Gehaltsabrechnung – Lohnabrechnung für Startups erstellen – Anleitung, Erklärung, Vorlage und Muster

Wer als Startup Mitarbeiter anstellt, muss sich natürlich auch über deren Bezahlung Gedanken machen. Dazu muss es natürlich auch eine regelmäßige Gehaltsabrechnung geben – auch dazu ist man als Arbeitgeber verpflichtet. Wie so eine Gehaltsabrechnung überhaupt auszusehen hat, was man darauf finden muss, erklären wir in unserem Beitrag. Dazu erfahrt ihr auch, wie man Brutto- und Netto-Gehalt überschlagsmäßig kalkuliert, wenn es um Gehaltsüberlegungen geht.

Zunächst einmal: Lohn oder Gehalt?

Der Unterschied ist schnell erklärt. Ein Lohn wird für eine Tätigkeit AUF STUNDENBASIS errechnet, und ist daher immer leicht unterschiedlich (nicht alle Monate haben die gleiche Anzahl an Arbeitstagen). Ein Gehalt ist dagegen ein immer gleicher Betrag (auch wenn der sich durch Überstunden oder Zuschläge manchmal auch erhöhen kann).

Sind Gehaltsabrechnungen Pflicht?

Teilweise sind sie das, teilweise sind sie das nicht. Wie fast immer gibt es auf einfache Fragen in Deutschland mal wieder komplizierte und mehrteilige Antworten. Einerseits sagt der § 108 der Gewerbeordnung, dass man dem Arbeitnehmer immer dann, wenn man ein Gehalt auszahlt, auch eine Abrechnung in Textform zu geben hat. Andererseits stellt er aber auch fest, dass diese Verpflichtung entfällt, wenn sich seit der letzten Abrechnung die Angaben nicht geändert haben.

In etwas einfachere Worte gekleidet würde das lauten: Ja, man muss als Arbeitgeber verpflichtend eine Gehaltsabrechnung zur Zahlung des Gehalts aushändigen – würde aber ohnehin das Gleiche daraufstehen wie in den Monaten zuvor, kann man es auch lassen. So weit also der Gesetzgeber mit dem Wort zum Zahltag.

In der Praxis wird man sicherlich im Interesse der Mitarbeiter handeln, wenn man pünktlich monatlich eine Gehaltsabrechnung zuschickt. Immerhin braucht der Mitarbeiter eine Entgeltbescheinigung, wenn er sich um einen Kredit bemüht, eine Wohnung sucht oder seine Steuererklärung macht. Wenn der Mitarbeiter eine solche Liquiditätsbescheinigung nicht vorlegen kann, macht man ihm unnötig das Leben schwer.

Lohnabrechnung Schema: Wie Gehaltsabrechnungen aussehen müssen

Dafür sind zwei Gesetze maßgeblich: einerseits wieder die Gewerbeordnung, andererseits die Entgeltbescheinigungsverordnung.

Kurz gesagt müssen sich auf der Gehaltsabrechnung alle Angaben zum Abrechnungszeitraum finden, dazu alles, was für die Zusammensetzung des Einkommens relevant ist.

Das heißt es für das Schema der Lohnabrechnung ganz konkret:

• von wann bis wann mit dieser Gehaltsabrechnung abgerechnet wurde
• der Bruttolohn
• alle Zuschläge und deren Höhe (dabei vermerkt ob laufend oder einmalig)
• alle sonstigen Vergütungen
• die Höhe der Abzüge (alle einzeln aufgeführt, und vermerkt ob laufend oder einmalig)
• Abschlagszahlungen und Vorschüsse

Bedeutende Fakten wie ein verrechneter Beitragszuschlag für Kinderlose müssen ebenfalls aufgeführt sein. Denken sollte man auch an sogenannte geldwerte Leistungen (egal ob im vorliegenden Fall steuerfrei oder nicht) – aufführen sollte man sie auf jeden Fall.

Das war schon eine ganze Liste an Dingen, die auf die Gehaltsabrechnung gehören. Es kommt aber noch mehr – das war erst die Liste der Gewerbeordnung. Die Entgeltbescheinigungsverordnung will dann noch zusätzlich folgende Dinge auf der Gehaltsabrechnung sehen:

• alle Daten zum Arbeitgeber (Name und Anschrift des Unternehmens)
• alle Daten zum Arbeitnehmer (Name, Anschrift und Geburtstdatum)
• Versicherungsnummer
• das Datum des Beschäftigungsbeginns
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• beim Abrechnungszeitraum auch die Anzahl der Arbeitstage im Zeitraum und die Sozialversicherungstage
• die Zahl der Kinderfreibeträge
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Damit wird die Gehaltsabrechnung schon ein recht komplexes Dokument.

Vom Brutto zum Netto – Gehaltsabrechnung berechnen

Brutto interessiert vor allem den Arbeitgeber, weil es sich hier ja um die Kosten (zuzüglich noch weiterer Lohnnebenkosten, versteht sich) handelt, den Mitarbeiter interessiert nur, was am Ende netto rauskommt und auch ausgegeben werden kann.

Lohnsteuer & Kirchensteuer

Vom Bruttolohn geht zunächst einmal die Lohnsteuer ab. Jeder Arbeitnehmer ist in eine Lohnsteuerklasse eingeteilt (von 1 – 6), je nachdem ob verheiratet, alleinstehend oder ledig und in welcher Lohnsteuerklasse ein verheirateter Partner eingestuft ist.

Auch die Kirchensteuer ist (formal zumindest) ein Bestandteil der Lohnsteuer und macht einen festen Prozentsatz von ihr aus (8% bzw. 9% der Lohnsteuer). Der Solidaritätszuschlag (5,5% der Lohnsteuer) wird ebenfalls hier angehängt.

Arbeitslosenversicherung & Rentenversicherung

Danach kommen die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung. Sie werden vom Bruttolohn berechnet. 1,5% des Bruttolohns zahlt der Arbeitnehmer, 1,5% des Bruttolohns der Arbeitgeber.

Die Rentenversicherung wird ebenfalls vom Bruttolohn berechnet – nämlich mit (aktuell 2017) 18,7% des Bruttolohns. Auch hier gibt es eine Teilung: der Arbeitnehmer zahlt 9,35%, die andere Hälfte übernimmt der Arbeitgeber mit ebenfalls 9,35%.

Krankenversicherung, Pflegeversicherung & Rentenversicherung berechnen

Wie Arbeitslosen- und Rentenversicherung wird auch die Krankenversicherung geteilt abgezogen: 7,3% jeweils einmal vom Arbeitgeber und einmal vom Arbeitnehmer. Als angestellter Mitarbeiter kann man dabei aber noch zusätzlich belastet werden: einzelne Krankenkassen können noch zusätzlich Beiträge erheben und vom Angestellten einfordern – das können manchmal bis zu 2,1 % zusätzlich sein. Arbeitgeber zahlen aber niemals mehr als ihre 7,3% – die höhere Last trägt allein der Mitarbeiter.

Ebenfalls vom Bruttolohn gerechnet wird die Pflegeversicherung. Hier zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeder jeweils 1,275%. Bei Kinderlosen die über 23 Jahre alt sind gilt jedoch ein höherer Beitragssatz, nämlich 1,4% jeweils.

Lohnnebenkosten berechnen – kleine Kalkulationshilfe für die Lohnnebenkosten

Als Arbeitgeber sollte man im Blick haben, dass man nicht nur den Bruttolohn zahlen muss. Dazu kommen ja auch die Arbeitgeberanteile, für die man aufwenden muss (die sogenannten direkten Personalzusatzkosten). Daneben auch noch:

• Kosten für die Lohn- und Gehaltsfortzahlung
• freiwillige Sozialleistungen
• Kosten für Ausbildung und Weiterbildung des Mitarbeiters
• ev. Kosten für Berufskleidung, Umzugserstattungskosten, Einrichtungsbeihilfen, etc.

Schon die direkten Personalzusatzkosten, die ein Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn aufwenden muss liegen bei rund 20% des Bruttolohns. Insgesamt kommt man in den meisten Fälle auf rund 30% des Bruttogehalts zusätzlich. Ein Mitarbeiter kostet also ca. ein Drittel mehr als er BRUTTO verdient.