Basics: Buchhaltung für Online Shops & eCommerce-Startups

Heute entstehen schon fast mehr Geschäfte und Shops online, als offline. Kein Wunder – eCommerce boomt und die Kundenzahlen bei Onlinegeschäften steigen ständig. Wie beim realen Ladengeschäft ist aber die Buchhaltung auch hier ein wichtiger Bereich, um den man sich ausreichend kümmern sollte – sonst drohen viele böse und finanziell manchmal recht schmerzhafte Folgen. Manches ist im eCommerce dabei ein wenig anders als bei Ladengeschäften – dementsprechend gibt es auch andere Anforderungen an die Buchhaltung. Wir zeigen euch, worauf ihr besonders bei eurer Online-Shop-Buchhaltung achten müsst, und welche Programme diese Bedürfnisse am besten erfüllen.

EÜR oder Doppik?

Das ist schon einmal die grundlegende Frage. Wir plädieren hier sehr für die doppelte Buchhaltung – einfach aus dem Grund, weil Shops schnell wachsen können, und man sie dann ohnehin braucht, und auch aus Gründen der besseren Übersicht. Doppelte Buchhaltung ermöglicht eine viel einfachere und gründlichere Übersicht darüber, was in deinem Geschäft so läuft als die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Und selbst wenn ihr am Jahresende keine Bilanz erstellen müsst, hilft sie euch doch: Denn so könnt ihr erkennen, wohin euer Geschäft sich bewegt, wo Risiken und Schwachpunkte liegen und wo die Möglichkeiten noch nicht ausgeschöpft sind. Das sind wertvolle Erkenntnisse.

Warum gute Buchhaltungssoftware wichtig ist

Gerade im eCommerce ist vieles im Hintergrund nicht einfacher, sondern eher komplexer. Jeder Geschäftsfall löst deutlich mehr Prozesse aus, als im traditionellen Offline-Handel. Und es werden mehr Daten benötigt. Retouren und die daraus resultierenden Gutschriften müssen verarbeitet werden. Und es kommen in der Regel in kürzerer Zeit weit mehr Buchungen zusammen als im traditionellen Handel.

Eine leistungsfähige Software ist daher eine unbedingte Voraussetzung. Sie muss eine hohe Menge an Buchungen in kurzer Zeit sicher und zuverlässig verarbeiten können – und sie muss möglichst einfach zu bedienen sein und hohe Automatisierungsmöglichkeiten offen lassen, damit dieser Aufwand auch möglichst gering bleibt. Nur eine Minute Mehraufwand bei jeder Buchung sind bei 1.000 Geschäftsfällen bereits zwei komplett damit vergeudete Arbeitstage. Diese Rechnung solltet ihr immer vor Augen haben.

Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen sind ebenfalls wichtige Bereiche, hier sollte die Software keine Schwächen haben. Bei einer großen Zahl an Buchungen entsteht sonst schnell Chaos – mit der Folge dass man oft mühsam nacharbeiten muss, oder einzelne Forderungen überhaupt aus den Augen verliert. Das darf nicht passieren.

Was daneben noch Sinn macht

Wer seine Produkte auch selbst versendet, sollte unbedingt ein Warenwirtschaftssystem betreiben, das unbedingt gleich direkt mit der Buchhaltung zusammenarbeitet. So lässt sich eine Art „permanente Inventur“ durchführen, und man hat seine Warenbestände immer im Blick, kann rechtzeitig (eventuell sogar automatisiert) nachbestellen und ermöglicht seinen Kunden kurzfristige und zuverlässige Lieferungen.

Das andere, noch unverzichtbarere Tool ist ein integriertes Banking-Modul und möglichst auch Online-Banking-Funktionalität. Damit lässt sich vieles vereinfachen. Diverse Bezahlsysteme, die man einsetzt, sollten sich auch mit der Buchhaltung gut vertragen, ansonsten bedeutet das oft einen erheblichen Mehraufwand.

Umsatzsteuervoranmeldung, ELSTER und eine DATEV-Schnittstelle mit Verbindung zum Steuerberater sind in jedem Fall lohnend – so ist auch dieser Bereich recht effizient abgedeckt, und man erspart sich einiges an Aufwand.

Unsere zwei Top-Lösungen zur eCommerce Buchhaltung:

Etrada – von der Bestellung bis zum Steuerberater

Hier wird so viel wie möglich automatisiert, SEPA-Lastschriften und automatischer Zahlungsabgleich inklusive. Selbst Banküberweisungen, die der Kunde selbst tätigt, werden automatisch abgeglichen. DATEV-Export ist selbstverständlich. Bestellungen aus allen möglichen Versandkanälen werden automatisch per Klick in Rechnungen und Versanddokumente umgewandelt. Vieles ist hier sehr einfach zu bedienen, und so vieles wie möglich ist automatisiert.

Daneben stehen noch weitere Programme zur Verfügung: Wareneinkauf, Lagerverwaltung, Versand, CRM und Retourenverwaltung. Das alles kann zu einer einzelnen Software zusammenwachsen und die tägliche Arbeit enorm erleichtern.

Preise & Angebote: Für ein individuelles Angebot muss man sich direkt an den Anbieter wenden. Dort erfährt man auch den Preis.

Web: https://www.etrada.de/rechnungswesen-versandhandel/

Collmex Komplettsoftware

Die Collmex Software steht in drei Ausführungen (basic, plus und pro) zur Verfügung. Der Leistungsumfang der Buchhaltung variiert hier stark, in der Regel wird in den meisten Fällen die Ausführung „pro“ das Mittel der Wahl sein. Die gesamte Software läuft online, braucht also keine Installation, und ist damit sofort ohne großen Aufwand nutzbar. Sie kann auch online gründlich getestet werden.

Zusätzlich zur Buchhaltung stehen noch Verkaufsmodule (Angebot und Rechnung, CRM), Warenwirtschaft und eine spezielle E-Commerce-Erweiterung (nur in der Version pro verfügbar) bereit. Eine Projektverwaltung gibt es dann noch zusätzlich, aus Projekten können Rechnungen generiert werden, die sich dann wiederum in die Buchhaltung übernehmen lassen.

Preise: Jedes Modul kostet monatlich entweder 11,95 EUR, 17,95 EUR oder 34,95 EUR, je nachdem, ob es sich um die Variante basic, plus oder pro handelt. Das bedeutet: Eine Buchhaltung mit eCommerce-Erweiterung und angeschlossener Warenwirtschaft jeweils in der Version pro, kostet 3 x 34,95 EUR pro Monat, also insgesamt 104,85 EUR monatlich. Das Modul „Verkauf“ wird in den meisten Fällen ebenfalls unverzichtbar sein – die monatlichen Kosten lägen dann bei 139,80 EUR monatlich.

Web: http://www.collmex.de/buchhaltungssoftware.html

Angesichts der vielen nötigen Funktionen bei einer Online-Shop-Buchhaltungssoftware und dem hohen Zeitaufwand, der von nicht optimal funktionierenden Systemen verursacht wird, solltet ihr euch auf jeden Fall die Zeit nehmen, Systeme immer sehr gründlich zu testen und vor allem miteinander zu vergleichen. Auch ein prekäre Lösung – „man braucht ja nicht gleich das Hammertool am Anfang“ – solltet ihr vermeiden: Die Umstellung auf ein neues System kostet Geld, hat meist auch technische Probleme und vor allem kostet sie euch erneut viel Zeit.

Die fünf großen: Buchhaltungssoftware Klassiker für deinen eCommerce

Spezielle Lösungen wie die drei oben genannten können viel – die fünf Klassiker können mehr. Sie sind lange am Markt und werden regelmäßig erneuert – auch hier findet ihr alle nötigen Features. Die fünf nochmal im Kurzüberblick:

Der Lexware Buchhaltung ist eines der bewährtesten und altgedientesten Tools im weiten Feld der Buchhaltungssoftware. Auch die WISO Buchhaltung glänzt mit durchwegs guter und leicht bedienbarer Oberfläche, die vor allem für weniger erfahrene Benutzer ausgelegt ist.
Eine professionelle Buchhaltungssoftware, die allerdings zumindest grundlegende Kenntnisse der Buchhaltung voraussetzt und nicht ganz so intuitiv wie die beiden anderen Programme zu bedienen ist, legt Sage vor. Einfach und mit geringen Kosten, das verspricht das Programm Steuer-Spar-Erklärung, dass es jedes Jahr in einer neuen Version gibt. Damit ist die Software vor allem für Existenzgründer, Freiberufler und kleine Unternehmen interessant. Kaum ein Name steht wohl mehr für Buchhaltung in Deutschland – Datev. Hier werden Millionen Unternehmendaten in Istzeit verarbeitet, tagtäglich. Der Standard ist vor allem in den meisten Steuerberatungsbüros auf den Rechnern.

Welches Programm ist das richtige für deinen Shop? Wir haben sie getestet:

Unseren Test & Vergleich der beliebtesten Buchhaltungsprogramme 2022 findet ihr hier!