Eventplanung für Gründer: Mit diesen Schritten startet ihr durch

Der Business-Plan ist abgesegnet, die Finanzierung steht, das Office ist eingerichtet und die ersten Kunden sind an Land gezogen? Dann solltet ihr nicht vergessen, die Gründung mit einem Event offiziell einzuläuten.

Warum Events immer wichtiger werden

Manche Dinge lassen sich auch im Digitalzeitalter nicht einfach ersetzen, allen voran gilt das für den zwischenmenschlichen Kontakt. Den Beweis dafür liefert die Branche, die trotz zunehmender Automatisierung und Softwarelösungen dafür verantwortlich ist, Menschen im professionellen Kontext zusammenzubringen. Hierbei gibt es neue Herausforderungen: die Verschmelzung von on- und offline in vollem Gange – die Skills, die schon immer im Eventmanagement gefragt waren, machen sich jetzt auch bei hybriden Veranstaltungen bezahlt.

Von diesem Wissensschatz, sowohl digital als auch klassisch offline, können Gründer profitieren. Denn unabhängig von eurem Geschäftsfeld solltet ihr nicht unterschätzen, welches Potenzial gut umgesetzten Veranstaltungen innewohnt. Die positiven Effekte betreffen euer neues Business nämlich in mehreren Aspekten; welche das sind, ist individuell auszuarbeiten, doch in jedem Fall steht fest, dass ihr euch eine solche Gelegenheit nicht entgehen lassen sollten.

Schritt für Schritt zu eurem perfekten Event

Ob Tag der offenen Tür oder Launch-Party, folgt auch die Eventplanung stets einer festen Struktur. Diese kann im Detail abweichen, grundsätzlich dienen die folgenden Schritte jedoch als guter roter Faden.

Schritt 1: Definiert die Ziele eures Events

Dieser Schritt steht ganz vorne an, da er darüber entscheidet, welche Art von Event überhaupt geeignet ist.

  • Möchtet ihr direkt eure Bekanntheit in der unmittelbaren Nachbarschaft steigern, wie es zum Beispiel für Modegeschäfte ratsam ist?
  • Habt ihr bereits die ersten Kunden, zu denen ihr die Bindung von Anfang an stärken wollt?
  • Ist das Team neu zusammengewürfelt und könnte erst einmal eine Kennenlernrunde vertragen?

Diese und weitere Zielsetzungen beeinflussen die Planung von Anfang an. Am besten definiert ihr euer Ziel so genau wie möglich:

  • Für wen ist das Event gedacht?
  • Welchen call to action setzt ihr an: Kaufinteresse, Spaß und eine tolle Erinnerung, viel Platz und Zeit zur Kommunikation?

Schritt 2: Wann und Wo für euer Event

In diesem Zusammenhang folgen planerische Aspekte wie Datum, Uhrzeit und Location. Wichtig: Teilt diese allen potenziellen Teilnehmern so früh wie möglich mit – dies erhöht die Chancen auf zahlreiches Erscheinen.

Außerdem wichtig: Haltet offizielle Feiertage, wichtige Messen und sonstige Termine, die eurem Plan als Konkurrenz die Besucher wegschnappen können, im Blick.

Bedenkt auch die Tagesabläufe eurer Kunden: Wollt ihr Familien mit Kindern ansprechen, ist die Mittagszeit und der frühe Abend schlecht. Senioren gehen spät abends nicht mehr gern vor die Tür.

Schritt 3: Plant euer Budget

Besonders wichtig, ist die Kostenseite eures Events im Blick zu haben – und das am besten tagesaktuell, denn in der Regel verändert sich die Planung und damit steigen auch die Kosten.

Vorkalkulation – erster Überblick eurer Kosten

Mit der Vorkalkulation ermittelt ihr eure Kosten auf Basis eurer ersten Planung – sie dient euch als Schätzung vorab und soll euch dabei helfen, den Umfang eurer Veranstaltung im Budgetrahmen genauer abzuklären. Je besser und genauer ihr hier alle benötigten Leistungen definiert und auch dessen Kosten beziffert – umso sicherer könnt ihr den Budgetrahmen bis zum Eventende halten.

Wenn ihr dabei ausreichend Puffer bereits in der Vorkalkulation einplant, seid ihr für eventuelle Zusatzkosten gerüstet.

Zwischenkalkulation – Kosten immer im Blick

Ein Event entwickelt sich in der Planungsphase: Neue Ideen kommen hinzu, die Zielgruppe wird konkreter, je nach Feedback zu euren Einladungen könnt ihr auch genauer abschätzen, wie viele Gäste ihr erwarten könnt. Das sollte sich in eurer Budgetplanung widerspiegeln, sprich mit einer stetig aktuellen Zwischenkalkulation seid ihr immer im Bilde über eure Kosten.

Nachkalkulation – Zur Eventauswertung

Mit der Nachkalkulation erfasst ihr alle tatsächlich angefallenen Kosten und könnt letztendlich den ROI (Return on Investment) berechnet.

Schritt 4: Wer macht was bei der Eventvorbereitung

Dazu gehört auch die Aufgabenverteilung. Nur wenn diese effektiv eingehalten wird, kommt es nicht zu kritischen Engpässen in der Planungsphase.

Dies ist nämlich wichtig für die Details, die von den Beteiligten abgearbeitet werden sollen.

  • Wer übernimmt die Personalplanung für den Tag des Events?
  • Wer kümmert sich um die Logistik für Dinge wie Getränke oder möglicherweise sogar Catering?
  • Gibt es behördliche Auflagen, die eingehalten werden müssen?
  • Wer tritt als Hauptgastgeber des Events auf und übernimmt die Begrüßung der Gäste?

Hierbei gilt ganz klar: Lieber zu viele Details bedenken als zu wenig.

Schritt 5: Immer alles Wichtige schriftlich festhalten

Während ihr euch Schritt für Schritt vorarbeitet, ist es dringend ratsam, die Dokumentation nicht zu vergessen. Diese zeigt nämlich nicht nur, was bereits geleistet wurde, sondern hilft auch dabei, das aufzuzeigen, was vergessen wurde. Damit alle Beteiligten jederzeit den vollen Überblick haben, eignet sich ein Cloud-Tool im Hintergrund als Helfer.

Indem ihr diese Schrittfolge als grobe Wirbelsäule eurer Planung nutzt, bekommt ihr eine erste Struktur in das Vorhaben und könnt alles Weitere darauf aufbauen. Merkt euch dabei: Der Erfolg des tatsächlichen Events entscheidet sich zu großen Teilen schon vorher, da die Qualität der Planung absolut essenziell ist. Wenn ihr also von Anfang an alles richtig macht, könnt ihr am eigentlichen Abend entspannt zur Sache gehen.

Debriefing: Nach dem Event ist vor dem Event

© istock.com/Vasyl Dolmatov

In den Tagen nach dem Event habt ihr alle Hände voll zu tun mit den üblichen Arbeitsschritten wie Abbau und Saubermachen sowie der Rückkehr zum Tagesgeschäft. Das sollte euch jedoch nicht davon abhalten, auch die strategischen Schritte nicht zu vernachlässigen.

  • Das Debriefing: Setzt euch zusammen und wertet den Erfolg des Events aus. Welche Faktoren waren besonders gelungen, welche weniger und welche haben sich als überflüssig erwiesen?
  • Auf diese Weise reichert ihr den Erfahrungsschatz für künftige Veranstaltungen an. Wie in vielen Lebensbereichen ist die Lernkurve auch hierbei anfangs recht steil – eine offene Analyse lohnt sich also.
  • Follow-up nicht vergessen: Denkt daran, mit den Eventbesuchern in Kontakt zu bleiben, und zwar zügig. So lässt sich ein guter erster Eindruck noch vertiefen und möglicherweise entsteht eine bleibende Verbindung. Wird der Kontakt direkt danach schleifen gelassen, besteht die Gefahr der Verflüchtigung.

Eine standesgemäße Nachbereitung ist somit nicht nur empfehlenswert, sondern fast schon Pflicht. Immerhin: Dies lässt sich auf vielen Wegen umsetzen, etwa durch Mails, in denen ihr euch für die Teilnahme bedankt oder durch die Vernetzung auf den üblichen Business-Netzwerken. Euch stehen also erneut mehrere Optionen offen, um das Ganze professionell abzurunden.

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