Erfolgsrezepte für Startups und Gründer

Die Dop­pel­te Buch­füh­rung für Start­ups und Grün­der ein­fach erklärt

War­um man „dop­pelt“ Buch­hal­tung machen muss, für wen das gilt, und wie das grund­sätz­lich funk­tio­niert, erklä­ren wir euch aus­führ­lich in die­sem Beitrag.

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Die Bedeu­tung der Buch­hal­tung für ein Unter­neh­men wird von vie­len Grün­dern häu­fig deut­lich unter­schätzt: Als stän­dig aktu­el­ler Aus­kunfts­ge­ber für die finan­zi­el­le Situa­ti­on des Unter­neh­mens hat die Buch­hal­tung aber eine über­aus wich­ti­ge Funk­ti­on – das gilt beson­ders für die dop­pel­te Buchhaltung.
War­um man über­haupt „dop­pelt“ Buch­hal­tung machen muss, für wen das gilt, und wie das grund­sätz­lich funk­tio­niert, erklä­ren wir euch ein­mal aus­führ­lich in die­sem Beitrag.

Buch­hal­tung als Pflicht – die „Buch­füh­rungs­pflicht“

Jeder, der selb­stän­dig arbei­tet, ist zum Füh­ren der Bücher schon per Gesetz ver­pflich­tet. Das macht einer­seits das HGB unmiss­ver­ständ­lich klar – dane­ben auch die Abga­ben­ord­nung AO in ihren §$ 140 und 141. Das HGB begrün­det die­se Pflicht aus kauf­män­ni­scher, die Abga­ben­ord­nung aus steu­er­recht­li­cher Sicht.

Die Buch­hal­tung, so steht es im Gesetz, muss außer­dem so beschaf­fen sein, dass sich ein „sach­ver­stän­di­ger Drit­ter“ in eini­ger­ma­ßen ver­nünf­ti­ger Zeit einen soli­den Über­blick über die Lage des Unter­neh­mens ver­schaf­fen kann.

Das geschieht in der Regel über den Weg der dop­pel­ten Buch­füh­rung – für ein­zel­ne Unter­neh­mer kann es dabei aber Aus­nah­men und Erleich­te­run­gen geben.

Dop­pel­te und ein­fa­che Buch­füh­rung – wer muss was machen?

Um den Auf­wand gera­de für klei­ne Unter­neh­men und auch für Frei­be­ruf­ler etwas über­schau­ba­rer zu hal­ten, hat der Gesetz­ge­ber eine Aus­nah­me für klei­ne­re Unter­neh­men und Frei­be­ruf­ler geschaf­fen. Die Begrün­dung dafür lau­tet, dass klei­ne Unter­neh­men und auch Frei­be­ruf­ler in der Regel leich­ter über­schau­ba­re Geschäfts­pro­zes­se haben, und des­halb nicht unbe­dingt eine dop­pel­te Buch­füh­rung betrei­ben müs­sen, um eine ange­mes­se­ne Über­sicht über die Geschäfts­fäl­le und die finan­zi­el­le Lage des Geschäfts zu erlau­ben. Die Ant­wort auf eure Fra­ge „Muss ich die ein­fa­che oder die dop­pel­te Buch­füh­rung machen?“ lau­tet also:

Für alle Kauf­leu­te besteht grund­sätz­lich IMMER die Pflicht zur dop­pel­ten Buchführung.

Wer ist von der Pflicht zur Dop­pel­ten Buch­füh­rung befreit?

Von der Pflicht zur dop­pel­ten Buch­füh­rung befrei­te Unter­neh­men sind dabei alle Unter­neh­men, die weni­ger als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr und weni­ger als 600.000 Euro Jah­res­um­satz machen und KEINE Kauf­leu­te im Sin­ne des HGB (§§ 1 – 6 HGB) sind. 

Wie die dop­pel­te Buch­füh­rung funk­tio­niert: so geht´s

Dop­pelt“ heißt die Buch­füh­rung des­halb, weil alle Bele­ge immer zwei­mal ver­bucht wer­den – auf einem Kon­to und einem Gegen­kon­to. Das kann man an einem ganz ein­fa­chen Bei­spiel verdeutlichen:

Ihr geht ein­kau­fen und kauft alle Zuta­ten für einen Kuchen. Dafür habt ihr 15 Euro aus­ge­ge­ben, die­ses Geld fehlt euch jetzt (SOLL-Sei­te). Dafür befin­den sich in Eurem Küchen­schrank aber auch alle Zuta­ten für einen Kuchen, den ihr backen könnt (HABEN-Sei­te). Bei­des ist wich­tig, da bei­des einen Wert hat.

Ihr könn­tet spä­ter den Kuchen backen und gegen Geld ver­kau­fen. Der Bestand aus eurem Küchen­schrank ver­schwin­det dann (nun ist hier die SOLL-Sei­te), dafür bekommt ihr aber 20 Euro für die bei­den Kuchen, die ihr ver­kauft habt (die HABEN-Seite).

Der Bestand des Küchen­schranks füllt sich erst, und leert sich dann wie­der. Gleich­zei­tig gebt ihr erst Geld aus, und nehmt dann wie­der wel­ches ein. Bei­de Vor­gän­ge HÄNGEN ABER MITEINANDER ZUSAMMEN. Die dop­pel­te Buch­füh­rung macht das über­sicht­lich und auch immer NACHVOLLZIEHBAR. Das ist der Zweck der soge­nann­ten „Dop­pik“.

Stel­len wir bei die­sem Bei­spiel ein­mal ein­fa­che Buch­füh­rung (Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung) und dop­pel­te Buch­füh­rung ein­an­der gegen­über, wird klar erkenn­bar, was mehr Aus­sa­ge­kraft hat:

*** Bei­spiel Ein­fa­che Buchführung ***

12.11.2016-15 EuroEin­kauf von Mehl, Back­pul­ver, etc.
14.11.2016+20 EuroErlös vom Kuchenverkauf

*** Bei­spiel Dop­pel­te Buchführung ***

Bank­kon­to Küchenkonto
HabenSoll
15 Euro Einkauf15 Euro Kuchenzubehör12.11.2016
20 Euro Erlös15 Euro für Kuchen verwendet14.11.2016

Hier wird also klar ersicht­lich, wie bei­de Vor­gän­ge zusam­men­hän­gen. Bei der ein­fa­chen Buch­füh­rung kann man hin­ge­gen nicht sofort einen Zusam­men­hang zwi­schen dem Ein­kauf von Back­zu­ta­ten und dem Kuchen­ver­kauf herstellen.

Bei ein­fa­chen und leicht erkenn­ba­ren Geschäfts­vor­gän­gen, wie das bei klei­ne­ren Unter­neh­men und bei Frei­be­ruf­lern der Fall ist, kann man den Zusam­men­hang aus der Sache noch eini­ger­ma­ßen her­stel­len. Bei kom­pli­zier­te­ren Geschäfts­ver­fah­ren wie bei gro­ßen Umter­neh­men gelingt das dage­gen nur mehr mit­hil­fe der dop­pel­ten Buchführung.

Bilan­zie­rung als Prin­zip der dop­pel­ten Buchführung

Betrach­tet man das Prin­zip etwas genau­er, erkennt man, dass die dop­pel­te Buch­füh­rung immer „bilan­ziert“, und zwar im ein­zel­nen Bereich. Es wer­den Haben und Soll in jedem ein­zel­nen Bereich ein­an­der gegen­über gestellt. In unse­rem Küchen­kon­to kön­nen wir immer den aktu­el­len Bestand an Waren­wer­ten erkennen.

Von die­sem Prin­zip her ergibt sich die Aus­sa­ge­kraft der dop­pel­ten Buch­füh­rung über die finan­zi­el­le Lage des Unter­neh­mens. Wer noch Roh­stof­fe im Wert von 1.500 Euro hat, die sich in ver­kauf­ba­re Wer­te von 3.000 Euro ver­wan­deln las­sen, ist noch nicht plei­te, auch wenn auf dem Bank­kon­to gera­de 1.000 Euro minus herrschen.

Am Jah­res­en­de wer­den alle ein­zel­nen Berei­che sum­miert und zusam­men­bi­lan­ziert. Das heißt, alles an Haben wird zusam­men­ge­zählt und allem an Soll gegen­über­ge­stellt. Damit ist der Jah­res­ab­schluss (die Bilanz) dann aussagekräftig.

Buch­hal­tungs­prin­zi­pi­en

Wie genau die Buch­hal­tung geführt wer­den muss, dafür gibt es zahl­rei­che Vor­schrif­ten in meh­re­ren Geset­zen. Zusam­men­ge­fasst sind die­se Vor­schrif­ten in den GOB – den Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung. Sie beschrei­ben genau, wie die Buch­hal­tung geführt wer­den muss – als Unter­neh­mer soll­te man die­se Grund­sät­ze also auf jeden Fall ken­nen und auch anwen­den können.

Nicht ord­nungs­ge­mä­ße oder feh­ler­haf­te Buch­hal­tung kann nicht nur recht emp­find­li­che Stra­fen nach sich zie­hen, son­dern auch dazu füh­ren, dass das Finanz­amt die gesam­te Buch­hal­tung „ver­wirft“ und das Unter­neh­men „schätzt“. Steu­er­lich ist das in kei­nem Fall ein Vor­teil, da das Finanz­amt bei der Schät­zung natür­lich nicht im Sin­ne des Unter­neh­mer schätzt, son­dern im eige­nen. In schwe­ren Fäl­len von Buch­hal­tungs­ver­stö­ßen kön­nen sogar noch viel erns­te­re (auch recht­li­che) Fol­gen dro­hen. Über­dies stellt ihr euch damit selbst ein Bein, weil ihr die finan­zi­el­le Lage des Unter­neh­mens aus der Buch­hal­tung nicht mehr aus­rei­chend erken­nen könnt – genau dafür ist sie aber gedacht.

 

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