriebenen Fahrtenbuch können Zwischenstopps ausgeblendet werden. Privatfahrten können durch einfachen Knopfdruck auf dem TravelControl Gerät angezeigt werden. Dann zeichnet das Gerät nur die gefahrenen Kilometer auf. Hinterlegt ist eine geografische Zieldatenbank für dienstliche Reisen.

Ein großer Vorteil ist die automatische Arbeitswegerkennung. Man steigt in den PKW, aktiviert durch Einlegen der Chipkarte das TravelControl Fahrtenbuch und alles weitere geschieht von selbst. Die Fahrdaten werden automatisch erkannt, wenn die Fahrziele einmal hinterlegt sind (Name, Adressdaten, Grund der Fahrt).

Kompatibilität: Übernahme der Geschäftskontakte aus Outlook ist möglich

TravelControl Test/Demoversion: Test 4 Wochen

Preis: ohne Einbau 980 Euro / keine monatlichen Kosten

Web: www.travelcontrol.de

Fahrtenbuch 3: Vimcar

elektronisches-fahrtenbuch-vimarMit Vimcar kann das elektronische Fahrtenbuch einfach und unkompliziert geführt werden. Vimcar besteht aus einem kleinen Fahrtenbuchstecker, der in einer Schnittstelle im PKW eingesteckt wird. Fahrzeuge ab dem Baujahr 2004 verfügen generell über diese Schnittstelle. Vimcar verbindet sich mit dem Smartphone. Darauf werden dann die erforderlichen Eingaben vorgenommen. Wie bei anderen Fahrtenbüchern auch, unterscheidet Vimcar zwischen privaten und betrieblichen Fahrten. Bei privater Kennzeichnung werden nur die Kilometer erfasst. Während bei beruflich veranlassten Fahrten die notwendigen Angaben eingegeben werden müssen. Die Vimcar App bietet darüber hinaus Monats und Jahresstatistiken an.

Nach einer Fahrt erscheinen die Daten in der Fahrtenbuch-App. Darüber hinaus können diese Informationen auch über einen PC eingesehen werden. Die Übertragung ist deshalb möglich, weil der Fahrtenbuchstecker über eine integrierte SIM-Karte verfügt und darüber diese Daten überträgt.

Vimcar Test/Demoversion: Testversion über 100 Tage

Preis: monatlich 15,90 (zzgl. MwSt.) gemietet werden

Web: www.vimcar.de

Fahrtenbuch 4: WISO Fahrtenbuch

elektronisches-fahrtenbuch-wiso-fahrtenbuchMit dem WISO Fahrtenbuch wird eine preiswerte Variante zur Führung eines Fahrtenbuches angeboten. Die erforderlichen Daten werden über einen PC eingetragen. Der Aufbau ist sehr professionell und alle erforderlichen Eingabefelder sind vorhanden. Eine Demo Version kann über die Website www.buhl.de bestellt werden.

Darüber hinaus bietet WISO eine Fahrtenbuch App an. Diese ist sicherlich eine hilfreiche Unterstützung bei der Aufzeichnung von privaten und geschäftlichen Fahrten. Eine Anerkennung des Finanzamtes ist bei dieser App, die für 3,99 EUR in den App Stores erworben werden kann, nicht möglich.

Kompatibilität: Windows Vista, Windows 7, Windows 8 und 8.1, Windows 10

Test/Demoversion: Demoversion

Preis: 12,60 Euro inkl. CD und gedrucktem Handbuch

Web: Webseite Buhl.de oder bei Amazon

Fahrtenbuch 5: Pace.car – Fahrtenbuch ganz easy


PACE ist ein Fahrtenbuch, das man getrost sich selbst überlassen kann. Für alle, denen Fahrtenbuch führen ein echtes Gräuel ist, bietet PACE wahrscheinlich die Lösung, auf die sie schon lange sehnsüchtig gewartet haben. Dazu gibt es noch ein paar Extra-Features, die wahrscheinlich ganz besonders die Vielfahrer freuen werden.

Das Package besteht aus einem GPS-Empfänger und einer über Bluetooth mit dem Empfänger verbundenen App für das Smartphone (Android und iOS). Die Daten des GPS-Empfängers werden von der App aufgezeichnet und in einem übersichtlichen Berichtsformat zur Verfügung gestellt. Nach Ende einer Fahrt kann man sie ganz einfach als „geschäftlich“, „privat“ oder „Fahrt zur Arbeitsstätte“ markieren.

Dazu gibt es noch einige interessante Extra-Funktionen, wie z.B.:
– die billigste Tankstelle in der Nähe anzeigen
– Benzinkosten-Tracking (getankte Menge kann bei manchen Fahrzeugen sogar automatisch ermittelt werden)
– Echtzeit-Performance-Analyse des Fahrzeugs (Geschwindigkeit, aktueller Verbrauch, Öltetmperatur, etc, und gerade erlaubte Höchstgeschwindigkeit, …)
– „Find My Car“ mit Navigation zum Auto am Handy
– Automatischer Notruf mit Positionsmeldung
– Traffic-Monitor

Kompatibilität:Das PACE Fahrtenbuch arbeitet über einen OBD 2 Anschluss, der aber in den meisten Fahrzeugen, die nach 1996 verbaut sind. Zur Sicherheit kann man einen Kompatibilitätscheck auf der Webseite durchführen, um zu ermitteln, ob das eigene Fahrzeug einen solchen Anschluss hat.

Preise: Das Produkt (App und Empfänger) kostet ca 119 EUR einmalig, in Deutschland fallen keine Versandkosten an und kann bei Nichtgefallen innerhalb von 30 Tagen wieder zurückgegeben werden. Optional kann man auch ein Paket mit zwei Empfängern (für zwei Fahrzeuge) kaufen, der Preis beträgt dann 229 EUR. Mit einer optionalen Fahrzeughalterung für das Smartphone kostet das Paket 139 EUR.

Web: https://www.pace.car/de/features/elektronisches-fahrtenbuch

Fahrtenbuch 6: LEXWARE Elektronisches Fahrtenbuch

Auch das Lexware-Fahrtenbuch nutzt die OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs zum Auslesen und Aufzeichnen der Fahrtendaten. In Verbindung zum Stecker gibt es auch hier eine App, die die Fahrten in ein Berichtsformat bringt, und jede Fahrt entweder als „beruflich“ oder „privat“ markieren lässt.

Interessant ist bei der LEXWARE Fahrtenbuch-Lösung auch, dass es hier auch eine Web-Oberfläche gibt, über die man die Daten bequem bearbeiten kann. Natürlich ist auch diese Lösung mit dem § 8 Abs. 2 EStG kompatibel und entsprechend manipulationssicher. Das LEXWARE Fahrtenbuch ist auch GoBD-konform und die 10-jährige Aufbewahrungspflicht wird hier ebenfalls gewährleistet. Über all diese Entsprechungen gibt es auch ein Testat der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG.

Preis: Das LEXWARE Fahrtenbuch liegt bei ca. 16,54 EUR monatlich oder 166,80 EUR jährlich (inkl. MwSt.). Der Hersteller verspricht hier eine 100 Tage dauernde Geld-zurück-Garantie. Versandkosten fallen außerdem auch keine an.

Web: https://shop.lexware.de/

Fahrtenbuch oder 1%-Regel?

Was lohnt sich eher? Und was ist bequemer? Unser Artikel zum Thema „Fahrten richtig absetzen“.

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