Basics: Buch­hal­tung für Online Shops & eCommerce-Startups

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Heu­te ent­ste­hen schon fast mehr Geschäf­te und Shops online, als off­line. Kein Wun­der – eCom­mer­ce boomt und die Kun­den­zah­len bei Online­ge­schäf­ten stei­gen stän­dig. Wie beim rea­len Laden­ge­schäft ist aber die Buch­hal­tung auch hier ein wich­ti­ger Bereich, um den man sich aus­rei­chend küm­mern soll­te – sonst dro­hen vie­le böse und finan­zi­ell manch­mal recht schmerz­haf­te Fol­gen. Man­ches ist im eCom­mer­ce dabei ein wenig anders als bei Laden­ge­schäf­ten – dem­entspre­chend gibt es auch ande­re Anfor­de­run­gen an die Buch­hal­tung. Wir zei­gen euch, wor­auf ihr beson­ders bei eurer Online-Shop-Buch­hal­tung ach­ten müsst, und wel­che Pro­gram­me die­se Bedürf­nis­se am bes­ten erfüllen.

EÜR oder Doppik?

Das ist schon ein­mal die grund­le­gen­de Fra­ge. Wir plä­die­ren hier sehr für die dop­pel­te Buch­hal­tung – ein­fach aus dem Grund, weil Shops schnell wach­sen kön­nen, und man sie dann ohne­hin braucht, und auch aus Grün­den der bes­se­ren Über­sicht. Dop­pel­te Buch­hal­tung ermög­licht eine viel ein­fa­che­re und gründ­li­che­re Über­sicht dar­über, was in dei­nem Geschäft so läuft als die Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung. Und selbst wenn ihr am Jah­res­en­de kei­ne Bilanz erstel­len müsst, hilft sie euch doch: Denn so könnt ihr erken­nen, wohin euer Geschäft sich bewegt, wo Risi­ken und Schwach­punk­te lie­gen und wo die Mög­lich­kei­ten noch nicht aus­ge­schöpft sind. Das sind wert­vol­le Erkenntnisse.

War­um gute Buch­hal­tungs­soft­ware wich­tig ist

Gera­de im eCom­mer­ce ist vie­les im Hin­ter­grund nicht ein­fa­cher, son­dern eher kom­ple­xer. Jeder Geschäfts­fall löst deut­lich mehr Pro­zes­se aus, als im tra­di­tio­nel­len Off­line-Han­del. Und es wer­den mehr Daten benö­tigt. Retou­ren und die dar­aus resul­tie­ren­den Gut­schrif­ten müs­sen ver­ar­bei­tet wer­den. Und es kom­men in der Regel in kür­ze­rer Zeit weit mehr Buchun­gen zusam­men als im tra­di­tio­nel­len Handel.

Eine leis­tungs­fä­hi­ge Soft­ware ist daher eine unbe­ding­te Vor­aus­set­zung. Sie muss eine hohe Men­ge an Buchun­gen in kur­zer Zeit sicher und zuver­läs­sig ver­ar­bei­ten kön­nen – und sie muss mög­lichst ein­fach zu bedie­nen sein und hohe Auto­ma­ti­sie­rungs­mög­lich­kei­ten offen las­sen, damit die­ser Auf­wand auch mög­lichst gering bleibt. Nur eine Minu­te Mehr­auf­wand bei jeder Buchung sind bei 1.000 Geschäfts­fäl­len bereits zwei kom­plett damit ver­geu­de­te Arbeits­ta­ge. Die­se Rech­nung soll­tet ihr immer vor Augen haben.

Offe­ne-Pos­ten-Ver­wal­tung und Mahn­we­sen sind eben­falls wich­ti­ge Berei­che, hier soll­te die Soft­ware kei­ne Schwä­chen haben. Bei einer gro­ßen Zahl an Buchun­gen ent­steht sonst schnell Cha­os – mit der Fol­ge dass man oft müh­sam nach­ar­bei­ten muss, oder ein­zel­ne For­de­run­gen über­haupt aus den Augen ver­liert. Das darf nicht passieren.

Was dane­ben noch Sinn macht

Wer sei­ne Pro­duk­te auch selbst ver­sen­det, soll­te unbe­dingt ein Waren­wirt­schafts­sys­tem betrei­ben, das unbe­dingt gleich direkt mit der Buch­hal­tung zusam­men­ar­bei­tet. So lässt sich eine Art „per­ma­nen­te Inven­tur“ durch­füh­ren, und man hat sei­ne Waren­be­stän­de immer im Blick, kann recht­zei­tig (even­tu­ell sogar auto­ma­ti­siert) nach­be­stel­len und ermög­licht sei­nen Kun­den kurz­fris­ti­ge und zuver­läs­si­ge Lieferungen.

Das ande­re, noch unver­zicht­ba­re­re Tool ist ein inte­grier­tes Ban­king-Modul und mög­lichst auch Online-Ban­king-Funk­tio­na­li­tät. Damit lässt sich vie­les ver­ein­fa­chen. Diver­se Bezahl­sys­te­me, die man ein­setzt, soll­ten sich auch mit der Buch­hal­tung gut ver­tra­gen, ansons­ten bedeu­tet das oft einen erheb­li­chen Mehraufwand.

Umsatz­steu­er­vor­anmel­dung, ELSTER und eine DATEV-Schnitt­stel­le mit Ver­bin­dung zum Steu­er­be­ra­ter sind in jedem Fall loh­nend – so ist auch die­ser Bereich recht effi­zi­ent abge­deckt, und man erspart sich eini­ges an Aufwand.

Unse­re drei Top-Lösun­gen zur eCom­mer­ce Buchhaltung:

Dein Online-Buch­hal­ter

Eine völ­lig auto­ma­ti­siert arbei­ten­de Buch­hal­tung, die direkt mit dem Web­shop ver­bun­den ist und alle Buchun­gen online ver­ar­bei­tet. 24 Stun­den nach jedem Geschäfts­vor­fall sind alle rele­van­ten Buchun­gen online sicht­bar und ste­hen auch in allen Aus­wer­tun­gen zur Verfügung.

Wahr­schein­lich die ein­fachs­te und bes­te Lösung für alle, die kei­ne Feh­ler machen wol­len und sich hohen Auf­wand erspa­ren möch­ten. Die Buch­hal­tung wird hier von Pro­fis erle­digt, die die Geschäfts­fäl­le rasch und immer rich­tig ver­bu­chen. Die Anbin­dung wird vor­be­rei­tet und umge­setzt, und die Buch­hal­tung macht kei­ne Arbeit mehr.

Prei­se: Die Prei­se sind dabei weit weni­ger hoch, als man es erwar­ten wür­de: Bei bis zu 30 Bele­gen im Monat und bis zu 40 Bank­bu­chun­gen kos­tet das Sys­tem XS gera­de ein­mal 69 EUR im Monat, das Sys­tem S (bis zu 50 Bele­ge monat­lich und 60 Bank­bu­chun­gen) 99 EUR.

Ange­bo­te: Für Grün­der gibt es ein spe­zi­el­les Ange­bot: im ers­ten Jahr nach der Grün­dung betra­gen die Kos­ten ledig­lich 14,90 EUR pro Monat, für die Buchung wer­den 0,69 EUR zusätz­lich veranschlagt.

Web: https://​dein​-online​-buch​hal​ter​.de/​o​n​l​i​n​e​-​b​u​c​h​h​a​l​t​u​n​g​-​f​u​e​r​-​e​-​c​o​m​m​e​r​ce/

Etra­da – von der Bestel­lung bis zum Steuerberater

Hier wird so viel wie mög­lich auto­ma­ti­siert, SEPA-Last­schrif­ten und auto­ma­ti­scher Zah­lungs­ab­gleich inklu­si­ve. Selbst Bank­über­wei­sun­gen, die der Kun­de selbst tätigt, wer­den auto­ma­tisch abge­gli­chen. DATEV-Export ist selbst­ver­ständ­lich. Bestel­lun­gen aus allen mög­li­chen Ver­sand­ka­nä­len wer­den auto­ma­tisch per Klick in Rech­nun­gen und Ver­sand­do­ku­men­te umge­wan­delt. Vie­les ist hier sehr ein­fach zu bedie­nen, und so vie­les wie mög­lich ist automatisiert.

Dane­ben ste­hen noch wei­te­re Pro­gram­me zur Ver­fü­gung: Waren­ein­kauf, Lager­ver­wal­tung, Ver­sand, CRM und Retou­ren­ver­wal­tung. Das alles kann zu einer ein­zel­nen Soft­ware zusam­men­wach­sen und die täg­li­che Arbeit enorm erleichtern.

Prei­se & Ange­bo­te: Für ein indi­vi­du­el­les Ange­bot muss man sich direkt an den Anbie­ter wen­den. Dort erfährt man auch den Preis.

Web: https://​www​.etra​da​.de/​r​e​c​h​n​u​n​g​s​w​e​s​e​n​-​v​e​r​s​a​n​d​h​a​n​d​el/

Coll­mex Komplettsoftware

Die Coll­mex Soft­ware steht in drei Aus­füh­run­gen (basic, plus und pro) zur Ver­fü­gung. Der Leis­tungs­um­fang der Buch­hal­tung vari­iert hier stark, in der Regel wird in den meis­ten Fäl­len die Aus­füh­rung „pro“ das Mit­tel der Wahl sein. Die gesam­te Soft­ware läuft online, braucht also kei­ne Instal­la­ti­on, und ist damit sofort ohne gro­ßen Auf­wand nutz­bar. Sie kann auch online gründ­lich getes­tet werden.

Zusätz­lich zur Buch­hal­tung ste­hen noch Ver­kaufs­mo­du­le (Ange­bot und Rech­nung, CRM), Waren­wirt­schaft und eine spe­zi­el­le E-Com­mer­ce-Erwei­te­rung (nur in der Ver­si­on pro ver­füg­bar) bereit. Eine Pro­jekt­ver­wal­tung gibt es dann noch zusätz­lich, aus Pro­jek­ten kön­nen Rech­nun­gen gene­riert wer­den, die sich dann wie­der­um in die Buch­hal­tung über­neh­men lassen.

Prei­se: Jedes Modul kos­tet monat­lich ent­we­der 11,95 EUR, 17,95 EUR oder 34,95 EUR, je nach­dem, ob es sich um die Vari­an­te basic, plus oder pro han­delt. Das bedeu­tet: Eine Buch­hal­tung mit eCom­mer­ce-Erwei­te­rung und ange­schlos­se­ner Waren­wirt­schaft jeweils in der Ver­si­on pro, kos­tet 3 x 34,95 EUR pro Monat, also ins­ge­samt 104,85 EUR monat­lich. Das Modul „Ver­kauf“ wird in den meis­ten Fäl­len eben­falls unver­zicht­bar sein – die monat­li­chen Kos­ten lägen dann bei 139,80 EUR monatlich.

Web: http://​www​.coll​mex​.de/​b​u​c​h​h​a​l​t​u​n​g​s​s​o​f​t​w​a​r​e​.​h​tml

Ange­sichts der vie­len nöti­gen Funk­tio­nen bei einer Online-Shop-Buch­hal­tungs­soft­ware und dem hohen Zeit­auf­wand, der von nicht opti­mal funk­tio­nie­ren­den Sys­te­men ver­ur­sacht wird, soll­tet ihr euch auf jeden Fall die Zeit neh­men, Sys­te­me immer sehr gründ­lich zu tes­ten und vor allem mit­ein­an­der zu ver­glei­chen. Auch ein pre­kä­re Lösung – „man braucht ja nicht gleich das Ham­mer­tool am Anfang“ – soll­tet ihr ver­mei­den: Die Umstel­lung auf ein neu­es Sys­tem kos­tet Geld, hat meist auch tech­ni­sche Pro­ble­me und vor allem kos­tet sie euch erneut viel Zeit.

Die fünf gro­ßen: Buch­hal­tungs­soft­ware Klas­si­ker für dei­nen eCommerce

Spe­zi­el­le Lösun­gen wie die drei oben genann­ten kön­nen viel – die fünf Klas­si­ker kön­nen mehr. Sie sind lan­ge am Markt und wer­den regel­mä­ßig erneu­ert – auch hier fin­det ihr alle nöti­gen Fea­tures. Die fünf noch­mal im Kurzüberblick:

Der Lex­wa­re Buch­hal­ter 2017 ist eines der bewähr­tes­ten und alt­ge­dien­tes­ten Tools im wei­ten Feld der Buch­hal­tungs­soft­ware. Auch die WISO Buch­hal­tung glänzt mit durch­wegs guter und leicht bedien­ba­rer Ober­flä­che, die vor allem für weni­ger erfah­re­ne Benut­zer aus­ge­legt ist.
Eine pro­fes­sio­nel­le Buch­hal­tungs­soft­ware, die aller­dings zumin­dest grund­le­gen­de Kennt­nis­se der Buch­hal­tung vor­aus­setzt und nicht ganz so intui­tiv wie die bei­den ande­ren Pro­gram­me zu bedie­nen ist, legt Sage mit Sage 50 vor. Ein­fach und mit gerin­gen Kos­ten, das ver­spricht das Pro­gramm Steu­er-Spar-Erklä­rung, dass es jedes Jahr in einer neu­en Ver­si­on gibt. Damit ist die Soft­ware vor allem für Exis­tenz­grün­der, Frei­be­ruf­ler und klei­ne Unter­neh­men inter­es­sant. Kaum ein Name steht wohl mehr für Buch­hal­tung in Deutsch­land – Datev. Hier wer­den Mil­lio­nen Unter­neh­men­da­ten in Ist­zeit ver­ar­bei­tet, tag­täg­lich. Der Stan­dard ist vor allem in den meis­ten Steu­er­be­ra­tungs­bü­ros auf den Rechnern. 

Wel­ches Pro­gramm ist das rich­ti­ge für dei­nen Shop? Wir haben sie getestet:

Unse­ren Test & Ver­gleich der belieb­tes­ten Buch­hal­tungs­pro­gram­me 2017 fin­det ihr hier!

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