Personalvermittlung gründen: Selbstständig machen als Personalvermittler und Headhunter

Menschen an Unternehmen vermitteln, das klingt nach einem spannenden Job. Und in Zeiten von Fachkräftemangel ist es sogar ein einträglicher Job. Doch wie macht man sich als Personalvermittler selbstständig? Welche Regel müsst ihr beachten? In wenigen praktischen Schritten zur eigenen Personalvermittlung …

Schritt 1 zur Personalvermittlung: Perspektiven | Eigenes Profil | Persönliche Voraussetzungen

Die Perspektiven für private Personalvermittler sind tatsächlich vielversprechend, denn auf den Arbeitsmärkten fehlt es an Fachkräften, man sieht es allerorten: auch die Handwerksunternehmen wie Bäcker, Maler usw. suchen händeringend Personal. Ähnlich sieht es auf dem Dienstleistungssektor aus: Gerade nach der Pandemie sucht beinahe jede Gastronomie.

Ein weiterer Aspekt: Immer weniger Unternehmen halten die Personalsuche im Haus. Viele sourcen diese Aufgabe aus und engagieren private Firmen, die ihnen die Mitarbeitersuche abnehmen.

Personalvermittler, Headhunter oder Personalberater

Auch dieses Segment ist, schaut man etwas genauer, gar nicht so eindeutig und einfach: Während ein Personalvermittler Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammenführt, dabei in der Regel auf Provisionsbasis arbeitet und nur im Erfolgsfall bezahlt, sind Headhunter oder auch Personalberater häufig mit exklusivem Mandat ihrer Kunden unterwegs. Außerdem umfasst die Vermittlung weitaus mehr Leistungen als die Beratung oder die des Headhunters.

Das ist ein Personalvermittler

Hier geht es um die Vermittlung von Mitarbeitern. Personalvermittler präsentieren Lebensläufe, die sie recherchiert haben, mögliche Kandidaten, die sie zum Teil auch vorher geprüft haben. Ihre Bezahlung erfolgt als Provision für die Besetzung einer Stelle.

Auch wenn es dafür keine klaren Regelungen gibt… die Erwartungshaltung eurer potenziellen Auftraggeber ist es, dass ihr von der Suche nach geeignetem Personal über verschiedene Netzwerke und über von euch aufgestellten Ausschreibungen über die Prüfung der Bewerbungen, erste Bewerber-Interviews bis hin zu einer ersten Bewerberauswahl für euren Auftraggeber aktiv seid.
Ihr nehmt ihm also den kompletten Organisationsteil der Personalarbeit ab – nur die finale Entscheidung bleibt bei eurem Mandanten.
Das ist sicher nicht immer und bei jedem Kunden so, manche Kunden wollen viel und frühzeitig eingebunden werden – andere wollen vielleicht bei den ersten Interviews dabei sein.

Das ist ein Headhunter

Headhunter vermitteln vor allem Fach- und Führungskräfte, sie werden häufig dann beauftragt, wenn man potenzielle Kandidaten auch aus anderen Unternehmen abwerben will. Das hat dem Titel ein etwas schlechtes Image beschert.

Das leistet ein Personalberater

Neben der reinen Vermittlung sind Personalberater Unternehmensberater, die ihre Mandanten zu Rahmenbedingungen für Mitarbeiter beraten und den Rekruting-Prozess dauerhaft begleiten. Dazu gehören auch viele andere Arbeiten des HR – etwa Steigerung der Mitarbeitermotivation, Auswertung von Fluktuation usw.

Personalvermittler auch als Zeitarbeitsfirma tätig

Häufig sind Personalvermittler auch als Zeitarbeitsfirma, also in der so genannten Arbeitnehmerüberlassung tätig. Das Prinzip: Ihr habt Mitarbeiter, die ihr für eine bestimmte Dauer und für einen monatlichen Betrag ausleiht oder die ihr als Festangestellte für eine einmalige Provision vermittelt. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeit, um die Zeitarbeitskräfte erst einmal in ihrem Team zu testen und zu integrieren und übernehmen sie danach.

Der Vorteil dieses Modells liegt auf der Hand: Ihr habt eine weitere Einnahmequelle und könnt, vorausgesetzt ihr habt solche Leiharbeiter, schnell eure Kunden mit Personal versorgen.
Doch das Ganze hat auch seine Tücken: Für die Arbeitnehmerüberlassung gelten strenge Regeln bezüglich Firmengründung (und -anmeldung) und ihr seid natürlich auch dann für eure Mitarbeiter verantwortlich, wenn sie gerade nicht ausgeliehen sind.

Abgesehen davon wird es mit zunehmend leer gefegten Arbeitsmärkten auch schwerer, Leiharbeiter an euch zu binden. Nur wenige finden diese Abwechslung und Unsicherheit, wo, wie und wann sie eingesetzt werden, attraktiv und werden sich in der Regel lieber für eine Festanstellung entscheiden.

Wollt ihr die Überlassung von Arbeitnehmern auf Zeit zum Geschäftsfeld machen, dann müsst ihr eine kostenpflichtige Erlaubnis der Agentur für Arbeit beantragen. Sinnvoll ist es vor allem, wenn ihr Arbeitsuchende vermitteln wollt, die im Besitz eines Vermittlungsgutscheins der Agentur für Arbeit sind. Hierfür wird eine Zertifizierung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung vorausgesetzt.

Persönliche Voraussetzungen

Menschenkenntnis und die Fähigkeit, sich in eure Kunden (auf beiden Seiten) einzudenken und -fühlen – also Empathie… soweit die Softskills eines Personalvermittlers. Aber wie alle qualifizierten Arbeiten ist das Spektrum an Wissen sehr viel größer. Um gut als Vermittler arbeiten zu können, solltet ihr grundsätzlich die rechtlichen Grundlagen der Arbeitswelt kennen, ihr solltet Prozesse aus Human Ressources (HR) kennen, vielleicht auch moderne Methoden der Suche und der Mitarbeiterführung. Es ist wie mit fast allen Dienstleistungen… im Prinzip müsst ihr den Job eurer Kunden, in dem Fall der Unternehmen, bezüglich HR besser können, als das Unternehmen selbst. Sonst seid ihr nicht von Nutzen.

Deshalb lohnt sehr wahrscheinlich eine Betriebswirtschaftliches Studium, am besten mit Spezialisierung auf HR. Darüber hinaus sind sicher auch Erfahrungen in einem Unternehmen wertvoll.
Und ihr solltet die Branche, in die ihr vermitteln wollt, kennen.

Schritt 2 : Rechtliche Voraussetzungen für die Personalvermittlung

Personalvermittlung ist ein Gewerbe ohne Sondergenehmigung, es reicht also der Gewerbeschein aus. Nur für die Abrechnung von Vermittlungsgutscheinen bei der Agentur für Arbeit, ist eine Zertifizierung (AZAV) zwingend erforderlich. Und diese kostet mehrere tausend Euro. Wenn ihr eine Zeitarbeitsfirma gründen möchtet, benötigt ihr eine Genehmigung des Landesarbeitsamtes.

Anmeldung eurer Personalvermittlung – der Gewerbeschein

Als Gründer eines Personalvermittlung übt ihr ein Gewerbe aus. Dafür benötigt ihr einen Gewerbeschein. Beim Gewerbeamt in der zuständigen Gemeindeverwaltung müsst ihr daher diesen Schein beantragen. Hierbei muss angegeben werden, wer das Gewerbe ausüben möchte, welche Tätigkeit innerhalb dieses Gewerbes ausgeübt werden soll und an welchem Ort.

Pflichtmitgliedschaft bei der IHK

Wer als Gewerbetreibender tätig ist, unterliegt der Pflicht, Mitglied bei der für die Region zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) zu werden. Dafür fallen Beiträge an, die sich aus einem jährlichen Grundbetrag und einem Umlageanteil zusammensetzt. Ersterer ist regional festgelegt, zweiterer orientiert sich an euren Jahreserträgen. Laut § 3 Abs. 3 IHK-Gesetz könnt ihr euch unter bestimmten Voraussetzungen zeitlich begrenzt von der Beitragspflicht befreien lassen.

Anmeldung beim Finanzamt

Wenige Tage nach der Gewerbeanmeldung wird sich das Finanzamt mit einem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei euch melden und will wissen, womit ihr euer Geld verdienen wollt, welche Rechtsform euer Unternehmen hat und wie hoch die zu erwartenden Umsätze und Gewinne sind. Auf Basis eurer Angaben wird dann die Höhe der monatlichen Steuervorauszahlung festgesetzt. Ist der Fragebogen abgegeben, bekommt ihr eine Steuernummer.

Die Rechtsform eurer Personalvermittlung

Ihr habt grundsätzlich freie Wahl, was die Rechtsform eures Unternehmens angeht. Denkbar sind beispielsweise:

  • Einzelunternehmen,
  • GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung),
  • UG (Unternehmergesellschaft) oder
  • GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts).

Bevor ihr euch für eine entscheidet, solltet ihr alle Vor- und Nachteile der jeweiligen Rechtsform abwägen und euch überlegen, welche am besten zu eurem Konzept passt.

Schritt 3: Praktische Schritte zur Personalvermittlung

Viel Ausstattung werdet ihr als Personalvermittlung nicht benötigen. Eine Büroadresse ist möglich aber nicht notwendig. Immerhin könnt ihr sowohl Coworking Spaces als auch Termine direkt bei euren Kunden anstreben. Wer weniger remote arbeiten möchte und auf ein eigenes Büro besteht, sollte bei Lage, Ausstattung, Erreichbarkeit usw. immer die Sicht seiner potenziellen Kunden einnehmen: Wirkt das alles glaubwürdig, vertrauenserweckend, serviceorientiert?

Aquise von Kunden

Das wichtigste wird für euch werden, potenzielle Kundschaft zu finden. Unternehmen also, die ihre Personalsuche vertrauensvoll in eure Hände legen. Wenn Unternehmen das nicht selbst mit ihrer Personalabteilung leisten und es als Auftrag rausgeben, dann werden sie natürlich auf bekannte und gesicherte Prozesse setzen. Dh als Neugründer einer Personalvermittlung seid ihr erst mal raus.

Wichtig ist also, sich frühzeitig den entsprechenden Entscheidern vorzustellen, eventuell einen kleinen Pitch über eure besondere Herangehensweise zu präsentieren. Die Gelegenheiten sind nicht häufig – Messen mit entsprechenden Schwerpunkten oder auch andere HR-Events könnten dafür eure Türöffner sein.

Mitarbeitersuche

Klar, in der Regel werdet ihr erst suchen, wenn ihr einen Auftrag dazu habt. Aber manchmal ist Eigeninitiative auch der richtige Weg. Potenzielle neue Mitarbeiter für ein Unternehmen zu finden – quasi die professionalisierte Initiativbewerbung – könnte ebenfalls der Start in die eigene Vermittlung sein. Gleichzeitig baut ihr so auch eine Datenbank von potenziellen Mitarbeitern auf. Diese wird euch später sehr hilfreich sein.

Jobportale: Konkurrenz oder Quelle?

Es gibt eine ganze Reihe von Jopbportalen wie Monster, Indeed,  www.stellenanzeigen.de oder www.jobs.de … so viele, dass es inzwischen schon Crawler gibt, also Roboter, die die verschiedenen Portale durcharbeiten und individualisierte Listen erstellen.

Sie alle haben das Matching von Arbeitssuchendem und Unternehmen in Blick – also eigentlich euer Geschäftsfeld. Und die Größe und globale Wirkung eines solchen Portals werdet ihr mit eurer eigenenPersonalvermittlung sicher nicht erreichen. Aber: euer Vorteil ist genau das Gegenteil… Nähe und individualisierte Leistung. Ihr könnt auf potenzielle Mitarbeiter zugehen. Ihr könnt euren Auswahlprozess so professionalisieren, dass dieses Matching sehr präzise zum Erfolg führt. Ihr könnt euch durch Qualität von der Masse abheben.

Gleichzeitig können diese Portale wichtige Quellen eurer Recherche sein: Welches Unternehmen sucht gerade Mitarbeiter? Welche Qualifikationen und Berufe werden gerade besonders nachgefragt?

Auf diese Weise könnt ihr sowohl euer Profil schärfen und etwa in einer konkreten Branche vermitteln oder aber auch Kandidaten für eure Vermittlung finden.

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