Die Doppelte Buchführung für Startups und Gründer einfach erklärt
Warum man „doppelt“ Buchhaltung machen muss, für wen das gilt, und wie das grundsätzlich funktioniert, erklären wir euch ausführlich in diesem Beitrag.
Die Bedeutung der Buchhaltung für ein Unternehmen wird von vielen Gründern häufig deutlich unterschätzt: Als ständig aktueller Auskunftsgeber für die finanzielle Situation des Unternehmens hat die Buchhaltung aber eine überaus wichtige Funktion – das gilt besonders für die doppelte Buchhaltung.
Warum man überhaupt „doppelt“ Buchhaltung machen muss, für wen das gilt, und wie das grundsätzlich funktioniert, erklären wir euch einmal ausführlich in diesem Beitrag.
Buchhaltung als Pflicht – die „Buchführungspflicht“
Jeder, der selbständig arbeitet, ist zum Führen der Bücher schon per Gesetz verpflichtet. Das macht einerseits das HGB unmissverständlich klar – daneben auch die Abgabenordnung AO in ihren §$ 140 und 141. Das HGB begründet diese Pflicht aus kaufmännischer, die Abgabenordnung aus steuerrechtlicher Sicht.
Die Buchhaltung, so steht es im Gesetz, muss außerdem so beschaffen sein, dass sich ein „sachverständiger Dritter“ in einigermaßen vernünftiger Zeit einen soliden Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen kann.
Das geschieht in der Regel über den Weg der doppelten Buchführung – für einzelne Unternehmer kann es dabei aber Ausnahmen und Erleichterungen geben.
Doppelte und einfache Buchführung – wer muss was machen?
Um den Aufwand gerade für kleine Unternehmen und auch für Freiberufler etwas überschaubarer zu halten, hat der Gesetzgeber eine Ausnahme für kleinere Unternehmen und Freiberufler geschaffen. Die Begründung dafür lautet, dass kleine Unternehmen und auch Freiberufler in der Regel leichter überschaubare Geschäftsprozesse haben, und deshalb nicht unbedingt eine doppelte Buchführung betreiben müssen, um eine angemessene Übersicht über die Geschäftsfälle und die finanzielle Lage des Geschäfts zu erlauben. Die Antwort auf eure Frage „Muss ich die einfache oder die doppelte Buchführung machen?“ lautet also:
Für alle Kaufleute besteht grundsätzlich IMMER die Pflicht zur doppelten Buchführung.
Wer ist von der Pflicht zur Doppelten Buchführung befreit?
Von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreite Unternehmen sind dabei alle Unternehmen, die weniger als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr und weniger als 600.000 Euro Jahresumsatz machen und KEINE Kaufleute im Sinne des HGB (§§ 1 – 6 HGB) sind.
Wie die doppelte Buchführung funktioniert: so geht´s
„Doppelt“ heißt die Buchführung deshalb, weil alle Belege immer zweimal verbucht werden – auf einem Konto und einem Gegenkonto. Das kann man an einem ganz einfachen Beispiel verdeutlichen:
Ihr geht einkaufen und kauft alle Zutaten für einen Kuchen. Dafür habt ihr 15 Euro ausgegeben, dieses Geld fehlt euch jetzt (SOLL-Seite). Dafür befinden sich in Eurem Küchenschrank aber auch alle Zutaten für einen Kuchen, den ihr backen könnt (HABEN-Seite). Beides ist wichtig, da beides einen Wert hat.
Ihr könntet später den Kuchen backen und gegen Geld verkaufen. Der Bestand aus eurem Küchenschrank verschwindet dann (nun ist hier die SOLL-Seite), dafür bekommt ihr aber 20 Euro für die beiden Kuchen, die ihr verkauft habt (die HABEN-Seite).
Der Bestand des Küchenschranks füllt sich erst, und leert sich dann wieder. Gleichzeitig gebt ihr erst Geld aus, und nehmt dann wieder welches ein. Beide Vorgänge HÄNGEN ABER MITEINANDER ZUSAMMEN. Die doppelte Buchführung macht das übersichtlich und auch immer NACHVOLLZIEHBAR. Das ist der Zweck der sogenannten „Doppik“.
Stellen wir bei diesem Beispiel einmal einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) und doppelte Buchführung einander gegenüber, wird klar erkennbar, was mehr Aussagekraft hat:
*** Beispiel Einfache Buchführung ***
| 12.11.2016 | -15 Euro | Einkauf von Mehl, Backpulver, etc. | |
| 14.11.2016 | +20 Euro | Erlös vom Kuchenverkauf |
*** Beispiel Doppelte Buchführung ***
| Bankkonto Küchenkonto | ||||
| Haben | Soll | |||
| 15 Euro Einkauf | 15 Euro Kuchenzubehör | 12.11.2016 | ||
| 20 Euro Erlös | 15 Euro für Kuchen verwendet | 14.11.2016 |
Hier wird also klar ersichtlich, wie beide Vorgänge zusammenhängen. Bei der einfachen Buchführung kann man hingegen nicht sofort einen Zusammenhang zwischen dem Einkauf von Backzutaten und dem Kuchenverkauf herstellen.
Bei einfachen und leicht erkennbaren Geschäftsvorgängen, wie das bei kleineren Unternehmen und bei Freiberuflern der Fall ist, kann man den Zusammenhang aus der Sache noch einigermaßen herstellen. Bei komplizierteren Geschäftsverfahren wie bei großen Umternehmen gelingt das dagegen nur mehr mithilfe der doppelten Buchführung.
Bilanzierung als Prinzip der doppelten Buchführung
Betrachtet man das Prinzip etwas genauer, erkennt man, dass die doppelte Buchführung immer „bilanziert“, und zwar im einzelnen Bereich. Es werden Haben und Soll in jedem einzelnen Bereich einander gegenüber gestellt. In unserem Küchenkonto können wir immer den aktuellen Bestand an Warenwerten erkennen.
Von diesem Prinzip her ergibt sich die Aussagekraft der doppelten Buchführung über die finanzielle Lage des Unternehmens. Wer noch Rohstoffe im Wert von 1.500 Euro hat, die sich in verkaufbare Werte von 3.000 Euro verwandeln lassen, ist noch nicht pleite, auch wenn auf dem Bankkonto gerade 1.000 Euro minus herrschen.
Am Jahresende werden alle einzelnen Bereiche summiert und zusammenbilanziert. Das heißt, alles an Haben wird zusammengezählt und allem an Soll gegenübergestellt. Damit ist der Jahresabschluss (die Bilanz) dann aussagekräftig.
Buchhaltungsprinzipien
Wie genau die Buchhaltung geführt werden muss, dafür gibt es zahlreiche Vorschriften in mehreren Gesetzen. Zusammengefasst sind diese Vorschriften in den GOB – den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Sie beschreiben genau, wie die Buchhaltung geführt werden muss – als Unternehmer sollte man diese Grundsätze also auf jeden Fall kennen und auch anwenden können.
Nicht ordnungsgemäße oder fehlerhafte Buchhaltung kann nicht nur recht empfindliche Strafen nach sich ziehen, sondern auch dazu führen, dass das Finanzamt die gesamte Buchhaltung „verwirft“ und das Unternehmen „schätzt“. Steuerlich ist das in keinem Fall ein Vorteil, da das Finanzamt bei der Schätzung natürlich nicht im Sinne des Unternehmer schätzt, sondern im eigenen. In schweren Fällen von Buchhaltungsverstößen können sogar noch viel ernstere (auch rechtliche) Folgen drohen. Überdies stellt ihr euch damit selbst ein Bein, weil ihr die finanzielle Lage des Unternehmens aus der Buchhaltung nicht mehr ausreichend erkennen könnt – genau dafür ist sie aber gedacht.