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GoBD-kon­for­me Kas­sen­sys­te­me – das erwar­tet ab 2017 das Finanz­amt von euch

Mit den Vor­ga­ben des Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums zur ordent­li­chen Buch­füh­rung 2014 wer­den ab 2017 auch Kas­sen­sys­te­me in vie­len Berei­chen Pflicht. Unbe­dingt not­wen­dig also, sich gera­de in bar­geld­in­ten­si­ven Bran­chen recht­zei­tig um ein aus­rei­chend leis­tungs­fä­hi­ges Sys­tem zu bemü­hen. Wel­che Anfor­de­rung erfüllt wer­den müs­sen, erfahrt ihr in die­sem Fachartikel.

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Wer es noch nicht weiß: Mit den Vor­ga­ben des Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums zur ordent­li­chen Buch­füh­rung 2014 wer­den ab 2017 auch Kas­sen­sys­te­me in vie­len Berei­chen Pflicht. Unbe­dingt not­wen­dig also, sich gera­de in bar­geld­in­ten­si­ven Bran­chen recht­zei­tig um ein aus­rei­chend leis­tungs­fä­hi­ges Sys­tem zu bemü­hen. Wel­che Anfor­de­rung erfüllt wer­den müs­sen, erfahrt ihr in die­sem Fachartikel.

GoBD kon­for­me Kas­sen­sys­te­me – das ver­langt das Finanzamt

Nun: Mani­pu­la­tio­nen sind gera­de in sehr bar­geld­in­ten­si­ven Berei­chen – etwa in der Gas­tro­no­mie – recht leicht mög­lich. Und genau das möch­te das Finanz­amt end­gül­tig und nach­hal­tig abstel­len. Dar­um hat man die Anfor­de­run­gen an die Buch­füh­rung und die Auf­zeich­nungs­pflich­ten in den „Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ (GoBD) ent­spre­chend ver­schärft. Das Finanz­mi­nis­te­ri­um macht damit aber eigent­lich nichts ande­res, als die GOB (Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung) ein wenig zu prä­zi­sie­ren und auf elek­tro­ni­sche Doku­men­te zu über­tra­gen, so dass mög­li­che Mani­pu­la­tio­nen in Zukunft sicher aus­ge­schlos­sen wer­den – die mag das Finanz­amt näm­lich gar nicht leiden.

Für die Pra­xis bedeu­tet das, dass Kas­sen­sys­te­me zwin­gend zum Ein­satz kom­men müs­sen – außer es gibt eine soge­nann­te offe­ne Laden­kas­se und die Buch­füh­rung wird tra­di­tio­nell auf Papier gemacht. Die Kom­bi­na­ti­on „offe­ne Laden­kas­se – Excel­ta­bel­le“ ist in jedem Fall kei­ne ord­nungs­ge­mä­ße Buch­füh­rung und wird vom Finanz­amt auch geahn­det. Ände­run­gen könn­ten jeder­zeit erfol­gen, ohne dass das nach­voll­zieh­bar wäre. Das gefällt dem Finanz­amt natür­lich gar nicht.

Check­lis­te: Was Kas­sen­sys­te­me kön­nen müssen

Wenn man sich die Vor­ga­ben ansieht, die das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um macht, kommt man auf eine Rei­he von Punk­ten, die ein Kas­sen­sys­tem damit zwin­gend kön­nen oder erfül­len muss:

  1. es müs­sen alle Stor­no­bu­chun­gen als sol­che abge­spei­chert werden
  2. es müs­sen alle Ent­nah­men doku­men­tiert und abge­spei­chert werden
  3. es müs­sen alle Retou­ren abge­spei­chert werden
  4. es muss die Zah­lungs­me­tho­de abge­spei­chert wer­den (bar, Scheck oder Kreditkarte)
  5. Ein­zel­po­si­tio­nen müs­sen immer auf­ge­lis­tet werden
  6. alle Tages­ab­schluss­aus­wer­tun­gen müs­sen aus­nahms­los gespei­chert werden
  7. soge­nann­te „Z-Bons“ über die Tages­sum­me müs­sen aus­ge­ge­ben werden

Alle die­se Din­ge müs­sen bei einer Steu­er­prü­fung vor­ge­wie­sen wer­den kön­nen. Das klingt erst ein­mal nicht so schlimm – die Pra­xis sieht aber so aus, dass tat­säch­lich nicht alle Kas­sen­sys­te­me im Han­del die­se Vor­aus­set­zun­gen erfül­len. Im Fal­le einer Steu­er­prü­fung wäre das ziem­lich unangenehm.

Die­se Daten sind steu­er­lich rele­vant und müsst ihr bei einer Betriebs­prü­fung vorweisen

Es gibt kei­ne kla­re gesetz­li­che Defi­ni­ti­on des Begriffs „steu­er­lich rele­van­te Daten“, grund­sätz­lich sind alle Unter­la­gen auf­zu­be­wah­ren, wel­che zum „Ver­ständ­nis und zur Über­prü­fung der für die Besteue­rung des Steu­er­pflich­ti­gen von Bedeu­tung sein kön­nen“. Ver­ant­wort­lich ist der Steu­er­pflich­ti­ge und ihr soll­tet beden­ken, dass die­se Daten wäh­rend der Dau­er der Auf­be­wah­rungs­frist (mehr dazu hier) jeder­zeit ver­füg­bar, unver­züg­lich les­bar und maschi­nell aus­wert­bar sein müssen.

Die­se Daten soll­tet ihr in jedem Fal­le speichern:

  • Stamm­da­ten
  • Bedie­ner­pro­gram­mie­run­gen und Über­sich­ten über deren Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen, z.B. bezüg­lich Storni
  • Jour­nal­da­ten (alle Buchun­gen, Abrech­nun­gen, Stor­nos etc.)
  • Berich­te (wie z.B. Tages- und Monatsberichte)
  • Arti­kel-, Waren-, Haupt­grup­pen­pro­gram­mie­run­gen, Stamm­da­ten­än­de­run­gen, Umprogrammierungen
  • Hand­bü­cher, Pro­gram­mier­an­lei­tun­gen etc.

Kas­sen­sys­tem für iPad, iPho­ne und Android

Die Welt ist schon lan­ge mobil gewor­den – und damit kom­men auch vie­le Kas­sen­sys­te­me auf Smart­pho­ne- und Tablet-Betriebs­sys­te­men zum Ein­satz. Die ande­re Alter­na­ti­ve sind POS-Kas­sen­sys­te­me (Point-of-Sale) und als Touch­screen­kas­sen deut­lich leis­tungs­fä­hi­ger im har­ten Geschäfts­all­tag. Sie sind dafür aber auch deut­lich teurer.

Dazu pas­send gibt es mobi­le Kar­ten­le­se­ge­rä­te, die dem Kun­den Kar­ten­zah­lun­gen erlau­ben, ohne dass er – wie oft in der Gas­tro­no­mie – sei­ne Kar­te aus der Hand geben muss.

Was man zusätz­lich noch braucht, ist ein Bon­dru­cker – die­ses Zusatz­ge­rät ist unver­zicht­bar, wenn jemand ein­fach ger­ne einen Papier­bon hät­te. Ohne einen Bon­dru­cker wird das schwierig.

Spe­zi­al­fall: Gastro­sys­te­me – Kas­sen­sys­te­me für die Gastronomie

Gera­de für die Gas­tro­no­mie gibt es zahl­rei­che Lösun­gen mit teil­wei­se wirk­lich fort­schritt­li­chen Lösun­gen. Eine Ver­bin­dung von mobi­len End­ge­rä­ten zur POS-Kas­se ist bei vie­len Sys­te­men schon Stan­dard – dazu kom­men aber noch zahl­rei­che Zusatz­funk­tio­nen, etwa die Mög­lich­keit, einen Tisch in ver­schie­de­ne Bons zu „split­ten“. Hier gilt, dass man vor allem dar­auf ach­ten soll­te, wel­che Funk­tio­nen und wel­chen Leis­tungs­um­fang man tat­säch­lich braucht – nicht alles ist sinn­voll und eine zu kom­pli­zier­te Kas­se ist oft eher ein Arbeits­hin­der­nis als eine Arbeits­er­leich­te­rung – zudem kos­ten mehr Funk­tio­nen ja meist auch deut­lich mehr Geld. Ver­schie­de­ne Berech­ti­gun­gen ver­ge­ben zu kön­nen, ein ein­fa­cher Quit­tungs­druck oder ver­schie­de­ne Zahl­ar­ten machen aber häu­fig Sinn.

 

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