Gründerstory Paperless: Moderne weil digitale Dokumentenverwaltung

Verträge, die nicht effizient verwaltet werden, bringen einen Verlust von bis zu 40 Prozent des Ertragspotentials mit sich. Das haben die beiden Paperless-Gründer Jan und Sebastian schmerzhaft in ihrem ersten Startup festgestellt. Und haben mit einer neuen Gründung das Problem angepackt: Knapp zwölf Monate später nutzen bereits über 100 Pilotkunden die Plattform, um effizientes Vertragsmanagement zu ermöglichen.

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Name: Paperless GmbH Startup aus: Frankfurt/Main Gegründet: Februar 2020 Webseite: paperless.io/de

Das ist Paperless

Mit Paperless lassen sich auf einer Plattform intelligente Dokumente erstellen, signieren und verwalten.

Der Pitch

Mit Paperless können Dokumente erstellt, versendet, signiert und archiviert werden. Es handelt sich um eine All-in-One-Lösung, die den Dokumenten-Workflow ganzheitlich digitalisiert und im Vergleich zu anderen Lösungen einen viel moderneren technologischen Ansatz verfolgt: Wir versuchen nicht, PDFs ausfüllbar zu machen, sondern intelligente Dokumente in einem eigenen No-Code-Editor aufzubauen. Es werden weder Word, Papier, Stift, Scanner, PDF-Reader, Ordner noch Büroräume benötigt.

Das ist unsere Zielgruppe und das ist unser Markt …

Fast jede Abteilung eines Unternehmens hat mit Verträgen oder Vereinbarungen zu tun und ist somit ein potentieller Nutzer von Paperless. Bei unseren ersten Tests und Gesprächen konnten wir jedoch feststellen, dass Paperless einen besonders großen Mehrwert in der Old Economy (Automotive, Chemical, Manufacturing, etc.) bringt. Die Unternehmen arbeiten zu einem hohen Prozentsatz noch sehr manuell im Vertragsmanagement und sind auf der Suche nach digitalen Lösungen, die sich gut in die bestehende Systemlandschaft einbinden lassen. Mit unserer API sind wir dafür sehr offen und enorm flexibel. Auch für StartUps, die noch keine starren Prozesse haben, bringt Paperless einen großen Mehrwert. Hier können wir mit unserem All-In-One Ansatz punkten.

Durch stetige Tests in verschiedenen Branchen und unterschiedlichen Unternehmensgrößen werden wir versuchen, ein noch besseres Bild über unser ICP (Ideal Customer Profil) zu erhalten.

Das sind unsere Konkurrenten, das sind unsere USPs …

Wir haben einige Marktbegleiter, die teilweise schon mehrere Jahre auf dem Markt sind. In einem Großteil der Gespräche mit Interessenten und Nutzern hören wir jedoch, dass die aktuellen Lösungen im Markt nicht zufriedenstellend sind, da diese immer nur den einen Teil des Vertragsmanagements abdecken: das Einholen der rechtssicheren elektronischen Signatur. Zumeist werden hier bestehende Vorlagen in Word oder Google Docs personalisiert und dann als PDF exportiert. In den meisten Tools wird dann die PDF bearbeitet und Unterschriftenfelder hinzugefügt. Wir verfolgen eine ganz neue Herangehensweise und halten das PDF aufgrund der Statik für grundsätzlich ungeeignet im Vereinbarungsprozess. In Paperless lassen sich bereits bestehende Vorlagen in interaktive und intelligente Dokumente konvertieren (Beta-Feature) oder einfach und schnell neu aufbauen. Anschließend lassen sich die Dokumente aus Paperless direkt versenden, unterschreiben und archivieren. Somit decken wir den gesamten Lifecycle eines Dokuments ab. Zudem verrät der Blick auf die Marktbegleiter schnell, dass die Daten auf amerikanischen Servern gehostet werden (Stichwort “Schrems II”) oder die UI/UX der Lösungen nicht zufriedenstellend ist.

So kam uns die Idee …

Paperless ist bereits das zweite Unternehmen der beiden Gründer Jan und Sebastian. Mit ihrem ersten StartUp (Mankido), das 2016 gegründet wurde und heute sehr erfolgreich läuft, unterstützen die Beiden mit ihrer Kundenbindungssoftware mehr als 1.000 lokale Geschäfte und sorgen dafür, dass eine Millionen Nutzer täglich in ihren Lieblingsläden für ihre Treue belohnt werden.

Hier sind die Beiden auch auf die Herausforderung gestoßen: Das manuelle Versenden und Abwickeln von Verträgen ist enorm zeitaufwendig, fehleranfällig und intransparent. Insbesondere die Erfassung von Daten war eine große Fehlerquelle, da Verträge ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt bzw. unterschrieben und per Scan oder Bild zurückgeschickt wurden. Das ist enorm zeitaufwendig für Sender und Empfänger und zudem juristisch angreifbar. Selbst minimale Anpassungen in Verträgen waren mit einem großen zeitlichen Aufwand verbunden.

So entstand die Idee eine eigene Lösung zu entwickeln, die den gesamten Vereinbarungsprozess optimiert und Kunden das Ausfüllen und Unterzeichnen auf allen Endgeräten ermöglicht.

Die Geschichte hinter dem Namen unseres Startups …

Der Name ist Programm. Paperless bedeutet auf deutsch papierlos und genau das ist auch ein Teil unserer Vision. Neben dem bereits geschilderten herkömmlichen Ablauf in Unternehmen mit PDFs, die als Anhang in E-Mails versendet werden, hören wir nach wie vor oft, dass auch Papier im Vertragsmanagement im Einsatz ist. Das ist nicht nur teuer, sondern auch ökologisch nicht nachhaltig. Nun wollen wir Unternehmen beim Umstieg von Papier- und PDF-basierten Prozessen zu einer Online-Lösung helfen.

Stichwort Lean Startup: So haben wir unsere Idee vorab getestet …

Als ich im Februar 2021 bei Paperless eingestiegen bin, stand bereits ein extrem starkes und flexibles Produkt, das über ein Jahr intern bei Mankido getestet wurde. Jan und Sebastian arbeiten bei der Softwareentwicklung so visionär und nachhaltig, wie kein Entwicklerteam, das ich kenne. Jedes Feature auf der Plattform kann perfekt auf verschiedene Anwendungsfälle angepasst werden und durch unsere API integrieren wir immer reibungslos mit der IT-Landschaft von Unternehmen. Nach dem erfolgreichen internen Test haben wir uns für eine Pilotphase entschieden, um bessere Einblicke in den Markt zu erhalten. Das ist insofern sinnvoll, als dass wir dadurch extrem spannende Erkenntnisse gewinnen und darauf basierend im nächsten Schritt die Marketing- und Vertriebsaktivität abstimmen können.

So haben wir uns finanziert …

Finanziert ist Paperless aus einem Mix von Darlehen aus dem privaten Umfeld und Eigenkapital der beiden Gründer. Die Darlehensgeber hatten damals bereits in Mankido investiert und über die letzten Jahre das Vertrauen gewonnen nochmals zu investieren. An einem Accelerator Programm haben wir nicht teilgenommen. Wir haben jedoch alle Mentoren, die uns hilfreiche Tipps geben und uns beim Wachstum unterstützen.

Das sind unsere bisher erreichten Meilensteine …

Tatsächlich haben wir in unserer aktuellen Phase nicht mit einer solch positiven Resonanz und einem derart starken Ansturm gerechnet. In kurzer Zeit konnten wir über 100 Pilotkunden gewinnen, die ihr Vertragsmanagement effizienter gestalten möchten. Was das Verwalten und digitale Signieren von Verträgen und Vereinbarungen anbelangt, hängen wir in Deutschland eindeutig stark hinterher – so auch eine aktuelle Studie von Adobe, die aufgezeigt hat, dass wir hier das Schlusslicht in der EU darstellen. Sicher liegt das auch daran, dass es nur sehr wenige deutsche Unternehmen gibt, die Lösungen in diesem Bereich entwickeln.

Das ist unsere Vision …

Der große Markt ist Fluch und Segen zugleich. Fast jede Abteilung und jede Branche kann von Paperless profitieren und den Geschäftsalltag vereinfachen. Wir sind zuversichtlich, dass wir durch das Sammeln von aussagekräftigen Daten demnächst unseren Product Market Fit finden und dann unsere Marketingaktivität darauf aufbauen können. Zudem werden wir sobald wir unseren Sweetspot im Markt finden auf eine Product Led Growth Strategie umsteigen und Kunden durch ein Freemium-Modell den Mehrwert von Paperless entdecken lassen.

Das waren die bisher erfolgreichsten Marketing- & PR-Maßnahmen für uns …

Ganz klar unsere Cold Outreach Strategie, um die ersten Pilotkunden zu gewinnen. Wir haben mit dem Messaging experimentiert und jeweils gemessen wie hoch die Antwortraten sind. So haben wir Sequenzen entwickelt, die bis zu 40% Rücklauf haben. Auch die ersten SEO-Erfolge zeigen sich bereits. Durch eingängliche Keyword-Analyse und das Ausrichten unseres Contents auf relevante Themen, konnten wir in kurzer Zeit den Traffic auf der Website erhöhen und stabilisieren.

Diese Fehler würden wir beim nächsten Mal vermeiden …

Wir haben durch unsere Pilotphase und das proaktive Testen von Paperless mit unterschiedlichsten Unternehmensgrößen und Branchen einen sehr guten Überblick über den Markt gewinnen können. Dabei haben wir schnell gemerkt, dass es eine Vielzahl von weiteren Anwendungsfällen gibt, die wir anfänglich nicht berücksichtigt hatten.

Wir würden also beim nächsten Mal noch früher mit dem Kundenkontakt starten und uns dabei noch stärker auf die Anwendungsfälle in den Unternehmen fokussieren, um die Produktentwicklung bestmöglich auf den Markt auszurichten.

Webseiten, Apps oder Tools, die wir nutzen …

Unsere Kommunikation läuft über Notion und Slack – super Tools um organisiert zu arbeiten und Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Als CRM nutzen wir Pipedrive, was für ein StartUp mit begrenzten Ressourcen ein starkes Tool ist. Für den Sales Outreach nutzen wir Klenty – hier haben wir auch unsere Sequenzen mit bis zu 40% Reply Rate aufgebaut. Besonders spannend ist hier auch die A/B-Test Funktion. SEO7.Tools kann man sich auch auf jeden Fall für das Marketing zur Hilfe nehmen.

Und dann natürlich Paperless, für all unsere Verträge, NDAs, Formulare und Fragebögen.

Eure Tipps für Gründer …

Ich lese mir auf LinkedIn gerne die Inhalte von Jason M. Lemkin und Gong.io durch. Besonders Gong postet fast täglich interessante Statistiken und Daten bezüglich modernem Verkaufen. Wir sind auch alle große Blinkist-Fans – die kurzen Zusammenfassungen von Fachliteratur helfen einem, schnell Überblick bei komplexen Themen zu gewinnen.

Überblick Unternehmensdaten Paperless

Name:

Paperless GmbH

Logo:
Gründungsdatum:

Februar 2020, Go Live: Februar 2021

Gesellschaftsform (heute/angestrebt): GmbH
Gründerin:

Jan Scheurenbrand, Sebastian Herd, später: Jacob Engels

Hier findet ihr uns:

Große Friedberger Straße 13 – 17, 60313 Frankfurt am Main

Website: paperless.io/de
Social Media: LinkedIn

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