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Die Elektronische Rechnung erstellen: Darauf müsst ihr dringend achten

Muss eine elektronische Mail unterschrieben sein? Brauche ich eine digitale Signatur? Welche Dinge ihr beim Versand einer Elektronischen Rechung unbedingt beachten müsst, haben wir hier für euch im Überblick.

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Die elektronische Rechnung ist eine Tatsache. Doch dürft ihr eure Rechnung einfach per Mail versenden? Oder nur mit Zustimmung? Braucht es nicht doch eine Papierkopie? Alles zur elektronischen Rechnung, von Pflichtangaben bis zum Versand per Mail.

Daten werden längst digital verwaltet, bearbeitet und archiviert. Nur in einigen Fällen – bei amtlichen Schreiben und ganz besonders bei Rechnungen und Mahnungen – hat sich die elektronische Form („die elektronische Rechnung“) noch nicht völlig durchgesetzt. Dabei hätte sie für beide Seiten – für Sender und Empfänger – einige Vorteile.
Die wichtigste Info zur Elektronischen Rechnung:

Elektronische Rechnungen sind voll anerkannt

Gesetzlich gilt die elektronische Rechnung als Dokument. Die Zustellung einer solchen Rechnung hat für den, der sie erhält, exakt die gleichen Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier. Hier gibt es keinen Unterschied.

Eine elektronische Rechnung erstellen – Voraussetzungen

Gesetzlich gibt es einige Dinge bei elektronischen Rechnungen, die immer erfüllt sein müssen. Die wichtigste davon: Der Empfänger muss dem Empfang einer elektronischen Rechnung grundsätzlich zustimmen. Das gilt noch immer.

Das heißt: Wenn der Rechnungsempfänger auf einer Papierrechnung besteht, muss man ihm auch eine zustellen. Dabei gibt es aber für Unternehmer eine rechtliche „Hintertür“: Wer als Empfänger einer elektronischen Rechnung nicht ausdrücklich widerspricht, und eine solche bezahlt, hat damit dem Empfang von (weiteren) elektronischen Rechnungen de facto zugestimmt. Empfänger vorher zu fragen ist aber natürlich der einfachere Weg – oder den Versand von grundsätzlich nur elektronischen Rechnungen gleich in die AGB mit aufzunehmen.

Weitere grundlegende Vorgaben für eine elektronische Rechnung sind:

  • die Rechnung muss von einem Menschen gut lesbar sein
  • die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein (Hier kamen früher digitale Signaturen zum Tragen, alternativ einige andere Verfahren, wie interne Kontrollverfahren, die aber deutlich seltener und sehr aufwändig sind. Elektronische Signaturen sind in Deutschland seit 2011 aber nicht mehr verpflichtend.)
  • die Unversehrtheit der Rechnung muss garantiert sein (das heißt, man darf sie nicht ändern oder manipulieren können)
  • die üblichen Pflichtangaben, wie sie auch für die Papierrechnung gelten, müssen zwingend vorhanden sein. Welche, erfahrt ihr in unserem Fachrtikel „Basics „Rechnung schreiben“: Eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, inklusive Musterrechnung“

Formate und Signatur – das müsst ihr bei der Rechnung beachten!

Wichtig ist also, dass elektronische Rechnungen zunächst einmal in einem Format versendet werden, das nicht einfach änderbar ist (z.B. das weit verbreitete .pdf). Word-Dokumente oder Excel-Listen als Rechnungen sind nicht zulässig. Für Signaturen gelten in Deutschland die Bestimmungen des Signatur-Gesetzes (SigG), das im Wirtschaftsverwaltungsrecht zu finden ist. Dort wird alles geregelt (auch technisch), was bei Signaturen für Dokumente bedeutsam ist.

Neben den Signaturen kann auch die Übermittlung über bestimmte Netzwerke (etwa EDI oder PEPPOL) eine Möglichkeit sein, die Echheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnung sicherzustellen. Verwendet werden solche Verfahren allerdings von nur wenigen Unternehmen.

Elektronische Rechnungen per Mail versenden? So geht es richtig!

Grundsätzlich kann eine Rechnung auf verschiedenen Wegen verschickt werden – alle diese Wege sind gesetzlich auch zulässig:

  • als Email
  • als Anhang in einer Email
  • zur Verfügung gestellt als Download
  • Versand-Dienste wie DE-Mail oder E-Post
  • Computer-Fax oder Fax-Server (allerdings kaum verwendet, diese Rechnungen gelten im gesetzlichen Sinn dann auch nicht mehr als „elektronische Rechnung“ sondern als Papierrechnung)

Knifflig können manchmal auch Verschlüsselungsverfahren sein. Hier sollte man auf jeden Fall sehen, dass man in Bezug auf den verwendeten Verschlüsselungsstandard keine für den Empfänger unlesbaren Rechnungen produziert.

Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen: Fristen & Pflichten

Für elektronische Rechnungen gelten die Aufbewahrungspflichten nach den GoBD-Richtlinien. Das heißt, für elektronische Rechnungen gelten genauso 10 Jahre Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. Im Zeitraum der Aufbewahrung darf keine Möglichkeit bestehen, das Dokument zu verändern.

Eine weitere Vorgabe besagt, dass die Rechnungen „maschinenlesbar“ aufzubewahren sind und durch „Fernabfrage bzw. Außenprüfung“ für das Amt prüfbar sein müssen. Das Ausdrucken von elektronischen Rechnungen und Archivieren als Papierrechnung stellt einen sogenannten „Medienbruch“ dar (ebenso wie das Digitalisieren von Papierrechnungen). Das ist unzulässig. Jede Rechnung muss in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Tipps zur elektronischen Rechnung

1. Stellt auf jeden Fall zunächst sicher, dass die eigenen elektronischen Rechnungen allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Änderungen nachträglich durchzuführen kostet eine Menge Aufwand und bringt eine Menge Ärger.

2. Eingehende Rechnungen sollte man ebenfalls auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben prüfen. Ansonsten kann es sein, dass eine bereits abgezogene Vorsteuer vom Finanzamt zurückverlangt wird. Um das zu vermeiden, müsste man vom Aussteller der Rechnung eine korrekte Version verlangen, was bei bereits bezahlten Rechnungen umso mehr Aufwand macht. Um sich den zu ersparen, lohnt ein Prüfung bereits im Vorhinein.

3. Bei der Rechnungserstellung kann man sich mit Vorlagen und durch Optimierung der Abläufe ebenfalls eine Menge Arbeit ersparen. Das sollte man nutzen – im Lauf der Zeit ergibt sich damit eine Menge Zeitersparnis.

4. Bei der Belegverwaltung und Verbuchung lohnt es sich, für papierene Belege und elektronische Belege unterschiedliche Konten einzurichten. So kann man später die entsprechenden Belege viel leichter wiederfinden und die Buchhaltung wird übersichtlicher.

Hintergrundinfos zur elektronischen Rechnung

Papierrechnung = elektronische Rechnung, was ihre Verbindlichkeit angeht – das hatten wir ja weiter oben schon festgestellt. So alt ist diese „Gleichberechtigungsregelung“ allerdings noch gar nicht: Rechtlich völlig gleichgestellt wurden beide Formen der Rechnung erst 2011, im Zuge einer Änderung von § 14 des Umsatzsteuergesetzes (als Umsetzung einer EU-Richtlinie in nationales Recht). Im Nachbarland Österreich war das sogar noch später, nämlich 2013. Dafür muss man dortigen Behörden, wenn man mit ihnen Geschäfte macht, zwingend eine elektronische Rechnung stellen. Immerhin wenigstens ein Versuch, ein Vorbild zu sein.

Änderungen sind in den nächsten Jahren dabei noch zu erwarten: Innerhalb von 36 Monaten bzw. 54 Monaten nach Inkrafttreten einer weiteren Richtlinie (also 2018 bzw. 2019/20) soll dann eine europaweit einheitliche Norm für die elektronische Rechnungsstellung gelten, die auf strukturierten Daten basiert.

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