SEPA-Umstellung 2014 Checkliste – Was muss ich tun?

SEPA (Single Euro Payments Area) kommt und kaum einer ist vorbereitet – so sehen es jedenfalls Experten. Die wenigsten Unternehmen in Deutschland seien fit für die Veränderungen von Überweisungen und Lastschriftverfahren. Denn bei den meisten Firmen ist es nicht damit getan, die alte Bankleitzahl (BLZ) wegzuradieren und die neue IBAN hinzuscheiben.

1. SEPA Umstellung gut planen

Euroeinführung und Jahrtausendwechsel – Pillepalle gegen die anstehende Sepa-Umstellung. Deshalb schwören Sie Ihre Organisation ein:

• Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das alle rechtlichen und IT-technischen Aspekte der Umstellung auf SEPA analysiert und plant
• Binden Sie alle Beteiligten, vom Finanz- über das Personal- bis zum Rechnungswesen, von der Rechtsabteilung über den Vertrieb bis zum Marketing ein
• Stellen Sie einen Zeitplan auf und definieren Sie Meilensteine

2. SEPA, XML, IBAN, BIC – Aktualisieren Sie Ihre Stammdaten

• Auf alle Ihre Formulare, Überweisungsscheine, Rechnungen und Unternehmensunterlagen müssen IBAN und BIC anstatt BLZ und Kontonummer. Soweit so gut.
• Sie müssen aber auch Ihre IT auf die neuen SEPA Nummern umstellen.
• Für die separate Lohnbuchhaltung benötigen Sie anstatt der bisherigen DTAUS-Formate die aktuellen XML Formate.
• Und auch Ihre Finanzbuchhaltung und Zahlungssoftware muss SEPA-fähig werden.
• Vergessen Sie nicht: Ihre Kunden und Partner müssen Ihre neuen Daten kennen – und Sie brauchen deren SEPA-Daten.

Die Umstellung bietet Ihnen ein große Chance: Sie können auch mal die Karteileichen und fehlerhaften Daten beiseite räumen.

3. SEPA Lastschrift – Die Gläubiger Identifikationsnummer, auch Gläubiger ID beantragen

Inbesondere das Lastschriftverfahren wird geändert. Damit Sie auch weiterhin an Ihr Geld kommen, sollten Sie hier rechtzeitig agieren. Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikationsnummer von der Bundesbank. Und so geht es:

• Gehen Sie auf folgende Internetseite: „Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer“.
• Bestätigen Sie, dass Sie die „Verfahrensbeschreibung Gläubiger-Identifikationsnummer“ und den Hinweis zum Datenschutz gelesen haben.
• Wählen Sie nun aus der Liste der Personengruppen die Personengruppe aus, die für Sie zutreffend ist.
• Wählen Sie Ihre Rechtsform aus.
• Geben Sie nun in der Formularmaske Ihre Daten, also Name, Firma, Bezeichnung der Person/des Unternehmens/des Vereins/der Anstalt und die Daten der Ansprechperson ein.
• Bestätigen Sie die Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit Ihrer eingegebenen Daten.
• Jetzt folgt eine Sicherheitsabfrage: Sie müssen im Eingabefeld die angezeigte Zeichenfolge eintippen und auf den Button „Antrag stellen“ klicken.
• Nun erhalten Sie eine Bestätigungsemail an die angegebene Emailadresse: Klicken SIe den darin enthaltenen Link. Achtung: Nach 10 Kalendertagen ist der Link inaktiv und Ihre Antragsdaten sind gelöscht.

Nach einigen Stunden oder am nächsten Geschäftstag erhalten Sie von der Deutschen Bundesbank eine weitere E-Mail mit einem pdf-Anhang. In dem maschinell erstellten Mitteilungsschreiben ist Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID-Nummer) enthalten.

Doch wie funktioniert das nun mit der Sepa-Lastschrift? Lesen Sie dazu folgenden Beitrag: Alles zu SEPA – Lastschrift bzw. SEPA-Lastschrift-Mandat.