Erfolgsrezepte für Startups und Gründer

8 Schrit­te zur Effi­zi­enz­stei­ge­rung – So orga­ni­siert ihr euer Start­up effizienter

Effi­zi­enz bedeu­tet in ers­ter Linie: mit mög­lichst gerin­gen Res­sour­cen in mög­lichst gerin­ger Zeit ans Ziel kom­men. Dazu braucht es ein paar Ide­en und Maß­nah­men, die rich­tig dosiert einen gro­ßen Effekt zusam­men haben. Eini­ge Wege, das eige­ne Unter­neh­men effi­zi­en­ter auf­zu­stel­len, stellt euch Grün­der­kü­che in die­sem Arti­kel vor.

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Ein effi­zi­en­tes Unter­neh­men grün­den – das klingt ein wenig nach hoher Wis­sen­schaft. Aber ist es nicht das Ziel eines jeden Unter­neh­mers, mög­lichst effi­zi­ent zu sein? Tat­säch­lich ist es ein weit ver­brei­te­tes Pro­blem, dass gera­de Grün­der Tag und Nacht durch­ar­bei­ten. Das muss nicht sein, denn Effi­zi­enz bedeu­tet in ers­ter Linie: mit mög­lichst gerin­gen Res­sour­cen in mög­lichst gerin­ger Zeit ans Ziel kom­men. Dazu braucht es ein paar Ide­en und Maß­nah­men, die rich­tig dosiert einen gro­ßen Effekt zusam­men haben. Eini­ge Wege, das eige­ne Unter­neh­men effi­zi­en­ter auf­zu­stel­len, stellt euch Grün­der­kü­che in die­sem Arti­kel vor.

1. Orga­ni­sa­ti­on straffen

Die Orga­ni­sa­ti­on eines Unter­neh­mens läuft oft­mals über vie­le Ecken. Kun­de ruft Sekre­tär an, Sekre­tär lei­tet es an den Chef wei­ter, Chef spricht mit Kun­de, Chef lei­tet an zustän­di­gen Sach­be­ar­bei­ter wei­ter, der wie­der­um sen­det die fer­ti­ge Arbeit zum Sekre­tär, der es an den Chef wei­ter­lei­tet. Dann geht es raus zum Kun­den. Ver­deut­licht sieht das Gan­ze dann so aus:
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Auch wenn das Pro­blem hier über­spitzt dar­ge­stellt ist, fühlt man sich in man­chen Unter­neh­men wie auf der Suche nach dem berühm­ten Pas­sier­schein A38. Das muss nicht sein, wenn unnö­ti­ge Umwe­ge eli­mi­niert werden.

a. Unnö­ti­ge Umwe­ge eliminieren

Umwe­ge ent­ste­hen dann, wenn kei­ne direk­te Kom­mu­ni­ka­ti­on besteht oder es Kom­pe­tenz­über­schnei­dun­gen gibt. Die­se gilt es zu eli­mi­nie­ren, denn die Umwe­ge sind ein unnö­ti­ger Auf­wand, der unnö­ti­ges Geld und Zeit kos­tet. Dar­über hin­aus wer­den alle, die nicht direkt mit dem The­ma ver­bun­den sind, aus ihrer Arbeit geris­sen, wenn sie sich um etwas küm­mern müs­sen, was nicht in ihrem Arbeits­be­reich liegt.

Des­we­gen soll­te die Kom­mu­ni­ka­ti­on direkt gestal­tet wer­den. Das kann ent­we­der über E-Mail-Ver­kehr ein­ge­rich­tet wer­den, über per­so­na­li­sier­te Tele­fon­num­mern oder über eine Zen­tra­le, die über alles Bescheid weiß und direkt an den gewünsch­ten Mit­ar­bei­ter wei­ter­lei­ten kann: Hier ist jedoch die Fra­ge, ob ein Grün­der das tat­säch­lich braucht. Dadurch wer­den Hier­ar­chi­en abge­flacht, Ent­schei­dungs­pro­zes­se ver­kürzt und den Mit­ar­bei­tern Ver­trau­en und Wert­schät­zung ent­ge­gen gebracht – so gewin­nen alle Seiten.

b. Klar getrenn­te Aufgabenfelder

Das wird opti­mal durch klar getrenn­te Auf­ga­ben­fel­der erreicht. Statt zehn Mit­ar­bei­ter zu haben, die alles kön­nen, ist es bes­ser, Spe­zia­lis­ten für jeden ange­bo­te­nen Bereich ein­zu­stel­len. So weiß jeder ein­zel­ne, was genau zu tun ist und was in sei­nem Arbeits­be­reich liegt. Die­se Auf­ga­ben­fel­der müs­sen für alle Betei­lig­ten trans­pa­rent gestal­tet wer­den und auf Anhieb ersicht­lich sein – wer macht hier was? Auf die­se Wei­se blei­ben kei­ne Arbei­ten lie­gen oder gehen auf dem Weg von A nach B ver­schol­len, weil C noch drü­ber schau­en soll­te, jedoch ander­wei­tig ein­ge­bun­den war. Eben­so wird kei­ne Arbeit dop­pelt erle­digt – ein gro­ßer Schritt in Rich­tung Effizienz.
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2. Kli­ma­neu­tra­li­tät als Pluspunkt

Effi­zi­ent bedeu­tet auch, nach­hal­tig zu wirt­schaf­ten – eine „Nach mir die Sintflut“-Mentalität ist an die­ser Stel­le fehl am Platz. In einer Zeit, in der Green Busi­ness einen gro­ßen Geschäfts­an­teil aus­macht und Kli­ma­schutz ein zen­tra­les The­ma von Poli­tik und Wirt­schaft gewor­den ist, kann sich kein Unter­neh­men erlau­ben, rück­sichts­los zu wirt­schaf­ten. Die Gestal­tung eines effi­zi­en­ten Unter­neh­mens bedeu­tet also auch eine Scho­nung von Ressourcen.

a. Öko­lo­gi­schen Fuß­ab­druck schmälern

Res­sour­cen­scho­nend heißt: auf die Umwelt ach­ten. Nach­hal­tig bedeu­tet, den nach­kom­men­den Gene­ra­tio­nen etwas von die­ser Erde übrig zu las­sen, sie viel­leicht sogar zu einem bes­se­ren Ort zu machen. Das mag pathe­tisch klin­gen, aber wenn jeder ein klein wenig dazu bei­trägt, pas­siert das qua­si von allei­ne. Es gibt dabei zwei Arten, den eige­nen öko­lo­gi­schen Fuß­ab­druck zu schmä­lern – ein­mal durch die direk­te Scho­nung von Res­sour­cen und ein­mal durch die Hil­fe an ande­rer Stel­le. Das ist vor allem dann sinn­voll, wenn das eige­ne Unter­neh­men kei­nen direk­ten (rele­van­ten) CO2-Aus­stoß hat oder die­sen nicht ver­rin­gern kann, weil die Pro­duk­ti­on gewis­se Maß­nah­men erfor­dert oder die abge­le­ge­ne Lage des Fir­men­sit­zes die Nut­zung von Öffent­li­chen Ver­kehrs­mit­teln nicht mög­lich macht.

Um an ande­rer Stel­le zu hel­fen, wenn die Orga­ni­sa­ti­on des eige­nen Unter­neh­mens an sich nicht kli­ma­neu­tral ist, ist es auch mög­lich Kli­ma­schutz­pro­jek­te zu unter­stüt­zen. So lässt sich auch wenn der eige­ne Betrieb an sich kei­nen rele­van­ten CO2- Aus­stoß durch Pro­duk­ti­on hat, eine Kli­ma­ba­lan­ce her­stel­len, indem andern­orts etwas für die Umwelt getan wird. In die­sem kon­kre­ten Fall geht es etwa um die Bereit­stel­lung von Elek­tri­zi­täts-frei­en Was­ser­fil­tern für die Bevöl­ke­rung in länd­li­chen Gebie­ten Keni­as – so wird auch ein Online-Shop kli­ma­neu­tral. Ein ande­res Pro­jekt, was sich direkt mit dem CO2-Aus­stoß aus­ein­an­der­setzt ist Food & Trees for Afri­ca. Das süd­afri­ka­ni­sche Pro­jekt pflanzt Bäu­me und Nutz­gär­ten mit der Unter­stüt­zung von Unter­neh­men. Die gepflanz­ten Bäu­me neh­men die Men­ge des pro­du­zier­ten CO2 auf und machen auf die­se Wei­se kli­ma­neu­tral. Auch der sozia­le Fak­tor wird berück­sich­tigt, denn die Pflan­zen wer­den der Bevöl­ke­rung zugäng­lich gemacht, so dass die­se von dem Ertrag leben kann.

b. Anzie­hungs­kraft auf Kunden

Die­ses Enga­ge­ment hat neben der sozia­len Wir­kung und der direk­ten Ver­bes­se­rung für die Umwelt und benach­tei­lig­ten Men­schen einen wei­te­ren Plus­punkt: Kun­den, denen das The­ma Umwelt­schutz am Her­zen liegt, füh­len sich vom Unter­neh­men ange­zo­gen und wer­den sich lie­ber für einen Dienst­leis­ter bzw. Pro­du­zen­ten ent­schei­den, der sich dem für sie wich­ti­gen The­ma eben­falls wid­met, als für ein Unter­neh­men, was nicht so nach­hal­tig wirtschaftet.

c. Wert­vol­le B2B Kon­tak­te pflegen

Aber nicht nur auf die Kun­den wirkt sich sozia­les Enga­ge­ment aus. Denn sowohl poten­zi­el­le Mit­ar­bei­ter, die sich mit Umwelt­schutz aus­ein­an­der­set­zen, als auch wich­ti­ge Busi­ness-Kon­tak­te, die sich eben­falls um die Umwelt sor­gen, schät­zen das Enga­ge­ment. Hier kann eine wich­ti­ge Zusam­men­ar­beit ent­ste­hen und eben­falls der Zugang zu Kapi­tal­märk­ten erleich­tert wer­den. Moti­vier­te Mit­ar­bei­ter, die sich mit dem The­ma Nach­hal­tig­keit eben­falls aus­ein­an­der set­zen, kön­nen dar­über hin­aus wert­vol­le Ide­en mit ins Unter­neh­men brin­gen und die Situa­ti­on wei­ter verbessern.

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3. Kos­ten­ef­fi­zi­ent gestalten

Aber nicht nur der Zeit- und Effek­ti­vi­täts­fak­tor ist bei der Effi­zi­enz von Bedeu­tung. Es geht schließ­lich auch um Wirt­schaft­lich­keit. Kos­ten­ef­fi­zi­en­tes Gestal­ten von Arbeits­ab­läu­fen und Büro­räu­men bedeu­tet dabei einen ent­schei­den­den Vor­teil und senkt die Betriebs­kos­ten nachhaltig.

a. Büro­ein­rich­tung sinn­voll halten

Die Büro­ein­rich­tung ist ein wich­ti­ges The­ma für Start-Ups. Es ist oft­mals nicht klar, was wirk­lich benö­tigt wird – die Grund­aus­stat­tung genügt meis­tens für den Anfang. Was dar­über hin­aus benö­tigt wird, kommt auf das Büro und sei­ne Insas­sen an – es bie­tet sich den­noch an, den Orga­ni­sa­ti­ons- und Tech­ni­kap­pa­rat klein zu hal­ten. Wer mini­ma­lis­tisch an die Büro­pla­nung und Ein­rich­tung dran geht, kann dar­über hin­aus Mie­te spa­ren – und Heiz­kos­ten. Schließ­lich muss es nicht gleich zu Beginn das rie­si­ge Büro sein, meis­tens rei­chen klei­ne­re Räum­lich­kei­ten für den Anfang aus. Wenn schließ­lich fest steht, es ist doch zu klein, ist eine Ver­grö­ße­rung immer noch mög­lich. Das glei­che gilt für die Ein­rich­tung: Dazu neh­men geht immer, weg geben bedeu­tet meis­tens Ver­lust wegen der Dis­kre­panz zwi­schen Anschaf­fungs- und Wie­der­ver­kaufs­preis. Auch bei der Büro­aus­stat­tung kann übri­gens auf Nach­hal­tig­keit geach­tet wer­den. Gebrauch­te Büro­mö­bel und Papier mit Öko­sie­gel sind nur zwei der Pos­ten, die eine Mehr-Belas­tung für die Umwelt vermeiden.

b. Unnö­ti­ge Kos­ten­fal­len erken­nen und eliminieren

Dafür kann bewusst geschaut wer­den: Was benö­ti­gen wir in unse­rem Office wirk­lich? Und nicht nur „Was“ son­dern auch „Wen“. Denn die oben beschrie­be­ne Effi­zi­enz des Orga­ni­sa­ti­ons­ap­pa­ra­tes lässt sich meis­tens mit weni­ger Stel­len bestrei­ten als ein unor­ga­ni­sier­tes Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Cha­os. Eine straf­fe Unter­neh­mungs­or­ga­ni­sa­ti­on macht sich also auch in der Kos­ten­ef­fi­zi­enz bemerkbar.
Aber auch sonst gibt es Kos­ten­fal­len. Unnö­ti­ge Ver­si­che­run­gen oder zu teu­re Inter­net­an­bie­ter zum Bei­spiel. Die­se Posi­tio­nen zu über­prü­fen und nach Alter­na­ti­ven zu suchen, kann eine deut­li­che Ein­spa­rung bedeuten.

c. Regel­mä­ßi­ge Überprüfung

Eine regel­mä­ßi­ge Über­prü­fung der Kos­ten und Nut­zen ver­hin­dert, dass sich Kos­ten­fal­len ein­schlei­chen. Des­we­gen lohnt es sich, die­se Über­prü­fung nicht erst dann zu machen, wenn es not­wen­dig ist, son­dern bei­spiels­wei­se ein­mal im Quar­tal. Ein Durch­schau­en der Kon­to­aus­zü­ge ist da schon ein guter Anhalts­punkt, der gro­ße Pos­ten auf­zeigt und bewusst macht, wofür wie viel Geld drauf geht.

4. Mini­ma­lis­ti­sche Ausstattung

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Wie bereits fest­ge­stellt, ist es beson­ders für Start-Ups schwie­rig zu ent­schei­den, was im Büro tat­säch­lich von Nöten ist. Denkt man an die „coo­len“ Arbeits­plät­ze im Sili­con Val­ley, sprin­gen einen die Bil­der von Bäl­le-Bädern, Tisch­ki­ckern und Büro-Bars förm­lich an. Aber braucht es das tatsächlich?

a. Was ein Büro tat­säch­lich braucht und was über­flüs­sig ist

Ein Büro braucht in ers­ter Linie Arbeits­platz. Für jeden Mit­ar­bei­ter besteht die Grund­aus­stat­tung dabei grund­sätz­lich aus:

  • Schreib­tisch und Stuhl
  • Com­pu­ter
  • Schreib­werk­zeug
  • und meis­tens ganz klar: der Kaffeemaschine

Um die Kos­ten­ef­fi­zi­enz zu gewähr­leis­ten, ist es sinn­voll den Tech­nik- und Orga­ni­sa­ti­ons­ap­pa­rat mög­lichst klein zu hal­ten. Tech­nik ist natür­lich sinn­voll, man­che Spie­le­rei­en (wie eine BB8 Droh­ne als Büro­die­ner) hin­ge­gen sind schlicht­weg nicht not­wen­dig. Wobei an die­ser Stel­le ein­ge­räumt sei, dass der Wohl­fühl­fak­tor im Büro eine hohe Arbeits­be­reit­schaft und Moti­va­ti­on mit sich bringt – wie hier die Kos­ten-Nut­zen-Rech­nung indi­vi­du­ell aus­sieht, muss in jedem Unter­neh­men selbst ent­schie­den werden.

5. Effi­zi­en­te Personalplanung

Die rich­ti­gen Mit­ar­bei­ter sind der Schlüs­sel für ein erfolg­rei­ches Unter­neh­men – so viel ist klar. Aber wie bereits mehr­fach ange­klun­gen ist, kön­nen sie bei fal­scher Pla­nung und unge­plan­tem Ein­satz auch eine Kos­ten­fal­le dar­stel­len – oft­mals fehlt schlicht­weg die Orga­ni­sa­ti­on, die eine zusätz­li­che Stel­le über­flüs­sig machen würde.

a. Gutes Timing bei der Einstellung

Um zu ver­hin­dern, dass genau das pas­siert und die Mit­ar­bei­ter über­flüs­sig wer­den, ist es not­wen­dig, eine Per­so­nal­pla­nung zu erstel­len und eine sinn­vol­le Struk­tur auf­zu­bau­en. Fra­gen dafür könn­ten sein:

  • Wel­che Auf­ga­ben­fel­der gibt es bei uns zu besetzen?
  • Wel­che Auf­ga­ben kön­nen zusam­men­ge­fasst werden?
  • Wel­che Fel­der sind dabei mit wel­che Kom­pe­ten­zen zu besetzen?
  • Wen brau­chen wir dafür?

Wenn dann fest steht, wer alles benö­tigt wird und wel­che Auf­ga­ben­fel­der jeder ein­zel­ne abzu­de­cken hat, kön­nen die Stel­len sinn­voll und berech­tigt besetzt wer­den. Auch hier ist zunächst eine mini­ma­lis­ti­sche Pla­nung von Vor­teil – Ein­stel­lun­gen las­sen sich schließ­lich rela­tiv zeit­nah orga­ni­sie­ren, wäh­rend es immer unan­ge­nehm ist wenn kom­pe­ten­tes Per­so­nal „gegan­gen wer­den“ muss, um die Struk­tur effi­zi­ent zu hal­ten. Eine Ein­stel­lung soll­te des­halb genau dann erfol­gen, wenn abzu­se­hen ist, dass das Auf­ga­ben­feld mehr Unter­stüt­zung braucht – so ist genug Zeit einen geeig­ne­ten Mit­ar­bei­ter ein­zu­stel­len und anzu­ler­nen, bevor sich die Über­for­de­rung über­deut­lich bemerk­bar macht. Die­ses Timing sorgt für mehr Zufrie­den­heit und weni­ger unan­ge­neh­me Kündigungsgespräche.

b. Wert­vol­le Mit­ar­bei­ter – eine sinn­vol­le Investition

Bei den Mit­ar­bei­tern soll­te vor allem auf die Qua­li­tät geschaut wer­den. Quan­ti­ta­tiv weni­ge, aber kom­pe­ten­te Mit­ar­bei­ter sind wert­vol­ler als vie­le, die nicht so viel mit­brin­gen. Der ein oder ande­re kann dann natür­lich auch einen höhe­ren Preis haben – Erfah­rung und Kom­pe­tenz wol­len schließ­lich bezahlt wer­den. Oder anders gesagt: Wer mit Bana­nen zahlt, bekommt Affen.
Mit­ar­bei­ter, die wirk­lich was auf dem Kas­ten haben, sind da eine sinn­vol­le Inves­ti­ti­on, die den ent­schei­den­den Unter­schied für das Unter­neh­men aus­macht und das Team berei­chert. Ein kom­pe­ten­tes Team mit Initia­ti­ve bringt den ent­schei­den­den Vor­teil und wer dort spart, spart am fal­schen Ende.
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6. Ratio­na­li­sie­rung von Arbeitsabläufen

Umwe­ge kos­ten Geld – so viel ist klar. Die­se sind nicht nur in der Orga­ni­sa­ti­on eines Unter­neh­mens zu fin­den, son­dern auch in den Arbeits­ab­läu­fen selbst. Hier ist es sinn­voll, eben­falls zu schau­en: Ist das effizient?

a. Regel­mä­ßi­ges Über­prü­fen zahlt sich aus

Sind die Arbeits­ab­läu­fe sinn­voll und jeder Schritt not­wen­dig? Das soll­te die Kern­fra­ge bei die­ser Über­prü­fung sein – dafür lohnt es sich vor allem die Mit­ar­bei­ter selbst zu befra­gen. Die­se sind schließ­lich die „Leid­tra­gen­den“ der unnö­ti­gen Arbeits­schrit­te und sind oft­mals bereits selbst dar­auf gekom­men, was unnö­ti­ge Umwe­ge sind. So kön­nen vie­le Arbeits­stun­den ein­ge­spart wer­den – und generv­te Mit­ar­bei­ter, denn das Gefühl, dass die eige­ne Tätig­keit hin und wie­der sinn­frei ist, führt zu einer enor­men Unzufriedenheit.

b. Umwe­ge vermeiden

Des­we­gen gilt es auch hier, Umwe­ge zu ver­mei­den. Vor allem bei der Ein­füh­rung neu­er Arbeits­wei­sen soll­te geschaut werden:

  • Ist die­ses Vor­ge­hen sinnvoll?
  • Kann direk­ter gear­bei­tet werden?
  • Wird jemand blockiert?

Nur so wird am Ende ein direk­tes Arbei­ten mög­lich, ohne dass unnö­tig vie­le Mit­ar­bei­ter auf Rück­läu­fe war­ten müs­sen oder aus ihrer eigent­li­chen Tätig­keit her­aus geris­sen werden.

7. Das papier­lo­se Büro

Kom­men wir zu den tat­säch­li­chen Ein­spar-Mög­lich­kei­ten. In einem Büro fällt unglaub­lich viel Papier an. Die Druck­kos­ten sind in vie­len Büros enorm – oft­mals für unnö­ti­gen Papier­auf­wand. Schreib­blö­cke, aus­ge­druck­te E-Mails und ein Wust an mög­li­cher­wei­se unnö­ti­gen Papie­ren. Das kann anders gestal­tet wer­den, bei­spiels­wei­se mit dem papier­lo­sen Büro.

a. Wie es funk­tio­nie­ren kann

Online-Daten­ban­ken gibt es vie­le, Drop­box sei nur als Bei­spiel ange­führt. Ein eige­ner Ser­ver lässt sich eben­falls recht ein­fach und kos­ten­güns­tig auf­stel­len und wich­ti­ge und vor allem höchst ver­trau­li­che Daten lie­gen auf Fest­plat­ten, dop­pelt gesi­chert. Auf die­se Wei­se lässt sich eine Alter­na­ti­ve zur Ord­ner-Abla­ge schaf­fen, was durch­aus Vor­tei­le hat.

Die Absi­che­rung der Daten muss natür­lich gewähr­leis­tet sein, wes­we­gen es sich anbie­tet ein IT-Exper­ten zu Rate zu zie­hen. Eben­falls muss natür­lich nicht das gesam­te Papier ver­nich­tet wer­den, wie t3n beschreibt, geht es aber vor allem dar­um, sich die Vor­tei­le zu Nut­ze zu machen.

b. Wel­che Vor­tei­le es mit sich bringt

Das papier­lo­se Büro hat vie­le Vor­tei­le. Neben der Kos­ten­er­spar­nis für alle mög­li­chen Druckerzeug­nis­se spart es auch Platz, da der Groß­teil der Abla­ge ent­fällt. Die Druck­kos­ten fal­len weg, wenn nicht mehr jede Klei­nig­keit aus­ge­druckt wird und der Auf­wand, lie­gen­ge­blie­be­ne Doku­men­te zu sor­tie­ren, eben­falls. Ein wei­te­rer wich­ti­ger Punkt ist der uni­ver­sel­le Zugriff – denn ein gro­ßer Teil der Arbeits­zeit wird heu­te nicht mehr im Büro ver­bracht, viel mehr wird inzwi­schen eini­ges von unter­wegs oder eben von zu Hau­se aus erle­digt. Die online abge­leg­ten Doku­men­te haben den Vor­teil, dass sie von über­all aus zugäng­lich sind. Auch wenn die­se Lösung nur zum Teil prak­ti­ziert wird – dem klas­si­schen Büro ist die papier­lo­se Vari­an­te in man­chen Punk­ten überlegen.

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8. Die „4-Stun­den Woche“

Die 2013 ver­öf­fent­lich­te Stu­die „Arbeits­wel­ten im Wan­del“ der AKAD Hoch­schu­le Leip­zig weist dar­auf hin, dass nur drei von fünf Arbeits­ta­gen effi­zi­ent sei­en. Das sei vor allem auf den stän­dig stei­gen­den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­auf­wand zurück zu füh­ren. Eine spä­te­re Umfra­ge des Frau­en­ho­fer IAO ergab, dass digi­ta­les Arbei­ten die Pro­duk­ti­vi­tät stei­gert – ver­mut­lich weil die Wege hier direk­ter sind und durch Abla­ge Sys­te­me vie­le Wege ver­ein­facht wer­den. Wie also wird Arbeits­zeit effi­zi­ent genutzt?

a. Arbeits­zeit effi­zi­ent nutzen

Dass nur drei der fünf Arbeits­ta­ge opti­mal pro­duk­tiv sein sol­len, weist dar­auf hin, dass mit weni­ger Arbeits­zeit ver­mut­lich die glei­che Leis­tung zu errei­chen wäre, wenn nur jeder an sich effi­zi­en­ter arbei­ten wür­de. Ein Werk, dass das sicher­lich über­spitzt dar­stellt, den­noch genau die­sen Ansatz auf­greift, ist die „4-Stun­den-Woche“ von Timo­thy Fer­riss. Er beschreibt dar­in, wie mit weni­ger Arbeit mehr Geld und mehr Lebens­zeit gewon­nen wer­den kann – und stieß damit eine gro­ße Dis­kus­si­on an. Der Ansatz mag so nicht hun­dert­pro­zen­tig prak­ti­ka­bel sein, aber er lässt doch zumin­dest dar­über nach­den­ken, wie viel Zeit bei der Arbeit mit unwich­ti­gen Din­gen ver­geu­det wird. Damit wird nicht nur die eige­ne Pro­duk­ti­vi­tät ein­ge­schränkt, son­dern auch die eige­ne Zufrie­den­heit – wäre es des­halb nicht manch­mal bes­ser, weni­ger und dafür effi­zi­en­ter zu arbei­ten, als vie­le Stun­den vor sich hinzudümpeln?

Das muss letzt­end­lich jeder Unter­neh­mer für sich und sei­ne Mit­ar­bei­ter selbst ent­schei­den: Fest steht – oft­mals ist weni­ger mehr. Das stell­te auch eine Stu­die der Uni­ver­si­tät Mel­bourne fest, die sich mit der Aus­wir­kung der Arbeits­stun­den auf die kogni­ti­ven Fähig­kei­ten beschäf­tig­te. „Use It Too Much and Lose It? The Effect of Working Hours on Cogni­ti­ve Abi­li­ty”, kommt dabei zu dem Schluss, dass bis zu 25 Stun­den wöchent­li­cher Arbeits­zeit eine posi­ti­ve Aus­wir­kung auf die kogni­ti­ven Fähig­keit haben – anstei­gend. Im Klar­text: Die Teil­neh­mer die 25 Stun­den pro Woche arbei­te­ten, waren am effi­zi­en­tes­ten in den durch­ge­führ­ten Tests. Mehr oder weni­ger arbei­ten­de Teil­neh­mer schnit­ten schlech­ter ab.

b. Pau­sen­zei­ten rich­tig nutzen

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Die­se Stu­die zeigt also, dass Pau­sen und Aus­gleich sein müs­sen. Denn auch wenn es viel­leicht posi­ti­ve Effek­te hät­te, las­sen sich nicht immer alle Auf­ga­ben in 25 Stun­den pro Woche erle­di­gen. Aber: Pau­se muss sein. Durch­ar­bei­ten wirkt sich dabei als Effi­zi­enz-Kil­ler aus. Da ist es bes­ser, die Pau­sen zu nut­zen um den Kopf frei zu krie­gen. Sport in der Mit­tags­pau­se oder ein Schläf­chen von 20 Minu­ten sind optimal.

Wer dann noch wäh­rend der Arbeits­zeit selbst kon­zen­trier­ter arbei­tet und Ablen­kun­gen eli­mi­niert, kommt dem gro­ßen Ziel Effi­zi­enz ein gan­zes Stück näher. Dazu gehört bei­spiels­wei­se, die Benach­rich­ti­gun­gen für E-Mails und Nach­rich­ten abzu­schal­ten, einen ordent­li­chen Arbeits­platz zu haben und die Tür für Kol­le­gen zwi­schen­durch ein­fach mal zu schlie­ßen. So kann in weni­ger Zeit mehr erle­digt wer­den – zu fes­ten Zei­ten wer­den dann die Mails und Nach­rich­ten gecheckt und der Work­flow kann sich ansons­ten voll entfalten.

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