GoBD-konforme Kassensysteme – die Vorgaben 2023 vom Finanzamt an euer Kassensystem

Wer es noch nicht weiß: Mit den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums zur ordentlichen Buchführung 2014 wurden ab 2017 auch Kassensysteme in vielen Bereichen Pflicht. Unbedingt notwendig also, sich gerade in bargeldintensiven Branchen rechtzeitig um ein ausreichend leistungsfähiges System zu bemühen. Welche Anforderung euer Kassensystem 2023 alle erfüllen muss, erfahrt ihr hier:

GoBD konforme Kassensysteme – das verlangt das Finanzamt 2023

Nun: Manipulationen sind gerade in sehr bargeldintensiven Bereichen – etwa in der Gastronomie – recht leicht möglich. Und genau das möchte das Finanzamt endgültig und nachhaltig abstellen. Darum hat man die Anforderungen an die Buchführung und die Aufzeichnungspflichten in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechend verschärft. Das Finanzministerium macht damit aber eigentlich nichts anderes, als die GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) ein wenig zu präzisieren und auf elektronische Dokumente zu übertragen, so dass mögliche Manipulationen in Zukunft sicher ausgeschlossen werden – die mag das Finanzamt nämlich gar nicht leiden.

Für die Praxis bedeutet das, dass Kassensysteme zwingend zum Einsatz kommen müssen – außer es gibt eine sogenannte offene Ladenkasse und die Buchführung wird traditionell auf Papier gemacht. Die Kombination „offene Ladenkasse – Exceltabelle“ ist in jedem Fall keine ordnungsgemäße Buchführung und wird vom Finanzamt auch geahndet. Änderungen könnten jederzeit erfolgen, ohne dass das nachvollziehbar wäre. Das gefällt dem Finanzamt natürlich gar nicht.

Checkliste: Was Kassensysteme 2023 können MÜSSEN

Wenn man sich die Vorgaben ansieht, die das Bundesfinanzministerium macht, kommt man auf eine Reihe von Anforderungen, die ein Kassensystem damit zwingend können oder erfüllen muss:

1. es müssen alle Stornobuchungen als solche abgespeichert werden
2. es müssen alle Entnahmen dokumentiert und abgespeichert werden
3. es müssen alle Retouren abgespeichert werden
4. es muss die Zahlungsmethode abgespeichert werden (bar, Scheck oder Kreditkarte)
5. Einzelpositionen müssen immer aufgelistet werden
6. alle Tagesabschlussauswertungen müssen ausnahmslos gespeichert werden
7. sogenannte „Z-Bons“ über die Tagessumme müssen ausgegeben werden

Alle diese Dinge müssen bei einer Steuerprüfung vorgewiesen werden können. Das klingt erst einmal nicht so schlimm – die Praxis sieht aber so aus, dass tatsächlich nicht alle Kassensysteme im Handel diese Voraussetzungen erfüllen. Im Falle einer Steuerprüfung wäre das ziemlich unangenehm.

Eine Übersicht über gute Systeme haben wir hier für euch zusammengestellt: Kassensysteme im Überblick 2023.

Diese Daten sind steuerlich relevant und müsst ihr bei einer Betriebsprüfung vorweisen

Wann ist ein Dokument denn „steuerlich relevant“? Es gibt keine klare gesetzliche Definition des Begriffs „steuerlich relevante Daten“, grundsätzlich sind alle Unterlagen aufzubewahren, welche zum „Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können„. Verantwortlich ist der Steuerpflichtige und ihr solltet bedenken, dass diese Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (-> Aufbewahrungsfristen für jedes Dokument als Liste) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Diese Daten solltet ihr, bzw. euer Kassensystem in jedem Falle speichern:

• Stammdaten
• Bedienerprogrammierungen und Übersichten über deren Zugriffsberechtigungen, z.B. bezüglich Storni
• Journaldaten (alle Buchungen, Abrechnungen, Stornos etc.)
• Berichte (wie z.B. Tages- und Monatsberichte)
• Artikel-, Waren-, Hauptgruppenprogrammierungen, Stammdatenänderungen, Umprogrammierungen
• Handbücher, Programmieranleitungen etc.

Kassensystem für iPad, iPhone und Android

Die Welt ist schon lange mobil geworden – und damit kommen auch viele Kassensysteme auf Smartphone– und Tablet-Betriebssystemen zum Einsatz. Die andere Alternative sind POS-Kassensysteme (Point-of-Sale) und als Touchscreenkassen deutlich leistungsfähiger im harten Geschäftsalltag. Sie sind dafür aber auch deutlich teurer.

Dazu passend gibt es mobile Kartenlesegeräte, die dem Kunden Kartenzahlungen erlauben, ohne dass er – wie oft in der Gastronomie – seine Karte aus der Hand geben muss.

Was man zusätzlich noch braucht, ist ein Bondrucker – dieses Zusatzgerät ist unverzichtbar, wenn jemand einfach gerne einen Papierbon hätte. Ohne einen Bondrucker wird das schwierig.

Spezialfall: Gastrosysteme – Kassensysteme für die Gastronomie

Gerade für die Gastronomie gibt es zahlreiche Lösungen mit teilweise wirklich fortschrittlichen Lösungen. Eine Verbindung von mobilen Endgeräten zur POS-Kasse ist bei vielen Systemen schon Standard – dazu kommen aber noch zahlreiche Zusatzfunktionen, etwa die Möglichkeit, einen Tisch in verschiedene Bons zu „splitten“. Hier gilt, dass man vor allem darauf achten sollte, welche Funktionen und welchen Leistungsumfang man tatsächlich braucht – nicht alles ist sinnvoll und eine zu komplizierte Kasse ist oft eher ein Arbeitshindernis als eine Arbeitserleichterung – zudem kosten mehr Funktionen ja meist auch deutlich mehr Geld. Verschiedene Berechtigungen vergeben zu können, ein einfacher Quittungsdruck oder verschiedene Zahlarten machen aber häufig Sinn.