Geschäftsadresse mieten / Virtual Office – darauf müsst ihr achten

Viele Startups benötigen für ihr Kerngeschäft kein Büro, gerade zu Beginn oder als nebenberufliche Gründer verzichten sie auf diese kostenintensive Investition. Alternativen sind Kundengespräche beim Kunden selbst, Teammeetings online oder Präsentationen in kurzeitig angemieteten Konferenzräumen in Coworking Spaces.

Doch auch wenn ihr auf ein stetiges Büro verzichten könnt – eine Geschäftsadresse ist unumgänglich. Warum, und welche Lösungen es dafür gibt und welche davon tatsächlich funktionieren, erfahrt ihr in diesem Fachartikel.

Geschäftsadresse – darum benötigt ihr sie

Ihr solltet die Außenwirkung eines Büros nicht unterschätzen: eine Geschäftsadresse ist Aushängeschilder eures Unternehmens, schon eine Adresse in einem Business Center hilft als Basis, um ein Firmenschild zu präsentieren und eure Geschäftsadresse für euren Briefbögen oder Visitenkarten zu nutzen.

Die von euch gewählte Adresse ist schon allein in ihren Namen her eine Statement, dass ihr bedenken solltet. Jeder verbindet mit der Wahl der Stadt, des Stadtteils, eventuell auch der Straße bestimmte Attribute – die schreibt er unterbewusst auch eurem Unternehmen zu. Eine angesehene Geschäftsadresse kann Vertrauen bei Kunden oder Investoren wecken.

Je nach Platz in den eigenen vier Wänden ist es sicher kostensparend und auch angenehm, im Homeoffice zu arbeiten. Doch es gibt auch einen Vorteil eines Büros: Ihr könnt Geschäftliches und Privates trennen und eure Privatsphäre schützen. Denn bedenkt: Es gibt viele Stellen, an denen ihr eure Adresse angebt bzw. wo deren fehlen unangenehm auffällt… im Impressum eurer Firmenwebsite oder Firmen-Facebookseite, beim Gewerbeamt oder im Handelsregister.

Unumgänglich: Ladungsfähige Geschäftsadresse

Als Gründer steht ihr vor der Herausforderung, dass eure Geschäftsadresse an einigen Stellen offizielle relevant ist und auch abgefragt wird.

Die Anforderungen an eure Geschäftsadresse sind dabei immer etwas unterschiedlich, doch eines ist für alle wichtig: Es muss garantiert sein, dass eure Post entgegengenommen wird. Ein externes Postfach etwa bei der Deutschen Post ist dafür nicht ausreichend.

Der Gesetzgeber verlangt eine so genannte „ladungsfähige Adresse“ als Geschäftsadresse. Eine Möglichkeit für eine Geschäftsadresse in diesem Sinne ist ein virtuellen Büro mit Postservice.

Virtual Office als Option für eine Geschäftsadresse

Befindet sich eure Geschäftsadresse in einer der Top-Lagen bedeutender Städte, so habt ihr einen großen Imagegewinn und somit auch deutliche Wettbewerbsvorteile. Ein virtuelles Büro ist für Gründer deshalb eine gute Option.

Was ist ein Virtual Office?

Unter einem Virtual Office versteht man eine Geschäftsadresse, an der ihr allerdings nicht arbeitet. Dies ist also kein physischer Büroraum, sondern eine moderne Bürolösung, die ihr zu repräsentativen Zwecken und flexibel nutzen könnt. Ihr verfügt über eine exklusive Firmenadresse in international angesehenen Wirtschaftsstandorten, wie Frankfurt am Main, München oder Hamburg. Das virtuelle Büro verhilft euch zu einem professionellen Außenauftritt.

Hinter einem virtuellen Büro stehen prestigeträchtige und seriöse Immobilien an den gefragtesten Adressen von Großstädten. Dort werden oft zusätzlich Bürodienstleistungen angeboten. Vor Ort sorgen professionelle Mitarbeiter dafür, dass ihr rund um die Uhr für eure Kunden erreichbar seid, ohne dass ihr selbst anwesend seid.

Was solltet ihr bei einem virtuellen Büro beachten?

An erster Stelle steht die beste Lage bei der Auswahl des Virtual Office. Ziel ist es schließlich, dass die Geschäftsadresse euch Vorteile im Wettbewerb und einen Imagegewinn verschaffen soll. Wenn ihr an einer der bekanntesten Standorte Deutschlands eine renommierte Geschäftsadresse besitzt, wird euren Kunden eine maximale Seriosität vermittelt und Vertrauen aufgebaut.

Wichtig ist außerdem ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis. Nicht immer ist der günstigste Anbieter eines virtuellen Büros auch der beste. Entscheidend für die Auswahl des Anbieters sind auch die Services, die der Bürodienstleister anbietet.

Welche Büroservices sind für ein virtuelles Büro wichtig?

Ein virtuelles Büro ist nicht nur eine Geschäftsadresse. Ihr könnt je nach Bedarf unterschiedliche Bürodienstleistungen hinzubuchen. Diese werden durch die Mitarbeiter vor Ort übernommen. Dadurch spart ihr wertvolle Zeit, die ihr in das Kerngeschäft eures Unternehmens konzentriert. Zu den angebotenen Leistungen gehören unter anderen Telefonservice, Postannahme sowie ein professioneller Sekretariatsservice.

Telefonservice: Ihr erhaltet durch den Anbieter eures Virtual Office​ eine eigene Telefonnummer und Faxnummer. Die Mitarbeiter vor Ort nehmen die Gespräche in euren Firmennamen entgegen. Je nach Wunsch werden die Anrufe aufgezeichnet oder direkt an euch weitergeleitet. Auf die Art und Weise ist sichergestellt, dass ihr zu jeder Uhrzeit erreichbar seid. Der Telefonservice bietet sich als ein Backoffice in Stoßzeiten an. Die meisten Anrufer hinterlassen keine Nachricht auf einen Anrufbeantworter. Im schlechtesten Fall verliert ihr diese Kunden an die Konkurrenz, wenn sie ein dringendes Anliegen haben. Mit dem Backoffice ist sichergestellt, dass keine Anrufe verloren gehen. Es bietet damit eine günstige Versicherung, damit potentielle Geschäftspartner gleich einen schlechten Eindruck von eurer Firma bekommen.

Postannahme: Die an der Adresse eures virtuellen Büros ansässigen Mitarbeiter nehmen die komplette Geschäftskorrespondenz entgegen, verwalten diese und leiten sie an euch weiter. Damit habt ihr der gesetzlichen Vorgabe einer „ladungsfähigen Adresse“ auch Rechnung getragen.

Sekretariatsservice: Es werden alle anfallenden Sekretariatsarbeiten von den Mitarbeitern des Anbieters übernommen. Sie kümmern sich unter anderen um die Weiterleitung und den Versand der Geschäftskorrespondenz, nehmen Kunden im Empfang oder erledigen Verwaltungsarbeiten.

Internationaler Service: Heutzutage weiten sich die Geschäfte immer weiter international aus. Die Mitarbeiter eines virtuellen Büros unterstützen euch dabei, eure Produkte auch neuen internationalen Märkten zu präsentieren. Zudem sorgt der Service dafür, dass den potentiellen Kunden in anderen Ländern der gleiche Service geboten wird, wie in Deutschland. Dank muttersprachlicher Sekretärinnen und einer 24-Stunden-Erreichbarkeit ist dies kein Problem. So nehmen Sekretärinnen Bestellungen entgegen oder beantworten Fragen in Französisch, Englisch und weiteren Sprachen.

Vor- und Nachteile des Virtual Office​ im Überblick

Vorteile	Nachteile
Keine langen Vertragslaufzeiten für Büroräume, da die Bürodienstleistungen flexibel gebucht werden können.	Ihr seid für Kunden nicht kurzfristig vor Ort zu erreichen.
Senkung der der Personalkosten, da die Mitarbeiter des Anbieters viele administrative Aufgaben übernehmen.
Keine hohen Vorinvestitionen wie Maklerprovision für die Bürosuche oder Ausstattung der Büros.
Firmenadresse an einer der renommiertesten Geschäftsadressen.

Den richtigen Virtual Office Anbieter finden

Um diesen Nachteil auszugleichen, ist es ratsam, einen Anbieter auszuwählen, bei dem Räume gemietet werden können.  Wer bei einem solchen Anbieter eine Geschäftsadresse wählt, kann hier Kunden vor Ort empfangen und Konferenzräume an der gleichen Adresse mieten. In Mannheim zum Beispiel bietet diesen Service die 1Plus Agency an. Unter mannheim-bueros.de könnt ihr euer virtuelles Büro in Innenstadtlage beziehen.

Ähnliche Services bietet auch viele Coworking Space Anbieter. Welche Coworking Spaces es in euer Stadt gibt, findet ihr hier in unserer Übersicht an Coworking Spaces.