8 Schritte zur Effizienzsteigerung – So organisiert ihr euer Startup effizienter

Ein effizientes Unternehmen gründen – das klingt ein wenig nach hoher Wissenschaft. Aber ist es nicht das Ziel eines jeden Unternehmers, möglichst effizient zu sein? Tatsächlich ist es ein weit verbreitetes Problem, dass gerade Gründer Tag und Nacht durcharbeiten. Das muss nicht sein, denn Effizienz bedeutet in erster Linie: mit möglichst geringen Ressourcen in möglichst geringer Zeit ans Ziel kommen. Dazu braucht es ein paar Ideen und Maßnahmen, die richtig dosiert einen großen Effekt zusammen haben. Einige Wege, das eigene Unternehmen effizienter aufzustellen, stellt euch Gründerküche in diesem Artikel vor.

1. Organisation straffen

Die Organisation eines Unternehmens läuft oftmals über viele Ecken. Kunde ruft Sekretär an, Sekretär leitet es an den Chef weiter, Chef spricht mit Kunde, Chef leitet an zuständigen Sachbearbeiter weiter, der wiederum sendet die fertige Arbeit zum Sekretär, der es an den Chef weiterleitet. Dann geht es raus zum Kunden. Verdeutlicht sieht das Ganze dann so aus:

Auch wenn das Problem hier überspitzt dargestellt ist, fühlt man sich in manchen Unternehmen wie auf der Suche nach dem berühmten Passierschein A38. Das muss nicht sein, wenn unnötige Umwege eliminiert werden.

a. Unnötige Umwege eliminieren

Umwege entstehen dann, wenn keine direkte Kommunikation besteht oder es Kompetenzüberschneidungen gibt. Diese gilt es zu eliminieren, denn die Umwege sind ein unnötiger Aufwand, der unnötiges Geld und Zeit kostet. Darüber hinaus werden alle, die nicht direkt mit dem Thema verbunden sind, aus ihrer Arbeit gerissen, wenn sie sich um etwas kümmern müssen, was nicht in ihrem Arbeitsbereich liegt.

Deswegen sollte die Kommunikation direkt gestaltet werden. Das kann entweder über E-Mail-Verkehr eingerichtet werden, über personalisierte Telefonnummern oder über eine Zentrale, die über alles Bescheid weiß und direkt an den gewünschten Mitarbeiter weiterleiten kann: Hier ist jedoch die Frage, ob ein Gründer das tatsächlich braucht. Dadurch werden Hierarchien abgeflacht, Entscheidungsprozesse verkürzt und den Mitarbeitern Vertrauen und Wertschätzung entgegen gebracht – so gewinnen alle Seiten.

b. Klar getrennte Aufgabenfelder

Das wird optimal durch klar getrennte Aufgabenfelder erreicht. Statt zehn Mitarbeiter zu haben, die alles können, ist es besser, Spezialisten für jeden angebotenen Bereich einzustellen. So weiß jeder einzelne, was genau zu tun ist und was in seinem Arbeitsbereich liegt. Diese Aufgabenfelder müssen für alle Beteiligten transparent gestaltet werden und auf Anhieb ersichtlich sein – wer macht hier was? Auf diese Weise bleiben keine Arbeiten liegen oder gehen auf dem Weg von A nach B verschollen, weil C noch drüber schauen sollte, jedoch anderweitig eingebunden war. Ebenso wird keine Arbeit doppelt erledigt – ein großer Schritt in Richtung Effizienz.

2. Klimaneutralität als Pluspunkt

Effizient bedeutet auch, nachhaltig zu wirtschaften – eine „Nach mir die Sintflut“-Mentalität ist an dieser Stelle fehl am Platz. In einer Zeit, in der Green Business einen großen Geschäftsanteil ausmacht und Klimaschutz ein zentrales Thema von Politik und Wirtschaft geworden ist, kann sich kein Unternehmen erlauben, rücksichtslos zu wirtschaften. Die Gestaltung eines effizienten Unternehmens bedeutet also auch eine Schonung von Ressourcen.

a. Ökologischen Fußabdruck schmälern

Ressourcenschonend heißt: auf die Umwelt achten. Nachhaltig bedeutet, den nachkommenden Generationen etwas von dieser Erde übrig zu lassen, sie vielleicht sogar zu einem besseren Ort zu machen. Das mag pathetisch klingen, aber wenn jeder ein klein wenig dazu beiträgt, passiert das quasi von alleine. Es gibt dabei zwei Arten, den eigenen ökologischen Fußabdruck zu schmälern – einmal durch die direkte Schonung von Ressourcen und einmal durch die Hilfe an anderer Stelle. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn das eigene Unternehmen keinen direkten (relevanten) CO2-Ausstoß hat oder diesen nicht verringern kann, weil die Produktion gewisse Maßnahmen erfordert oder die abgelegene Lage des Firmensitzes die Nutzung von Öffentlichen Verkehrsmitteln nicht möglich macht.

Um an anderer Stelle zu helfen, wenn die Organisation des eigenen Unternehmens an sich nicht klimaneutral ist, ist es auch möglich Klimaschutzprojekte zu unterstützen. So lässt sich auch wenn der eigene Betrieb an sich keinen relevanten CO2- Ausstoß durch Produktion hat, eine Klimabalance herstellen, indem andernorts etwas für die Umwelt getan wird. In diesem konkreten Fall geht es etwa um die Bereitstellung von Elektrizitäts-freien Wasserfiltern für die Bevölkerung in ländlichen Gebieten Kenias – so wird auch ein Online-Shop klimaneutral. Ein anderes Projekt, was sich direkt mit dem CO2-Ausstoß auseinandersetzt ist Food & Trees for Africa. Das südafrikanische Projekt pflanzt Bäume und Nutzgärten mit der Unterstützung von Unternehmen. Die gepflanzten Bäume nehmen die Menge des produzierten CO2 auf und machen auf diese Weise klimaneutral. Auch der soziale Faktor wird berücksichtigt, denn die Pflanzen werden der Bevölkerung zugänglich gemacht, so dass diese von dem Ertrag leben kann.

b. Anziehungskraft auf Kunden

Dieses Engagement hat neben der sozialen Wirkung und der direkten Verbesserung für die Umwelt und benachteiligten Menschen einen weiteren Pluspunkt: Kunden, denen das Thema Umweltschutz am Herzen liegt, fühlen sich vom Unternehmen angezogen und werden sich lieber für einen Dienstleister bzw. Produzenten entscheiden, der sich dem für sie wichtigen Thema ebenfalls widmet, als für ein Unternehmen, was nicht so nachhaltig wirtschaftet.

c. Wertvolle B2B Kontakte pflegen

Aber nicht nur auf die Kunden wirkt sich soziales Engagement aus. Denn sowohl potenzielle Mitarbeiter, die sich mit Umweltschutz auseinandersetzen, als auch wichtige Business-Kontakte, die sich ebenfalls um die Umwelt sorgen, schätzen das Engagement. Hier kann eine wichtige Zusammenarbeit entstehen und ebenfalls der Zugang zu Kapitalmärkten erleichtert werden. Motivierte Mitarbeiter, die sich mit dem Thema Nachhaltigkeit ebenfalls auseinander setzen, können darüber hinaus wertvolle Ideen mit ins Unternehmen bringen und die Situation weiter verbessern.

3. Kosteneffizient gestalten

Aber nicht nur der Zeit- und Effektivitätsfaktor ist bei der Effizienz von Bedeutung. Es geht schließlich auch um Wirtschaftlichkeit. Kosteneffizientes Gestalten von Arbeitsabläufen und Büroräumen bedeutet dabei einen entscheidenden Vorteil und senkt die Betriebskosten nachhaltig.

a. Büroeinrichtung sinnvoll halten

Die Büroeinrichtung ist ein wichtiges Thema für Start-Ups. Es ist oftmals nicht klar, was wirklich benötigt wird – die Grundausstattung genügt meistens für den Anfang. Was darüber hinaus benötigt wird, kommt auf das Büro und seine Insassen an – es bietet sich dennoch an, den Organisations- und Technikapparat klein zu halten. Wer minimalistisch an die Büroplanung und Einrichtung dran geht, kann darüber hinaus Miete sparen – und Heizkosten. Schließlich muss es nicht gleich zu Beginn das riesige Büro sein, meistens reichen kleinere Räumlichkeiten für den Anfang aus. Wenn schließlich fest steht, es ist doch zu klein, ist eine Vergrößerung immer noch möglich. Das gleiche gilt für die Einrichtung: Dazu nehmen geht immer, weg geben bedeutet meistens Verlust wegen der Diskrepanz zwischen Anschaffungs- und Wiederverkaufspreis. Auch bei der Büroausstattung kann übrigens auf Nachhaltigkeit geachtet werden. Gebrauchte Büromöbel und Papier mit Ökosiegel sind nur zwei der Posten, die eine Mehr-Belastung für die Umwelt vermeiden.

b. Unnötige Kostenfallen erkennen und eliminieren

Dafür kann bewusst geschaut werden: Was benötigen wir in unserem Office wirklich? Und nicht nur „Was“ sondern auch „Wen“. Denn die oben beschriebene Effizienz des Organisationsapparates lässt sich meistens mit weniger Stellen bestreiten als ein unorganisiertes Kommunikations-Chaos. Eine straffe Unternehmungsorganisation macht sich also auch in der Kosteneffizienz bemerkbar.
Aber auch sonst gibt es Kostenfallen. Unnötige Versicherungen oder zu teure Internetanbieter zum Beispiel. Diese Positionen zu überprüfen und nach Alternativen zu suchen, kann eine deutliche Einsparung bedeuten.

c. Regelmäßige Überprüfung

Eine regelmäßige Überprüfung der Kosten und Nutzen verhindert, dass sich Kostenfallen einschleichen. Deswegen lohnt es sich, diese Überprüfung nicht erst dann zu machen, wenn es notwendig ist, sondern beispielsweise einmal im Quartal. Ein Durchschauen der Kontoauszüge ist da schon ein guter Anhaltspunkt, der große Posten aufzeigt und bewusst macht, wofür wie viel Geld drauf geht.

4. Minimalistische Ausstattung

Wie bereits festgestellt, ist es besonders für Start-Ups schwierig zu entscheiden, was im Büro tatsächlich von Nöten ist. Denkt man an die „coolen“ Arbeitsplätze im Silicon Valley, springen einen die Bilder von Bälle-Bädern, Tischkickern und Büro-Bars förmlich an. Aber braucht es das tatsächlich?

a. Was ein Büro tatsächlich braucht und was überflüssig ist

Ein Büro braucht in erster Linie Arbeitsplatz. Für jeden Mitarbeiter besteht die Grundausstattung dabei grundsätzlich aus:

• Schreibtisch und Stuhl
• Computer
• Schreibwerkzeug
• und meistens ganz klar: der Kaffeemaschine

Um die Kosteneffizienz zu gewährleisten, ist es sinnvoll den Technik- und Organisationsapparat möglichst klein zu halten. Technik ist natürlich sinnvoll, manche Spielereien (wie eine BB8 Drohne als Bürodiener) hingegen sind schlichtweg nicht notwendig. Wobei an dieser Stelle eingeräumt sei, dass der Wohlfühlfaktor im Büro eine hohe Arbeitsbereitschaft und Motivation mit sich bringt – wie hier die Kosten-Nutzen-Rechnung individuell aussieht, muss in jedem Unternehmen selbst entschieden werden.

5. Effiziente Personalplanung

Die richtigen Mitarbeiter sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Unternehmen – so viel ist klar. Aber wie bereits mehrfach angeklungen ist, können sie bei falscher Planung und ungeplantem Einsatz auch eine Kostenfalle darstellen – oftmals fehlt schlichtweg die Organisation, die eine zusätzliche Stelle überflüssig machen würde.

a. Gutes Timing bei der Einstellung

Um zu verhindern, dass genau das passiert und die Mitarbeiter überflüssig werden, ist es notwendig, eine Personalplanung zu erstellen und eine sinnvolle Struktur aufzubauen. Fragen dafür könnten sein:

• Welche Aufgabenfelder gibt es bei uns zu besetzen?
• Welche Aufgaben können zusammengefasst werden?
• Welche Felder sind dabei mit welche Kompetenzen zu besetzen?
• Wen brauchen wir dafür?

Wenn dann fest steht, wer alles benötigt wird und welche Aufgabenfelder jeder einzelne abzudecken hat, können die Stellen sinnvoll und berechtigt besetzt werden. Auch hier ist zunächst eine minimalistische Planung von Vorteil – Einstellungen lassen sich schließlich relativ zeitnah organisieren, während es immer unangenehm ist wenn kompetentes Personal „gegangen werden“ muss, um die Struktur effizient zu halten. Eine Einstellung sollte deshalb genau dann erfolgen, wenn abzusehen ist, dass das Aufgabenfeld mehr Unterstützung braucht – so ist genug Zeit einen geeigneten Mitarbeiter einzustellen und anzulernen, bevor sich die Überforderung überdeutlich bemerkbar macht. Dieses Timing sorgt für mehr Zufriedenheit und weniger unangenehme Kündigungsgespräche.

b. Wertvolle Mitarbeiter – eine sinnvolle Investition

Bei den Mitarbeitern sollte vor allem auf die Qualität geschaut werden. Quantitativ wenige, aber kompetente Mitarbeiter sind wertvoller als viele, die nicht so viel mitbringen. Der ein oder andere kann dann natürlich auch einen höheren Preis haben – Erfahrung und Kompetenz wollen schließlich bezahlt werden. Oder anders gesagt: Wer mit Bananen zahlt, bekommt Affen.
Mitarbeiter, die wirklich was auf dem Kasten haben, sind da eine sinnvolle Investition, die den entscheidenden Unterschied für das Unternehmen ausmacht und das Team bereichert. Ein kompetentes Team mit Initiative bringt den entscheidenden Vorteil und wer dort spart, spart am falschen Ende.

6. Rationalisierung von Arbeitsabläufen

Umwege kosten Geld – so viel ist klar. Diese sind nicht nur in der Organisation eines Unternehmens zu finden, sondern auch in den Arbeitsabläufen selbst. Hier ist es sinnvoll, ebenfalls zu schauen: Ist das effizient?

a. Regelmäßiges Überprüfen zahlt sich aus

Sind die Arbeitsabläufe sinnvoll und jeder Schritt notwendig? Das sollte die Kernfrage bei dieser Überprüfung sein – dafür lohnt es sich vor allem die Mitarbeiter selbst zu befragen. Diese sind schließlich die „Leidtragenden“ der unnötigen Arbeitsschritte und sind oftmals bereits selbst darauf gekommen, was unnötige Umwege sind. So können viele Arbeitsstunden eingespart werden – und genervte Mitarbeiter, denn das Gefühl, dass die eigene Tätigkeit hin und wieder sinnfrei ist, führt zu einer enormen Unzufriedenheit.

b. Umwege vermeiden

Deswegen gilt es auch hier, Umwege zu vermeiden. Vor allem bei der Einführung neuer Arbeitsweisen sollte geschaut werden:

• Ist dieses Vorgehen sinnvoll?
• Kann direkter gearbeitet werden?
• Wird jemand blockiert?

Nur so wird am Ende ein direktes Arbeiten möglich, ohne dass unnötig viele Mitarbeiter auf Rückläufe warten müssen oder aus ihrer eigentlichen Tätigkeit heraus gerissen werden.

7. Das papierlose Büro

Kommen wir zu den tatsächlichen Einspar-Möglichkeiten. In einem Büro fällt unglaublich viel Papier an. Die Druckkosten sind in vielen Büros enorm – oftmals für unnötigen Papieraufwand. Schreibblöcke, ausgedruckte E-Mails und ein Wust an möglicherweise unnötigen Papieren. Das kann anders gestaltet werden, beispielsweise mit dem papierlosen Büro.

a. Wie es funktionieren kann

Online-Datenbanken gibt es viele, Dropbox sei nur als Beispiel angeführt. Ein eigener Server lässt sich ebenfalls recht einfach und kostengünstig aufstellen und wichtige und vor allem höchst vertrauliche Daten liegen auf Festplatten, doppelt gesichert. Auf diese Weise lässt sich eine Alternative zur Ordner-Ablage schaffen, was durchaus Vorteile hat.

Die Absicherung der Daten muss natürlich gewährleistet sein, weswegen es sich anbietet ein IT-Experten zu Rate zu ziehen. Ebenfalls muss natürlich nicht das gesamte Papier vernichtet werden, wie t3n beschreibt, geht es aber vor allem darum, sich die Vorteile zu Nutze zu machen.

b. Welche Vorteile es mit sich bringt

Das papierlose Büro hat viele Vorteile. Neben der Kostenersparnis für alle möglichen Druckerzeugnisse spart es auch Platz, da der Großteil der Ablage entfällt. Die Druckkosten fallen weg, wenn nicht mehr jede Kleinigkeit ausgedruckt wird und der Aufwand, liegengebliebene Dokumente zu sortieren, ebenfalls. Ein weiterer wichtiger Punkt ist der universelle Zugriff – denn ein großer Teil der Arbeitszeit wird heute nicht mehr im Büro verbracht, viel mehr wird inzwischen einiges von unterwegs oder eben von zu Hause aus erledigt. Die online abgelegten Dokumente haben den Vorteil, dass sie von überall aus zugänglich sind. Auch wenn diese Lösung nur zum Teil praktiziert wird – dem klassischen Büro ist die papierlose Variante in manchen Punkten überlegen.

8. Die „4-Stunden Woche“

Die 2013 veröffentlichte Studie „Arbeitswelten im Wandel“ der AKAD Hochschule Leipzig weist darauf hin, dass nur drei von fünf Arbeitstagen effizient seien. Das sei vor allem auf den ständig steigenden Kommunikationsaufwand zurück zu führen. Eine spätere Umfrage des Frauenhofer IAO ergab, dass digitales Arbeiten die Produktivität steigert – vermutlich weil die Wege hier direkter sind und durch Ablage Systeme viele Wege vereinfacht werden. Wie also wird Arbeitszeit effizient genutzt?

a. Arbeitszeit effizient nutzen

Dass nur drei der fünf Arbeitstage optimal produktiv sein sollen, weist darauf hin, dass mit weniger Arbeitszeit vermutlich die gleiche Leistung zu erreichen wäre, wenn nur jeder an sich effizienter arbeiten würde. Ein Werk, dass das sicherlich überspitzt darstellt, dennoch genau diesen Ansatz aufgreift, ist die „4-Stunden-Woche“ von Timothy Ferriss. Er beschreibt darin, wie mit weniger Arbeit mehr Geld und mehr Lebenszeit gewonnen werden kann – und stieß damit eine große Diskussion an. Der Ansatz mag so nicht hundertprozentig praktikabel sein, aber er lässt doch zumindest darüber nachdenken, wie viel Zeit bei der Arbeit mit unwichtigen Dingen vergeudet wird. Damit wird nicht nur die eigene Produktivität eingeschränkt, sondern auch die eigene Zufriedenheit – wäre es deshalb nicht manchmal besser, weniger und dafür effizienter zu arbeiten, als viele Stunden vor sich hinzudümpeln?

Das muss letztendlich jeder Unternehmer für sich und seine Mitarbeiter selbst entscheiden: Fest steht – oftmals ist weniger mehr. Das stellte auch eine Studie der Universität Melbourne fest, die sich mit der Auswirkung der Arbeitsstunden auf die kognitiven Fähigkeiten beschäftigte. „Use It Too Much and Lose It? The Effect of Working Hours on Cognitive Ability”, kommt dabei zu dem Schluss, dass bis zu 25 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit eine positive Auswirkung auf die kognitiven Fähigkeit haben – ansteigend. Im Klartext: Die Teilnehmer die 25 Stunden pro Woche arbeiteten, waren am effizientesten in den durchgeführten Tests. Mehr oder weniger arbeitende Teilnehmer schnitten schlechter ab.

b. Pausenzeiten richtig nutzen

Diese Studie zeigt also, dass Pausen und Ausgleich sein müssen. Denn auch wenn es vielleicht positive Effekte hätte, lassen sich nicht immer alle Aufgaben in 25 Stunden pro Woche erledigen. Aber: Pause muss sein. Durcharbeiten wirkt sich dabei als Effizienz-Killer aus. Da ist es besser, die Pausen zu nutzen um den Kopf frei zu kriegen. Sport in der Mittagspause oder ein Schläfchen von 20 Minuten sind optimal.

Wer dann noch während der Arbeitszeit selbst konzentrierter arbeitet und Ablenkungen eliminiert, kommt dem großen Ziel Effizienz ein ganzes Stück näher. Dazu gehört beispielsweise, die Benachrichtigungen für E-Mails und Nachrichten abzuschalten, einen ordentlichen Arbeitsplatz zu haben und die Tür für Kollegen zwischendurch einfach mal zu schließen. So kann in weniger Zeit mehr erledigt werden – zu festen Zeiten werden dann die Mails und Nachrichten gecheckt und der Workflow kann sich ansonsten voll entfalten.