Buchhaltungssoftware für Vereine – Übersicht und Checkliste 03/2023

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Buchhaltung für Vereine – weit mehr als eine halbe Million Vereine in Deutschland sprechen eine klare Sprache: Vereine nehmen einen wichtigen Platz in unserer Gesellschaft ein. Dem Verein wird dabei auch rechtlich einiges zugestanden: Vereine sind immerhin juristische Personen, genauso wie andere Unternehmen und genießen einige Freiheiten und Privilegien, vor allem bei gemeinnützigen Vereinszwecken.

Demgegenüber werden ihnen aber auch Pflichten abverlangt – eine davon ist die sorgsame Führung der Bücher – und den Nachweis der zeitnahen Verwendung der Vereinseinnahmen für den gemeinnützigen Zweck. In unserer Übersicht 2023 stellen wir euch die aktuell meist genutzten Buchhaltungsprogramme für gemeinnützige Vereine vor.

Eine geordnete Buchhaltung für jeden Verein unerlässlich – bei den Sonderregelungen und besonderen Bedürfnissen, die teilweise bei Vereinen vorliegen, lassen sich aber Buchhaltungsprogramme für gewinnorientierte Unternehmen oft nur mehr schlecht als recht als Buchhaltungsprogramme verwenden. Anders ist das zum Beispiel bei Buchhaltungsbutler – hier ist das Tool speziell auf die die Bedürfnisse von Vereinen abgestimmt. 

Was ist anders bei einem Buchhaltungsprogramm für Vereine?

Grundsätzlich gelten die Vorgaben für die ordnungsgemäße Buchführung natürlich auch für Vereine. Der Teufel steckt hier – wie so oft – allerdings im Detail. Eines dieser Details sind beispielsweise die Sonderkontenrahmen für gemeinnützige Vereine (der SKR 49). Ein anderes sind die teilweise abweichenden Bedürfnisse, die Vereine an die Übersicht und die Auswertung der Buchhaltung haben.

Der Punkt, den du unbedingt beachten musst, ist die Möglichkeit, alle Buchungen gut und übersichtlich nach ideellem Bereich und einem eventuell vorhandenen Zweckbetrieb trennen zu können, da für den Zweckbetrieb 7 % Umsatzsteuer anfallen. Gewerbebetriebe sind bis 35.000 EUR pro Jahr steuerfrei, darüber müssen die Einnahmen besteuert werden, Steuern zahlt der Verein auch für alle Erträge in der Vermögensverwaltung. Mitgliedsbeiträge und Spenden werden dagegen aber wieder nicht versteuert. Um all das geordnet verbuchen zu können, ist der Kontenrahmen nötig.

Ein bisschen solltet ihr bei der Auswahl auch das mögliche Wachstum im Auge haben – kleine Vereine werden oft schnell zu großen. Ab Gewinnen von 30.000 EUR pro Jahr besteht dann auch Bilanzierungspflicht. Gut wären hier Buchhaltungsprogramme, die entsprechend „mitwachsen“ können und nicht nur EÜR-Funktionen bieten. 

Windows-basierte Software oder Online-Versionen

Alle hier vorgestellten Programme laufen – leider – nur auf Windows. Wer Linux oder Mac im Verein verwendet, hat hier oft das Nachsehen – für diese beiden Betriebssysteme gibt es praktisch auch 2023 kaum namhafte Vereinsbuchhaltungsprogramme. An diesen Punkt solltet ihr denken, wenn ihr ein alternatives Betriebssystem für euren Vereinscomputer im Auge habt. Inzwischen gibt es aber auch Online-Varianten der Programme.

BuchhaltungsButler –  Tool für die spezielle Vereinsbuchhaltung

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit einem starken Fokus auf gemeinnützige Vereine und Organisationen. Das Buchhaltungsprogramm bietet den für Vereine wichtigen Vereinskontenrahmen SKR49 an, sodass Geschäftsvorfälle getrennt nach ideellem Bereich und Zweckbetrieb erfasst werden können.

Belege gelangen via E-Mail Inbox, Dropbox-Sync, API oder Drag and Drop mit simplen Workflows in die Anwendung, werden automatisiert erkannt und mit den Banktransaktionen verknüpft. Über 5.000 Banken sowie Zahlungsdienstleister wie PayPal können nahtlos angebunden werden.

Funktionsüberblick

• Vereinskontenrahmen SKR49

• Online Banking-Schnittstelle

• Überweisungen direkt aus der Anwendung oder als SEPA-Sammelüberweisung

• Kassenführung (Revisionssicheres Kassenbuch)

• Auswertungen (EÜR, BWA, SuSa-Liste, ZM, Kassenbuch)

• Rechnungsfreigabeprozess und Anlagenbuchhaltung

• Umsatzsteuer-Voranmeldung (Elster)

• Individuelle Kostenstellen und Kontenrahmen (SKR49 lässt sich individuell erweitern)

• CSV-Import für Daten aus Vereinssoftware

Demo/Testversion

14-Tage den vollen Funktionsumfang kostenlos testen.

Was kostet der BuchhaltungsButler?

Das günstigste Paket kostet 14,95 €/Monat bei einer Laufzeit von einem Jahr. Gemeinnützige Organisationen bekommen auf Anfrage einen Rabatt gewährt.

Weblink

Online-Buchhaltung von BuchhaltungsButler

sevDesk – cloudbasierte Buchhaltung für große und kleine Vereine

Als Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen konzipiert, eignet sich sevDesk auch perfekt als Buchhaltungsprogramm für Vereine. Die cloudbasierte Software ermöglicht es Belege mühelos zu digitalisieren und einfach Rechnungen zu schreiben.

Durch die Anbindung des Vereinskontos lassen sich darüber hinaus Rechnungen von Lieferanten direkt aus dem System begleichen. Zahlungseingänge, z.B. Mitgliederbeiträge, können automatisch der passenden Rechnung und somit dem passenden Mitglied zugewiesen werden. Die vorhandene Kundenverwaltung lässt sich problemlos in eine intuitive Mitgliederverwaltung umfunktionieren.

Überblick über die Funktionen

• Rechnungen schreiben (für Mitgliederbeiträge, Sponsoring etc.)
• Online Banking (Anbindung des Vereinskontos)
• Belege digitalisieren
• Kassenbuch (rechtskonforme Kasse bei Vereinsfeiern)
• aktuelle Auswertungen (EÜR & GuV)
• Zusammenarbeit Steuerberater (Zugriffsrechte im System)

Buchhaltungssoftware kostenlos testen

sevDesk kann 14 Tage kostenlos getestet werden und ist nach der Testphase in drei Tarife gestaffelt.

Was kostet SevDesk für Vereine?

Den günstigsten Tarif Rechnung erhält man ab 6,90 € pro Monat. Vereine mit gemeinnütziger Ausrichtung erhalten auf Anfrage einen gesonderten Rabatt.

Weblinks:

sevdesk.de für Vereine

Buchhaltung für Vereine mit Zusatzfunktionen: die MTH-Software für Vereinsverwaltung

Alles an Bord ist mit der Vereinsverwaltung von MTH-Software: Für Vereine, die nicht steuerpflichtig sind, gibt es eine einfache EÜR-Buchhaltung namens Vereins-Assistent, in der Version Vereins-Profi steht alles zur Verfügung, was Vereine benötigen, bei denen Steuerpflicht besteht. Die Zuordnung zu den Einnahmekonten erfolgt automatisch, Ausgabenbuchungen lassen sich einfach zuordnen. Kontenpläne lassen sich auch anpassen, und ein umfassendes Berichtswesen findet ihr auch schon in der Version für nicht steuerpflichtige Vereine.

Die Profi-Version unterstützt daneben auch Haushaltspläne und Budgets, Elektronische Umsatzsteuervoranmeldung, Spendenbescheinigungen und Inventarbuchhaltung. Lernprogramme, eine umfangreiche Hilfe und ein sehr guter kostenloser Hotline-Support und Fernwartung stehen für die Mitarbeiter im Verein zur Verfügung.

Alle anderen anfallenden Aufgaben im Verein (Mitgliederverwaltung, Vereinsmeldungen, Sepa-Lastschriften, …) lassen sich mit dem Vereinsmanager der Software erledigen.

Vereinssoftware kostenlos testen

kostenlose Demo kann runtergeladen werden

Online/Offline

Die Buchhaltungsprogramme gibt es bisher nur als Software auf dem Rechner. Das Programm zur Mitgliederverwaltung (MTH-Vereins-Manager) ist bereits als Online-Variante zu haben. Vielleicht zieht der Anbieter mit seinen anderen Produkten nach.

Was kostet MTH für Vereine?

Die Preise sind vernünftig gestaffelt, Vereinsverwaltung und Buchhaltung gibt es für 30 EUR pro Jahr, für steuerpflichtige Vereine für 55 EUR pro Jahr.

Weblink

http://www.mth-software.de/

Webling Vereinsverwaltung – das einfache Buchhaltungsprogramm

Webling setzt, gerade bei der Buchhaltung, auf ein anderes Konzept: nämlich radikale Einfachheit. Die Buchhaltung ist vor allem für Nichtbuchhalter gemacht, damit auch etwas anders als man das von herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen gewöhnt ist. Trotzdem sind die wichtigsten Funktionen an Bord, dazu gibt es eine gut gestaltete Mitglieder- und Dokumentenverwaltung. Der wesentliche Vorteil von Webling: das ganze System läuft online, kann also problemlos von überallher genutzt werden.

Demo/Testversion

Es gibt einen Demozugang, in dem ihr bei der Buchhaltung die Doppelte Buchhaltung, einen anpassbaren Kontenplan, die Debitorenverwaltung, Bilanz und Erfolgsrechnung, Budget und Kostenstellen testen könnt.

Was kostet die Webling Vereinsverwaltung?

Die Preise sind fair, die Version Basic (bis zu 100 Vereinsmitglieder) gibt es für 7,50 EUR im Monat. Die Plus-Version (bis zu 250 Vereinsmitglieder) dann ab 16,50 EUR im Monat, die Premium-Funktion mit erweiterter Buchhaltung für bis zu 500 Mitglieder für 29,50 EUR im Monat.

Weblink

www.webling.eu

Linear-Vereinsverwaltung (ehemals LEXWARE) – umfassende Buchhaltungssoftware für Vereine

Man kann auch die recht professionell gestaltete Vereinssoftware mit umfassender Buchhaltung (Doppik oder EÜR nach Wahl, UstVA, Bilanzierung) und HBCI-Online-Banking erwerben. Die Testurteile sind sehr gut, auch diverse PC-Magazine haben die Software hervorragend bewertet.

Das Programm gibt es in zwei Varianten: Standart und Premium. Wesentlicher Unterschied von Premium: Ihr könnt an bis zu 5 Arbeitsplätzen die Software nutzen.

Überblick über die Funktionen

• Flexible Kontenrahmen für die Vereinsbuchhaltung
• Einnahmen und Ausgaben buchen nach Geschäftsbereichen
• Automatische Storno- und Splittbuchungen
• Anlage von Buchungsvorlagen – auch für Splittbuchungen
• Schnellbuchungsmasken für Einnahmen, Ausgaben, Stapel- und Splittbuchungen
• Haushaltsplanung und Buchen mit Kostenstellen
• Summe-Salden-Liste, EÜR, BWA, GuV
• Jahresvergleiche EÜR und Kostenstellen/Kostengruppen
• Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster
• Sicheres und komfortables Online-Banking
• Standard- und SEPA-Einzel- und Sammelüberweisungen

Demo/Testversion

Gibt es für beide Varianten, Laufzeit vier Wochen.

Was kostet die Linear-Buchhaltungssoftware?

Linear vereinsverwaltung standard 219,00 Euro, Linear vereinsverwaltung premium 288,80 Euro

Weblink

www.linear-vereinsverwaltung.de

Großer Standard: WISO Buchhaltungsprogramm für Vereine

Mitglieder- und Kontaktverwaltung inklusive Mitgliedsausweisen, Adressetiketten mit Online-Porto und Dokumentenarchiv, frei definierbare Beitragssätze z.B. für Familien, Zuwendungsbescheinigungen, Spendenquittungen, automatisch: Beitragslauf, Rechnungen, Mahnungen – WISO Mein Verein lässt kaum Wünsche bei der Vereinsverwaltung offen.

Die Vereinskasse samt sicherem Online-Banking, Giro-, Kreditkarten- und PayPal-Konten führen und abgleichen, IBAN/BIC Konverter, SEPA-Einzug per Lastschrift mit Mandatsverwaltung und Pre-Notification, auch das geht. Ihr könnt Kasse und Bankkonto (auch online) verwalten, Rechnungen und Mahnungen erstellen und die Buchführung erledigen.

Auch das Vereinsleben lässt sich damit gut organisieren: mit Einzel- und Serienbriefe mit Vereinslogo, Newsletter per E-Mail, Bestandserhebungslisten, Inventarverwaltung/Verleihlisten, Aufgaben- und Veranstaltungsplanung, Mitgliedsstatistiken: Geburtstage, Jubiläen, Altersstruktur usw.

Demo/Testversion

Nein, keine Testversion oder Demo vorhanden.

Was kostet WISO Mein Verein?

WISO Mein Verein ist für 49,99 Euro als Einzellizenz oder in der Teamwork Version für maximal 3 Arbeitsplätze für 99,95 Euro erhältlich.

Weblink

https://www.buhl.de/s/wiso-meinverein

S-Verein Finanz – Online Vereinsverwaltung mit Finanzbuchhaltung

S-Verein ist als Online-Vereinsverwaltung aus der Cloud konzipiert. Mit dem Account könnt ihr S-Verein Finanz aktivieren und habt damit eine vollwertige Finanzbuchhaltung – ebenfalls online.

Überblick über die Funktionen

• Auswertungen zur steuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung
• mehrstufiges Mahnwesen
• automatische Erstellung von Zahlvorschlägen (Lieferantenrechnungen)
• automatische Datenübernahme aus der Vereinsverwaltung
• umfangreiche Rechtevergabe
• Starthilfe dank Einrichtungsassistent
• Videoschulung für die ersten Schritte

Demo/Testversion

Ja, 30 Tage Testversion

Preise

11,90 Euro im Monat

Weblink

www.s-verein.de

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