XRechnung erstellen: So funktioniert es, diese Tools gibt es

Mit der XRechnung gibt es seit November 2020 einen Standard für die elektronische Rechnung, die ihr für Geschäfte mit den Bundesbehörden und auch vielen Ländern und Kommunen benötigt. Doch wie erstellt ihr eine XRechnung? Hier findet ihr alle notwendigen Tools und eine Anleitung zur XRechnung.

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Die XRechnung ist der offizielle Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, dass vom Deutschen Gesetzgeber auf Basis einer EU-Norm beschlossen wurde. Eure Rechnung wird als eine XML-Datei gespeichert, die dann auch elektronisch gelesen werden kann. Doch wie erstellt ihr eine solche XRechnung?

Verschiedene Wege führen zur XRechnung

Grundsätzlich habt ihr verschiedene Möglichkeiten, eine XRechnung zu erstellen. Entscheidend für die richtige Wahl ist, wie ihr sonst eure Rechnungen erstellt.

Möglichkeit 1: XRechnung erstellen mit einem Rechnungsprogramm

Wer viele Rechnungen im Jahr stellt und auch sicher gehen will, dass die erstellten Rechnungen rechtssicher sind, eventuell auch ein Mahnwesen einbauen will, dem ist angeraten, ein Rechnungsprogramm zu nutzen. Die Auswahl ist riesig: von kleinen Programmen auf dem Rechner über EXEL-basierte Lösungen bis zu Anbietern in der Cloud, die mit professionell gestalteten Rechnungsvorlagen werben.

Eine Liste von Rechnungsprogrammen und ob und wie sie das Format XRechnung oder auch andere elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD beherrschen, findet ihr weiter unten im Text.

Möglichkeit 2: XRechnung erstellen mit Buchhaltungsprogrammen

Egal wie – irgendwie muss jeder Unternehmer eine Buchhaltung machen – also eine fürs Finanzamt konforme Abrechnung seiner Ein- und Ausgaben erstellen. Bei besonders kleinen Unternehmen und auch Kleinunternehmern wird dies meist noch mit den Hausmitteln erledigt: Exel-Listen und Elster zum Datenaustausch mit dem Finanzamt. Doch längst sind Steuererklärung und damit die Buchhaltung auch hier so komplex, dass sich die Nutzung eines Buchhaltungsprogrammes lohnt.

Wir haben in zwei großen Fachartikeln die wichtigsten Buchhaltungsprogramme, die ihr auf eurem Rechner einsetzen könnt und die cloudbasierten Buchhaltungsprogramme für euch aufbereitet.

Welche der Buchhaltungsprogramme euch bei der Erstellung einer XRechnung unterstützen und wie das funktioniert, erfahrt ihr weiter unten im Text.

Möglichkeit 3: XRechnung erstellen mit Generatoren

Jede technische Neuerung bringt auch neue Services mit sich … einige Anbieter haben den Bedarf, einfach eine XRechnung zu erstellen, schon umgesetzt. Diese XRechnung-Generatoren verzichten auf ein großes Drumrum von Rechnungserstellung für eure Buchhaltung, auf Archiv-Funktion oder schick designte Vorlagen. Die braucht es für die reine XRechnung auch gar nicht: denn diese für Maschinen (also andere Computer) lesbaren Formate sind nicht hübsch sondern rein funktional.

Der Vorteil von XRechnungs-Generatoren: Mit wenigen Klicks habt ihr alle wichtigen Rechnungsdaten eingegeben und erstellt eine XRechnung. Runterladen, an die Behörde senden, fertig.

Der Nachteil: Ihr müsst alle eure Rechnungsdaten tatsächlich händisch in den Generator übertragen. Im Ergebnis habt ihr zwar eine XRechnung – das ist aber kein lesbares Format für eure Ablage oder gar für euren Geschäftspartner, um ihm eventuell vorab eine Kopie zur Kontrolle und Freigabe zu schicken. Auch alle Speicherungen (Vorsicht: Auch für die XRechnung als elektronische Rechnung gibt es Aufbewahrungsfristen!), Archivierung und sonstige Verwaltung ist damit noch nicht passiert.

Welche XRechnungs-Generatoren es gibt und welche Funktionen sie anbieten, erfahrt ihr weiter unten im Text.

Wichtige Daten für die Erstellung einer XRechnung

In der XRechnung sind neben euren typischen Rechnungsdaten (wie Adressat, Rechnungssteller, Datum, Summe, Leistung usw) auch einige Informationen untergebracht, die die XRechnung rechtssicher machen.

Grundvoraussetzung: Registrierung bei der ZRE!

Die Übermittlung der elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Auftraggeber des Bundes muss über die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ des Bundes (ZRE) erfolgen. Voraussetzung dafür ist eine Registrierung bei der ZRE.

Übrigens: Dies gilt nur für Rechnungen an den Bund. Habt ihr Rechnungen an Länder und Kommunen, kann es sein, dass dies auch über die ZRE abgewickelt wird. Muss aber nicht. Wie das jeweilige Bundesland seine XRechnung haben will, erfahrt ihr im Forum elektronische Rechnung Deutschland hier online.

Pflichtfelder für eure XRechnung

Die E-Rech-VO des Bundes fordert folgende Pflichtfelder für die Erstellung eurer XRechnung an den Bund:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• De-Mail oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer (soweit schon vergeben)
• Bestellnummer (soweit schon vergeben)

Wo bekommt ihr die Leitweg-ID?

Für Rechnungen an den Bund ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zuständig. Weitere Informationen zur Beantragung der Leitweg-ID können beim ZFB über erechnung@zrb.bund.de angefragt werden.

Wer euch auf Länderebene die Leitweg-ID mitteilen kann, müsst ihr je nach Bundesland aus dem Dokument aktueller Umsetzungsstand der Länder heraussuchen.

eRechnung nicht als XRechnung sondern mit ZUGFeRD

Es gibt noch einen anderen Standard für elektronische Rechnungen, genannt ZUGFeRD. Grundsätzlich könnt ihr damit auch Rechnungen für Behörden erstellen – leider ist nicht ganz klar, ob und wie das in der Praxis von den Behörden akzeptiert wird.

Was ist ZUGFeRD?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zusammen mit Verbänden, Unternehmen und Behörden ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.

Das Format war eher fertig als die XRechnung, hat ein paar technische Vorteile. XRechnung ist auf deutsche Behörden optimiert, ZUGFeRD hat sich stärker an Bedürfnissen der Wirtschaft orientiert und mit Version 2.0 auch alle Vorgaben aus der XRechnung integriert.

Insbesondere für alle, die ein Rechnungsprogramm oder ein Buchhaltungsprogramm nutzen, stellt sich also die Frage, ob die Software sowohl den XRechnungs-Standard als auch ZUGFeRD 2.1 (aktuelle Version) sowie das international und vor allem in Frankreich gängige Factur-X beherrscht. Auch das haben wir in dieser Liste abgefragt.

XRechnung erstellen mit einem Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen

Zumindest die großen Buchhaltungstool-Anbieter haben die Notwendigkeit der zertifizierten eRechnung per XRechnung oder ZUGFeRD erkannt und bereits umgesetzt. Einzelne kleinere Cloudanbieter wie Billomat ebenfalls. Kontolino! und BuchhaltungsButler haben das Thema auf dem Schirm und arbeiten aktuell an der Implementierung.

XRechnung erstellen mit sevDesk

Auch sevDesk hat rechtzeitig zum November 2020 die eRechnungs-Vorgaben integriert. Und so funktioniert es (laut Forum von sevDesk):

In sevDesk könnt ihr eRechnungen bequem nach ZUGFeRD 2 Standard erstellen. Mit der aktivierten ZUGFeRD 2 Funktion wird zusätzlich zu euren normalen Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format ein digitales und elektronisch auslesbares Dokument im XML-Format erstellt und der PDF direkt angehängt. Der ZUGFeRD 2 Standard muss aktiviert werden, jeweils pro Rechnung oder auch global für alle Rechnungen.

Da einige Kunden, darunter zum Beispiel die Deutsche Bahn AG, nur XRechnungen akzeptieren, hat sevDesk den Service nun so gestaltet, dass immer auch eine reine XRechnung im Download bereit liegt. Mehr dazu erfahrt ihr hier im Forum von sevDesk.

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XRechnung erstellen mit lexoffice

Das unter Gründern beliebte lexoffice hat sowohl in sein Software für Rechnungserstellung wie auch in das cloudbasierte Buchhaltungstool die XRechnung integriert.

XRechnung erstellen mit Lexware Buchhaltung

Lexware hat eine ganze Produktfamilie für eure Rechnungen, Buchhaltung und Office Orga. Und die gute Nachricht: die meisten unterstützen sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. In beinahe allen Lexware Produkten (ab Version 2020) stehen euch die Formate XRechnung, ZUGFeRD 2.0 (basic/comfort) und die signierte eRechnung zur Verfügung.

XRechnung erstellen mit Sage Finanzbuchhaltung

Sage bietet verschiedene cloudbasierte Finanzbuchhaltungen an, für kleine bis ganz grosse Unternehmen. In allen Angeboten ist die Generierung von XRechnungen, ZUGFeRD Rechnungen und auch das französische Format Factur-X enthalten.

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XRechnung erstellen mit Datev

Auch über Datev, dem von den meisten Steuerberater-Kanzleien verwendeten Buchhaltungssoftware, sind die Lösungen für elektronische Rechnungen bereits integriert. In allen rechnungsschreibenden On-Promise-Produkten von Datev ab Version 14.0 sind XRechnung, ZUGFeRD 2.1 unterstützt. Kunden müssen sich da tatsächlich keine weiteren Sorgen machen: E-Rechnungen werden vom System gemäß dem gesetzlichen Standard versenden, ohne dass ihr euch Gedanken über das passende Rechnungsformat machen müsst.  Es gibt keinen Medienbruch im Prozess der Rechnungserstellung und -verarbeitung, eure Geschäftspartner können die E-Rechnung durch Übermittlung strukturierter Daten leicht weiterverarbeiten und die Übermittlung ist sicher.

XRechnung erstellen mit Fastbill

Das cloudbasierte Buchhaltungsprogramm Fastbill hat die XRechnung ebenfalls in sein System integriert – alle Rechnungen, die ihr als PDF herunterladet, kommt nun auch automatisch als XML als XRechnung mit.

XRechnung erstellen mit Billomat

Auch Billomat, ein schlankes cloudbasiertes Buchhaltungsprogramm, bietet eRechnungen in Form von XRechnung und ZUGFeRD an.

Hier gehts zum Buchhaltungsprogramm von Billomat

XRechnung erstellen mit Papierkram

ERechnungen als Bedarf hat auch das recht junge Buchhaltungstool papierkram entdeckt und die Standards für XRechnung umgesetzt.

XRechnung erstellen mit Generatoren

Spezialisierte Websites ermöglichen euch die Erstellung von XRechnungen, ohne dass ihr mit einem Buchaltungs- oder Rechnungsprogramm arbeiten müsst. Das lohnt sich für einzelne Rechnungen, sobald ihr aber regelmässig XRechnung erstellt oder euch Services für eure Buchhaltung wünscht, sind die Generatoren nichts für euch.

XRechnung erstellen mit dem Generator der Nortal AG

Das Unternehmen hat sich auf die Erstellung von XRechnungen spezialisiert, bietet einen kostenlosen Test und dann auch die Möglichkeit weiterer XRechnungen nach einer Anmeldung.
Wollt ihr mehr Service, geht das auch: mit dem XRechnungs-Check prüft ihr, ob eure digitalen Rechnungen den Vorgaben enstprechen, mit dem Viewer könnt ihr euch die kryptische Maschinensprache in ein lesbares PDF umrechnen lassen und mit der XRechnungs-Library könnt ihr das ganze auch in euren Buchhaltungs-Workflow integrieren.

Web: xrechnungsgenerator.nortal.com

XRechnung erstellen mit dem Generator von crossinx

Mit der Cloudlösung x zero bietet crossinx ebenfalls einen einfachen XRechnungs-Generator: Einfach anmelden, Kundendaten eintragen, Rechnung erstellen und z.B. als XRechnung oder ZUGFeRD verschicken. Mit der kostenlosen Anmeldung könnt ihr die Rechnungen auch eurem Firmendesign anpassen (ist für die digitalen Rechnungen wie XRechnung aber irrelevant) und per Mail verschicken.

Weitere Funktionen erhaltet ihr bei den crossinx Komplettlösungen xs channel und x channel, damit könnt ihr die eRechnung in euer ERP System integrieren oder den weltweiten Rechnungsversand in über 60 Länder (mit PEPPOL-Anbindung) realisieren sowie auf ein Blockchain-Archiv, komfortables Kundenmanagement und auf  Kampagnen-Tools zurückgreifen.

Preise: x channel 39 € pro Monat (plus einmalig 950 €) / xs channel 99 € (plus einmalig 190 €) und i channel 190 € im Monat (+ 1.950 € einmalig)

Web: www.crossinx.com/de/x-zero

XRechnung erstellen mit EinfachX

EinfachX hat sich auf XRechnungen spezialisiert und bietet mit dem x creator einen einfachen XRechnungs-Generator. Ihr werdet Schritt für Schritt bis zur fertigen XRechnung geführt, könnt jederzeit zwischenspeichern und Rechnungsvorlagen für wiederkehrende Rechnungen hinterlegen. Fertige XRechnungen werden am Ende automatisch mit Hilfe des offiziellen Prüftools der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) durch den Generator validiert. Das Ganze läuft alles lokal und offline ab, das heißt eure Daten bleiben bei euch. Mit dem x viewer könnt ihr XRechnungen lesen – quasi aus Maschinensprache in ein regulär lesbares PDF wandeln.

Testversion: Mit der Onlinedemo von EinfachX könnt ihr schnell, kostenlos und ohne Registrierung einen Eindruck der Handhabung von XCreator bekommen und offiziell gültige XRechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 100 Euro erstellen, ganz ohne Installation. Hier geht es zur Demo.

Preise: xcreator 89,90 € pro Nutzer, xviewer 37,90 € pro Nutzer

Web: einfach-xrechnung.de

XRechnung erstellen mit dem Generator von cosinex

Mit dem Dienst xrechnung.io der cosinex GmbH können ebenfalls elektronische Rechnungen im neuen Standard XRechnung erstell werden: Die Nutzung der Basisfunktionen ist dabei kostenfrei. Es können beliebig viele Rechnungen erstellt, rechnungsbegründende Unterlagen hinzugefügt und die Rechnung ergänzend in einem PDF-Dokument ausgeben werden. Jede Rechnung wird während der Erstellung validiert und kann komfortabel korrigiert werden.

Danach ladet ihr die erstellten Rechnungen herunter und sendet sie per E-Mail oder über das ZRE Portal.

Web: xrechnung.io

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