Mahnung schreiben – So kommst du an dein Geld | mit Muster und Vorlagen

Ab wann du eine Mahnung schreiben solltest, wie du sie schreibst (inkl. Muster für die 1., 2. und dritte Mahnung, mit Formulierungshilfen) erklären wir hier Schritt für Schritt.

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Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung gesendet und das Geld trudelt bald darauf auf eurem Konto ein. So sollte der Idealfall aussehen. Leider kommt es vor, dass Kunden ihre Rechnungen nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist bezahlen. Das ist ärgerlich für Unternehmer. Doch ihr könnt mahnen. Wie man Kunden an die ausstehende Zahlung erinnert, erfahrt ihr hier.

Nach Zahlungsverzug Mahnung schreiben in 5 Schritten:

  1. Schreibe eine freundliche Zahlungserinnerung mit Hinweis auf den offenen Betrag,
  2. verschicke die 1. Mahnung mit freundlichem Hinweis
  3. und dann die 2. Mahnung mit deutlichen aber freundlichen Worten.
  4. Mit der 3. Mahnung kommt die Androhung von Anwalt und gerichtlichem Mahnverfahren und dann
  5. das gerichtliche Mahnverfahren als letztmöglicher Schritt.

Wie das im Detail geht und welche Fakten ihr übers Mahnung schreiben wirklich wissen solltet, erfahrt ihr hier.

Verzug der Rechnung: Fristsetzung in der Mahnung

Eine Mahnung kann prinzipiell ab dem ersten Tag nach dem Ende der Zahlungsfrist gesendet werden. Sind zum Beispiel 14 Tage vereinbart worden, kann die Mahnung am 15. Tag geschickt werden. Wann ihr die Mahnung tatsächlich senden möchtet, ist ab diesem Zeitpunkt eure Entscheidung.

Mahnung Muster: Das muss auf einer Mahnung stehen

  • Wichtig ist, dass der Zahlungsverzug klar benannt wird. Ein neues Zahlungsziel kann festgelegt werden.
  • Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung sollte klar aus der Mahnung hervorgehen, damit dein Kunde weiß, worum es geht. Denn dann bekommst du am schnellsten dein Geld.
  • Rechnungsnummer,
  • ursprüngliches Fälligkeitsdatum und
  • die offene Summe sollten auf einen Blick ersichtlich sein.
  • Das Dokument sollte klar als „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“ benannt werden.

Gründerrat: Mahnung mit Buchhaltungssoftware erstellen

Mit einer Buchhaltungssoftware können Mahnungen ohne viel Aufwand mit Rechnungsdetails und vorgefertigten oder individuellen Texten für die verschiedenen Mahnstufen erstellt werden. Ein paar gute Buchhaltungsprogramme für Gründer findet ihr in unserer Übersicht Buchhaltungstools.

Zahlungserinnerung schreiben oder gleich eine Mahnung

mahnung-erstellen-zahlungserinnerung-beispiel

Eine Zahlungserinnerung ist auch eine Art Mahnung, aber freundlicher formuliert und ohne das böse M-Wort benutzen zu müssen.

Kommt es zum Beispiel zum ersten Mal vor, dass ein Kunden nicht zahlt, könnt ihr ihm auch zunächst eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Vielleicht gibt es einen plausiblen Grund, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde oder der Ablauf der Zahlungsfrist ist schlicht in Vergessenheit geraten. In diesem Fall bringt eine diplomatisch formulierte Erinnerung den Kunden nicht gleich in Verlegenheit. Hier haben wir für euch ein paar Formulierungsbeispiele für eine Zahlungserinnerung zusammengestellt – von freundlich bis sachlich.

Ein ganzes Paket an Vorlagen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen bekommt ihr hier.

Außenstände unklar: Kunde hat Rechnung nie erhalten

Kein Problem, ihr könnt ihm die Rechnung einfach nochmal zusenden. Allerdings muss sie als zweite Ausfertigung gekennzeichnet werden.

Vor Gericht hat eine Zahlungserinnerung hat den gleichen Wert wie eine Mahnung. Bedingung ist allerdings, dass der Zahlungsverzug klar benannt wird. Ihr könnt also zuerst eine Zahlungserinnerung senden und darauf folgend die erste Mahnung.

Prinzipiell kann eine Mahnung oder Zahlungserinnerung auch mündlich erfolgen, allerdings habt ihr mit der schriftlichen Variante den Vorteil, einen Nachweis in der Hand zu haben.

Mahngebühren: diese Forderungen dürft ihr aufstellen

Sobald dein Kunde in Zahlungsverzug gerät, könnt ihr Mahngebühren erheben. Ob ihr das tut und wie hoch diese sind, bleibt euch überlassen. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift zur Höhe der Mahngebühren. Richtwerte sind allerdings:

  1. Mahnung: 2,50 bis 5,00 Euro
  2. Mahnung: 5,00 bis 7,50 Euro
  3. Mahnung: 7,50 bis 10,00 Euro

Mahnung schreiben: Text, Vorlagen und Muster

Neben den wichtigen Inhalten, die eine Mahnung enthalten sollte, müsst ihr auch darauf achten, den richtigen Ton für eure Mahnungen zu finden. Beachtet: Zwischen 1., 2. und 3. Mahnung liegen auch Welten im Zahlungsverzug. Bleibt in jedem Falle freundlich und sachlich.

Mögliche Vorlagen für verschiedene Mahnungen findet ihr in diesem Vorlagen-Paket.

Mahnung Muster: Die 1. Mahnung

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Die erste Mahnung darf im Ton etwas dringlicher werden als die Zahlungserinnerung. Auch hier sollten die Details der ursprünglichen Rechnung angegeben werden. Es empfiehlt sich, auf der 1. Mahnung eine neue Zahlungsfrist auszuweisen.

Mahnung Muster: Die 2. Mahnung

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Bleiben die freundliche Zahlungserinnerung und die erste Mahnung ohne Erfolg, kann die zweite Mahnung erfolgen. Hier kann der Text ruhig knapper und förmlicher ausfallen (s. Beispiel) und du solltest eine kürzere Zahlungsfrist veranschlagen als bei der ersten Mahnung.

Mahnung Muster: Die 3. und letzte Mahnung

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Wenn es soweit kommt, ist es Zeit, über die Geschäftsbeziehung mit diesem Kunden nachzudenken. Jetzt solltet ihr den Ernst der Lage durch das Erwähnen gerichtlicher Schritte deutlich machen. Setzt eine letzte Frist für das Begleichen der offenen Rechnung.

Gründerrat zur dritten Mahnung:

Ihr habt die dritte Mahnung geschrieben und verschickt? Bis die Zahlung erfolgt ist, solltet ihr möglicherweise geplante Lieferungen an den säumigen Kunden stoppen.

Zwangsvollstreckung: gerichtliches Mahnverfahren

Als letzter Schritt bleibt euch das gerichtliche Mahnverfahren. Dies könnt ihr online beantragen oder direkt beim zuständigen Amtsgericht. Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid, empfiehlt es sich, einen Anwalt einzuschalten.

Das gerichtliche Mahnverfahren und Schreiben vom Rechtsanwalt bringen die meisten Kunden dazu, endlich die offene Rechnung zu bezahlen. Allerdings verliert ihr durch dieses Verfahren meist auch den Kunden. Dieser letzte Schritt sollte also gut überlegt sein.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist vor allem zeitaufwendig. Deshalb lohnt es sich, es an professionelle Anbieter auszulagern. Wie das geht und wie euch das helfen kann, seht ihr hier: Mahnbescheid online beantragen.

Gründerrat:

Ein gerichtliches Mahnverfahren könnt ihr laut kaufmännischer Vorschrift auch bereits nach der 1. Mahnung in die Wege leiten. Da dies aber höheren Aufwand und am Ende oft Verlust des Kunden bedeutet, sind zunächst mehrere Mahnungen der empfehlenswertere Weg.

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