Low Budget Messeauftritt – 4 Tipps, um mit kleinem Budget viel zu erreichen

Ein Startup sollte beim Wort Messe nicht an die Riesenstände denken, die von großen Firmen mit erheblichem Aufwand aufgebaut werden. Schon mit überschaubarem Budget und einer intelligenten Präsentation auf kleinem Raum lässt sich Aufmerksamkeit erregen. Wichtig ist, die Messe zu wählen, die am besten zur eigenen Geschäftsidee passt. Um wirklich seriös zu erscheinen, sollten aber keine Tapeziertische oder ähnliche Lösungen eingesetzt werden, die eher an Flohmarkt als an Business erinnern und sogar aus Fragen des Brandschutzes und allgemeiner Stabilität Probleme bereiten können.

Ausgaben für einen Messestand kalkulieren

Der Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA) beziffert die Kostenstruktur für einen Messestand wie folgt: Durchschnittlich wenden Aussteller gut 30 Prozent ihres Budgets für den eigentlichen Messestand inklusive Transport, Aufbau und anderen Nebenkosten auf. Der zweitgrößte Posten ist die Standmiete mit gut 20 Prozent. Dazu kommen Personalkosten (16 Prozent), Übernachtung und Verpflegung (13 Prozent), die Reisekosten (10 Prozent) sowie Sonstiges, darunter Werbung. Daraus ergibt sich bei Messen in Deutschland ein Durchschnittspreis von 750 bis 950 Euro pro Quadratmeter Standfläche, so der AUMA.

Klar, Gründer müssen mit spitzer Feder kalkulieren, ihr sucht also Einsparungspotenzial. Hier ein paar Tipps, an welchen Posten ihr sparen könnt:

Sparpotenzial 1: Eigenleistung statt Personalkosten

Ein alter Hut: der Unternehmer unternimmt es selbst und spart damit an Personalkosten. Und die sind in bei einer Messe nicht unerheblich: Messetage sind lang, ihr benötigt in der Regel qualifiziertes Personal und wahrscheinlich auch mehrere Tage lang. Und die Reisezeiten kommen dazu.

Für einen Einsatz eurer eigenen Kraft spricht auch, dass insbesondere bei jungen unbekannten Unternehmen die Gründer für ihr Produkt stehen – ihr seid die Verkörperung eure Idee. Oder solltet es sein. Je besser ihr persönlich eure Unternehmung präsentieren könnt, um so besser.

Auf der anderen Seite solltet ihr euch auch bewusst sein: Eure Arbeitszeit ist die teuerste des ganzen Unternehmens – eure Zeit und eure Energie sollte nicht verschwendet werden. Das spricht dafür, sehr genau zu überlegen, ob diese Messe für euch sinnvoll und gewinnbringend sein kann.

Sparpotenzial 2: Spesen nicht gewesen

Klar, eine Reise soll auch Spass machen – aber ihr wollt Geld sparen? Dann also übernachtet bei Verwandten oder Freunden (oder meldet euch beim Couchsurfing an).

Die Anreise mit dem eigenen Pkw ist natürlich günstiger als ein Flug in der Business, oder ihr nehmt die Bahn. Und auch hier gilt: Wer langfristiger plant kommt billiger weg.

Sparpotenzial 3: Standmieten fördern lassen

Bei der Standmiete gibt es für Startups häufig Förderungsmöglichkeiten, teils von den Messeveranstaltern selbst, teils aus Gründerwettbewerbern, teils vonseiten der Länder und den Bund.

Förderung durch den Bund

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie fördert seit 1. Juni 2007 die Teilnahme junger innovativer Unternehmen an ausgewählten internationalen Messen in Deutschland. Gefördert werden Teilnahmen an Gemeinschaftsständen, die von den Messeveranstaltern auf ausgewählten internationalen Messen in Deutschland organisiert werden. Welche Messen gefördert werden, legt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie jährlich fest. Gefördert werden die vom Messeveranstalter in Rechnung gestellten Kosten für Standmiete und Standbau im Rahmen des Gemeinschaftsstandes. Die Obergrenze der förderfähigen Summe je Teilnehmer und Veranstaltung beträgt 7.500 Euro.

Hier findet ihr die Richtlinie zur Förderung ab 2017, hier die Liste der Veranstaltungen mit Gemeinschaftsstand 2017 und hier die Liste der Veranstaltungen mit Gemeinschaftsstand 2018.

Förderung durch Bundesländer

Auch die einzelnen Bundesländer bieten Förderprogramme für die Beteiligung an Messen in Deutschland, in der Regel für Fachmessen und auf bestimmte Wirtschaftszweige beschränkt. Ob euch eine Förderung gewährt werden kann, erfahrt ihr in den Landesministerien. Die Kontakte findet ihr hier.

Sparpotenzial 4: Messestand gut planen

Der Fachhandel hält günstige Komplettpakete vorrätig. Dort bekommt man für etwa 500 Euro bereits Messestände, die auf drei Quadratmeter Standfläche alles Notwendige von Stehtheke über Beleuchtung bis hin zur Rückwand mitbringen, einfach im Auto zu transportieren und auch von Laien selbst zu montieren sind. Noch kleine Ausstellungspakete nutzen gut einem Quadratmeter für eine Theke, an der Gespräche möglich sind, plus großen Prospektständer. Diese sind schon für rund 300 Euro zu haben. Mit solchen Lösungen ist also ein Messestand auch als Low-Budget-Projekt realisierbar.

Nicht außer Acht lassen sollte man, dass die Anschaffung eines Messestands eine einmalige Investition ist, sich dieser aber auch für andere Zwecke als den Einsatz bei Messen nutzen lässt. Vielleicht möchte sich ein Startup damit auch auf Fachkonferenzen präsentieren oder den Stand einsetzen, um Werbeaktionen durchzuführen? Vielleicht gibt es Märkte und andere Veranstaltungen, die ein passendes Umfeld für Promotion bieten? Professionell gefertigt Messestände lassen sich einfach individualisieren, sind aus leichtem Aluminium hergestellt und im Handumdrehen auf- und abgebaut. Sie passen in den Kofferraum und machen es Gründern bequem, ihren eigenen Stand mitzubringen und sich so von Einheitslösungen abzusetzen.

So betrachtet wird aus den 500 Euro, die ein einfaches, aber qualitativ bereits hochwertiges Messeset kostet, eine Ausgabe, die ihre Kosten schnell wieder einspielen kann. Ein weiterer Vorteil durchdachter Messestände: Sie sind modular konzipiert, lassen sich also zu einem späteren Zeitpunkt und bei Bedarf weiter ausbauen. Und falls doch einmal etwas kaputt gehen sollte, sind Ersatzteile schnell und sicher lieferbar. Wird hingegen der Stand bei der Messe angemietet, entfallen alle Optionen, die zur Wiederverwertbarkeit gehören.

Gründerrat:

Einen großartigen Erlebnis- und Projektbericht zu einem Low Budget Messeauftritt findet ihr in diesem Beitrag.