Selbstständig machen mit einem Büroservice – Virtuelle Assistenz und eBüro gründen

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Sich mit einem Büroservice selbstständig zu machen, ist weder besonders schwierig noch sehr kostenintensiv in der Gründung. Immer mehr Firmen, häufig auch aus dem Handwerk wie Malermeister, Schreiner oder Hausmeisterservices, nutzen die Chance, diese administrativen Arbeiten auszugliedern. Ganz gleich, ob Ihr die Büroaufgaben vor Ort bei den Kunden oder aus dem eigenen Homeoffice heraus als virtuelle Assistenz erledigt – mit einem eigenen Büroservice erwartet euch ein spannender und abwechslungsreicher Berufsalltag. Damit euer Start mit dem Büroservice erfolgreich wird, solltet ihr folgende Dinge beachten:

• genaue Planung eurer Angebote
• notwendige Anmeldungen
• eigene Büroplanung
• Absicherungen
• gutes Marketing zur Platzierung im Markt.

Mehr dazu nun im Detail.

Schritt 1: Büroservice gründen | Aufgaben & Kenntnisse

Wenn ihr euch mit einem Büroservice selbstständig macht, solltet ihr euch im Vorfeld überlegen, welche Leistungen ihr anbieten möchtet.

Klassische Tätigkeiten eines Büroservices

• Büroarbeiten aller Art
• Korrespondenz mit Kunden und Behörden
• Recherchetätigkeiten
• Rechnungserstellung
• Telefonservice

Weitere Angebote wie Content-Erstellung

Viele Bürodienstleister bieten neben den klassischen Büroarbeiten weitere Dienstleistungen an, um einen noch größeren Kundenkreis anzusprechen.

• Content-Erstellung
• Erstellung von Werbemitteln
• Bildbearbeitung
• Grafikdesign und Webdesign
• Marketing (insbesondere Social Media)
• Suchmaschinenoptimierung

Buchhaltung als zusätzliches Standbein

Auch die vorbereitende Buchhaltung kann eine mögliche Aufgabe eines Büroservices sein. Dazu zählen:

• die Kontrolle der Kontobewegungen,
• das Sortieren und Abheften von Belegen,
• das Führen von Rechnungsein- und -ausgangsbüchern sowie Kassenbüchern,
• das Mahnwesen und
• die Erstellung der Reisekostenabrechnungen für den Kunden.

Ihr könnt dabei eure Arbeit vereinfachen, in dem ihr ein Buchhaltungstool benutzt. Das reduziert die Zettelwirtschaft und sieht auch professioneller aus.

Wie umfangreich das Leistungsspektrum letztlich ist, hängt von eurer Qualifikation ab. Ihr solltet ausschließlich Zusatzleistungen anbieten, die ihr in einer hohen Qualität erbringen könnt.

Persönliche und fachliche Voraussetzungen für Gründung des Büroservices

Als angehende (virtuelle) Assistenten solltet ihr einige persönliche und fachliche Voraussetzungen mitbringen. Dazu zählen:

• Berufsausbildung (zum Beispiel Bürokaufmann/Bürokauffrau) oder Studium (beispielsweise ein BWL-Studium)
• eine strukturierte Arbeitsweise
• ein ausgeprägtes Organisationstalent
• hohe kommunikative Kompetenz

Wichtig ist zudem ein sicherer Umgang mit gängigen Computerprogrammen wie Word und Excel sowie weiteren üblichen Arbeitstools.

Schritt 2 – Entscheidung: Büroservice erst nebenberuflich gründen?

Wenn ihr einen Büroservice gründen möchtet, eurem aktuellen Job aber weiterhin nachgehen wollt, habt ihr alternativ die Möglichkeit, den Büroservice nebenberuflich zu führen. Dies bietet euch zahlreiche Vorteile, zum Beispiel:

• Eure Geschäftsidee kann sich langsam entwickeln.
• Ihr steht bei der Suche nach Kunden weniger unter Druck.
• Über euren Hauptjob bezieht ihr ein geregeltes Einkommen und müsst keine finanziellen Probleme befürchten.

Stellt sich im Laufe der Zeit heraus, dass ihr mit eurem Büroservice sehr erfolgreich seid, habt ihr immer noch die Möglichkeit, die Tätigkeit in Vollzeit auszuüben. Bleiben die erhofften Aufträge jedoch aus, habt ihr euren festen Arbeitsplatz in der Hinterhand und könnt überlegen, ob ihr den Büroservice nebenberuflich weiterführt oder aufgebt.

Schritt 3 zur Gründung eines Büroservice: Anmeldungen & Genehmigungen

Wenn ihr die genannten Skills mitbringt, steht der Gründung eures Büroservices nichts im Wege. Für die Gründung müsst ihr keine Nachweise vorbringen, da es sich hierbei um ein erlaubnisfreies Gewerbe handelt.

Gewerbeanmeldung machen

Mit der Gründung meldet ihr ein Gewerbe an. Ihr müsst also einen Gewerbeanmeldung ausfüllen und bekommt dann einen Gewerbeschein. Die Kosten für die Gewerbeanmeldung sind in den einzelnen Bundesländern nicht einheitlich, bewegen sich im Allgemeinen aber in einem moderaten Bereich. Hier müsst ihr also nicht mit einer sehr hohen Belastung rechnen.

Richtige Rechtsform wählen

Außerdem müsst ihr euch für eine Rechtsform entscheiden. Arbeitet ihr allein, gründet ihr ein Einzelunternehmen. Für diese Rechtsform ist kein Stammkapital erforderlich. Alternativ besteht die Möglichkeit, den Büroservice als UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH zu gründen. Weitere Informationen dfindet ihr in unserem Vergleich der Rechtsformen.

Wichtig: DSGVO besonders gut einhalten

In Bezug auf das notwendige Vertrauen und die Transparenz solltet ihr als Gründer eines Büroservices die geltenden Datenschutzrichtlinien (gemäß DSGVO) nicht nur kennen, sondern diese auch konsequent umsetzen. Achtet darauf, sämtliche Prozesse so zu gestalten, dass sensible Daten nicht in die Hände von Unbefugten gelangen. Dieser Sicherheitsaspekt wird sich stark auf das Image eures Unternehmens auswirken.

Schritt 4 Büroservice gründen: Praktische Vorbereitung

Wie eingangs erwähnt, ist das Aufgabenfeld eines Büroservices recht groß. Während einige mit ihren Kunden ausschließlich online – als virtuelle Assistenten – zusammenarbeiten, erbringen andere ihre Dienstleistungen ergänzend oder ausschließlich bei den Auftraggebern vor Ort. Hier ist es wichtig, auf die individuellen Wünsche der Kunden einzugehen, um die optimale Lösung für beide Seiten zu finden.

Ausstattung und Arbeitsmaterial besorgen

Unabhängig von der Art der Zusammenarbeit braucht ihr für euren Büroservice neben einem eigenen Büro oder zumindest einem Arbeitszimmer auch zahlreiche Arbeitsmaterialien. Sinnvoll sind vor allem:

• Schreibtisch und Bürostuhl
• Büroschränke
• Computer (inklusive Bildschirm, Tastatur und Maus) oder Laptop
• Festnetztelefon
• Mobiltelefon
• Drucker (im Idealfall mit Scan- und Kopierfunktion)
• Kamera (für Calls und Meetings)
• diverse Schreibmaterialien wie Locher, Tacker, Büroklammern, Kugelschreiber
• Ordner und Hefter

Während die Kosten für kleinere Büro-Utensilien kaum ins Gewicht fallen, sieht das bei größere Geräten anders aus. Je nachdem, welche Funktionen die Geräte aufweisen sollen, können diese recht teuer sein. Wenn euer Startkapital dafür nicht ausreicht, könnt ihr euch zum Beispiel auf Tarifcheck.de umsehen und einen Kredit in der benötigten Höhe aufnehmen. Ihr habt dort die Möglichkeit, verschiedene Kreditangebote miteinander zu vergleichen, um ein für euch günstiges Angebot zu finden.

Schritt 5 Marketing – euren Büroservice bekannt machen

Wenn ihr euren Büroservice gründet, solltet ihr bedenken, dass die Konkurrenz in diesem Bereich groß ist. Der Grund: Das Geschäftsmodell ist im Vergleich zu anderen recht simpel und erfordert wie bereits erwähnt keine gesonderten Genehmigungen.

Umso wichtiger ist es, dass ihr euch und eure Dienstleistung von Beginn an gut präsentiert. Stichwort: Marketing.

Dies gelingt am einfachsten über Karriere-Netzwerke wie Xing und Linkedin.  Soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram, Twitter und Co. bieten auch Möglichkeiten, euren Service sichtbar zu machen. Über diese erreicht ihr eine große Zielgruppe und macht potenzielle Kunden auf euren Service aufmerksam. Damit das gelingt, muss euer Angebot seriös und überzeugend wirken – eine eigene Webseite ist kein Muss (dann müssen aber eure Social Media Profile, bzw. Karriere-Profile überzeugen) kann aber ein sehr hilfreiches Akquise-Tool sein. Eine erste Webseite könnt ihr auch selbst erstellen, zum Beispiel mit einem Webbaukasten von Ionos oder Jimdo.

Weiterhin kann es sinnvoll sein, in Google Ads (Anzeigen) zu investieren, um über die Suchmaschinen im Internet besser gesehen und gefunden zu werden. Noch besser, weil kostenlos: tragt euren Service, bzw. eure Webseite bei GoogleMyBusiness ein. Dann erscheint ihr zum Beispiel auf der Map in den Suchergebnissen. Ganz ohne Bezahlen. Auch klassische Anzeigen sind noch immer gefragt, zählen heute aber nicht mehr zu den effektivsten Werbemitteln.

Fazit:

Mit relativ geringen Finanzen lässt sich ein Büroservice gründen – was ihr vor allem dafür benötigt, ist Organisationstalent, die Fähigkeit zum genauen Arbeiten und Kommunikationsgeschick. Bedenkt auch, dass eure Eigenpräsentation von Website, Social Media bis zur Visitenkarte genau jene Klarheit und Genauigkeit ausdrücken sollte, die eure Kunden dazu bewegt, euch für ihren Büroservice zu engagieren.