Firmen in der Coronakrise – warum jetzt das Ende der Briefpost naht

Immer mehr Firmen verabschieden sich in der Corona-Pandemie von Papierpost und analoger Kommunikation. Ohne Digitalisierung haben die Unternehmen kaum Chancen in der Zukunft.

Papierstapel, Briefe und Aktenordner haben ausgedient: Die deutsche Wirtschaft drückt bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr aufs Tempo. So wollen fast neun von zehn Geschäftsführern und Vorständen in Deutschland (86 Prozent) in ihre Unternehmen die Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen. Das ist doppelt so viel wie 2018, als es noch 43 Prozent waren. Fast zwei Drittel der Unternehmen (63 Prozent) gelingt dies bereits zunehmend – ebenfalls ein deutlicher Anstieg gegenüber 2018 (30 Prozent). Das sind die Ergebnisse einer repräsentativen Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland, die im Auftrag des Digitalverbands Bitkom im Mai und Juni 2020 durchgeführt wurde.

“Das Digital Office setzt sich in der deutschen Wirtschaft durch und ist in den vergangenen Monaten zum Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in Unternehmen geworden. Je digitaler die Unternehmen aufgestellt und je etablierter digitale Prozesse sind, desto besser kommen sie durch diese herausfordernde Zeit”, konstatiert Peter Collenbusch, Vorsitzender der Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom. “Die Geschäftsprozesse der Zukunft laufen ausschließlich digital. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren bereits entscheidende Weichen gestellt. Die Corona-Pandemie hat dem Digital Office einen weiteren Boost verliehen.”

Bereits 55 Prozent aller Festangestellten nutzen 2020 ein mobiles Arbeitsgerät mit Internetzugang, also ein Smartphone, Tablet oder Notebook. 2018 waren es noch 48 Prozent. Die Unterschiede zwischen den Branchen sind groß: Bei Banken und Finanzdienstleistern verfügen sogar 93 Prozent der Festangestellten über ein mobiles Arbeitsgerät, 89 Prozent sind es bei Versicherungen. Bei der Öffentlichen Verwaltung, die im Zuge der Studie ebenfalls berücksichtigt wurde, nutzen nur 40 Prozent der festangestellten Mitarbeiter ein mobiles Arbeitsgerät für geschäftliche Zwecke.

E-Rechnung ist ab November Pflicht für viele Firmen

Die E-Rechnung ist in diesem Jahr Top-Thema im Bereich Digital Office: Vom 27. November 2020 an müssen Unternehmen, die im Auftrag des Bundes tätig sind, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln. Doch erst 30 Prozent aller Unternehmen tun dies aktuell. 2018 lag dieser Wert noch bei 19 Prozent und hat sich damit deutlich gesteigert. Vorreiter ist mit 82 Prozent allerdings die Öffentliche Verwaltung.

“Die E-Rechnung macht die Betriebe zukunftsfest und hilft, Papierberge in den Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Die Rechnungsstellung und -verarbeitung wird einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Kosten und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege entfallen”, sagt Linda Oldenburg, Vorsitzende des Arbeitskreises Digitale Geschäftsprozesse im Bitkom.

“Die Einführung der E-Rechnung geht aber über ein simples Update der Rechnungssoftware hinaus. Es sind weit mehr Geschäftsprozesse von diesem Vorgang betroffen und auch die Arbeitsinhalte von Mitarbeitern werden sich deutlich verändern. Es ist deshalb wichtig, dass sich alle betroffenen Unternehmen ausführlich und zeitnah mit der Einführung der E-Rechnung befassen.” Insbesondere kleine Unternehmen haben bei der E-Rechnung noch Nachholbedarf: Erst 22 Prozent nutzen dieses Format. Bei den Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern sind es 58 Prozent und sogar 68 Prozent bei den Großunternehmen ab 500 Angestellten.

Der Digital Office Index 2020

  • Der Digital Office Index (DOI) verdeutlicht die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, deren Fortschritt und Effekte. Er wurde auf Basis von insgesamt 58 Indikatoren der vorliegenden Studie gebildet. Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreicht der Digital Office Index in diesem Jahr einen Wert von 55 Punkten.
  • Dabei existiert jedoch eine Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen. Große Unternehmen ab 500 Mitarbeitern erzielen einen Indexwert von 67 Punkten, bei den Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern liegt der Indexwert bei 59, bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es erst 53 Punkte.
  • Insgesamt kann sich jedes fünfte Unternehmen (19 Prozent) zu den Vorreitern in Sachen Digitalisierung zählen. 44 Prozent verbuchen einen überdurchschnittlichen Digitalisierungsfortschritt. Damit sind zwei Drittel der Unternehmen der deutschen Wirtschaft bei der Entwicklung des digitalen Büros in diesem Jahr auf einem guten Weg. 26 Prozent sind allerdings unterdurchschnittlich bei ihren Digitalisierungsbemühungen und 11 Prozent zählen zu den Nachzüglern. Die komplette Studie zum Digital Office Index 2020 steht zum kostenlosen Download bereit.

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