KPI-Dashboard erstellen: die Top 11 Tools & Software (2023)

Ein KPI-Dashboard erstellen: Mit Meilensteinen, strategischer Planung und entsprechenden Maßnahmen lassen sich Unternehmenserfolge erzielen. Damit ihr während des Prozesses auch eure Unternehmenskennzahlen im Blick habt könnt ihr sogenannte KPI Dashboards anlegen. Wir stellen euch passende Tools & Software vor, die zum Teil kostenlos genutzt werden kann, mit denen ihr ein schickes KPI-Dashboard spielend leicht erstellen könnt!

Kurz vorweg: Was sind KPI?

Mit KPI werden Key-Performance-Indikatoren bezeichnet. Ganz konkret bedeutet dass, dass diese Unternehmenskennzahlen (oder auch Leistungskennzahlen) euch anzeigen, wie erfolgreich ihr beim Erreichen eurer Ziele seid. KPI werden bei der Erfolgsmessung eingesetzt und erleichtern das Monitoring der eigenen Kennzahlen. Zuvor definierte Ziele können anhand der KPI besser überwacht werden und ihr könnt euch aufwendiges Reporting mittels Excel-Tabellen, in Papierform und den hohen Aufwand durch Mitarbeiter ersparen. Wenn ihr eure Unternehmenskennzahlen in einem KPI-Dashboard zusammenfasst, dann habt ihr das Reporting effizient und anschaulich aufbereitet – und das viel weniger zeitintensiv.

KPI ermöglichen euch, dass ihr direkt erkennen könnt, wie eure geplante Social Media-Strategie bspw. auf Instagram verläuft, wie die Anmeldungen für den Newsletter aussehen oder wie sich eure Umsätze im Onlineshop entwickeln. Mit den Unternehmenskennzahlen habt ihr ein praktisches Hilfsmittel an der Hand, um euer Business zu steuern und mehr Wachstum zu erzielen. Die Prioritäten für euer Unternehmen werden damit klar und deutlich, im KPI-Dashboard sind diese visuell dargestellt und es wird deutlich, wo ihr eingreifen müsst.

Das KPI-Dashboard erstellen: richtige Zahlen und Aufbau

Mit dem KPI-Dashboard habt ihr eine virtuelle Schnittstelle, was ein großer Vorteil gegenüber anderen KPI-Methoden ist. Mit dieser Schnittstelle habt ihr Zugriff auf relevante Informationen in Echtzeit, die ausschlaggebend für den Unternehmenserfolg sind. Das KPI-Dashboard misst und aggregiert diese wichtigen Kennzahlen. So könnt ihr direkt erkennen, was erfolgreich verläuft und wo ihr ins Unternehmensgeschehen eingreifen müsst, um Fehlentwicklungen und Fehlentscheidungen schnell zu korrigieren. Chancen und Risiken werden visuell erkennbarer. Zudem ist ein KPI-Dashboard vorteilhaft, denn branchenübliche Dienste aus Datenanalyse, E-Commerce, Social Media, Marketing und Rechnungswesen lassen sich wunderbar anschließen.

Der Aufbau eures KPI-Dashboards

Am besten ihr platziert euer KPI-Dashboard an einem prominenten Platz im Büro, so können Mitarbeiter und Entscheider jederzeit sehen, welche Ziele gesetzt sind und wo ihr aktuell steht. Damit ihr wisst, was am besten auf euer KPI-Dashboard gehört, solltet ihr diese Schritte beim Erstellen beachten:

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Wenn ihr bereits Reporting betreibt, dann solltet ihr die gesammelten Zahlen auch nutzen. Wie oft bekommt ihr regelmäßig Berichte und Reports? Wann werden diese verfasst? Nutze diese Berichte, um daraus die Zahlen zu ziehen, die du wirklich benötigst und die am wichtigsten sind. Zudem ist es enorm wichtig, dass das Dashboard aktuelle Daten verwendet, denn nur so könnt ihr die Entwicklungen in Echtzeit darstellen und auch Chancen und Risiken sehen. Dabei ist eine integrierte Bewertung der gelieferten Daten nützlich, das geht am besten mit Ampelfarben (rot, gelb, grün) oder ähnlichen Tachometern. Euer KPI-Dashboard sollte immer den Vergleich von Ist- und Soll-Zustand anzeigen, damit wird auf einen Blick der aktuelle Stand erkennbar.

Schritt 2: Auswahl der Kennzahlen

Natürlich müsst ihr auch eure Kennzahlen entsprechend auswählen, die ins KPI-Dashboard sollen. Diese Zahlen sollten selbstverständlich zu eurem Business passen, denn nur so funktionieren sie für euch. Für einen Blog, einen Onlineshop oder eine Social Media-Strategie sind andere Leistungskennzahlen relevant. Mit der Zeit werden die Anforderungen an das Dashboard sich verändern, sodass weitere Zahlen hinzugefügt werden müssen. Das KPI-Dashboard wächst mit eurem Startup mit. Beachtet bei der Auswahl folgende Punkte:

• Übersichtlichkeit: Konzentriert euch auf die wesentlichen Daten. Damit bleibt das Dashboard übersichtlich und ihr lauft nicht der Gefahr, wertvolle Informationen zu übersehen.
• Darstellungsform: Wählt eine anschaulich und klare Darstellung für euer Dashboard und die Unternehmenskennzahlen, denn auf diese Weise sind die Infos schnell und gezielt ablesbar.
• Aussagekraft: Behaltet die Fragestellung im Blick und wählt danach die Zahlen aus, denn nur so sind sie aussagefähig.
• Vergleichszahlen: Setzt aktuelle Zahlen immer in Bezug zu aussagefähigen Zahlen aus der Vergangenheit, dadurch wird der Unterschied erst deutlich. Dabei sind gleiche Parameter notwendig, damit der Vergleich überhaupt erfolgsrelevant funktioniert.

Schritt 3: Abstimmung auf Unternehmensbereiche

Das KPI-Dashboard gibt euch auch die Möglichkeit, mehrere Perspektiven innerhalb eures Startups und der einzelnen Unternehmensbereiche abzubilden. Damit werden Ziele und die KPI aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet und ihr könnt wichtige Entwicklungen in den Bereichen besser erkennen. Fragt daher zuvor ab, wer welche Kennzahlen benötigt, denn die sehen im Marketing ganz anders aus als im Vertrieb oder der Buchhaltung. Möglich ist das für folgende Bereiche:

• Finanzen
• Kunden
• Unternehmensprozess
• Mitarbeiterentwicklung

KPI-Dashboard Tools & Software im Überblick

Nachdem ihr nun wisst, wie euer KPI-Dashboard am besten aussieht und welche Möglichkeiten es euch bietet, könntet ihr euer KPI Dashboard auch in Excel anlegen. Leichter und (meistens) schicker geht es mit einer guten Vorlage, bzw. Tools & Software – die besten Tools (Stand 2023) wollen wir euch hier vorstellen:

Baremetrics – KPI-Tools für Startups

Nach dem Motto „Grow your startup right“ richtet sich das KPI-Tool an Gründer und Startups und verfügt über eine sehr übersichtliche Darstellung der KPI. Ihr könnt zudem eine Menge individualisieren und erhaltet mit dem Tool Reporting-Möglichkeiten zur Vorausplanung. Der Preis ist hier nach einem neuen Modell orientiert, denn dieser setzt sich in Abhängigkeit eures Umsatzes zusammen.

Preis: 14-tägige kostenfreie Testversion, danach ab 50 $/Monat orientiert an euren Umsätzen

Web: www.baremetrics.de

Cyfe – schicke Vorlagen & Reporting Funktionen

Das All-in-One-Dashboard richtet sich insbesondere an Startups, Marketer und E-Commerce-Dienstleister. Ihr könnt dort mit Vorlagen arbeiten und eure Zahlen eintragen, sowie diese Vorlagen an eure Wünsche anpassen. Über 100 Integrationen sind möglich und das mit vorgefertigten Widgets, die euch die Arbeit erleichtern. Automatisierter Alarm für gewisse Kennzahlen sowie eine praktische Reporting-Funktion runden das nutzerfreundliche Tool ab. Vier verschiedene Pakete stehen euch zur Auswahl, je nach gewünschtem Umfang.

Preis: 14-tägige kostenfreie Testversion, ab 29 $/Monat

Web: www.cyfe.de

Dasheroo – KPI Dashboard kostenlos erstellen mit der Basisversion

Mit dem wohl kleinsten Umfang der hier aufgelisteten Tools ist Dasheroo keineswegs weit abgeschlagen auf dem Feld, denn abgesehen von den bereitgestellten Widgets könnt ihr auch Daten aus Google Sheets, Surveymonkey und Eventbrite integrieren und anzeigen lassen. Besonders gut eignet sich diese Dashboard-Lösung für kleine Unternehmen. Es gibt das Tool in vier verschiedenen Leistungspaketen, dabei startet das ganze mit einer kostenfreien Basisversion.

Preis: kostenfreie Basisversion, ab 9 $/Monat

Web: www.dasheroo.de

Databox – individuelles KPI-Tool für alle 

Ganz individuell nach euren Bedürfnissen und Wünschen könnt ihr Databox konfigurieren – und das ganz ohne Coden! Das Tool für euer KPI-Dashboard verspricht neben der kostenlosen Nutzung für die einfache Datenerhebung auch eine Vielzahl an Schnittstellen. Ihr könnt euch zudem einen Alarm bei gewissen Werten setzen, die euch dann alarmieren und das unabhängig der üblichen Reporting-Zeit wie etwa einem Monat. Damit seid ihr immer auf dem neuesten Stand und werdet informiert, sollte Handlungsbedarf bestehen. Das Tool steht euch in vier verschiedenen Paketen zur Verfügung.

Preis: kostenlos, ab 49 $/Monat

Web: www.databox.de

Datapine – KPI Dashboard per Drag&Drop einrichten

Besonders intuitiv kommt dieses Dashboard-Tool daher, mit wenigen Klicks und ohne Programmierkenntnisse ist das Tool bereits startklar und zudem eine Lösung aus Berlin. Per Drag-and-Drop lassen sich die KPI-Dashboards leicht erstellen und die automatischen Reportings ergänzen die Nutzerfreundlichkeit. Datapine richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen. Automatisierte Alarme helfen euch im Alltag, kritische Kennzahlen im Blick zu haben.

Preis: 14-tägige kostenfreie Testversion, keine weiteren Angaben auf der Webseite

Web: www.datapine.de

Geckoboard – cooles KPI-Tool mit vielen Widgets

Mit Geckoboard erhaltet ihr ein umfangreiches Tool für euer KPI-Dashboard. Die Auswahl an Widgets ist groß, so könnt ihr über 60 verschiedene Container für etwa Google Analytics, Paypal, Facebook etc. integrieren. Das Tool ist flexibel erweiterbar und cloud-basiert, dabei sind auch keine Kenntnisse im Coden nötig. Über Links könnt ihr das KPI-Dashboard einfach teilen oder aber direkt an einen TV senden, der die Daten bei euch im Büro großflächig und prominent ausspielt. Das Tool könnt ihr je nach Bedarf in vier unterschiedlichen Paketen mit unterschiedlichem Umfang bekommen.

Preis: nach einer kostenfreien Testversion, ab 28 $/Monat bis 219$/Monat bzw. individuellem Preis (bei jährlicher Einmalzahlung)

Web: www.geckoboard.de

Klipfolio – Dashboards, Reportings, Echtzeitdaten

Klipfolio ist für Startups, die das Tool modular einsetzen und vor allem aber auf die eigenen Bedürfnisse anpassen wollen, denn das gelingt mit einem praktischen Formeleditor. Ihr könnt über 300 verschiedene Datendienste integrieren und damit auch Reportings erstellen. Das Tool liefert Echtzeiten-Daten, die sich dann auch problemlos und einfach teilen lassen. Anzeigen lässt sich das Dashboard auf Smartphones, Tablets, aber auch auf TV. Ihr könnt je nach Umfang ebenfalls aus vier verschiedenen Paketen wählen.

Preis: 14-tägige kostenfreie Testversion, ab 49 $/Monat

Web: www.klipfolio.de

Mode – einfache Bedienbarkeit & individuelles Design

Das Tool bietet euch eine große Freiheit in Sachen Design und Individualisierung. Dabei sind verschiedene Darstellungsformen möglich und ihr könnt das KPI-Dashboard an eure Bedürfnisse anpassen. Ihr könnt die Zugriff- und Bearbeitungsrechte gezielt verteilen und zudem überzeugt die einfache Bedienbarkeit. Ihr könnt außerdem direkt einen Call für eine Demo vereinbaren, sodass ihr Einblick bekommt.

Preis: kostenfreie Testversion, danach Preis auf Anfrage

Web: www.mode.de

Numerics- KPI-Dashboards für Apple-User

Ausschließlich für Apple-Nutzer verfügbar, ist dieses Tool besonders praktisch für unterwegs und eben auch für diesen Einsatz gedacht. Damit funktioniert es wunderbar mit iPhone, Pad und auch der AppleWatch und bietet über 100 Widgets zur Integration an. Das Dashboard-Tool wird in drei Varianten angeboten, wenn ihr nur wenig Features benötigt, gibt es eine kostenlose Basisversion. Zwei weitere Pakete ermöglichen einen größeren Leistungsumfang nach Bedarf.

Preis: kostenlose Grundversion, ab 10 $/Monat

Web: www.numerics.de

SimpleKPI – ganz leicht mit Dashboard-Vorlagen starten

Mit SimpleKPI habt ihr ein Dashboard-Tool, das euch die einfachste Handhabung bei der Erstellung eures Dashboards verspricht. Bereits vorgefertigte Vorlagen erleichtern den Einstieg und lassen sich dann an eure Kennzahlen und Wünsche anpassen. Umfangreichere Dashboard-Templates können später hinzugekauft werden. Das Tool wird in einem einzigen Paket angeboten, sodass der Preis unabhängig vom Leistungsumfang ist, den ihr nutzen wollt.

Preis: 14-tägige kostenfreie Testversion, 99 $/Monat

Web: www.simplekpi.de

Tableau – der Klassiker der KPI-Dashboard-Tools

Der Klassiker oder besser Standard unter den Tools für euer KPI-Dashboard ist wohl Tableau. Dabei erhaltet ihr auch einen riesigen Umfang an möglichen Diensten, die integriert werden können. Durch das mächtige Tool mit dne vielen Features und Funktionen und Möglichkeiten, wirkt es auf den ersten Blick allerdings etwas unübersichtlich in der Benutzung. Das Tool richtet sich auch eher an etablierte Unternehmen oder Startups in starker Wachstumsphase. Die Preise verstehen sich je nach Nutzung, so kommen Nutzer, die das Tool nur zum Dashboard lesen verwenden, günstig mit 12 $ im Monat weg, für Creator wird es mit 70 $ /Monat schon teurer.

Preis: ab 12 $/Monat

Web: www.tableau.de

Das passende Tool für euer individuelles KPI-Dashboard

Je nach Umfang und Datendiensten, die ihr bereits verwendet und die euch Informationen zu euren Unternehmensleitzahlen liefern, passt nicht jedes Tool für euer Business. Wichtig ist jedoch zu Beginn, dass ihr eure Bestandsaufnahme macht und anhand dieser schon sehr gut erkennen könnt, welche Leitzahlen auf euer Dashboard gehören und welches Tool dann das richtige für euch und euer Business ist.