Basics: Mahnung schreiben – So kommst du an dein Geld

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Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung gesendet und das Geld trudelt bald darauf auf deinem Konto ein. So sollte der Idealfall aussehen. Leider kommt es vor, dass Kunden ihre Rechnungen nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlen. Das ist ärgerlich für Unternehmer. Doch du kannst mahnen. Wie man Kunden an die ausstehende Zahlung erinnert, erfährst du hier.

Ab wann solltest du eine Mahnung schreiben?

Eine Mahnung kann prinzipiell ab dem ersten Tag nach dem Ende der Zahlungsfrist gesendet werden. Sind zum Beispiel 14 Tage vereinbart worden, kann die Mahnung am 15. Tag geschickt werden. Wann du die Mahnung senden möchtest, ist ab diesem Zeitpunkt deine Entscheidung.

Was muss auf einer Mahnung stehen?

  • Wichtig ist, dass der Zahlungsverzug klar benannt wird. Ein neues Zahlungsziel kann festgelegt werden.
  • Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung sollte klar aus der Mahnung hervorgehen, damit dein Kunde weiß, worum es geht. Denn dann bekommst du am schnellsten dein Geld.
  • Rechnungsnummer,
  • ursprüngliches Fälligkeitsdatum und
  • die offene Summe sollten auf einen Blick ersichtlich sein.
  • Das Dokument sollte klar als „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“ benannt werden.

Gründerrat:

Mit einer Buchhaltungssoftware können Mahnungen ohne viel Aufwand mit Rechnungsdetails und vorgefertigten oder individuellen Texten für die verschiedenen Mahnstufen erstellt werden.

Was schreiben: Zahlungserinnerung oder gleich eine Mahnung?

mahnung-erstellen-zahlungserinnerung-beispiel

Eine Zahlungserinnerung ist auch eine Art Mahnung, aber freundlicher formuliert und ohne das böse M-Wort benutzen zu müssen.

Kommt es zum Beispiel zum ersten Mal vor, dass ein Kunden nicht zahlt, kannst du ihm auch zunächst eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Vielleicht gibt es einen plausiblen Grund, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde oder der Ablauf der Zahlungsfrist ist schlicht in Vergessenheit geraten. In diesem Fall bringt eine diplomatisch formulierte Erinnerung den Kunden nicht gleich in Verlegenheit.

Was tun, wenn dein Kunde behauptet, die Rechnung nie erhalten zu haben?

Kein Problem, du kannst sie ihm einfach nochmal zusenden. Allerdings muss sie als zweite Ausfertigung gekennzeichnet werden.

Vor Gericht hat eine Zahlungserinnerung hat den gleichen Wert wie eine Mahnung. Bedingung ist allerdings, dass der Zahlungsverzug klar benannt wird. Du kannst also zuerst eine Zahlungserinnerung senden und darauf folgend die erste Mahnung.

Prinzipiell kann eine Mahnung oder Zahlungserinnerung auch mündlich erfolgen, allerdings hast du mit der schriftlichen Variante den Vorteil, einen Nachweis in der Hand zu haben.

Welche Mahngebühren darfst du verlangen?

Sobald dein Kunde in Zahlungsverzug gerät, kannst du Mahngebühren erheben. Ob du das tust und wie hoch diese sind, bleibt dir überlassen. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift dazu. Richtwerte sind allerdings:

  1. Mahnung: 2,50 bis 5,00 Euro
  2. Mahnung: 5,00 bis 7,50 Euro
  3. Mahnung: 7,50 bis 10,00 Euro

Richtig schreiben: Die 1. Mahnung

mahnung-erstellen-1-mahnung-beispiel

Die erste Mahnung darf im Ton etwas dringlicher werden als die Zahlungserinnerung. Auch hier sollten die Details der ursprünglichen Rechnung angegeben werden. Es empfiehlt sich, eine neue Zahlungsfrist auszuweisen.

Richtig schreiben: Die 2. Mahnung

mahnung-erstellen-2-mahnung-beispiel

Bleibt die erste Mahnung ohne Erfolg, kann die zweite Mahnung erfolgen. Hier solltest du eine kürzere Zahlungsfrist veranschlagen als bei der ersten Mahnung.

Richtig schreiben: Die 3. und letzte Mahnung

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Wenn es soweit kommt, ist es Zeit, über die Geschäftsbeziehung mit diesem Kunden nachzudenken. Jetzt solltest du den Ernst der Lage durch das Erwähnen gerichtlicher Schritte deutlich machen. Setz eine letzte Frist für das Begleichen der offenen Rechnung.

Gründerrat:

Bis die Zahlung erfolgt ist, solltest du möglicherweise geplante Lieferungen an den säumigen Kunden stoppen.

Der letzte Schritt: Das gerichtliche Mahnverfahren

Als letzter Schritt bleibt dir das gerichtliche Mahnverfahren. Dies kannst du online beantragen oder direkt beim zuständigen Amtsgericht. Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid, empfiehlt es sich, einen Anwalt einzuschalten.

Das gerichtliche Mahnverfahren und Schreiben vom Rechtsanwalt bringen die meisten Kunden dazu, endlich die offene Rechnung zu bezahlen. Allerdings verlierst du durch dieses Verfahren meist auch den Kunden. Dieser letzte Schritt sollte also gut überlegt sein.

Gründerrat:

Ein gerichtliches Mahnverfahren kannst du laut kaufmännischer Vorschrift auch bereits nach der 1. Mahnung in die Wege leiten. Da dies aber höheren Aufwand und am Ende oft Verlust des Kunden bedeutet, sind zunächts mehrere Mahnungen der empfehlenswertere Weg.

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