Checkliste: Welches ERP System passt zu meinem Unternehmen?

ERP-Systeme haben den unschlagbaren Vorteil, dass sie die meisten Funktionen von Einzellösungen für die Unternehmenssteuerung in einem Programm vereinen. Doch was müsst ihr bei der Auswahl eures ERP-Systems beachten und welche Funktionen sollte es beinhalten?

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Unternehmensprozesse ebenso wie Unternehmensstrukturen werden immer komplexer. Um den Überblick zu behalten, greift ein Großteil der Firmen zu sogenannten Insellösungen, also viele verschiedene Einzelprogramme, die jedoch in der Regel immer nur einen Teilbereich abdecken. Besser ist es, sich frühzeitig mit dem Thema Enterprise-Resource-Planning auseinanderzusetzen. Denn ERP-Systeme haben den unschlagbaren Vorteil, dass sie die meisten Funktionen der Einzellösungen in einem Programm vereinen. Doch was müsst ihr bei der Auswahl eures ERP-Systems beachten und welche Funktionen sollte es beinhalten?

Vorbereitung zur ERP Suche

Jedes Unternehmen kann von einer ERP-Software profitieren. Dennoch sind sich die meisten nicht bewusst, dass es sich dabei nicht um ein Rund-um-sorglos-Programm handelt. Ein Programm für Alles gibt es nicht! Daher ist es enorm wichtig, dass ihr euch im Vorfeld genau überlegt, welche Eigenschaften und Funktionen eine ERP-Lösung mitbringen muss, um bei euch für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Ein ERP-System beeinflusst alle Unternehmensbereiche – sei es die Buchhaltung, der Vertrieb oder das Marketing. Deswegen ist eine ausführliche Analyse eurer Strukturen notwendig. Indem ihr den aktuellen IST-Zustand dem SOLL-Zustand gegenüberstellt, findet ihr heraus, welche Schwachstellen ihr habt und wo Optimierungspotenzial besteht.

Checkliste: Eure Anforderungen an ein ERP

Anhand der Ergebnisse könnt ihr euch nun die Frage stellen, was ein ERP-System eigentlich können muss. Wahrscheinlich werdet ihr verschiedene Angebote miteinander vergleichen. Ihr werdet am Anfang nicht alle Funktionen benötigen. Deswegen ist es so wichtig, dass das Programm flexibel ist, damit ihr bei Bedarf Inhalte hinzubuchen könnt, sobald eure Geschäftsprozesse komplexer werden.

  • Eine Voraussetzung sollte die Benutzerfreundlichkeit sein. Eine Veränderung eurer Systeme ist schließlich mit Aufwand verbunden.
  • Außerdem werdet ihr eine gewisse Einarbeitungszeit benötigen, bevor alles reibungslos läuft und ihr euch mit dem System vertraut gemacht habt. Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche ist daher wichtig, ebenso wie ein gut funktionierender Support, falls bei euch Fragen aufkommen.
  • Sucht euch außerdem im Idealfall eine ERP-Lösung, die ihr flexibel euren Bedürfnissen anpassen könnt. Das Problem bei Komplett-Paketen besteht nämlich meist darin, dass sie zwar über einen großen Funktionsumfang verfügen, ihr einen Teil des Angebots aber wahrscheinlich gar nicht benötigt.
  • Finanz- und Rechnungswesen: Ein ERP-System wird keine ausgeklügelte Buchhaltungssoftware ersetzen, hilft euch aber beim Risikomanagement ebenso wie bei der Budgetierung.
  • Personalwirtschaft: Wer Personal hat, muss auch planen. Dieser Bereich umfasst daher unter anderem Gehalts- und Lohnabrechnungen.
  • Marketing: Ähnlich wie ein CRM ermöglicht es euch den Zugriff auf alle Daten eure Kunden oder Geschäftspartner betreffend. Dadurch könnt ihr euer Marketing besser auf deren Bedürfnisse ausrichten und somit langfristig eine gute Kundenbeziehung aufbauen.
  • Vertrieb: Gleichzeitig sorgt sie dafür, euren Vertrieb zu verbessern, denn ihr könnt anhand der gespeicherten Daten gezielte Angebote abgeben.
  • Materialwirtschaft: Diese Funktion ist mit einem Warenwirtschaftssystem vergleichbar. Denn durch die ERP-Lösung behaltet ihr stets den Überblick über alle Wareneingänge ebenso wie über die Warenausgänge. Dies gibt euch Planungsmöglichkeiten.
  • Achtet bei der Auswahl unbedingt auf die Datensicherheit und das Einhalten der Datenschutzanforderungen. Entscheidet euch am besten für einen Hersteller aus Deutschland, denn dieser ist dazu verpflichtet, die hiesigen Datenschutzverordnungen einzuhalten.

On-Premise-Software oder Cloud-Lösung?

Ein ERP-System gibt es als On-Premise-Lösung, welche lokal auf euren Unternehmens-Servern installiert wird und als Cloud-Lösung, welche eure Daten auf einem externen Server speichert.

On-Premise sind serverbasiert. Außerdem obliegt die Verantwortung für Wartung und Verwaltung gänzlich euch. Das bedeutet allerdings gleichzeitig, dass es kostenintensiver ist als das Software-as-a-Service-Modell. Dieses benötigt nämlich keine eigene IT-Infrastruktur und somit keine unternehmensinternen IT-Spezialisten.

Gerade für euch als Jungunternehmer ist eine Cloud-Lösung vorteilhafter, denn die Kosten sind planbar und ihr könnt flexibler agieren. Sie werden – im Gegensatz zu normalen ERP-Systemen – nicht als Komplettpaket angeboten. Stattdessen könnt ihr sie euren Bedürfnissen sowie Anforderungen jederzeit individuell und flexibel anpassen.

Ihr habt noch Fragen bezüglich einer Cloud-ERP? Dann empfehlen wir euch diesen Ratgeber. Er setzt sich detailliert mit der Frage auseinander, ob eine Cloud oder ein On-Premise-Modell besser geeignet ist.

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