Rechnung schreiben ins Ausland – Das musst du bei deinen Rechnungen ins Ausland beachten

Der große globale Markt reizt auch viele Gründer: Amerikaner, Chinesen oder Südamerikaner kaufen gern das innovative Produkt „Made in Germany“ und Geschäfte in die Niederlande oder die Schweiz gehören beinahe zum Alltag. Solche Geschäfte über Landesgrenzen hinweg haben aber eigene Regeln, insbesondere bei der Abrechnung.
Damit du dir hier keine teuren Fehltritte erlaubst, zeigen wir dir in diesem Fachartikel, wie man Rechnungen ins Ausland richtig stellt.

Regel 1: Umsatzsteuern zahlt der Kunde, nicht der Unternehmer

Reverse-Charge – So ist das mit Rechnungen in andere EU-Staaten

Grundsätzlich gilt bei Geschäften deutscher Unternehmer mit Firmen in anderen EU-Staaten: Die Lieferungen erfolgen umsatzsteuerfrei. Das heißt, dass der deutsche Unternehmer eine Nettorechnung schreibt und sie an den europäischen Auftraggeber schickt. Der wiederum ermittelt die Umsatzsteuer auf der Basis landeseigener Gesetze, deklariert sie beim Finanzamt und zieht sie als Vorsteuer wieder ab. Die Umsatzsteuer wird also immer in dem Land erhoben, in dem der Auftraggeber seinen Sitz hat. Man bezeichnet dieses Vorgehen als Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft). Diese Regelung gilt allerdings nur, wenn die Auftraggeber Unternehmen oder juristische Personen des öffentlichen Rechts sind. Privatleute unterliegen anderen Regelungen.

Und das gilt für Rechnungen bei Geschäften ins Nicht-EU-Ausland

Auch hier gilt generell: Rechnungen an Unternehmen außerhalb der EU werden ohne Umsatzsteuer gestellt. Tatsächlich variieren die Regelungen zur Umsatzsteuer international stark: Eine gemeinsame Rechtsgrundlage existiert außerhalb der EU nicht. Oberstes Gebot ist es deshalb bei internationalen Handelsbeziehungen, sich zu erkundigen, wie die Umsatzsteuer im entsprechenden Land gehandhabt wird.

So verlangen beispielsweise einige Staaten vom deutschen Handelspartner, sich umsatzsteuerlich zu registrieren. Nicht ungewöhnlich ist auch die Einschaltung eines Fiskalvertreters im fraglichen Land. Der erfüllt für den deutschen Unternehmer sämtliche steuerliche Pflichten gegenüber der Finanzverwaltung seines Landes. Doch es geht auch ganz anders: Wer zum Beispiel mit den Vereinigten Arabischen Emiraten ins Geschäft kommt, stellt fest, dass es dort gar kein vergleichbares Besteuerungssystem gibt.

Für eine Rechnung in die Schweiz wiederum gelten ähnliche Umsatzsteuersysteme wie innerhalb der Europäischen Union. Hier greift ebenfalls die Reverse-Charge-Regel: Der deutsche Unternehmer berechnet für seine Leistung keine Umsatzsteuer. Das übernimmt sein Schweizer Kunde, der die Umsatzsteuer bei seinem Finanzamt meldet und als Vorsteuer gleich wieder abzieht.

Übrigens: Falls die ausländische Umsatzsteuer nicht erstattet wird, buchen deutsche Unternehmer den entsprechenden Betrag zusammen mit anderen Aufwendungen als Betriebsausgabe. Um den Überblick zu behalten, bucht man die ausländische Steuer am besten auf einem separaten Konto.

Regel 2: Das muss eine international gültige Rechnung ins Ausland enthalten

National wie international gilt: Damit Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden, müssen sie eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören im innerdeutschen Geschäftsleben unter anderem die vollständigen Namen von Unternehmer und Kunden, die fortlaufende Rechnungsnummer, Umfang und Art der Leistung. Auf EU-Ebene müssen all diese Angaben ebenfalls aufgeführt werden. Darüber hinaus sind Unternehmer aber verpflichtet, sowohl die eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) als auch die ihrer Kunden anzugeben.

Wichtig: Das Finanzamt erwartet vom Rechnungssteller, dass er die Daten seines Kunden selber überprüft. Das lässt sich auf der Webseite des Bundesamts für Steuern (BZSt) in kurzer Zeit erledigen. Unterlässt ein Unternehmer diese Überprüfung und stellen sich die Angaben später als falsch heraus, muss er die Umsatzsteuer schlimmstenfalls selber übernehmen.

In jedem Fall empfiehlt es sich, in der Rechnung auf die außereuropäische Geschäftsbeziehung mit dem Satz „nicht im Inland steuerbare Leistung“ hinzuweisen. So lassen sich Unklarheiten von vornherein vermeiden. Zusätzlich gehört auf die Rechnung ein Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld, und zwar mit der Formulierung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

In der Übersicht: Diese Angaben müssen auf die Auslandsrechnung

Das Finanzamt verlangt vom Rechnungssteller, die USt-IdNr. und die Adressdaten des Kunden auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen. Wer das unterlässt, riskiert bei Fehler, für die Umsatzsteuer selbst aufkommen zu müssen.

Regel 3: Meldepflicht ans Finanzamt und ans Bundeszentralamt für Steuern

Das gilt bei Geschäften ins EU-Ausland

In der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt führt der deutsche Unternehmer gesondert auf, dass er Leistungen im EU-Ausland erbracht hat. Außerdem meldet er die so genannte „steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung“ fristgerecht beim Bundeszentralamt für Steuern in einer Zusammenfassenden Meldung – unter der USt-IdNr. seines Kunden.

In jedem Falle sollte man die ausländische Steuer auf einem separaten Konto buchen, um den Überblick zu behalten.

Und das gilt bei Geschäften ins Nicht-EU-Ausland

Leistungen ins außereuropäische Ausland müssen in der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt gesondert aufgeführt werden. Anders als bei Geschäften innerhalb der EU ist es nicht notwendig, eine Zusammenfassende Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern abzugeben.

Ausnahmen für Kleinunternehmer & Besonderen Leistungen

Ausnahmen von diesen Regelungen gibt es vor allem bei Veranstaltungsleistungen von Sportlern und Künstlern, Montageleistungen, bei der Personenbeförderung oder im Restaurationsbereich. Im Zweifel findet eine Einzelfallprüfung statt. Kleinunternehmer sind von all diesen Regelungen ebenfalls ausgeschlossen, weil sie von der Umsatzsteuer befreit sind. Achtung: Hier gelten unterschiedliche Schwellenwerte in den einzelnen EU-Staaten.