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Elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung: Die­se Regeln müsst ihr beachten

Statt Akten in Rega­len zu sta­peln, nut­zen vie­le Unter­neh­men heu­te Sys­te­me zur elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung. Dabei müs­sen sie eine Rei­he gesetz­li­cher Bestim­mun­gen ein­hal­ten: Grün­der­kü­che nennt euch die zehn wich­tigs­ten Merk­sät­ze, um digi­ta­le Doku­men­te rechts­kon­form zu archivieren. 

Statt Akten in Rega­len zu sta­peln, nut­zen vie­le Unter­neh­men Sys­te­me zur elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung. Dabei müs­sen sie gesetz­li­che Bestim­mun­gen ein­hal­ten, um digi­ta­le Doku­men­te rechts­kon­form zu archi­vie­ren. Dazu gehö­ren Kri­te­ri­en wie Unver­än­der­bar­keit, Voll­stän­dig­keit oder Nach­voll­zieh­bar­keit der Unter­la­gen. „Für man­che Unter­neh­men sind die kom­ple­xen Geset­zes­tex­te ein Grund, die Fin­ger von der elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung zu las­sen. Dabei sind die wich­tigs­ten Aspek­te schnell erklärt“, sagt Frank Früh vom Bran­chen­ver­band Bitkom.

 

Der neue Bit­kom-Leit­fa­den „Elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung und GoBD – 10 Merk­sät­ze für die Unter­neh­mens­pra­xis“ erläu­tert kurz und kom­pakt in zehn ein­fa­chen Sät­zen die wich­tigs­ten Rege­lun­gen der GoBD und gibt ent­spre­chen­de Rat­schlä­ge für die digi­ta­le Archi­vie­rung in Unter­neh­men. Die Abkür­zung GoBD steht für die im Novem­ber 2014 vom Finanz­mi­nis­te­ri­um her­aus­ge­ge­be­nen „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Datenzugriff“.

Die zehn Merk­sät­ze für die elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung im Überblick:

  1.     Elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung ist technologieneutral.
  2.     Die Archi­vie­rung von Bele­gen hat zeit­nah zu erfolgen.
  3.     Die elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung muss eine Unver­än­der­bar­keit sicherstellen.
  4.     Archi­vier­te Objek­te müs­sen mit einem Index ver­se­hen werden.
  5.     Elek­tro­nisch archi­vier­te Objek­te müs­sen les­bar und aus­wert­bar bleiben.
  6.     Steu­er­rele­van­te Daten dür­fen im elek­tro­ni­schen Archiv­sys­tem auf­be­wahrt werden.
  7.     Elek­tro­nisch archi­vier­te Objek­te unter­lie­gen der Betriebsprüfung.
  8.     Das elek­tro­ni­sche Archiv­sys­tem darf vom Betriebs­prü­fer genutzt werden.
  9.     Die elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung darf unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen im Aus­land erfolgen.
  10.     Das elek­tro­ni­sche Archi­vie­rungs­ver­fah­ren ist zu dokumentieren.

Der Leit­fa­den „Elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung und GoBD – 10 Merk­sät­ze für die Unter­neh­mens­pra­xis“ als kos­ten­lo­ser PDF-Download.

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