Basics Kostenkalkulation – so stellst du dein Unternehmen auf sichere Beine

Wieviel Startkapital brauche ich eigentlich? Wie plane ich meine Kosten richtig ein? Und wieviel Gehalt soll ich mir auszahlen? Damit dein Unternehmen gut geplant startet, ist eine durchdachte Kostenkalkulation unverzichtbar. Grade am Anfang scheint das aber oft schwer überschaubar. Hier erfährst du, was du berücksichtigen solltest, um den Überblick nicht zu verlieren.

Businessplan erstellen

Eine große Hilfe für eine verlässliche Kalkulation ist ein professioneller Businessplan. Ein Businessplan schafft eine Übersicht über die Entwicklung aller Bereiche eines Unternehmens. Er beinhaltet zum Beispiel einen Marketing- und einen Vertriebsplan.
Eine Inhaltsübersicht zum Erstellen eines Businessplans findest du zum Beispiel beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hier!

Ein Teil des Businessplans sind der Finanzplan, der Liquiditätsplan & die Ertragsvorschau (Rentabilitätsvorschau). Das ist ein Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben und die ungefähre voraussichtliche Entwicklung deines Unternehmens (über 1-3 Jahre)
So kannst du einschätzen, wieviel Startkapital du brauchst, und ab welchem Zeitpunkt dein Unternehmen wahrscheinlich Gewinn erzielt. Tipp: Businessplan-Programme leiten dich meist auch durch den Zahlenteil. Hier unsere Liste guter Tools zur Businessplan-Erstellung 2015.

Passende Unternehmensform wählen

Die Wahl der Unternehmensform entscheidet neben Gründungskosten, laufenden Kosten, Organisationsaufwand auch über dein Haftungsrisiko, daher solltest du dir das mit der Wahl der richtigen Rechtsform gut überlegen.
So haftet etwa eine Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH, AG) lediglich mit dem Haftungskapital, also dem eingezahlten Kapital. Bei einer Personengesellschaft ( z.B. OHG, KG, GbR ) bist du auch mit deinem Privatvermögen haftbar. Die Haftungsbeschränkung hat den Vorteil, dass im Fall einer Insolvenz das Geschäftsrisiko nur das im Unternehmen als Eigenkapital hinterlegte Kapital betrifft.
Allerdings ist dein Kreditlimit bei der beschränkten Haftung in jedem Fall geringer als bei der privaten Haftung. Darüber hinaus sind die Zinsen für „Fremdkapital“, wozu auch Kontoüberziehungen gehören, stets höher, wenn du eine Unternehmensform mit beschränkter Haftung wählst.

Zahlungseingänge vs. Zahlungsausgänge

Einnahmen & Ausgaben stets im Blick

Für die Kalkulation deines Startkapitals und auch für die spätere Planung ist es unverzichtbar, dass du den Zahlungseingang der Kunden und die Zahlungsziele der Lieferanten beachtest.
Erstellst du eine Übersicht der Einnahmen, musst du darauf achten, dass Kundenzahlungen rechtzeitig auf dem Konto sind. Ausbleibende oder verspätete Zahlungen können nämlich wiederum deine Zahlungen an Lieferanten möglicherweise gefährden und dich in eine wirtschaftliche Schieflage bringen (Stichwort: Liquidität & Liquiditätsplanung!). Tipp: Buchhaltungstools für Startups helfen, den Überblick zu behalten. Hier eine aktuelle Liste von Buchführungssoftware.

Rechnungen und Mahnungen

Daher ist es wichtig, dass du stets zeitnah deine Rechnungen versendest, und bei Zahlungsverzug weißt, wie du du korrekt eine Mahnung an deinen Kunden schreibst. Hier geht`s zur „ANLEITUNG: Mahnung richtig schreiben“.

An die Fixkosten denken

Neben den Zahlungsein- und ausgängen von Kunden und Lieferanten hast du natürlich feste Kosten wie Miete, Telefon, PKW, Versicherungen, die du regelmäßig einkalkulieren musst.
Nehmen wir an, du bist selbstständige Graphikdesignerin und mietest dir einen Arbeitsplatz in einem Coworking-Space. Zu deinen Fixkosten gehört also zunächst die Miete für den Coworking-Space, sowie für eventuelle Zusatzleistungen, die du dort buchst. Manchmal wird etwa ein Postservice, Schließfächer oder Nutzung der Meetingräume extra berechnet.
Du fährst mit der U-Bahn zum Arbeitsplatz? Die Monatskarte für den ÖPNV gehört natürlich auch zu deinen Fixkosten.
Ein wichtiger Posten sind auch die Kosten für deinen Internetanschluss und Mobilfunkvertrag, sowie eventuell monatliche Abokosten für SaaS-Angebote, die du nutzt.
Zu den Fixkosten gehört auch dein eigenes Einkommen.

Wieviel Gehalt soll ich mir als Geschäftsführer auszahlen?

Als Geschäftsführer solltest du dich an üblichen Gehältern für diese Position und deinen Unternehmensumfang orientieren.
Ein zu hohes Gehalt kann deinen Gewinn in unzulässiger Weise mindern. Entfernst du dich zu weit von der üblichen Höhe, kann das Gehalt als vorweggenommer Gewinn betrachtet und nachträglich besteuert werden.
Du kannst bei der Festsetzung deines Gehalts an gängigen  Vergütungstudien orientieren, etwa der ausführlichen Gehälterstudie der BBE Unternehmensberatung. Einen Überblick der Ergebnisse findest du hier. Einen ausdrücklichen Richtwert gibt es nicht. Eine Größenordnung an der du dich orientieren kannst, sind ca. 20 Prozent deines Jahresgewinns.

Startkapital und Finanzierung

Du hast alles durchgerechnet, Kalkulation und Businessplan erstellt?
Für deine Gründung brauchst du in der Regel nun auch ein gewisses Startkapital, so dass du die Ausgaben decken kannst, bis deine Einnahmen höher sind als die Ausgaben.
Dessen Höhe kannst du nach Berücksichtigung aller genannten Punkte abschätzen. Eine feste Regel gibt es nicht.
Du solltest dich aber in jedem Fall über Fördermöglichkeiten für Gründer informieren, es gibt zahlreiche Programme, die junge Unternehmen in der Gründungsphase unterstützen.

TIPP: Der Fachartikel „Gründungszuschuss – von Antrag bis Höhe & Dauer“ lesen, sowie den Gastbeitrag von Deutschlands Gründungszuschuss-Experten Dr. Andreas Lutz, auch bekannt als „Mr. Gründungszuschuss“ – „In 10 Schritten den Gründungszuschuss sicher beantragen – und auch bekommen!“