Eröffnungsbilanz erstellen – Schritt für Schritt-Anleitung (+ E-Bilanz, Tools & Vorlage!)

Zu jeder Buchhaltung gehört eine Eröffnungsbilanz. Doch welche Unternehmen müssen sie erstellen und wie macht ihr das? In diesem Artikel erklären wir euch Schritt für Schritt den Aufbau der Eröffnungsbilanz, was rein MUSS, und wie ihr eine Eröffnungsbilanz ganz einfach erstellt. Und weil ihr bei der Übermittlung eurer Bilanz ans Finanzamt digital arbeiten müsst, zeigen wir euch auch, wie die E-Bilanz funktioniert und welche Tools es gibt, die die Erstellung & Übermittlung noch einfacher machen.

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Wenn ihr eine GmbH, UG, OHG, KG oder eine der anderen registrierungspflichtigen Gesellschaften gründet, seid ihr zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das bedeutet auch, dass ihr zur Gründung und zu Beginn jedes Wirtschaftsjahres eine Eröffnungsbilanz erstellen müsst. Diese Verpflichtung zur Aufstellung einer Eröffnungsbilanz wird durch § 242 HGB (Handelsgesetzbuch) geregelt.

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Eröffnungsbilanz: Inhalt und Aufbau

In der Eröffnungsbilanz listet ihr sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden eures Unternehmens – sowohl bei der Unternehmensgründung und zu Beginn jedes Wirtschaftsjahres auf. Nur registerpflichtige Unternehmen benötigen eine Eröffnungsbilanz. Also Rechtsformen wie GmbH, UG, Kaufmann e.K. oder OHG und KG. Für Kleinunternehmern und Freiberuflern genügt eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Aufgebaut ist die Eröffnungsbilanz wie eine einfache Tabelle: Oben stehen wichtige Unternehmensdaten, darunter die Tabelle mit links den so genannten Aktiva (das sind die Vermögen des Unternehmens) und rechts die Passiva (woher stammen diese Vermögenswerte.)

Was muss alles in die Eröffnungsbilanz?

In der Eröffnungsbilanz müsst ihr alle Vermögensgegenstände eures Unternehmens aufführen, außerdem gibt es weitere Mindestangaben.

Mindestangaben in der Eröffnungsbilanz

  • Name des Unternehmens
  • Ort und Datum der Gründung
  • Namen und eigenhändige Unterschriften aller Geschäftsführer

Kennzahlen in der Eröffnungsbilanz

  • Wie hoch ist euer Betriebsvermögen?
  • Wie habt ihr das Betriebsvermögen finanziert?
  • Wie hoch ist das Eigenkapital eures Unternehmers?

Wer muss eine Eröffnungsbilanz erstellen?

Grundsätzlich sind anmeldepflichtige Gesellschaften, also GmbH, UG, KG, OHG, Kaufmann usw. zur Erstellung einer Eröffnungsbilanz verpflichtet. Freiberufler, GbRs und Kleinunternehmer gilt dies nicht.

Verpflichtet zur Eröffnungsbilanz sind:

  • Kaufmann (Kauffrau) e.K.
  • OHG, KG, GmbH & KG als Personengesellschaften
  • Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, etc.

Nicht verpflichtet sind:

  • Kleingewerbetreibende mit weniger als 600.000 € Umsatz bzw. 60.000 € Gewinn
  • Freiberufler
  • Einzelunternehmen, die weniger als 600.000 € Umsatz bzw. 60.000 € Gewinn

Wann muss eine Eröffnungsbilanz erstellt werden?

Bei kleineren GmbHs sowie haftungsbeschränkten Unternehmensgesellschaften (UGs) muss eine Eröffnungsbilanz innerhalb von sechs Monaten nach der Gründung, bei größeren GmbHs sogar innerhalb von drei Monate erstellt werden. Dies nennt man auch die Gründungsbilanz. Sie ist die Grundlage für die künftige Buchführung sowie ein wichtiges Dokument für das Finanzamt. Außerdem seid ihr dann verpflichtet, zu Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres eine Eröffnungsbilanz zu erstellen, diese ist immer identisch mit der Schlussbilanz des Vorjahres. Sonderfälle, in denen eine gesonderte Eröffnungsbilanz erstellt werden muss:

  • bei einer Umwandlung eines Unternehmens
  • bei einer Fusion von zwei Unternehmen oder
  • bei einem Wechsel der Rechtsform
  • für Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende, wenn sie die Grenze von 600.00 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn überschreiten

Was kostet eine Eröffnungsbilanz?

Eine Eröffnungsbilanz könnt ihr mit Hilfe einer dafür geeigneten Software selbst erstellen. Einen Überblick der Tools findet ihr weiter unten. Allerdings solltet ihr bei umfangreicheren Gründungen vor allem mit besonderen oder vielen Sacheinlagen die Hilfe eines Steuerberaters hinzuzuziehen.

  • Kosten bei selbsterstellter Eröffnungsbilanz: nur Zeit
  • Kosten bei mit einem Tool erstellter Eröffnungsbilanz: ab xx Euro
  • Kosten mit Hilfe eines Steuerberaters: Beispiel GmbH (Stammkapital 25.000 Euro) Ø 130 Euro

Eröffnungsbilanz erstellen in 6 Schritten

Schritt 1: Legt den Eröffnungsstichtag fest

Wichtig ist der Stichtag, zu dem die Bilanz erstellt wird. Während eures Gründungsprozesses gibt es viele verschiedene Phasen und damit auch mögliche Stichtage, relevant ist die tatsächliche Geschäftsaufnahme, die häufig noch vor der Eintragung eurer Gesellschaft im Handelsregister erfolgt. Der Beginn die Geschäftstätigkeit sollte in aller Regel als Stichtag genutzt werden. Denn die Eröffnungsbilanz ist die Basis für eure spätere Buchführung und die sollte natürlich  Geschäftsvorfälle erfassen, die schon vor der Eintragung in das Handelsregister angefallen sind. Spätestens aber zur Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister muss immer eine Eröffnungsbilanz vorliegen.

Schritt 2: Macht eine Inventur

Bevor ihr die im Schritt 3 nötige Tabelle, die Aktiva und Passiva eurer Gesellschaft auflistet, erstellen könnt, müsst ihr euch einen detailierten Überblick über die Fakten in eurer neu gegründeten Gesellschaft machen.

  • Was hat die Gesellschaft schon angeschafft?
  • Welche Schulden, Kredite etc hat sie?

Ihr müsst das Inventar erfassen und eine Inventur für eure Gründungsbilanz machen. Deshalb erstellt eine Liste mit:

  • sämtlichen Auflistung von Immobilien wie Grundstücken und Gebäuden,
  • Inventar wie Mobiliar, Geräte, Maschinen (alles mit den dazu gehörenden Rechnungen hinterlegt)
  • alle Vorräte und Waren (auch hier mit dazu gehörigen Rechnungen)
  • Bankauszüge eures Geschäftskontos mit dem Saldo zum Eröffnungsstichtag
  • Liste aller offene Rechnungen von Lieferanten usw.
  • Darlehensstände bei eurer Hausbank

Vermögensgegenstände richtig bewerten

Wie oben aufgeführt, werden eure Vermögensgegenstände (also das Inventar) nicht nur faktisch erfasst sondern auch mit ihrem Wert. Der Wert entspricht in der Regel dem Einkaufspreis für den Gegenstand – also die Rechnung über 800 Euro für den gekauften Computer taucht dann als Wert in der Eröffnungsbilanz mit eben diesen 800 Euro wieder auf. Schwieriger wird das, wenn ihr gebrauchte Vermögensgegenstände übernehmt oder ein Unternehmer Gegenstände direkt in das Unternehmen einbringt. Hier solltet ihr euch von einem Steuerberater helfen lassen.

Schritt 3: Erstellt die Eröffnungsbilanz nach Aktiva und Passiva

Hier müssen alle Aktiva und Passiva der Gesellschaft zum festgelegten Stichtag bestimmt werden. Zu den Aktiva zählt dabei alles, was im Rahmen der Mittelverwendung in die Gesellschaft eingeflossen ist, als Passiva ist die Mittelherkunft zuzuordnen.

Was sind Aktiva?

Die Eröffnungsbilanz muss alle Vermögensgegenstände beinhalten, die zum Stichtag im Eigentum der Gesellschaft standen. Die Aktiva sind also alle Werte, die dem Unternehmen gehören, also das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen. Anlagevermögen ist alles, was zumindest für eine bestimmte Zeit dem Geschäftsbetrieb eines Unternehmens zu dienen bestimmt ist. Anlagevermögen wird also längerfristig im Unternehmen genutzt, dazu gehören:

  • Räumlichkeiten im Besitz des Unternehmens
  • Maschinen
  • Möbel
  • Firmenwagen
  • Computer etc.

Umlaufvermögen umfasst alles, was im Rahmen des Betriebs zur kurzfristigen Veräußerung, Verbrauch oder Verarbeitung genutzt wird. Es wird also kurzfristig genutzt und verbraucht, dazu gehören

  • Rohstoffe
  • Büroverbrauchsmaterial wie Druckerpapier
  • Gelder auf dem Geschäftskonto und in den Kasse.

Die Aktiva werden auf der linken Seite der Eröffnungsbilanz aufgeführt.

Was sind Passiva?

Auf der Passivseite tragt ihr Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten ein.

Beim Eigenkapital notiert ihr, was die Unternehmer selbst in das Unternehmen eingebracht haben. Die Darstellung des Eigenkapitals in der Eröffnungsbilanz unterscheidet sich je nachdem, welche Gesellschaftsform ihr gewählt habt: Beim Kaufmann e.K. ergibt sich das Eigenkapital als Differenz von Vermögensgegenständen und Schulden. Bei der OHG werden in der Buchhaltung extra Kapitalkonten für die Kapitaleinlagen der OHG-Gesellschafter angelegt, ebenso bei der KG für die Kapitaleinlagen der Komplementäre und Kommanditisten aus. Bei der UG (haftungsbeschränkt) ist es das Stammkapital und beinhaltet die Geschäftsanteile aller Gesellschafter – übrigens mindestens 1 Euro. Und bei der GmbH ist das Stammkapital die Summe alle Geschäftsanteile der Gesellschafter – hier dann mindestens 25.000 Euro. Haben die Gesellschafter noch nicht alle Anteile der Stammeinlage gezahlt, müssen diese ausstehenden Einlagen auf der Aktivseite noch vor dem Anlagevermögen aufgeführt werden.

Rückstellungen sind ausstehende Beträge, deren Höhe ihr noch nicht exakt berechnet könnt und deren Fälligkeit noch nicht genau bekannt ist.

Zu Verbindlichkeiten gehören Schulden und Kredite, deren Höhe und Fälligkeit bekannt sind. Hierzu gehört auch Fremdkapital, also von Gläubigern befristet zur Verfügung gestelltes Kapital. Die Passiva gehören auf die rechte Seite der Eröffnungsbilanz.

Schritt 4: Buchung auf das Eröffnungsbilanzkonto

Das Eröffnungsbilanzkonto legt die Grundlage für eure spätere laufende Buchführung. Nach dem Prinzip der doppelten Buchführung werden alle Anfangsbestände der Aktiva und Passiva aus der Eröffnungsbilanz auf dem Eröffnungsbilanzkonto unter Soll und Haben verbucht. Unter Soll fallen dabei alle Passiva, alle Aktiva werden unter Haben verbucht. Doch ihr solltet euch das nicht als echtes Konto auf einer Bank vorstellen: Das Eröffnungsbilanzkonto ist ein Hilfskonto. Quasi ein gedankliches Aufspalten von Plus und Minus – entweder in einer Tabelle oder wie in allen Buchhaltungsprogrammen als eine Art Unterkonto, das ganz automatisch erstellt wird. Der Sinn dahinter ist, dass für Soll und Haben in eurer Buchhaltung eine Basis geschaffen wird.

Schritt 5: Wichtige Angaben und Unterschriften der Geschäftsführer

Wie schon oben erwähnt, gibt es sachliche Vorgaben, was ihr in eurer Eröffnungsbilanz aufführen müsst:

  • Name des Unternehmens
  • Ort und Datum der Gründung
  • Namen und eigenhändige Unterschriften aller Geschäftsführer

Schritt 6: Abgabe der Bilanz an das Finanzamt

Nach der Erstellung der Eröffnungsbilanz müüst ihr diese dem Finanzamt zuschicken und zwar bei GmbHs innerhalb von drei Monaten, bei kleinere GmbHs oder UGs (haftungsbeschränkt) habt ihr bis zu sechs Monate Zeit. Offenlegen (also Veröffentlichen) müsst ihr die Eröffnungsbilanz nicht. Dieser Schritt ist dann auch noch mal eine zusätzliche Arbeit, denn seit 2014 ist die elektronische Übermittlung eurer Bilanzdaten ans Finanzamt Pflicht… die so genannte E-Bilanz:

E-Bilanz erstellen – Was ist das und wie geht das?

Die elektronische Bilanz für das Finanzamt ist seit 2014 für alle bilanzierenden Unternehmen Pflicht, damit wird dem Finanzamt die Plausibilitätskontrolle erleichtert und es sollen kürzere Bearbeitungszeiten möglich werden. Verpflichtet zur Erstellung/Versendung einer E-Bilanz sind ALLE, die auch der Bilanzpflicht, also doppelten Buchhaltungspflicht unterliegen. Für die Datenübermittlung gibt es ein spezielles Datenformat: XBRL steht für eXtensible Business Reporting Language und ist eine Computersprache, die speziell für die Automatisierung von Wirtschaftsinformationen konzipiert wurde. Strukturiert werden die Daten über die Taxonomie, die die Jahresabschlussdaten gliedert, die aktuellen Taxonomien für die E-Bilanz findet ihr hier: www.esteuer.de

Inhalt der E-Bilanz

Folgende Informationen müssen mindestens in eurer E-Bilanz enthalten sein:

  • Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
  • Steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung
  • Ergebnisverwendungsrechnung
  • Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften
  • Steuerliche Gewinnermittlung für Einzelunternehmen und Personengesellschaften
  • Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Positionen)
  • Steuerliche Modifikationen wie Umgliederung/Überleitungsrechnungen

E-Bilanz erstellen – Tools speziell für die Bilanz-Übermittlung

Für die Übermittlung der E-Bilanz helfen euch Online-Tools. Doch Vorsicht: Diese Programme erstellen keine Bilanzen! Eure Bilanzdaten müssen vor dem Upload oder der manuellen Eingabe in den Tools bereits von euch fertig erstellt sein.

eBilanz-Online des Bundesanzeigers

eBilanz-Online ist ein Online-Tool, um eure E-Bilanz ans Finanzamt zu übermitteln. Ihr registriert euch mit euren Firmenstammdaten und wählt für die E-Bilanz Übermittlung die passende Taxonomie aus. Eure Kontensalden können entweder per Hand oder mittels einer Excel-Tabelle eingepflegt werden. Die Umwandlung in das geforderte XBRL-Format erfolgt dann automatisch. Die XBRL-Taxonomien sind immer auf dem aktuellsten Stand und die Kontenzuordnungen sowie die eingegebenen Stammdaten werden für das Folgejahr gespeichert.

Preise

zwischen 10 und 39 Euro pro Versand

Web

eBilanz-Online

E-Bilanz-Freeware myebilanz

Eine einfache und kostenlose Möglichkeit, eine E-Bilanz selbst zu erstellen und mittels Datenfernübertragung an das Finanzamt zu übermitteln, stellt diese kostenlose Software dar. Auch hier können die Kontensalden des Jahresabschlusses mittels Excel-Tabelle eingepflegt werden.

Besonders gegeignet für

Myebilanz bietet sich optimal für kleine Einzelunternehmer, Stiftungen, e.K., GbR oder GmbH, UG, Ltd. an, die bilanzieren müssen, sich jedoch kein teures Buchhaltungsprogramm leisten können.

Features der kostenlosen Basisversion

  • Erzeugung E-Bilanz-konformer XML-Nutzdaten aus Excel-Dateien
  • Darstellungsmöglichkeit der XML-Nutzdaten in einer Tabelle zur Kontrolle
  • Inhaltliche Validierung der Daten durch die ELSTER-Software der Finanzverwaltung
  • Internetverbindung und Erreichbarkeit der ELSTER-Server kann vor Sendung gestestet werden
  • Endgültige Versendung eines rechtlich verbindlichen Echtfalls an die Finanzverwaltung

Preise

kostenlose Basisversion, myebilanz-PLUS-Lizenz für 34,95 Euro netto (dann gültig auch für ein Wirtschaftsjahr und für beliebig viele Mandanten)

Web

myebilanz

E-Bilanz Plus

ebilanz+ hat sich zum Ziel gesetzt, die E-Bilanz auch ohne Hilfe vom Steuerberater möglich zu machen. Eigentlich wäre der Vorgang ja simpel  – man müsse ihn eben auch für den Kunden simpel halten. Der Service ist webbasiert, das heisst ihr müsst keine Anwendersoftware herunterladen und installieren und auch kostenpflichtige Updates entfallen. Außerdem funktioniert das Ganze Plattform übergreifend auf Windows, Apple oder Linux.

Besonders gegeignet für

Einsteiger, da intuitive Handhabung und Reduktion der Komplexität des Verfahrens. ebilanz+ orientiert sich an euren Unternehmensdaten und der Bilanzart und richtet alle benötigten E-Bilanz-Bestandteile automatisch ein, so das ihr nur noch eure Daten eintragen müsst.

Preise

Eröffnungsbilanz kostenlos, Bilanz fürs Wirtschaftsjahr 29 Euro netto

Web

ebilanzplus.de

E-Bilanz erstellen mit Buchhaltungstools

Falls ihr sowieso mit einem Buchhaltungstool arbeiten werdet, dann könnt ihr sowohl die Übermittlung eurer Gründungsbilanz wie auch Jahresbilanz an das Finanzamt mit diesem Buchhaltungstool erledigen. Eine große Übersicht aller empfehlenswerten Buchhaltungsprogramme und Tools findet ihr hier: Buchführung mit Online-Tools: Vergleich guter Buchhaltungsprogramme in der Cloud.

Übersicht: Tools für die E-Bilanz

Anbieter Dienst
Testversionen Kosten Bilanz
erstellen
Web
E-Bilanz Dienst Nein 10 – 39 Euro nein, nur Versand eBilanz-Online
E-Bilanz Dienst Eröffnungsbilanz frei 29 Euro nein, nur Versand ebilanzplus
E-Bilanz Dienst Freeware 34,95 Euro PRO- Version nein, nur Versand myebilanz
Buchhaltungs-programm Ja, 14 Tage ab 15,90 Euro/Monat ja, auf Basis der Buchhaltung sevDesk
Buchhaltungs-programm Ja ab 8,99 Euro/Monat ja, auf Basis der Buchhaltung Fastbill
Buchhaltungs-programm Ja, 14 Tage ab 19,95 Euro/Monat ja, auf Basis der Buchhaltung Buchhaltungs Butler
Buchhaltungs-programm Ja, 30 Tage 20 Euro/Monat ja, auf Basis der Buchhaltung Sage
Buchhaltungs-programm Ja, 30 Tage ab 5,02 Euro/Monat ja, auf Basis der Buchhaltung lexoffice

Eröffnungsbilanz Vorlage zum Download

Ihr wollt nicht erst eine Exel-Datei für eure Eröffnungsbilanz selbst erstellen? Dann verwendet doch unsere Vorlage einer Eröffnungsbilanz, die ihr hier als Teil unserer Gründungspakete bekommt. Mit Klick auf das Bild werdet ihr weiter in den Gründerküche Shop und den verschiedenen Gründungssets für UGs und GbRs geleitet.
Gründerküche Gründersets

FAQ Eröffnungsbilanz & E-Bilanz

Was ist eine Eröffnungsbilanz?

Eröffnungsbilanz, auch Gründungsbilanz genannt, ist die Auflistung von Haben und Soll in einer Tabelle, die bilanzierungspflichtige Unternehmen aufstellen müssen.

Wozu braucht man eine Eröffnungsbilanz ?

Die Eröffnungsbilanz ist zum einen Pflicht für alle bilanzierungspflichtige Unternehmen und muss ans Finanzamt geschickt werden (in digitaler Form einer E-Bilanz). Zum anderen ist sie die Grundlage eurer Buchhaltung.

Was muss in die Eröffnungsbilanz?

In der Eröffnungsbilanz listet ihr sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden eures Unternehmens - sowohl bei der Unternehmensgründung und zu Beginn jedes Wirtschaftsjahres auf. Dazu gehören Warenlisten, Eigentum der Gesellschaft (wie Immobilien), Kredite usw. Außerdem gehören auch ein paar Stammdaten zu den Gesellschaftern und Geschäftsführern.

Wie wird die Eröffnungsbilanz erstellt?

Die Erstellung der Eröffnungsbilanz ist recht einfach: Eine Tabelle mit Haben und Soll und ein paar Stammdaten. Eine Schritt für Schritt Anleitung findet ihr bei Gründerküche.

Was ist eine E-Bilanz?

Die E-Bilanz ist die digitale Variante eurer Eröffnungsbilanz, die ihr als bilanzierungspflichtiges Unternehmen (GmbH, UG, AG, OHG usw) auf elektronischem Wege an das Finanzamt übermitteln müsst.

Wie reiche ich die E-Bilanz ein?

Solltet ihr bereits mit einem Buchhaltungsprogramm arbeiten, wird das in aller Regel die Einreichung der E-Bilanz als elektronisch zu übermittelndes Formular für das Finanzamt unterstützen. Andernfalls gibt es einfache und kostenlose Services wie myebilanz, mit denen ihr eure Bilanz verschicken könnt.

Welche Bilanz-Software gibt es?

Neben den großen Buchhaltungsprogrammen, mit denen ihr in der Regel die Eröffnungsbilanz auf elektronischem Wege ans Finanzamt schicken könnt, gibt es mehrere darauf spezialisierte Services wie myebilanz. Eine Übersicht findet ihr auf Gründerküche.

Welche Bilanz-Software könnt ihr empfehlen?

Was ist Bilanzkontinuität?

Unter der Bilanzkontinuität versteht man, dass ihr als bilanzierungspflichtiges Unternehmen darauf achten müsst, dass eure aufeinander folgenden Bilanzen (Start mit der Eröffnungsbilanz und dann die jährlich einzureichenden Bilanzen) sowohl inhaltlich auch formell aufeinander aufbauen müssen.

Wann beginnt und endet ein Geschäftsjahr?

Das Geschäftsjahr ist der Zeitraum zwischen zwei Bilanzstichtagen eines Unternehmens. Der Zeitraum kann sich vom Kalenderjahr durchaus unterscheiden. Die Abrechnungsperiode umfasst zwölf Monate, allerdings sind Start und Ende davon abhängig, wann ihr in eurer Bilanz den Stichtag festgelegt habt. Auf Englisch wird die Bezeichnung „financial year“ genutzt, das deutsche Steuerrecht gebraucht den Ausdruck „Fiskaljahr oder Finanzjahr“.

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