Die Elek­tro­ni­sche Rech­nung: Dar­auf müsst ihr drin­gend bei der Erstel­lung achten

Die elek­tro­ni­sche Rech­nung ist eine Tat­sa­che. Doch dürft ihr eure Rech­nung ein­fach per Mail ver­sen­den? Braucht es nicht doch eine Papier­ko­pie? Braucht ihr eine Digi­ta­le Signa­tur? Muss eine elek­tro­ni­sche Mail unter­schrie­ben sein? Wel­che Din­ge ihr beim Ver­sand einer Elek­tro­ni­schen Rechung unbe­dingt beach­ten müsst, haben wir hier für euch im Überblick.

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Die elek­tro­ni­sche Rech­nung ist eine Tat­sa­che. Doch dürft ihr eure Rech­nung ein­fach per Mail ver­sen­den? Braucht es nicht doch eine Papier­ko­pie? Braucht ihr eine Digi­ta­le Signa­tur? Muss eine elek­tro­ni­sche Mail unter­schrie­ben sein? Wel­che Din­ge ihr beim Ver­sand einer Elek­tro­ni­schen Rechung unbe­dingt beach­ten müsst, haben wir hier für euch im Überblick.

Wir sind schon vor einer gan­zen Rei­he von Jah­ren ins Digi­tal­zeit­al­ter ein­ge­tre­ten: elek­tro­ni­sche Post bestimmt weit­hin den All­tag, Daten wer­den längst digi­tal ver­wal­tet, bear­bei­tet und archi­viert. Nur in eini­gen Fäl­len – bei amt­li­chen Schrei­ben und ganz beson­ders bei Rech­nun­gen und Mah­nun­gen – hat sich die elek­tro­ni­sche Form noch nicht völ­lig durch­ge­setzt. Dabei hät­te sie für bei­de Sei­ten – für Sen­der und Emp­fän­ger – eini­ge Vor­tei­le. Wel­che Din­ge man als Unter­neh­mer bei der elek­tro­ni­schen Rech­nung wis­sen und wel­che man unbe­dingt beach­ten soll­te, haben wir hier über­sicht­lich ein­mal zusammengestellt.

Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen sind voll anerkannt

Gesetz­lich gilt die elek­tro­ni­sche Rech­nung als Doku­ment. Die Zustel­lung einer sol­chen Rech­nung hat für den, der sie erhält, exakt die glei­chen Rechts­fol­gen wie eine Rech­nung auf Papier. Hier gibt es kei­nen Unterschied.

So alt ist die­se „Gleich­be­rech­ti­gungs­re­ge­lung“ aller­dings noch gar nicht: Recht­lich völ­lig gleich­ge­stellt wur­den bei­de For­men der Rech­nung erst 2011, im Zuge einer Ände­rung von § 14 des Umsatz­steu­er­ge­set­zes (als Umset­zung einer EU-Richt­li­nie in natio­na­les Recht). Im Nach­bar­land Öster­reich war das sogar noch spä­ter, näm­lich 2013. Dafür muss man dor­ti­gen Behör­den, wenn man mit ihnen Geschäf­te macht, zwin­gend eine elek­tro­ni­sche Rech­nung stel­len. Immer­hin wenigs­tens ein Ver­such, ein Vor­bild zu sein.

Ände­run­gen sind in den nächs­ten Jah­ren dabei noch zu erwar­ten: Inner­halb von 36 Mona­ten bzw. 54 Mona­ten nach Inkraft­tre­ten einer wei­te­ren Richt­li­nie (also 2018 bzw. 201920) soll dann eine euro­pa­weit ein­heit­li­che Norm für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung gel­ten, die auf struk­tu­rier­ten Daten basiert.

Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung erstel­len – Vor­ga­ben & Voraussetzungen

Gesetz­lich gibt es eini­ge Din­ge bei elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen, die immer erfüllt sein müs­sen. Die wich­tigs­te davon: Der Emp­fän­ger muss dem Emp­fang einer elek­tro­ni­schen Rech­nung grund­sätz­lich zustim­men. Das gilt noch immer.

Das heißt: Wenn der Rech­nungs­emp­fän­ger auf einer Papier­rech­nung besteht, muss man ihm auch eine zustel­len. Dabei gibt es aber für Unter­neh­mer eine recht­li­che „Hin­ter­tür“: Wer als Emp­fän­ger einer elek­tro­ni­schen Rech­nung nicht aus­drück­lich wider­spricht, und eine sol­che bezahlt, hat damit dem Emp­fang von (wei­te­ren) elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen de fac­to zuge­stimmt. Emp­fän­ger vor­her zu fra­gen ist aber natür­lich der ein­fa­che­re Weg – oder den Ver­sand von grund­sätz­lich nur elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen gleich in die AGB mit aufzunehmen.

Wei­te­re grund­le­gen­de Vor­aus­set­zun­gen für eine elek­tro­ni­sche Rech­nung sind:

  • die Rech­nung muss von einem Men­schen gut les­bar sein
  • die Echt­heit der Her­kunft muss garan­tiert sein (Hier kamen frü­her digi­ta­le Signa­tu­ren zum Tra­gen, alter­na­tiv eini­ge ande­re Ver­fah­ren, wie inter­ne Kon­troll­ver­fah­ren, die aber deut­lich sel­te­ner und sehr auf­wän­dig sind. Elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren sind in Deutsch­land seit 2011 aber nicht mehr ver­pflich­tend.)
  • die Unver­sehrt­heit der Rech­nung muss garan­tiert sein (das heißt, man darf sie nicht ändern oder mani­pu­lie­ren können)
  • die übli­chen Pflicht­an­ga­ben, wie sie auch für die Papier­rech­nung gel­ten, müs­sen zwin­gend vor­han­den sein. Wel­che, erfahrt ihr in unse­rem Fachrti­kel „Basics „Rech­nung schrei­ben“: Eine ord­nungs­ge­mä­ße Rech­nung erstel­len, inklu­si­ve Musterrechnung“

For­ma­te und Signa­tur – das müsst ihr beachten!

Wich­tig ist also, dass Rech­nun­gen zunächst ein­mal in einem For­mat ver­sen­det wer­den, das nicht ein­fach änder­bar ist (z.B. das weit ver­brei­te­te .pdf). Word-Doku­men­te oder Excel-Lis­ten als Rech­nun­gen sind nicht zuläs­sig. Für Signa­tu­ren gel­ten in Deutsch­land die Bestim­mun­gen des Signa­tur-Geset­zes (SigG), das im Wirt­schafts­ver­wal­tungs­recht zu fin­den ist. Dort wird alles gere­gelt (auch tech­nisch), was bei Signa­tu­ren für Doku­men­te bedeut­sam ist.

Neben den Signa­tu­ren kann auch die Über­mitt­lung über bestimm­te Netz­wer­ke (etwa EDI oder PEPPOL) eine Mög­lich­keit sein, die Ech­heit der Her­kunft und die Unver­sehrt­heit der Rech­nung sicher­zu­stel­len. Ver­wen­det wer­den sol­che Ver­fah­ren aller­dings von nur weni­gen Unternehmen.

Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen per Mail ver­sen­den? So geht es richtig!

Grund­sätz­lich kann eine Rech­nung auf ver­schie­de­nen Wegen ver­sen­det wer­den – alle die­se Wege sind gesetz­lich auch zulässig:

  • als Email
  • als Anhang in einer Email
  • zur Ver­fü­gung gestellt als Download
  • Ver­sand-Diens­te wie DE-Mail oder E-Post
  • Com­pu­ter-Fax oder Fax-Ser­ver (aller­dings kaum ver­wen­det, die­se Rech­nun­gen gel­ten im gesetz­li­chen Sinn dann auch nicht mehr als „elek­tro­ni­sche Rech­nung“ son­dern als Papierrechnung)

Kniff­lig kön­nen manch­mal auch Ver­schlüs­se­lungs­ver­fah­ren sein. Hier soll­te man auf jeden Fall sehen, dass man in Bezug auf den ver­wen­de­ten Ver­schlüs­se­lungs­stan­dard kei­ne für den Emp­fän­ger unles­ba­ren Rech­nun­gen produziert.

Auf­be­wah­rungs­pflich­ten von elek­tro­ni­schen Rechnungen

Für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gel­ten die Auf­be­wah­rungs­pflich­ten nach den GoBD-Richt­li­ni­en. Das heißt, für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gel­ten genau­so 10 Jah­re Auf­be­wah­rungs­frist wie für Papier­rech­nun­gen. Im Zeit­raum der Auf­be­wah­rung darf kei­ne Mög­lich­keit bestehen, das Doku­ment zu verändern.

Eine wei­te­re Vor­ga­be besagt, dass die Rech­nun­gen „maschi­nen­les­bar“ auf­zu­be­wah­ren sind und durch „Fern­ab­fra­ge bzw. Außen­prü­fung“ für das Amt prüf­bar sein müs­sen. Das Aus­dru­cken von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen und Archi­vie­ren als Papier­rech­nung stellt einen soge­nann­ten „Medi­en­bruch“ dar (eben­so wie das Digi­ta­li­sie­ren von Papier­rech­nun­gen). Das ist unzu­läs­sig. Jede Rech­nung muss in ihrer ursprüng­li­chen Form auf­be­wahrt werden.

Tipps für die Pra­xis von uns

Stel­len Sie zunächst sicher, dass die eige­nen elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen allen gesetz­li­chen Vor­ga­ben ent­spre­chen. Ände­run­gen nach­träg­lich durch­zu­füh­ren kos­tet eine Men­ge Auf­wand und bringt eine Men­ge Ärger.

Ein­ge­hen­de Rech­nun­gen soll­te man eben­falls auf die Ein­hal­tung der gesetz­li­chen Vor­ga­ben prü­fen. Ansons­ten kann es sein, dass eine bereits abge­zo­ge­ne Vor­steu­er vom Finanz­amt zurück­ver­langt wird. Um das zu ver­mei­den, müss­te man vom Aus­stel­ler der Rech­nung eine kor­rek­te Ver­si­on ver­lan­gen, was bei bereits bezahl­ten Rech­nun­gen umso mehr Auf­wand macht. Um sich den zu erspa­ren, lohnt ein Prü­fung bereits im Vorhinein.

Bei der Rech­nungs­er­stel­lung kann man sich mit Vor­la­gen und durch Opti­mie­rung der Abläu­fe eben­falls eine Men­ge Arbeit erspa­ren. Das soll­te man nut­zen – im Lauf der Zeit ergibt sich damit eine Men­ge Zeitersparnis.

Bei der Beleg­ver­wal­tung und Ver­bu­chung lohnt es sich, für papie­re­ne Bele­ge und elek­tro­ni­sche Bele­ge unter­schied­li­che Kon­ten ein­zu­rich­ten. So kann man spä­ter die ent­spre­chen­den Bele­ge viel leich­ter wie­der­fin­den und die Buch­hal­tung wird übersichtlicher.

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