XRechnung: Was ist das, wer braucht es, so funktioniert es

Die XRechnung ist der offizielle Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Nur so, in in Form einer XML-Datei, könnt ihr seit November 2020 eure Leistungen an deutsche Behörden abrechnen. Wie ihr eine XRechnung erstellt, was die Voraussetzungen sind und welche Alternativen es gibt, erfahrt ihr hier.

Elektronische Rechnungen (eRechnung) kennen ihr alle: Als PDF schickt ihr sie schon häufig an ihre Kunden. Doch richtig rechtssicher und datenschutzkonform und vor allem technisch sinnvoll ist das nicht. Deshalb hat die EU eine Verordnung beschlossen, wie digitale Rechnungen erstellt werden sollen. Seit November 2020 ist diese Vorgabe für Alle verpflichtend, die mit Auftraggebern der öffentlichen Hand arbeiten.

eRechnung: Bedingungen für eine „ordentliche“ digitale Rechnung

Es gibt grundsätzliche Regelungen, wie eine Rechnung gestaltet sein muss, damit ihr sie bei der Steuer einreichen könnt und zum Beispiel von der  Vorsteuer abziehen dürft. Dabei ist egal, ob es sich um eine Papierrechnung oder eine digitale Rechnung handelt. Das sind die Bedingungen:

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung in umsatzsteuerlichem Sinne

Worauf ihr bei der Erstellung einer Rechnung achten müsst, haben wir in diesem Fachartikel detailiert für euch aufbereitet. Basics “Rechnung schreiben”: Eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, inklusive Musterrechnung

Was ist die XRechnung?

Eine Maßgabe, wie eRechnungen zukünftig gestaltet werden sollen (und das meint nicht ihr Aussehen sondern ihre Inhalte und vor allem die Art der digitalen Datei), hat die EU mit der europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931 beschlossen. Daraufhin hat schon Mitte 2017 der IT-Planungsrat für Bund und Länder das Standardformat XRechnung als deutsche Umsetzung der europäischen Norm beschlossen.

Die XRechnung ist also ein (hochoffizieller) Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Rein faktisch ist es ein Dokument in Form einer XML, in der ganz viel kryptische Maschinensprache steht und sich dahinter nichts anderes versteckt, als alle eure Informationen, die auch ansonsten in eurer Rechnung lesbar stehen würden. Nur eben anders geschrieben und mit ein paar weiteren Infos für die Maschinen.

Die Deutsche Bahn hat ein eine Beispieldatei ins Netz gestellt. Hier könnt ihr euch mal eine XRechnung in XML anschauen.

Wer mehr über die definierten Standards wissen will, die die EU-Normen vorgeben, kann das hier nachlesen.

Wer braucht die XRechnung?

Grundsätzlich kann man mal sagen: Wir alle. Es ist doch schon eine kleine Merkwürdigkeit unserer so weit digitalisierten Welt, dass wir Buchungsbeträge aus Rechnungen entweder von Papierrechnungen in unsere Buchhaltungssoftware abtippen. oder aber die bisherige Digitalisierung von Rechnungen ein PDF war – ein Dateiformat, bei dem man ebenfalls die Beträge händisch übertragen muss.

Nun, mit der echten eRechnung soll das anders werden – die kann auch maschinell verarbeitet werden. Und damit dabei kein Unfug passiert, hat der Gesetzgeber eine klare digitale Struktur vorgegeben. Die XRechnung soll also sowohl Sicherheit als auch Nutzbarkeit verbessern.

Tatsächlich wird es wohl noch eine Weile dauern, bis im kompletten Wirtschaftskreislauf diese Vorgaben umgesetzt sind. Obwohl es Bemühungen gibt, siehe auch ZUGFeRD weiter unten im Text.

Aber: Wer mit Behörden Geschäfte macht, muss jetzt diese Standards einhalten. Deshalb die Frage …

Für wen ist die XRechnung Pflicht?

Die Pflicht zur XRechnung betrifft alle die von euch, die Aufträge für Behörden erledigen.

Die Europäische Union erklärte die Elektronische Rechnung für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens als verbindlich. In Deutschland ist folgender Fahrplan vorgesehen: Abrechnung von öffentlichen Aufträgen nur noch in elektronischer Form

  • bei den obersten Bundesbehörden ab 27.11.2018,
  • bei allen anderen Bundesbehörden ab 27.11.2019,
  • bei allen Behörden ab 27.11.2020.

Wohlan: Seit Ende November 2020 haben also alle Unternehmen die Pflicht zur XRechnung, die mit irgendwelchen Behörden arbeiten.

Übrigens: Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt nicht im vorgeschriebenen elektronischen Format XRechnung bei den Rechnungsempfängern eingehen, werden zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt. Es gibt wenige Ausnahmen: Rechnungen aus Direktaufträgen bis zu einem Betrag
von 1.000 Euro (netto) sowie Rechnungen aus verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen oder bestimmten Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.

Wie funktioniert die XRechnung?

Nun, spätestens hier zeigt sich, dass Vorgaben, Termine und Pläne an Realitäten scheitern. Die XRechnung funktioniert nämlich nur zum Teil. Jedenfalls funktioniert sie noch nicht dort überall, wo sie ja eigentlich Pflicht werden soll … also auch in allen Behörden der deutschen Bundesländern …

Deutscher Förderalismus sorgt für Flickenteppich

Anders als etwa im zentralistisch organisierten Frankreich obliegt in Deutschland den einzelnen
Landesregierungen, die EU-Richtlinie in gültiges Landesrecht umzusetzen. Wir nennen das „Ländersache“.

Wie in vielen Bereichen sorgt dieser Förderalismus (also die Bundesländer bestimmen selbst) für ein gewisses Durcheinander: Die Länder nutzen den Regelungsspielraum aus der EU Verordnung und so entstand ein „Flickenteppich“ aus unterschiedlichen E-Rechnungs-Formatvorgaben, zugelassenen
Übermittlungswegen, technischen Portallösungen und anderen landesspezifischen Besonderheiten.

Außerdem haben längst nicht alle Bundesländer oder gar Kommunen ihre Vorgaben dazu bereits fertig – einige sind noch immer in der Planungs- und Vorbereitungsphase.

Im Ergebnis wird es eine für alle Behörden einheitliche Regelung wohl nicht geben und ihr seid gezwungen, euch je nach Bundesland oder Kommune, mit der ihr Geschäfte macht, über den aktuellen Stand zu informieren und die entsprechende technische Lösung für digitale Rechnungen zu implementieren.

Den aktuellen Stand der Regelungen bei der eRechnung für den Bund und in den Bundesländern findet ihr beim Forum elektronische Rechnung Deutschland hier online.

Wie erstellt ihr eine XRechnung tatsächlich?

Grundsätzlich sieht die Umsetzung auf Bundesebene die XRechnung als bevorzugtes (und einziges) Format vor! Also Lösungen wie ZUGFeRD (siehe weitere unten) bieten im Prinzip den selben Weg digitaler Rechnungen, sind aber sehr wahrscheinlich nicht zugelassen. (Auch darüber wird durchaus noch gestritten.)

Die Übermittlung der elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Auftraggeber des Bundes muss über die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ des Bundes (ZRE) erfolgen. Voraussetzung dafür ist eine Registrierung bei der ZRE.

XRechnung erstellen per E-Mail stellen

Selbst erstellte XRechnungen könnt ihr per E-Mail an die ZRE übertragen. Voraussetzung:  Registrierung bei der ZRE

XRechnung erstellen per Webservice (PEPPOL)

Die Einreichung von XRechnungen via PEPPOL, einem pan-europäischen Netzwerk zum Austausch elektronischer Daten, ist über einen kostenfrei erreichbaren Zugangspunkt der ZRE möglich.

XRechnung erstellen per manuellem Fileupload

Der manuelle Upload einer selbst erstellten XRechnung ist ebenfalls über die ZRE möglich. Voraussetzung:  Registrierung bei der ZRE

XRechnung erstellen per Webformular

Habt ihr nicht die Möglichkeit, selbst eine Rechnung im Format XRechnung zu erstellen, könnt ihr das über ein (geführtes) Webformular in der ZRE bewerkstelligen.

XRechnung erstellen per De-Mail (in Planung)

Zukünftig soll es auch möglich sein, XRechnungen über De-Mail an die ZRE zu übertragen. Voraussetzung:  Registrierung bei der ZRE

Pflichtfelder für eure XRechnung

Die E-Rech-VO des Bundes fordert folgende Pflichtfelder für die Erstellung eurer XRechnung an den Bund:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• De-Mail oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer (soweit schon vergeben)
• Bestellnummer (soweit schon vergeben)

Was ist die Leitweg-ID?

Mit der Leitweg-ID wird ein Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und ist adressierbar. Mit dieser Nummer können also die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes und alle angehängten und zertifizierten Systeme erkennen, an wen die Rechnung eigentliche gehen soll.

Ihr müsst die Leitweg-ID in eurer XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angeben. Sie ist Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung.

Grundsätzlich beinhaltet die Leitweg-ID drei Bestandteile:

  • Grobadressierung,
  • Feinadressierung und
  • Prüfziffer.

Hier ein Schaubild, dass den Aufbau der Nummer erklärt:

Aufbau Leitweg-ID
© e-rechnung-bund.de

Wo bekommt ihr die Leitweg-ID?

Für Rechnungen an den Bund ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zuständig. Weitere Informationen zur Beantragung der Leitweg-ID können beim ZFB über erechnung@zrb.bund.de angefragt werden.

Wer euch auf Länderebene die Leitweg-ID mitteilen kann, müsst ihr je nach Bundesland aus dem Dokument aktueller Umsetzungsstand der Länder heraussuchen.

ZUGFeRD & Factur X: Alternativen für die XRechnung

Theoretisch gibt es für die Übermittlung der elektronischen Rechnungsdaten an die ZRE nicht nur das Format XRechnung. Auch andere Formate, die die Normen erfüllen, sind möglich, etwa das Datenformat ZUGFeRD 2.0.

Allerdings gibt es ein Problem: Je nachdem, wie streng die Vorgaben der E-Rech-VO des Bundes ausgelegt werden, könnten andere Datenformate wegfallen. Aktuell geht man davon aus, dass auch ZUGFeRD 2.0 den Vorgaben entspricht und damit zu akzeptieren ist. Doch abgeschlossen ist die Diskussion wohl noch nicht.

Was ist ZUGFeRD?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zusammen mit Verbänden, Unternehmen und Behörden ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.

Das Format war eher fertig als die XRechnung, hat ein paar technische Vorteile. XRechnung ist auf deutsche Behörden optimiert, ZUGFeRD hat sich stärker an Bedürfnissen der Wirtschaft orientiert und mit Version 2.0 auch alle Vorgaben aus der XRechnung integriert.

Ergo für euch? Wenn es nur so einfach wäre! Wahrscheinlich wird sich das in naher Zukunft entscheiden, wirklich Empfehlungen für das eine oder andere können wir aus heutiger Sicht nicht geben.

Übrigens: International sind weder ZUGFeRD noch XRechnung sehr bekannt, dort wird im Zusammenhang mit eRechnungen der Begriff „Factur X“ verwendet.

Was ist Factur-X?

Factur-X ist der in Frankreich gängige Name des deutsch-französischen Standards für hybride elektronische Rechnungen. Factur-X ist vollständig kompatibel und technisch identisch mit der Version ZUGFeRD 2.1. Weitere Informationen zu Factur-X findet ihr hier.

XRechnung erstellen

Wie ihr an dem XML Beispiel der Deutschen Bahn sehen könnt, ist es unmöglich, eine XRechnung wie jede andere Rechnung früher einfach mal aufzuschreiben. Es ist tatsächlich ein Format, dass erzeugt werden muss. Dafür gibt es verschiedene Wege:

XRechnung aus eurem Buchhaltungs-/Rechnungsprogramm erstellen

Viele wenn nicht sogar die meisten Buchhaltungsprogramme und Rechnungsprogramme haben den Export bzw. die Generierung der XRechnung inzwischen integriert. Habt ihr also schon ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm, dann könnt ihr da gern mal genauer schauen.

In einem kommenden Fachartikel werden wir euch die verschiedenen Buchhaltungsprogramme und Rechnungsprogramme im Hinblick auf eRechnungs-Möglichkeiten im Detail darstellen.

XRechnung online erstellen mit einem Generator

Einzelne Websites haben sich darauf spezialisiert, euch bei der Generierung einer XRechnung zu unterstützen. Hier müsst ihr in der Regel eure Rechnungsdaten eingeben und am Ende spuckt der Service eine XRechnung oder auch eine eRechnung nach ZUGFeRD-Norm aus.

Einen solchen XRechnungs-Generator findet ihr hier. Alternativ gibt es einen weiteren Service hier.

Für einzelne XRechnungen ist diese Methode sicher ok, da ihr aber in eurem Workflow an Rechnungsstellung längerfristig denken müsst, solltet ihr eine grundsätzliche Lösung, etwa durch ein gutes Rechnungs- bzw Buchhaltungsprogramm anstreben.

XRechnung erstellen kostenlos möglich?

Tatsächlich ist die XRechnung nicht perse eine Funktion, für die ihr extra bezahlen müsst. In den gängigen Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen ist die Funktion Teil des Leistungsangebotes. Darüber mehr in einem kommenden Artikel.

Auch die Generatoren bieten den Service in der Regel kostenfrei (zumindest nach Registrierung) an, allerdings sind extra Services wie Archivierung usw. eventuell zu bezahlen. Auch dazu demnächst mehr in unserer Übersicht zu XRechnungs-Tools.

Buchhaltung mit eRechnung: Keine Unterschiede

Übrigens: Die elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD werden wie Papierrechnungen auch gebucht und für sie gelten ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Allerdings ist es ratsam, die Buchungen dieser Rechnungen über ein extra Konto zu führen, um sie schneller wiederfinden zu können.

 

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