Kassensysteme & Kassen im Überblick (Vergleich 2023) | Registrierkasse, TSE Kasse, finanzamtkonform

Die besten Kassensysteme im Überblick: In unserem Test geben wir euch eine Übersicht über die wichtigsten, 2023-kompatiblen Kassensysteme in Deutschland, inkl. Infos, Preise, Features, Links & Tipps.

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Seit einiger Zeit sind neue, strengere Anforderungen der Finanzämter in Bezug auf Kassensysteme und Kassen in Kraft. Viele kleine Betriebe, die bisher ohne Kasse auskamen, müssen nun eine elektronische Kasse neu anschaffen. Wichtig dabei: Ihr solltet das „richtige“ Kassensystem anschaffen, das auch zu den eigenen Bedürfnissen möglichst optimal passt und Geschäftsabläufe so gut wie möglich unterstützt.

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Kassensysteme 2023: das sind die neuen Anforderungen an eure Kasse

Die Finanzämter haben ihre Vorgaben für Kassensysteme mit neuen gesetzlichen Grundlagen verschärft. Dazu gehört beispielsweise, dass Kassen alle wichtigen Daten nun mehr elektronisch aufzeichnen können müssen. Als wichtige Daten gelten in diesem Zusammenhang:

  • alle Journaldaten
  • die Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise
  • alle Änderungsdaten in Bezug auf Auswertungen, Programmierungen und Datenänderungen
  • Bedienungsanleitung des Kassensystems
  • falls nötig auch die Protokolle, wann und wo die Kasse eingesetzt wurde

Registrierkassen müssen zudem in der Lage sein, einen sogenannte Z-Bon (Tagessummenbon) zu erstellen und elektronisch speichern (das ist nicht bei allen Kassensystemen der Fall). Bei offenen Kassen ist zusätzlich nun auch ein sogenanntes Zählprotokoll verpflichtend notwendig.

Alle diese Daten müssen jederzeit verfügbar gehalten werden, maschinenlesbar und sofort verfügbar sein. Die Speicherung muss zudem manipulationssicher sein.

Wer eine Ladenkasse betreibt, dessen Kasse muss verpflichtend den Vorgaben entsprechen – ansonsten drohen Probleme mit dem Finanzamt. Ältere Registrierkassen, bzw. Kassensysteme, die den Vorgaben nicht entsprechen, dürfen seit Jahresanfang 2023 nicht mehr verwendet werden.

Bargeldintensive Betriebe müssen noch immer nicht zwingend eine Kasse verwenden, in der Regel wird das aber dringend empfohlen. Gerade für diese Betriebe sind Kassensystem interessant, die auch auf Tablets oder PCs lauffähig sind und Daten in eine Cloud speichern. Einige Beispiele dafür findet ihr unten.

TSE-Kasse: Darauf kommt es an

Mit Einführung der Kassensicherungsverordnung sind Hersteller und Nutzer von Registrierkassen oder ähnlichen Aufzeichnungssystemen dazu verpflichtet, dass die Kassendaten gespeichert werden, ohne dass sie nachträglich verändert werden können.

Dafür sieht der Gesetzgeber vor, dass Registrierkassen mit einer Technischen SicherheitsEinrichtung ausgestattet werden müssen. Diese TSE kümmert sich um diesen Manipulationsschutz. In der Regel ist diese Software ein Stick, der an euer Kassensystem angeschlossen wird und dann mit eurer Kassensoftware interagiert. Bei moderneren Systemen ist die TSE bereits integriert.

Auch Registrier­kassen, die aufgrund ihrer Bauart nicht aufrüstbar sind, müssen bis zum 31. Dezember 2022 mit einer TSE ausgerüstet werden bzw. durch eine neue finanzamtkonforme TSE-Kasse ersetzt werden.

Mehr zu den Vorgaben des Finanzamtes findet ihr in unserem Fachartikel „GoBD-konforme Kassensysteme – das erwartet das Finanzamt von euch

Die besten Kassensysteme im Test – unsere Liste 2023

Die Auswahl an Kassensystemen ist groß und auch die Preismodelle sind nur schwierig zu vergleichen. Außerdem gibt es Unterschiede zwischen den Geräten – manche Anbieter setzen auf eine Software, die ihr direkt auf euren Endgeräten einsetzt, andere bieten Bundles mit Tablets, Rechnern usw. Ihr solltet euch genau überlegen, welche Ausstattung ihr wünscht und welche ihr vielleicht auch zukünftig benötigt, und dann vergleichen.

OrderSprinter – Kostenloses Kassensystem für die Gastronomie

Das Kassensystem beruht auf einer Freeware, das heißt es ist kostenlos. Als Server kann im Prinzip jedes Gerät genutzt werden, auf dem sich MySQL/InnoDB, Apache oder lighttps installieren lässt – das sind die meisten Rechner. Als Kassen-Client kann man jedes WLAN-fähige Gerät einsetzen, auch Smartphones und Tablets. Mit dem System seid ihr also besonders frei, welche Endgeräte ihr nutzen wollt. Optimiert ist die Software tatsächlich für die Gastronomie,  die neueste Version beinhaltet sogar eine Gastbestellkomponente.

GoBD+TSE: finanzamtkonforme Software mit TSE Anbindung
Preise:
 kostenfrei,  Freeware unter der Creative Commons Lizenz BY-NC-ND 
Web: www.ordersprinter.de

Orderbird – App als Kassensystem

Früher mal mit einer kostenlosen Version für das iPad und inzwischen ab knapp 30 Euro pro Monat: Orderbird bietet beinahe alles, was man in der Gastronomie so braucht. Rabatte vergeben, Bestellnotizen, Umbuchen von Tischen, Rechnungen splitten, Rechtemanagement, Z-Berichte und automatische Datensicherung. Wenn ihr eine Lizenz von mindestens 3 Jahren bucht, bekommt ihr ein iPad dazu.

GoBD+TSE: Online-TSE für 139 Euro / Jahr
Preise:
die App kostet ab 29 € pro Gerät pro Monat, weitere Preisdetails hier
Web: www.orderbird.com/de/ipad-kassensystem

PAYONE – Modules Kassensystem der Deutschen Sparkassen

PAYONE ist ein Joint Venture von Worldline und der DSV (Deutsche Sparkassen Verlag) – Gruppe und bietet Payment Lösungen für Deutschland und Österreich. Hier gibt es stationären oder mobile Kassensysteme sowie Kartenlesegeräte bis hin zu online Lösungen und kompletten
Webshops.
Die Kassenlösung bietet eine vollumfängliche Lösung für Dienstleister, Einzelhändler und Gastronomen und auch mehrere Filialen lassen sich in nur einem System abbilden. Ob für Restaurants, Cafés, Lebensmittelgeschäfte, Convenience Stores, Modeläden, Food Trucks, Hotels, Friseure, Kosmetik-Salons und weitere Betriebe, der Digitale POS ist für jeden die maßgeschneiderte Lösung.

GoBD+TSE: alle Kassenendgeräte von Payone erfüllen die TSE-Anforderungen
Preise: ab 28,40 Euro/Monat für mobiles System zzgl. Kartenlesegerät
Web: www.payone.com/DE-de/bezahlloesungen/kassensysteme

ready2order – cloudbasiert und funktioniert auch ohne Internet

Die sichere, cloud- und webbasierte Software läuft auf iOS, Android, macOS oder Windows und damit auf jedem kompatibles Wunschgerät eurer Wahl. Alternativ könnt ihr den mobilen readygo, den stationären readyMax für eure Theke verwenden oder die flexible iPad-Lösung. Ihr könnt auch Zusatzgeräte wie z.B. Bondrucker, Kassenladen und Kartenlesegerät dazu kaufen.

Übrigens: Mit ready2order seid ihr auch offline auf der sicheren Seite, bei einem Internetausfall könnt ihr problemlos weiter kassieren und eure Daten werden anschließend automatisch in der Cloud gespeichert.

GoBD+TSE: erfüllt in Deutschland alle Vorgaben nach KassenSichV und GoBD inkl. TSE
Preise: ab 29,90 Euro/Monat
Web: ready2order.com/de/ac-kassensystem

Zettle (ehemals izettle) – Kassensystem by Paypal

Der aus Schweden stammende Service gehört seit dem Frühjahr 2018 zur PayPal-Familie. Damit ist auch das Bezahlen in eurem Store mit Paypal möglich. Doch das System kann mehr und eigentlich alles, was ihr von einem modernen Kassensystem erwartet: Ihr könnt die angebotene Kassensoftware mit eurer eigenen Hardware-Auswahl kombinieren oder über den Zettle Online-Shop verschiedene Store Kits und Zubehör beziehen. Bei allen Zettle Store Kits ist das Zettle Zahlungssystem „Reader 2“ enthalten und ihr könnt euch entscheiden, ob ihr ein iPad oder anderes variables Zubehör beziehen möchtet. 

GoBD+TSE: erfüllt in Deutschland alle Vorgaben nach KassenSichV und GoBD inkl. TSE
Preise: Zettle Store Kit – Mini ab 249 bis 718 Euro, Zettle Store Kit – Food & Drink ab 499 bis 1018 Euro, Zettle Store Kit – Retail ab 499 bis 1218 Euro, Zettle Store Kit – Komplettsystem ab 381 bis 1606 Euro, Zettle Store Kit – Mobil 329 Euro
Web: www.zettle.com/de

Kassensystem Lightspeed (Gastrofix) – speziell für die Gastronomie

Etwas mehr Möglichkeiten hat man mit dem Lightspeed-System. Hier kann man auch bestimmte Rechte für den Kellner vergeben, Bons drucken und Abrechnungsarten frei einstellen, ein Z-Bon kann ebenfalls erstellt werden. Lightspeed gilt als der Platzhirsch für die Gastronomie, es gibt aber auch ein Paket „Handel“. Eingeschlossen sind hier sowohl eine Kreditorenverwaltung mit verschiedenen einstellbaren Kreditmodi, eine Kunden- und eine Gutscheinverwaltung, und es können auch Zahlungen mit Paypal angenommen werden. Lightspeed funktioniert auch ohne Internet über ein eigenständiges WLAN, Daten werden redundant im eigenen Netzwerk gespeichert.

GoBD+TSE: 100% finanzamtkonform, erfüllt alle Vorgaben zu GoBD und TSE
Preise:
60 Euro/Monat Starter, 119 Euro/Monat Essential, 349 Euro/Monat Premium und Hardwarepaket ab etwa 1.000 Euro 
Web: www.lightspeedhq.de

SumUp – Kassensystem für iPad

SumUp ist eine POS-App für das iPad, die sich vor allem an den Einzelhandel und an Dienstleister richtet. Kundendatenbank und Gutscheinverwaltung gehören hier ebenfalls zum Funktionsumfang, Kunden können auch ein bestimmtes Guthaben erhalten, das man über die App verwalten kann. Unterstützt werden auch Kundenkarten, die über einen simplen QR-Code eingelesen werden können.

GoBD+TSE: 100% finanzamtkonform, erfüllt alle Vorgaben zu GoBD und TSE
Preise:
ab 39 Euro pro Monat
Web: www.sumup.de

Kassensystem gastronovi – Cloudlösung mit TSE

Gastronovi bietet ein cloudbasiertes Kassensystem, das als Ausfallschutz auch einen Offline-Modus hat. Hervorstechendstes Merkmal: das gesamte System ist immer 100 % finanzamtkompatibel, alle Vorschriften werden sehr genau erfüllt. Interessantes Extra: Umsatzzahlen sind jederzeit aktuell abrufbar und ermöglichen so, immer genau zu erkennen wie das Geschäft läuft.

GoBD+TSE: 100% finanzamtkompatibel
Preise:
ab 45 Euro pro Monat
Web: www.gastronovi.de

Provendis Gastrokasse – modulares Kassensystem

Hier handelt es sich um Kaufsoftware, Hardware kann man ebenfalls gleich beim Hersteller kaufen. Das Kassensystem ist intelligent modular aufgebaut und man kann verschiedene Zusatzmodule erwerben, die einem das Leben leichter machen. Schon die Basisversion bietet allerdings einen geradezu riesigen Funktionsumfang mit vielen Möglichkeiten.

GoBD+TSE: GoBD, GDPdU & KassenSichV konform
Preise:
ab 190 Euro
Web: www.provendis-software.de

Flour – das Kassensystem für den Einzelhandel

Das System ist für den Einzelhandel ausgelegt und bietet Schnittstellen zu allen wichtigen Shopsystemen (Shopware, Presto, Magento, epages, …) Es läuft auf allen Endgeräten (PC und mobil) und lässt eine direkte Anbindung von EC-Terminals und Bondruckern zu. Ein Bestandsabgleich und die Möglichkeit, Filialen im System zu berücksichtigen, gehören ebenfalls zum Leistungsumfang. Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht die Datenübergabe an Buchhalter oder Steuerberater. Zeitsparend, vollständig und intelligent .

GoBD+TSE: alle Produkte schon seit dem 31. März 2021 finanz- und TSE-Konform
Preise:
ab 29 Euro monatlich.
Web: www.flour.io

LocaFox – POS Kassensystem

Nicht ganz billig, aber mit einem riesigen Funktionsumfang und exzellenter Bedienbarkeit. Alles funktioniert intuitiv, ist übersichtlich und auch für Einsteiger schnell zu erlernen. Gerade die sonst so aufwändigen Omnichannel-Verkaufstätigkeiten lassen sich mit dieser Kasse, die gleichzeitig eine Warenwirtschaft enthält, perfekt und sehr einfach erfassen. Zusätzlich kann auch noch CRM-Software, eine Verwaltung von konfigurierbaren Bonusprogrammen und eine Verwaltung von Rabattaktionen zugebucht werden. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert, die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Im Anschaffungspreis ist auch die Hardware (ein Huawei-Mediapad) mit enthalten, dazu ein Bondrucker und eine Kassenlade. Angesichts dessen, dass keine monatlichen Kosten anfallen, und alles nötige Zubehör mitgeliefert wird, eine wiederum sehr günstige Lösung. Basiert auf Android.

GoBD+TSE: erfüllt alle GoBD und KassenSichV – Vorschriften
Preise:
1.399 Euro
Web: www.locafox.de/pos/

POSCast – die Komplettlösung der Kassensysteme

Das Kassensystem gibt es mit passender Hardware – und es ist universell einsetzbar: für Handel, Dienstleistung und Gastronomie. Die Bedienbarkeit ist sehr gut und übersichtlich, daneben sind viele Prozesse auch automatisiert, so dass die Kassenlösung deutlich Zeit spart. Kleinere Geschäfte kommen mit der Tabletkasse meist aus, auch eine TouchPC Kasse steht alternativ zur Verfügung. Damit lässt sich eine veraltete Kasse schnell und einfach ersetzen.

GoBD+TSE: –
Preise:
Tabletkasse 399,90 Euro, Basic-Set mit Touchkasse und Bondrucker 899,90 Euro, Premium-Set mit separatem Kundendisplay, Geldlade und Scanner 1.590 Euro
Web: www.poscast.de

SIDES – das All-in-One Kassensystem für die Gastro

Das Kassensystem von SIDES (ehemals SimplyDelivery) konzentriert sich auf die Anforderungen von Gastronomen. Die cloud-basierte Kasse mit zertifizierter TSE ist zu 100% finanzamtkonform und auf die effektive Bestellaufnahme optimiert. Mit Schnittstellen zu allen gängigen Lieferportalen vereint es alle Bestellungen in nur einem System. Die integrierte Planung und Verwaltung von Tischen, das integrierte Kassenbuch sowie die Auswertungen und Statistiken bieten vor allem klassischen Restaurantbetrieben oder Lieferdiensten zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten.

GoBD+TSE: 100% finanzamtkonform, mit Cloud-TSE
Preise: ab 59 € pro Monat
Web: www.get-sides.de

Touchscreen-Kasse, App und Software – Duratec

Ein komplettes System bietet beispielsweise Duratec. Hier gibt es eine Touchscreen-Kasse, eine Software für den PC aber auch zusätzliche Apps für iPod, iPhone und iPad und eine Android-App. Der Einsatzbereich ist vorwiegend auf Gastronomiebereiche abgestimmt.

GoBD+TSE: alle aktuellen Duratec-Kassen entsprechen zu 100 Prozent den Vorgaben der deutschen Finanzbehörden und können garantiert mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden
Preise:
Die monatlichen Preise kosten ab rund 50 Euro zusätzlich, dazu kommen noch Kosten von rund 40 Euro für die Software POS PC pro Monat und rund 30 Euro monatlich pro App. Die erhältliche Zusatzsoftware bonVito bietet daneben noch eine Vielzahl von CRM-Tools für die tägliche Praxis.
Web: www.duratec-systems.com

Quorion – Registrierkasse für Einzelhandel & Dienstleistungen

Eine andere, sehr geschätzte Kasse ist die von Quorion. Zur Kasse selbst gibt es Kassensoftware und eine Android App. Hier liegt der Schwerpunkt nicht unbedingt auf der Gastronomie, sondern es werden Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistungen im gleichen Umfang abgedeckt. Die Verwaltung von Bonusprogrammen, eine Kundendatenbank mit zahlreichen Funktionen, ein Kartenleser für Kundenkarten (Magnetstreifenleser) und eine Gutscheinverwaltung werden unterstützt, die Daten können hier auch zusätzlich auf einem USB-Stick gesichert werden.

GoBD+TSE: neue Kassen haben die nötigen Systeme, ältere Kassen können nachgerüstet werden
Preise:
rund 500 Euro, Leasing möglich
Web: www.quorion.de

Kassensysteme in der Übersicht

Anbieter systemoffen (Windows, MacOS, Android eigene Hardware zusätzl. Features GoBD/TSE Preis Link
OrderSprinter ja nein ja ja kostenlos
Orderbird MacOS + Android ja ja ja ab 29 €/Monat
PAYONE eigenes System ja ja ja ab 28,40 €/Monat
ready2order ja ja ja ja ab 29,90 €/Monat
Zettle Android ja ja ja ab 249 €
Lightspeed MacOS ja ja ja ab 60 €/Monat
SumUp eigenes System ja ja ja ab 39 €/Monat
gastronovi ja ja ja ja ab 45 €/Monat
Provendis Android ja ja ja ab 190 €
Flour ja ja ja ja ab 29 €/Monat
LocaFox Android ja ja ja 1.399 €
POSCast eigenes ja ja ja ab 399 €
Duratec ja ja ja ja ab 50 €/Monat
Quorion Android ja ja ja ca 500 €

Kassensysteme: Kaufen, mieten oder Leasing?

Wer über Kosten nachdenkt, und ein System benötigt, das ein wenig leistungsfähiger ist als die iPad/Android-Systeme, sollte sich Gedanken darüber machen, ob er nicht einfach eine Touchscreen-Kasse mit umfangreichem Software-Zubehör least. Die Leasing-Raten sind in der Regel flexibel aushandelbar und in den meisten Fällen ist es die bessere Lösung, wenn man ein hoch leistungsfähiges System ohne hohe Erstanschaffungskosten nutzen möchte. Besonders, wenn man hohe Kundenfrequenzen souverän bewältigen muss: wer mit einem iPad-System ständig an der Grenze des leistbaren arbeitet, tut sich und seinem Geschäft wohl keinen Gefallen.

In jedem Fall gilt: so viel wie möglich vergleichen, Angebote genau prüfen – und möglichst das einsetzen, was von Funktionsumfang und Ausstattung dem eigenen Bedarf so gut wie möglich entspricht. Auswahl gibt es 2023 immerhin genug.

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