E-Rechnungspflicht 2025 leicht erklärt: Formate, Programme und die wichtigsten Fakten
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht! Wir erklären dir präzise und verständlich, wer betroffen ist, welche Formate es gibt und wie du E-Rechnungen erstellst und versendest.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen und Selbstständige verpflichtet, elektronische Rechnungen auszutauschen. Die E-Rechnungspflicht gilt bei Umsätzen (steuerbare Lieferungen und Leistungen) im B2B-Bereich. Unternehmen müssen den Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung ab 1. Januar 2025 gewährleisten.
Abhängig von der Größe des Unternehmens gelten bei der Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsfristen.
Gut zu wissen: Für Umsätze mit privaten Verbrauchern (B2C) und für grenzüberschreitende B2B-Umsätze gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
BuchhaltungsButler – automatisiert, einfach, online
Für die Zukunft gerüstet: Mit BuchhaltungsButler kannst du E-Rechnungen mit Leitweg-ID in den Formaten ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung (XML) versenden und empfangen. Die Anbindung an das Peppol-Netzwerk wird realisiert.
Tipp: Wenn du bis 31.12.2024 buchst, sind neben der E-Rechnung auch die Premium-Features Controlling, Rechnungsfreigabe & Aufgabenmanagement sowie drei Nutzer dauerhaft kostenfrei!
So erleichtert BuchhaltungsButler deine Buchhaltung
- keine Vorkenntnisse nötig
- E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung
- revisionssicher und GoBD-konform
- automatisierte Belegerfassung mit 76 % Zeitersparnis
- Angebote und Rechnungen erstellen
- Zugriff für die Steuerberatung und DATEV-Anbindung
Welche Übergangsregelungen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?
Übergangsfristen bei der E-Rechnungspflicht gibt es nur für das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen.
- Zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 können alle Unternehmen weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen (in Papierform, als PDF) verschicken. Besonderheit: Für PDF-Rechnungen muss der Rechnungsempfänger zustimmen!
- Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung sogar bis zum 31. Dezember 2027.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Wichtig zu wissen: Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sind von den Übergangsregelungen ausgenommen. Sie sind für inländische Unternehmen – auch Kleinunternehmen und Selbstständige – ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend! Gute Buchhaltungsprogramme wie BuchhaltungsButler sind bereits auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet.
Warum gibt es die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnung spart Kosten, reduziert Papierverbrauch und steigert die Effizienz. Sie soll den Rechnungsprozess digitalisieren, Fehler vermeiden und bei der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug helfen.
Die EU hat mit der Richtlinie 2014/55/EU einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor geschaffen. Dieser wird nun schrittweise auf alle Geschäftsvorgänge ausgeweitet.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für den B2B-Bereich (also Leistungen zwischen Unternehmern und Unternehmerinnen) und betrifft grundsätzlich alle Unternehmen in Deutschland: unabhängig von der Größe oder der Höhe des Umsatzes. Die Regelungen gelten auch für Freiberufler und Vereine, wenn diese öffentliche Aufträge bearbeiten oder als Unternehmer tätig sind.
E-Rechnungspflicht für Vereine
Vereine, die als Unternehmer handeln (z. B. durch regelmäßigen Warenverkauf), fallen unter die E-Rechnungspflicht. Private oder gemeinnützige Vereine ohne unternehmerische Tätigkeit sind nicht betroffen.
E-Rechnungspflicht für Freiberufler
Wenn du als Freiberufler öffentliche Auftraggeber hast, gilt die Pflicht für dich. Auch im B2B-Geschäft solltest du ab 2025 vorbereitet sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen (siehe oben).
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Ja, auch Kleinunternehmer gelten als Unternehmer im Sinne von § 2 UStG (gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausüben). Sie sind also auch verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, wenn sie öffentliche Auftraggeber bedienen oder unter die B2B-Regeln fallen und müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Welche Ausnahmen gibt es von der verpflichtenden E-Rechnung?
Weil die E-Rechnungspflicht nur dann gilt, wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht (B2B), sind Rechnungen an Endverbraucher (B2C) davon ausgenommen.
Viele steuerfreie Umsätze (§ 4 Nummer 8 bis 29 UStG) sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (zum Beispiel: steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).
Generelle Ausnahmen gelten für:
- Kleinbeträge bis 250 Euro (brutto)
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen an juristische Personen, wenn sie keine Unternehmer sind (Vereine)
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt wird. Sie enthält alle erforderlichen Angaben nach § 14 UStG und kann von Software direkt ausgelesen und verarbeitet werden. Alle anderen Rechnungen gelten als sonstige Rechnungen (Papierrechnungen, PDF).
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, ein PDF allein gilt ab dem 1. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Ein PDF ist zwar digital, aber wird nicht in einem strukturierten Format erstellt. Es kann jedoch als Hybrid-Rechnung genutzt werden, wenn es ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD enthält.
In welchen Formaten gibt es E-Rechnungen?
Die gängigen Formate für E-Rechnungen sind:
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland): Kombiniert PDF mit XML-Daten und ist für kleine Unternehmen leicht nutzbar.
- XRechnung: Ein reines XML-Format, das sich besonders für den öffentlichen Sektor eignet.
Unterschied: ZUGFeRD (kostenloser Download) ist nutzerfreundlicher, während XRechnung strenger und auf öffentliche Anforderungen zugeschnitten ist.
Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?
Eine E-Rechnung kannst du mit Rechnungssoftware oder speziellen Tools erstellen. Wichtig ist, dass die Software das gewünschte Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) unterstützt.
Welche Programme unterstützen E-Rechnungen?
Viele Anbieter von Rechnungsprogrammen bieten Vorlagen und Automatisierungen für ZUGFeRD und XRechnung an. Eine Übersicht findest du in unserem Vergleichsartikel.
Beispiel: So sieht eine korrekte E-Rechnung aus
Eine E-Rechnung muss dieselben gesetzlichen Pflichtangaben wie sonstige Rechnungen enthalten. Dazu zählen Namen und Anschrift von Auftraggeber und Auftragnehmer, Steuernummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum …
Diese Angaben werden in einen XML-Datensatz umgewandelt, der maschinenlesbar ist. Im Format ZUGFeRD wird der XML-Datensatz „unsichtbar“ in ein PDF integriert. E-Rechnungen in diesem Format sind daher für Mensch und Maschine gleichermaßen lesbar.
Wie wird eine E-Rechnung übermittelt und empfangen?
E-Rechnungen werden in der Regel über E-Mail oder Plattformen wie Peppol versendet. Für öffentliche Auftraggeber gibt es spezielle Portale, z. B. das ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform).
Wo und wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen 10 Jahre elektronisch in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Wichtig: Sie dürfen nicht verändert werden. Nutze hierfür ein GoBD-konformes Archivierungssystem wie DATEV oder ähnliche Dienste.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht klingt komplizierter, als sie ist. Klar, die Umstellung wird vor allem für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler eine Herausforderung. Aber mit der richtigen Software und ein bisschen Übung wird die E-Rechnung deinen Arbeitsalltag erleichtern.