Registrierkasse kaufen: Kassensysteme & Kassen im Überblick (Vergleich 2023)

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Seit einiger Zeit sind neue, strengere Anforderungen der Finanzämter in Bezug auf Kassensysteme und Kassen in Kraft. Viele kleine Betriebe, die bisher ohne Kasse auskamen, müssen nun eine elektronische Kasse neu anschaffen. Wichtig dabei: Ihr solltet das „richtige“ Kassensystem anschaffen, das auch zu den eigenen Bedürfnissen möglichst optimal passt und Geschäftsabläufe so gut wie möglich unterstützt.

Kassensysteme 2023: das sind die neuen Anforderungen an euere Kasse

Die Finanzämter haben ihre Vorgaben für Kassensysteme mit neuen gesetzlichen Grundlagen verschärft. Dazu gehört beispielsweise, dass Kassen alle wichtigen Daten nun mehr elektronisch aufzeichnen können müssen. Als wichtige Daten gelten in diesem Zusammenhang:

• alle Journaldaten
• die Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise
• alle Änderungsdaten in Bezug auf Auswertungen, Programmierungen und Datenänderungen
• Bedienungsanleitung des Kassensystems
• falls nötig auch die Protokolle, wann und wo die Kasse eingesetzt wurde

Registirierkassen müssen zudem in der Lage sein, einen sogenannte Z-Bon (Tagessummenbon) zu erstellen und elektronisch speichern (das ist nicht bei allen Kassensystemen der Fall). Bei offenen Kassen ist zusätzlich nun auch ein sogenanntes Zählprotokoll verpflichtend notwendig.

Alle diese Daten müssen jederzeit verfügbar gehalten werden, maschinenlesbar und sofort verfügbar sein. Die Speicherung muss zudem manipulationssicher sein.

Wer eine Ladenkasse betreibt, dessen Kasse muss verpflichtend den Vorgaben entsprechen – ansonsten drohen Probleme mit dem Finanzamt. Ältere Registrierkassen, bzw. Kassensysteme, die den Vorgaben nicht entsprechen, dürfen seit Jahresanfang nicht mehr verwendet werden.

Bargeldintensive Betriebe müssen noch immer nicht zwingend eine Kasse verwenden, in der Regel wird das aber dringend empfohlen. Gerade für diese Betriebe sind Kassensystem interessant, die auch auf Tablets oder PCs lauffähig sind und Daten in eine Cloud speichern. Einige Beispiele dafür findet ihr unten.

Mehr zu den Vorgaben des Finanzamtes findet ihr in unserem Fachartikel „GoBD-konforme Kassensysteme – das erwartet das Finanzamt von euch„

Die besten Kassensysteme und Registrierkassen im Test – unsere Liste 2023:

Kostenloses Kassensystem für die Gastronomie: OrderSprinter

Das Kassensystem beruht auf einer Freeware, das heißt es ist kostenlos. Als Server kann im Prinzip jedes Gerät genutzt werden, auf dem sich MySQL/InnoDB, Apache oder lighttps installieren lässt – das sind die meisten Rechner.

Als Kassen-Client kann man jedes WLAN-fähige Gerät einsetzen, auch Smartphones und Tablets.

www.ordersprinter.de

Orderbird – App als Kassensystem

Früher mal mit einer kostenlosen Version für das iPad und inzwischen ab knapp 30 Euro pro Monat: Orderbird bietet beinahe alles, was man in der Gastronomie so braucht: Rabatte vergeben, Bestellnotizen, Umbuchen von Tischen, Rechnungen splitten, Rechtemanagement, Z-Berichte und automatische Datensicherung. Wenn ihr eine Lizenz von mindestens 3 Jahren bucht, bekommt ihr ein iPad dazu.

Preise: die App kostet ab 29 € pro Gerät pro Monat, weitere Preisdetails hier
Web: www.orderbird.com/de/ipad-kassensystem

Lightspeed Kassensystem – speziell für die Gastronomie

Etwas mehr Möglichkeiten hat man mit dem Lightspeed-System. Hier kann man auch bestimmte Rechte für den Kellner vergeben, Bons drucken und Abrechnungsarten frei einstellen, ein Z-Bon kann ebenfalls erstellt werden. Lightspeed gilt als der Platzhirsch für die Gastronomie, es gibt aber auch ein Paket „Handel“. Eingeschlossen sind hier sowohl eine Kreditorenverwaltung mit verschiedenen einstellbaren Kreditmodi, eine Kunden- und eine Gutscheinverwaltung, und es können auch Zahlungen mit Paypal angenommen werden. Lightspeed funktioniert auch ohne Internet über ein eigenständiges WLAN, Daten werden redundant im eigenen Netzwerk gespeichert.

Preise: Die monatlich anfallenden Kosten liegen im Bereich von rund 50 bis 100 Euro, das Hardwarepaket kostet ab rund 1.000 Euro – ist also sicherlich mit eines der teuersten Angebote.
Web: www.lightspeedhq.de

Mit Kassensystem gastronovi auf der sicheren Seite

Gastronovi bietet ein cloudbasiertes Kassensystem, das als Ausfallschutz auch einen Offline-Modus hat. Hervorstechendstes Merkmal: das gesamte System ist immer 100 % finanzamtkompatibel, alle Vorschriften werden sehr genau erfüllt. Interessantes Extra: Umsatzzahlen sind jederzeit aktuell abrufbar und ermöglichen so, immer genau zu erkennen wie das Geschäft läuft.

Preise: ab 45 Euro pro Monat
Web: www.gastronovi.de

Provendis Gastrokasse

Hier handelt es sich um Kaufsoftware, Hardware kann man ebenfalls gleich beim Hersteller kaufen. Das Kassensystem ist intelligent modular aufgebaut und man kann verschiedene Zusatzmodule erwerben, die einem das Leben leichter machen. Schon die Basisversion bietet allerdings einen geradezu riesigen Funktionsumfang mit vielen Möglichkeiten.

Preise: ab 190 Euro
Web: www.provendis-software.de

Flour – das Kassensystem für den Einzelhandel

Das System ist für den Einzelhandel ausgelegt und bietet Schnittstellen zu allen wichtigen Shopsystemen (Shopware, Presto, Magento, epages, …) Es läuft auf allen Endgeräten (PC und mobil) und lässt eine direkte Anbindung von EC-Terminals und Bondruckern zu. Ein Bestandsabgleich und die Möglichkeit, Filialen im System zu berücksichtigen, gehören ebenfalls zum Leistungsumfang. Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht die Datenübergabe an Buchhalter oder Steuerberater. Zeitsparend, vollständig und intelligent .

Preise: ab 29 Euro monatlich.
Web: www.flour.io

LocaFox – POS Kassensystem

Nicht ganz billig, aber mit einem riesigen Funktionsumfang und exzellenter Bedienbarkeit. Alles funktioniert intuitiv, ist übersichtlich und auch für Einsteiger schnell zu erlernen. Gerade die sonst so aufwändigen Omnichannel-Verkaufstätigkeiten lassen sich mit dieser Kasse, die gleichzeitig eine Warenwirtschaft enthält, perfekt und sehr einfach erfassen. Zusätzlich kann auch noch CRM-Software, eine Verwaltung von konfigurierbaren Bonusprogrammen und eine Verwaltung von Rabattaktionen zugebucht werden. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert, die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Im Anschaffungspreis ist auch die Hardware (ein Huawei-Mediapad) mit enthalten, dazu ein Bondrucker und eine Kassenlade. Angesichts dessen, dass keine monatlichen Kosten anfallen, und alles nötige Zubehör mitgeliefert wird, eine wiederum sehr günstige Lösung. Basiert auf Android.

Preise: 1.399 Euro
Web: www.locafox.de/pos/

POSCast – die Komplettlösung der Kassensysteme

Das Kassensystem gibt es mit passender Hardware – und es ist universell einsetzbar: für Handel, Dienstleistung und Gastronomie. Die Bedienbarkeit ist sehr gut und übersichtlich, daneben sind viele Prozesse auch automatisiert, so dass die Kassenlösung deutlich Zeit spart. Kleinere Geschäfte kommen mit der Tabletkasse meist aus, auch eine TouchPC Kasse steht alternativ zur Verfügung. Damit lässt sich eine veraltete Kasse schnell und einfach ersetzen.

Preise: Die Tabletkasse kommt für 399,90 Euro in den Laden, für das Basic Set mit Touchkasse und Bondrucker muss man allerdings schon 899,90 Euro bezahlen. Das Premium-Set verfügt zusätzlich noch über ein separates Kundendisplay, eine Geldlade und einen Scanner und kostet als Set 1.590 Euro.
Web: www.poscast.de

Touchscreen-Kasse, App und Software – Duratec

Ein komplettes System bietet beispielsweise Duratec. Hier gibt es eine Touchscreen-Kasse, eine Software für den PC aber auch zusätzliche Apps für iPod, iPhone und iPad und eine Android-App. Der Einsatzbereich ist vorwiegend auf Gastronomiebereiche abgestimmt.

Preise: Die monatlichen Preise kosten ab rund 50 Euro zusätzlich, dazu kommen noch Kosten von rund 40 Euro für die Software POS PC pro Monat und rund 30 Euro monatlich pro App. Die erhältliche Zusatzsoftware bonVito bietet daneben noch eine Vielzahl von CRM-Tools für die tägliche Praxis.
Web: www.duratec-systems.com

Quorion – Registrierkasse für Einzelhandel & Dienstleistungen

Eine andere, sehr geschätzte Kasse ist die von Quorion. Zur Kasse selbst gibt es Kassensoftware und eine Android App. Hier liegt der Schwerpunkt nicht unbedingt auf der Gastronomie, sondern es werden Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistungen im gleichen Umfang abgedeckt. Die Verwaltung von Bonusprogrammen, eine Kundendatenbank mit zahlreichen Funktionen, ein Kartenleser für Kundenkarten (Magnetstreifenleser) und eine Gutscheinverwaltung werden unterstützt, die Daten können hier auch zusätzlich auf einem USB-Stick gesichert werden.

Preise: Die Kassen kann man nicht nur ab rund 500 Euro kaufen, sondern auch leasen.
Web: www.quorion.de

SumUp – Kassensystem für iPad

SumUp ist eine POS-App für das iPad, die sich vor allem an den Einzelhandel und an Dienstleister richtet. Kundendatenbank und Gutscheinverwaltung gehören hier ebenfalls zum Funktionsumfang, Kunden können auch ein bestimmtes Guthaben erhalten, das man über die App verwalten kann. Unterstützt werden auch Kundenkarten, die über einen simplen QR-Code eingelesen werden können.

Preise: ab 39 Euro pro Monat
Web: www.sumup.de

Kassensysteme: Kaufen, mieten oder Leasing?

Wer über Kosten nachdenkt, und ein System benötigt, das ein wenig leistungsfähiger ist als die iPad/Android-Systeme, sollte sich Gedanken darüber machen, ob er nicht einfach eine Touchscreen-Kasse mit umfangreichem Software-Zubehör least. Die Leasing-Raten sind in der Regel flexibel aushandelbar und in den meisten Fällen ist es die bessere Lösung, wenn man ein hoch leistungsfähiges System ohne hohe Erstanschaffungskosten nutzen möchte. Besonders, wenn man hohe Kundenfrequenzen souverän bewältigen muss: wer mit einem iPad-System ständig an der Grenze des leistbaren arbeitet, tut sich und seinem Geschäft wohl keinen Gefallen.

In jedem Fall gilt: so viel wie möglich vergleichen, Angebote genau prüfen – und möglichst das einsetzen, was von Funktionsumfang und Ausstattung dem eigenen Bedarf so gut wie möglich entspricht. Auswahl gibt es 2023 immerhin genug.