Elektronische Fahrtenbücher: Anforderungen, Inhalt und Vergleich von Fahrtenbuch-Anbietern

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Das Fahrtenbuch dient dazu, die mit einem Fahrzeug gefahrenen Fahrstrecken zu dokumentieren. Sofern die Notwendigkeit besteht, ein Fahrtenbuch zu führen, unterstützt dieses einerseits die betriebsinternen Abrechnungen und andererseits ist das Fahrtenbuch ein Dokument zur steuerlichen Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt. Zudem kann ein Fahrtenbuch nützlich sein, wenn es zu behördlichen Zwecken herangezogen wird. Zum Beispiel für Zeugenaussagen oder als Beweismittel bei Verkehrsdelikten. Die Steuerbehörden haben klare Anforderungen, wie ein Fahrtenbuch geführt werden soll. Deshalb werden Fahrtenbücher auch nur akzeptiert, wenn diese zu 100% den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

So muss ein Fahrtenbuch geführt werden

Nach § 8 II 4 Einkommensteuergesetz (EStG) muss ein Fahrtenbuch ordentlich geführt werden. Es existiert aber keine konkrete gesetzliche Festlegung über die Form des Fahrtenbuches. Es haben sich in der Rechtsprechung nachfolgende Voraussetzungen ergeben:

  • Ein Fahrtenbuch muss pro Fahrzeug für ein Kalenderjahr geführt werden.
  • Die Methoden der Ermittlung einzelner Fahrten dürfen unterjährig (also während eines Jahres) nicht verändert werden. Es besteht nur eine Ausnahme. Bei einem Fahrzeugwechsel kann ein Wechsel der Fahrtenbuchführung erfolgen.
  • Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos und gut lesbar in einer gebundenen Form geführt werden. Auf die Unterschiede zum digitalen Format wird später eingegangen.
  • Alle Eintragungen müssen unverzüglich und vollständig vorgenommen werden, jedoch spätestens am nächsten Tag.
  • Unzulässig ist eine Loseblattsammlung, damit keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden können. Die Führung eines Fahrtenbuch mittels Diktiergerät oder Excel Tabelle ist ebenfalls unzulässig.

Diese Angaben gehören in ein Fahrtenbuch

  • Datum der Fahrt
  • Den Abfahrtsort und das Fahrziel
  • Den Namen der besuchten Person/Kunden/Geschäftspartner
  • Der Reisezweck
  • Die Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Fahrt
  • Es müssen alle Fahrten notiert werden: Private, geschäftliche und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Elektronische Fahrtenbücher – unsere Liste 2016

Ein Fahrtenbuch zu führen, ist für Verkehrsteilnehmer, die einen PKW beruflich nutzen, eine lästige Aufgabe. Wer sein Fahrtenbuch nicht mehr mit handschriftlichen Aufzeichnungen führen möchte, kann auf elektronische Fahrtenbücher zurückgreifen. Dies erleichtert enorm den Aufwand, minimiert die Fehlerquellen und findet die Akzeptanz der Finanzämter. Dies setzt voraus, dass das elektronische Fahrtenbuch den zuvor genannten Anforderungen entspricht. Nachstehend eine Auswahl von interessanten elektronischen Fahrtenbücher.

Fahrtenbuch 1: Fahrtenbuch Express

elektronisches-fahrtenbuch-fahrtenbuch-expressDas Fahrtenbuch Express erfüllt die rechtlichen Anforderungen. Regelmäßige updates halten das Programm aktuell. Aufgrund der zeitnahen Fahrtenbuchführung, mit jeweiligen Monatsabschluss und Übertragung, ist es sehr übersichtlich. Positiv sind die Plausibilitätskontrollen und Ergebnisprüfungen. Unterschiedliche Fahrten können farblich markiert werden.
Eine Autovervollständigkeitsfunktion ermöglicht die schnelle Erfassung der Daten. Dieses Programm enthält zudem eine integrierte Routenplanung mit Standortanzeige über Google Maps.

Kompatibilität: MS Windows Vista, 7, 8, 10, MAC OS und Linux Open Suse

Test/Demoversion: Demo

Preis: Vollversion für 70,21 EUR inkl. MwSt.

Web: http://www.fahrtenbuch-express.de

Fahrtenbuch 2: TravelControl

elektronisches-fahrtenbuch-travelcontrolTravelControl ist ein satelitengestütztes System und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen zur Führung des Fahrtenbuches. Hier wird ein kleines elektronisches Gerät in den PKW eingebaut, welches mit einer Chipkarte versehen ist. Zudem wird im PKW eine Satellitenantenne angebracht. Unmittelbar nach dem Einbau beginnt das elektronische Fahrtenbuch sofort mit der Aufzeichnung der Daten.

Die manuell einzuführende Chipkarte kann bis 4.000 Fahrten registrieren. Das entspricht in etwa einem Zeitraum von zwei Jahren. Laut Hersteller handelt es sich um eine patentierte Technologie mit einfacher Bedienung. Wie bei einem handgeschriebenen Fahrtenbuch können Zwischenstopps ausgeblendet werden. Privatfahrten können durch einfachen Knopfdruck auf dem TravelControl Gerät angezeigt werden. Dann zeichnet das Gerät nur die gefahrenen Kilometer auf. Hinterlegt ist eine geografische Zieldatenbank für dienstliche Reisen.

Ein großer Vorteil ist die automatische Arbeitswegerkennung. Man steigt in den PKW, aktiviert durch Einlegen der Chipkarte das TravelControl Fahrtenbuch und alles weitere geschieht von selbst. Die Fahrdaten werden automatisch erkannt, wenn die Fahrziele einmal hinterlegt sind (Name, Adressdaten, Grund der Fahrt).

Kompatibilität: Übernahme der Geschäftskontakte aus Outlook ist möglich

Test/Demoversion: Test 4 Wochen

Preis: ohne Einbau 980 Euro / keine monatlichen Kosten

Web: www.travelcontrol.de

Fahrtenbuch 3: Vimcar

elektronisches-fahrtenbuch-vimarMit Vimcar kann das elektronische Fahrtenbuch einfach und unkompliziert geführt werden. Vimcar besteht aus einem kleinen Fahrtenbuchstecker, der in einer Schnittstelle im PKW eingesteckt wird. Fahrzeuge ab dem Baujahr 2004 verfügen generell über diese Schnittstelle. Vimcar verbindet sich mit dem Smartphone. Darauf werden dann die erforderlichen Eingaben vorgenommen. Wie bei anderen Fahrtenbüchern auch, unterscheidet Vimcar zwischen privaten und betrieblichen Fahrten. Bei privater Kennzeichnung werden nur die Kilometer erfasst. Während bei beruflich veranlassten Fahrten die notwendigen Angaben eingegeben werden müssen. Die Vimcar App bietet darüber hinaus Monats und Jahresstatistiken an.

Nach einer Fahrt erscheinen die Daten in der Fahrtenbuch-App. Darüber hinaus können diese Informationen auch über einen PC eingesehen werden. Die Übertragung ist deshalb möglich, weil der Fahrtenbuchstecker über eine integrierte SIM-Karte verfügt und darüber diese Daten überträgt.

Test/Demoversion: Testversion über 100 Tage

Preis: Einzelpreis 699 Euro, alternativ kann Vimcar für monatlich 16,59 EUR gemietet werden

Web: www.vimcar.de

Fahrtenbuch 4: WISO Fahrtenbuch

elektronisches-fahrtenbuch-wiso-fahrtenbuchMit WISO Fahrtenbuch wird eine preiswerte Variante zur Führung eines Fahrtenbuches angeboten. Die erforderlichen Daten werden über einen PC eingetragen. Der Aufbau ist sehr professionell und alle erforderlichen Eingabefelder sind vorhanden. WISO Fahrtenbuch ist lauffähig unter . Eine Demo Version kann über die Website www.buhl.de bestellt werden.

Darüber hinaus bietet WISO eine Fahrtenbuch App an. Diese ist sicherlich eine hilfreiche Unterstützung bei der Aufzeichnung von privaten und geschäftlichen Fahrten. Eine Anerkennung des Finanzamtes ist bei dieser App, die für 3,99 EUR in den App Stores erworben werden kann, nicht möglich.

Kompatibilität: Windows Vista, Windows 7, Windows 8 und 8.1, Windows 10

Test/Demoversion: Demoversion

Preis: 12,60 Euro inkl. CD und gedrucktem Handbuch

Web: https://www.buhl.de/produkte/alle/wiso-fahrtenbuch/product.html

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