Private Kreditkarte geschäftlich nutzen

Kreditkarten werden ein immer beliebteres und immer häufiger genutztes Zahlungsmittel in den letzten Jahren, da die Zahlung mit Kreditkarte in vielen Situationen Vorteile bieten kann. Als Selbständiger oder Gründer sollte man sich deshalb unbedingt über die Anschaffung einer Kreditkarte ausführlich Gedanken machen. Ob Privat- oder Geschäftskarte ist dabei die eine Frage – und die andere Frage ist, wie man überhaupt buchhalterisch mit geschäftlichen Ausgaben verfahren muss, die man mit der privaten Kreditkarte bezahlt. Unser Beitrag gibt euch eine ausführliche Antwort auf beide Fragen.

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Kreditkarten und ihre grundsätzlichen Vorteile

Der Grund, warum ihr euch über die Anschaffung einer Kreditkarte unbedingt Gedanken machen solltet, liegt auf der Hand: Kreditkarten bieten mehr als nur einen Vorteil beim Bezahlen.

Zunächst einmal kann man mit Kreditkarten heute bereits beinahe überall im In- und Ausland bezahlen. Man braucht kein Bargeld (bei Reisen auch noch in der passenden Währung) und braucht auf der Reise nur seine Karte zu schützen anstatt große Summen Bargelds mit sich zu führen. Auch höhere Ausgaben können mit der Kreditkarte einfach, sicher und risikolos bezahlt werden. Nervtötendes ständiges Geldwechseln bei Bargeld – oft zu ungünstigen Kursen – entfällt mit der Kreditkarte natürlich ebenso.

Theoretisch gilt das alles zwar für die EC-Karte auch – mit einem Unterschied: die Kreditkartenzahlung belastet euer Konto nicht direkt, sondern erst im nächsten Monat. Eure aktuelle Liquidität bleibt also trotz einer nötigen, größeren Anschaffung erhalten. Dieser Vorteil gegenüber der EC-Karte ist nicht zu unterschätzen. Bis die Zahlung am Monatsende fällig wird, habt ihr immer noch die Möglichkeit, weitere Einnahmen zu generieren – und ihr könnt unbelastet über euer aktuelles Guthaben auf dem Konto weiter verfügen.

Gerade im geschäftlichen Bereich sollte man sich auch über Gebühren Gedanken machen: Zahlungen mit Kreditkarte können oft gebührenmäßig günstiger sein, als Geld abzuheben und in bar zu bezahlen, gerade bei Geschäftskonten. Während das Benutzen der Kreditkarte oft kostenfrei möglich ist, verlangen Banken – gerade im Ausland – oft beträchtliche Gebühren für Barabhebungen mit der EC-Karte und häufig auch für andere Kontobewegungen. Der Unterschied zwischen Kreditkarte und klassischen Bezahlwegen kann sich übers Jahr auf einen beträchtlichen Gebührenunterschied summieren.

Zusatzleistungen von Kreditkarten wie Miles and More oder Reiseversicherungen sind weitere, nicht zu unterschätzende Argumente für den Einsatz der Kreditkarte, gerade auf Reisen. Wenn einmal etwas passiert, oder wenn man plötzlich seine Meilen geltend machen kann, weiß man die Zusatzfunktionen dann erst oft richtig zu schätzen.

Unterschiede: Privat- oder Geschäftskreditkarte

Seit 2016 wird sehr streng zwischen geschäftlich genutzten und privat genutzten Kreditkarten unterschieden. Eine Business-Kreditkarte bekommt nur, wer auch tatsächlich eine geschäftliche Tätigkeit in ausreichendem Umfang nachweisen kann. Wer das nicht kann oder unter Umständen nur nebenberuflich selbständig ist, bekommt lediglich eine Privatkreditkarte.

Der Grund für die sehr strenge Trennung zwischen privat und geschäftlich liegt – wie so oft – in einer gesetzlichen Vorgabe begründet. Händler müssen für die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen Gebühren an die ausführende Bank bezahlen.

Für Zahlungen von Privatkunden dürfen die Banken nur maximal 0,3 % Kreditkartengebühr vom Händler verlangen – das hat die EU verfügt. Bei geschäftlich genutzten Karten dürfen die Banken dagegen zwischen 1 % und 3 % Gebühren vom Händler verlangen.

Den Banken wäre es also nur zu recht, wenn mehr Geschäftskarten im Umlauf wären – die Händler haben sich aber erfolgreich dagegen verwehrt und eine strenge Prüfung durchgesetzt, damit sie bei den Transaktionsgebühren nicht ungerechtfertigt Gebühren abliefern müssen. Aus diesem Grund wird sehr streng darauf geachtet, dass die Ausgabe von Geschäftskarten tatsächlich nur an geschäftliche Tätige erfolgt.

Privat oder Geschäftlich: Das solltet ihr euch vorher überlegen

Wer Freiberufler oder Selbständiger ist, kann sowohl eine private Kreditkarte als auch eine Geschäftskreditkarte beantragen. Die Entscheidung fällt dabei oft nicht leicht – dabei sind zahlreiche Punkte zu überlegen:

  • mit der privaten Kreditkarte kann man auch geschäftliche Ausgaben bezahlen, umgekehrt aber nicht
  • es gibt ein deutlich größeres Angebot an privaten Kreditkarten als an Business-Kreditkarten

Vorteile der Geschäftskreditkarte

Für viele ist die Entscheidung an diesem Punkt bereits gefallen – für die private Kreditkarte, die man bei Bedarf dann auch gelegentlich geschäftlich mitnutzt. Dabei sollte man aber noch einige weitere Punkte bedenken:

Günstige Transaktionen

Business-Karten haben meist eine deutlich höhere Grundgebühr als private Karten, bieten dafür aber häufig deutlich günstigere Transaktionsgebühren, insbesondere wenn es um Bargeldabhebungen geht, oft aber auch bei Nutzung der Karte im In- und Ausland.

Behalte die Übersicht über deine Ausgaben

Wenn die Business-Karte rein für geschäftliche Ausgaben genutzt werden hat man eine gute Übersicht über seine geschäftlichen Ausgaben über die Kreditkartenabrechnung und kann diese ohne viel Aufwand in die Buchhaltung übernehmen, es braucht keine aufwendige Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben.

Viele Zusatzleistungen

Nicht nur die Gebühren sondern auch zahlreiche Zusatzleistungen (insbesondere Reiseversicherungen, Rabatte bei Autoverleihern, Meilen sammeln) sind bei Businesskarten oft deutlich umfassender und hochwertiger als bei Privatkarten.

Hoher Kreditrahmen

In vielen Fällen ist der Kreditrahmen einer Business-Kreditkarte höher gesetzt als bei einer Privatkarte.

Längere Zahlungsziele

In vielen Fällen profitiert man als Inhaber einer Business-Kreditkarte von deutlich längeren Zahlungszielen: anstatt am nächsten Monatsanfang wie bei Privatkreditkarten werden die Zahlungen hier oft erst in bis zu 50 Tagen fällig – das sorgt für mehr Liquidität und bessere Planbarkeit von Zahlungen.

Revolving Cards – Monatlich feste Zahlung

Nur Business-Kreditkarten sind als sogenannte Revolving Cards möglich: dabei wird nicht der gesamte fällige Betrag am Ende des Zahlungsziels abgebucht sondern lediglich ein bestimmter, gleichbleibender Prozentsatz oder ein festgesetzter Betrag.

Firmenkarten

Nur bei Business-Kreditkarten sind sogenannte Corporate Cards (Firmenkarten) möglich. Dabei kann man an die Mitarbeiter Kreditkarten ausgeben, die diese für geschäftliche Ausgaben nutzen können. Die Kreditkartenrechnung kann dann entweder über das Firmenkonto beglichen werden, aber auch über frei definierbare andere Konten – etwa über das Konto des Mitarbeiters. Den Kreditkartenbetrag, der dem Mitarbeiter von seinem eigenen Konto abgezogen wird, kann man ihm dann einfach aus dem Firmenkonto erstatten und hat so die Reisekostenabrechnungen seiner Mitarbeiter deutlich vereinfacht.

Geschäftsausgaben mit der Hosentaschenkasse zahlen

Vom Gesetzgeber gibt es dafür keine Einschränkungen. Betriebsausgaben dürfen auch aus der „Hosentaschenkasse“ bezahlt werden, wie Steuerberater das nennen. Offiziell lautet der Fachbegriff dafür „privat verauslagte Betriebsausgaben„.

Wichtig ist dabei allerdings die korrekte Verbuchung solcher Ausgaben. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Private Erstattung aus dem Firmenkonto

Für gelegentliche Zahlungen kann man das durchaus auf dem ersten Weg machen. Man tätigt hier die Zahlung und erstattet sich den bezahlten Betrag ganz einfach über einen entsprechenden Beleg selbst vom Firmenkonto. Dafür muss man allerdings eine Menge Belege herumwälzen und hat einigen buchhalterischen Aufwand. Wenn man die private Kreditkarte häufiger nutzt, um geschäftliche Ausgaben zu begleichen, lohnt es sich, das Verbuchen über den zweiten Weg zu erledigen.

Verbuchung über das Privateinlagekonto oder ein Gesellschafter-Darlehenskonto

Dabei erfasst man die Ausgabe beim SOLL ganz einfach wie jede andere Ausgabe auch mit dem entsprechenden Kostenkonto. Die Veränderung erfolgt hier nur auf der HABEN-Seite der Buchung: hier kommt entweder das Darlehenskonto des entsprechenden Gesellschafters (bei Kapitalgesellschaften) zum Tragen, das man zuvor aber mit dem Steuerberater abstimmen muss. Bei Personengesellschaften oder Einzelunternehmen gibt es dafür nur ein Konto mit der Bezeichnung „Privateinlage“ (1890 im SKR03 und 2180 im SKR04). Damit hat man die Ausgabe recht schnell und einfach verbucht. Zahlt man öfter mit der privaten Kreditkarte geschäftliche Ausgaben, kann man anhand der Kreditkartenabrechnung so auch ganz schnell mehrere Zahlungen nacheinander ohne großen Aufwand korrekt in die Buchhaltung übernehmen.

Geschäftskreditkarte privat nutzen

Tatsächlich verbiten die meisten Kartenanbieter das strikt! Das Risiko gegen diese Bedingung zu verstoßen sollte man aber möglichst nicht eingehen – wenn es zu einem Nachweis des Kartenbetreibers kommt, dass man die Karte eventuell auch für private Reiseausgaben nutzt oder anscheinlich nutzt, kann das Auswirkungen auf die Zusatzleistungen und insbesondere auf den Versicherungsschutz haben.

Aus buchhalterischer Seite gibt es dafür nicht wirklich Einschränkungen – außer dass natürlich die Abrechnung als „gemischter“ Beleg etwas unübersichtlicher wird. Das Finanzamt hat aber garantiert nichts dagegen, wenn man Zahlungen von einer Geschäftskarte als Privatausgabe markiert (und damit nicht steuerlich geltend macht). Je öfter, je lieber, wenn es nach dem Finanzamt geht. Privatausgaben dürft ihr so viele machen, wie ihr wollt und erst recht natürlich Betriebsausgaben zu Privatausgaben.

Fazit – Die beste Mischung an Kreditkarten

Eine salomonische Lösung können auch die vielfach angebotenen Kartendoppel (meist aus Visa oder Mastercard) sein. Hier fungiert immer eine Karte (häufig die Mastercard) als Geschäftskarte, die andere ist für die private Nutzung vorgesehen. Auf diese Art und Weise hat man die Vorteile einer Geschäftskarte für die geschäftliche Nutzung, für die private Nutzung aber auch eine private Kreditkarte zur Verfügung.

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