Basics: Die Rechnungsvorlage - coole Rechnungsvorlagen im Web (Infos & Linktipps)

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Zugegeben: Niemand bekommt gerne Rechnungen. Zumindest darf man aber erwarten, wenigstens eine ordentliche und ansprechende Rechnung zu erhalten. Am Ende hebt das dann vielleicht sogar die Zahlungsmoral. Ein paar Tipps und Quellen, wie Sie Ihre Kunden mit richtig schönen Rechnungen erfreuen können, haben wir deshalb hier zusammengetragen.

Egal ob Rechnungsvorlage oder Tool, wichtig bei Rechnungen ist, dass sie „ordentlich“ sind

Ordentlich – sprich: ordnungsgemäß. Rechnungen gelten immerhin vor dem Gesetz als Dokumente. Das heißt, dass auf der Rechnung – egal wie schön sie ist – erst einmal alles draufstehen muss, was von Rechts wegen drauf stehen muss. Das sind die folgenden Dinge:

  1. Name und Anschrift (Und zwar von Leistungsempfänger und Leistungserbringer. Namen und Anschriften müssen vollständig sein.)
  2. Steuernummer (vom Finanzamt) ODER USt-Identifikationsnummer
  3. Ausstellungsdatum
  4. Eindeutige Rechnungsnummer
  5. Menge und Art von gelieferten Gegenständen (Handelsbezeichnung!) alternativ: Umfang und Art der Leistung
  6. Lieferdatum (sofern bekannt und vom Rechnungsdatum abweichend)
  7. Das Entgelt (Und zwar aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, und eventuelle Entgeltminderungen sofern vereinbart (näheres dazu siehe § 10 Abs. 1 UStG)
  8. Die Steuersätze und Steuerbefreiungen
  9. In bestimmten Fällen einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers (gilt nur bei Leistungen in Bezug auf Grundstücke, wenn der Leistungsempfänger Privatperson, also kein Unternehmer, ist)
  10. Bei in Anspruch genommener Kleinunternehmerregelung muss ein Hinweis vorhanden sein, warum auf der Rechnung keine USt. ausgewiesen werden darf (es darf natürlich auch tatsächlich keine USt. ausgewiesen sein – ansonsten zieht das fürchterlichen Aufwand und erhebliche Probleme nach sich).

Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen gelten einige Erleichterungen: Bei diesen Rechnungen dürfen Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungszeitraum und die Angabe des Empfängers weggelassen werden. Eine Kleinbetragsrechnung ist nach dem Gesetz eine Rechnung über einen Betrag von weniger als 150 Euro (brutto).

Allzu schwer fallen die Erleichterungen ja nicht ins Gewicht – also lohnt es sich in den meisten Fällen kaum, sich für Kleinbeträge extra ein Kleinbetragsrechnungsformular zu erstellen.

Dazu kommen noch die nicht verpflichtenden, aber sinnvollen Angaben auf der Rechnung, wie etwa die eigene Bankverbindung, Telefonnummer, Email-Adresse und Webseite und am besten natürlich auch ein Firmenlogo und die jeweiligen grafischen Gestaltungen, die zu Unternehmensdrucksorten gehören.

Die bessere Rechnung: Schön

Rechnung sollen natürlich nicht nur alle Angaben enthalten, sondern auch einigermaßen schmuck aussehen. Immerhin ist nicht nur die Visitenkarte, sondern jede Drucksorte ein Aushängeschild für das Unternehmen. Das Gleiche gilt für Warenbegleitscheine, Lieferscheine oder Angebote. Idealerweise haben diese Drucksorten alle ein einheitliches Design und sind aufeinander abgestimmt.

Beim Design gilt: Übersichtlichkeit ist Trumpf. Je übersichtlicher und klarer gegliedert ein Rechnungsformular ist, desto ansprechender wirkt es auf den Empfänger. Und desto besser wird das positive Image des Unternehmens transportiert.

Tipp für Gründer: Rechnungsvorlage nutzen

Ganz einfach: Wenn etwas immer gleich sein soll, verwendet man am besten eine Vorlage. Dazu kommt, dass die Daten der Rechnung ja oft von einem Softwareprogramm – etwa einer Faktura-Software, oder einem Buchhaltungs- und Faktura-Programm – stammen. Die „Rohdaten“ müssen also jedes Mal aufs Neue in eine möglichst immer gleiche Form gebracht werden.

Rechnungsvorlage online – unsere Top Link-Tipps

Wer höher hinaus will (mit dem Design seiner Rechnung, nicht mit seinen Rechnungsbeträgen) der kann auch hier nach einer passenden Rechnungsvorlage schauen:

Gibt es eine Rechnungsvorlage für Word, Openoffice und Neooffice im Web?

Klar, die einfachste Variante ist natürlich, wenn man schon ein Template für das eigene Textprogramm zur Rechnungserstellung nutzen kann – zum Beispiel eine Rechnungsvorlage als Word-Dokument. Und, wie sollte es anders sein, auch das gibt es natürlich :)

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