Sponsored Post: Schluss mit Belege abtippen – moderne Buchhaltung geht automatisch

Sponsored Post: In der Buchhaltung scheint die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen noch keinen nennenswerten Einzug gehalten zu haben. Die meisten Unternehmer reichen Monat für Monat ganz selbstverständlich ihren Schuhkarton mit Belegen an den Steuerberater weiter. Die Geschäftsvorfälle werden dann händisch durch einen Mitarbeiter verbucht und der Unternehmer bekommt zusammen mit einer Kopie der Umsatzsteuer-Voranmeldung eine Rechnung, die gut und gerne zwischen einem und zwei Euro je verbuchtem Geschäftsvorfall liegt.

Warum eigentlich? Man schreibt Emails statt Briefen, speichert Dokumente in der Cloud statt in Aktenordnern und fragt Siri nach dem Wetter, anstatt auf die Tagesschau zu warten. Die Buchführung wird heute dennoch weitestgehend noch so wie vor 30 Jahren gemacht. Jeder Buchungssatz wird manuell geschrieben, selbst wenn er zum x-ten Mal vorkommt. Der einzige Unterschied: statt auf Papier schreibt man heute in eine Buchhaltungssoftware.

Automatisierte Online Buchhaltung mit BuchhaltungsButler

Das Berliner Startup BuchhaltungsButler schließt diese Lücke mit einer selbst entwickelten Technologie, mit der die Buchhaltung automatisiert online erledigt werden kann. Der BuchhaltungsButler versteht die hochgeladenen Belege, sortiert sie automatisiert zur Kontotransaktion und generiert Buchungsvorschläge, die dann nur noch bestätigt werden müssen.

In diesem Video seht Ihr den BuchhaltungsButler in Aktion:

„Unser Ziel ist es, die Prozesse der Buchhaltung so weit zu automatisieren, dass der Anwender nur noch seine Belege hochladen muss. Der Rest spielt sich im Hintergrund ab. Anstatt selbst zu buchen, muss der Unternehmer, sein Buchhalter oder Steuerberater die automatisiert generierten Buchungssätze nur noch plausibilisieren und kann dann direkt die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen“, sagt Maximilian, Gründer von BuchhaltungsButler.

Das Ganze funktioniert mit einer von BuchhaltungsButler entwickelten semantischen Technologie, welche die hochgeladenen Belege in strukturierte Daten umwandelt und nach buchhalterischen Anforderungen kategorisiert. So können die Belege nicht nur automatisch zum Kontoauszug sortiert werden, wodurch das händische Sortieren entfällt, sondern auch bereits Buchungsvorschläge generiert werden, welche nur noch bestätigt werden müssen.

Schnelles Setup und intuitive Bedienung

Das Setup der Anwendung erfolgt in wenigen Schritten. Ein paar Einstellungen für die Umsatzsteuer und die Verknüpfung mit den Firmenkonten. Etwa 3.000 Banken, diverse Kreditkarten und Wallets wie PayPal können problemlos in den BuchhaltungsButler integriert werden.

Wer dies nicht möchte, kann auch auf ein Verrechnungskonto buchen oder nutzt einfach die Kasse.

Nach der Einrichtung kann man seine Belege nach Konten getrennt hochladen. Dies erfolgt direkt in der Anwendung, per Mail oder über eine Dropbox-Synchronisation. Hierbei wird für jedes Konto sowie für alle Ausgangsrechnungen je ein eigener Ordner angelegt, in dem die entsprechenden Belege nur noch abgelegt werden müssen.

„Unser Fokus liegt auf der Automatisierung der Prozesse. Wir bieten auch eine eigene Funktion zur Rechnungsstellung an, BuchhaltungsButler wird aber von vielen Anwendern auch in Kombination mit anderen Rechnungsstellungsprogrammen genutzt“, erklärt Konrad, Gründer und CTO bei BuchhaltungsButler.

Geschäftsvorfälle, für die keine Buchungsvorschläge generiert werden konnten, können über ein umfangreiches Stichwortverzeichnis (z.B. „Tanken“, „Telefonrechnung“ etc.) kategorisiert werden. Die Anwendung schlägt dann das passende Konto vor und lernt aus dem Vorgang. Der nächste ähnliche Geschäftsvorfall wird dann automatisiert verbucht.

Auswertungen und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Alle Buchungsdaten können bequem in DATEV-konformem Format exportiert und an den Steuerberater übergeben werden. So ist ein Wechsel jederzeit möglich, da die Datenkonsistenz gewährleistet wird.

Wer seine Buchhaltung lieber gleich ganz selbst abwickelt, bekommt direkt in der Anwendung die Auswertungen für seine Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Größere, bilanzierende Unternehmen können BuchhaltungsButler auch als zusätzliches Tool für ihre interne Buchhaltung benutzen und die automatisiert sortierten und kontierten Geschäftsvorfälle monatlich in die eigene Steuersoftware überspielen und so wie gewohnt weiter arbeiten.

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