Erfolgsrezepte für Startups und Gründer

Vor­sicht Fal­le: Neue Regeln für die digi­ta­le Buchführung

Der Jah­res­wech­sel hat für Unter­neh­men zahl­rei­che recht­li­che Ände­run­gen mit sich gebracht. Doch ein The­ma scheint dabei durch das Wahr­neh­mungs­ras­ter gefal­len zu sein, obwohl es fast alle Selbst­stän­di­gen und Unter­neh­men betrifft und eine Nicht­be­ach­tung spä­tes­tens bei einer Betriebs­prü­fung erheb­li­che Pro­ble­me ver­ur­sa­chen kann: die GoBD.

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Der Jah­res­wech­sel hat für Unter­neh­men zahl­rei­che recht­li­che Ände­run­gen mit sich gebracht. Doch ein The­ma scheint dabei durch das Wahr­neh­mungs­ras­ter gefal­len zu sein, obwohl es fast alle Selbst­stän­di­gen und Unter­neh­men betrifft und eine Nicht­be­ach­tung spä­tes­tens bei einer Betriebs­prü­fung erheb­li­che Pro­ble­me ver­ur­sa­chen kann: die GoBD, die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Datenzugriff.

In den neu­en, seit dem 1. Janu­ar 2015 gel­ten­den GoBD wird kon­kret beschrie­ben, wie sich die Finanz­ver­wal­tung die Buch­füh­rung und die sons­ti­gen steu­er­rele­van­ten Auf­zeich­nun­gen in Unter­neh­men vor­stellt, wenn die­se mit Hil­fe von Soft­ware und IT-Sys­te­men erstellt wurden.

Mit ihnen wur­den aber nicht nur die bis­he­ri­gen GoBS (Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me) und die GDPdU (Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen) zusam­men­ge­fasst, son­dern auch zahl­rei­che Kon­kre­ti­sie­run­gen und Ver­schär­fun­gen vor­ge­nom­men, die die Ord­nungs­mä­ßig­keit der Buch­füh­rung betreffen.

Dicker Auf­ga­ben­bro­cken für Selb­stän­di­ge und Unternehmen“

Die GoBD kamen zwar als schlich­tes Schrei­ben des Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums daher, aber sie haben es in sich“, warnt Lars Mey­er-Pries, Lei­ter Ent­wick­lung Rech­nungs­we­sen-Pro­gram­me bei der DATEV eG. Er erwar­tet daher, dass eini­ge der neu­en Vor­ga­ben Anpas­sun­gen in den kauf­män­ni­schen Pro­zes­sen der meis­ten Unter­neh­men not­wen­dig machen, zumin­dest aber die Über­prü­fung vor­han­de­ner oder die Erstel­lung neu­er Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tio­nen. Damit sei ins­be­son­de­re zu rech­nen wegen der kon­kre­ti­sier­ten Anfor­de­run­gen an eine zeit­ge­rech­te Erfas­sung und Ord­nung von Grund(buch)aufzeichnungen, an die Unver­än­der­bar­keit von Buchun­gen und Auf­zeich­nun­gen sowie an die Auf­be­wah­rung von elek­tro­ni­schen Bele­gen und Daten aus soge­nann­ten Vor­sys­te­men. Die Finanz­ver­wal­tung pro­ble­ma­ti­siert zum Bei­spiel aus­drück­lich leicht änder­ba­re Office-For­ma­te und die schlich­te Auf­be­wah­rung auf Datei­sys­tem­ebe­ne, wenn kei­ne ergän­zen­den Maß­nah­men zur Ein­hal­tung der Ord­nungs­mä­ßig­keits­an­for­de­run­gen ergrif­fen und doku­men­tiert werden.

Die GoBD sind ein dicker Auf­ga­ben­bro­cken für Selbst­stän­di­ge und Unter­neh­men, über den sie unbe­dingt mit ihrem Steu­er­be­ra­ter spre­chen soll­ten“, rät Mey­er-Pries. Denn eine Nicht­be­ach­tung kön­ne die Ord­nungs­mä­ßig­keit der Buch­füh­rung gefähr­den und Unter­neh­mer wüss­ten, was das bedeutet.

Betrof­fen sind auch Frei­be­ruf­ler und Kleinst-Unter­neh­men Betrof­fen von den GoBD sind nicht nur bilan­zie­rungs­pflich­te Unter­neh­men, son­dern alle Buch­füh­rungs- bzw. Auf­zeich­nungs­pflich­ti­gen, das heißt auch so genann­te Ein­nah­men­über­schuss-Rech­ner, wie etwa Kleinst­un­ter­neh­men und die meis­ten Frei­be­ruf­ler, also zum Bei­spiel Ärz­te, Archi­tek­ten, Foto­gra­fen oder auch Journalisten.

Zudem bezie­hen sich die GoBD auch auf Vor- und Neben­sys­te­me der Finanz­buch­füh­rung, wie etwa die Mate­ri­al- und Waren­wirt­schaft, Lohn­ab­rech­nung und Zeiterfassung.

Aus­führ­li­che Infor­ma­tio­nen dar­über, was die neu­en Vor­ga­ben für die betrieb­li­che Pra­xis bedeu­ten, fin­den Inter­es­sier­te unter http://​www​.datev​.de/​g​obd.

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