Basics: Mahnung schreiben – So kommst du an dein Geld

Wie man Kunden an die offene Rechnung mit einer Mahnung erinnert: ab wann du eine Mahnung schreiben solltest, was ungedingt auf einer Mahnung stehen muss, wie du sie schreibst (inkl. Muster für die 1., 2. und dritte Mahnung, mit Formulierungen) erklären wir hier Schritt für Schritt.

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Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung gesendet und das Geld trudelt bald darauf auf deinem Konto ein. So sollte der Idealfall aussehen. Leider kommt es vor, dass Kunden ihre Rechnungen nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist bezahlen. Das ist ärgerlich für Unternehmer. Doch du kannst mahnen. Wie man Kunden an die ausstehende Zahlung erinnert, erfährst du hier: Fristen, Ablauf, Texte & Formulierungen (mit Beispielen).

Fristen: Ab wann solltest du eine Mahnung schreiben?

Eine Mahnung kann prinzipiell ab dem ersten Tag nach dem Ende der Zahlungsfrist gesendet werden. Sind zum Beispiel 14 Tage vereinbart worden, kann die Mahnung am 15. Tag geschickt werden. Wann du die Mahnung tatsächlich senden möchtest, ist ab diesem Zeitpunkt deine Entscheidung.

Form: Was muss auf einer Mahnung stehen?

  • Wichtig ist, dass der Zahlungsverzug klar benannt wird. Ein neues Zahlungsziel kann festgelegt werden.
  • Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung sollte klar aus der Mahnung hervorgehen, damit dein Kunde weiß, worum es geht. Denn dann bekommst du am schnellsten dein Geld.
  • Rechnungsnummer,
  • ursprüngliches Fälligkeitsdatum und
  • die offene Summe sollten auf einen Blick ersichtlich sein.
  • Das Dokument sollte klar als „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“ benannt werden.

Gründerrat: Mahnung mit Buchhaltungssoftware erstellen

Mit einer Buchhaltungssoftware können Mahnungen ohne viel Aufwand mit Rechnungsdetails und vorgefertigten oder individuellen Texten für die verschiedenen Mahnstufen erstellt werden. Ein paar gute Buchhaltungsprogramme für Gründer findest du in unserer Übersicht Buchhaltungstools.

Zuerst Zahlungserinnerung schreiben oder gleich eine Mahnung verschicken?

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Eine Zahlungserinnerung ist auch eine Art Mahnung, aber freundlicher formuliert und ohne das böse M-Wort benutzen zu müssen.

Kommt es zum Beispiel zum ersten Mal vor, dass ein Kunden nicht zahlt, kannst du ihm auch zunächst eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Vielleicht gibt es einen plausiblen Grund, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde oder der Ablauf der Zahlungsfrist ist schlicht in Vergessenheit geraten. In diesem Fall bringt eine diplomatisch formulierte Erinnerung den Kunden nicht gleich in Verlegenheit. Hier haben wir für euch ein paar Formulierungsbeispiele für eine Zahlungserinnerung zusammengestellt – von freundlich bis sachlich.

Was tun, wenn dein Kunde behauptet, die Rechnung nie erhalten zu haben?

Kein Problem, du kannst ihm die Rechnung einfach nochmal zusenden. Allerdings muss sie als zweite Ausfertigung gekennzeichnet werden.

Vor Gericht hat eine Zahlungserinnerung hat den gleichen Wert wie eine Mahnung. Bedingung ist allerdings, dass der Zahlungsverzug klar benannt wird. Du kannst also zuerst eine Zahlungserinnerung senden und darauf folgend die erste Mahnung.

Prinzipiell kann eine Mahnung oder Zahlungserinnerung auch mündlich erfolgen, allerdings hast du mit der schriftlichen Variante den Vorteil, einen Nachweis in der Hand zu haben.

Welche Mahngebühren darfst du auf deiner Mahnung verlangen?

Sobald dein Kunde in Zahlungsverzug gerät, kannst du Mahngebühren erheben. Ob du das tust und wie hoch diese sind, bleibt dir überlassen. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift zur Höhe der Mahngebühren. Richtwerte sind allerdings:

  1. Mahnung: 2,50 bis 5,00 Euro
  2. Mahnung: 5,00 bis 7,50 Euro
  3. Mahnung: 7,50 bis 10,00 Euro

Richtig schreiben: Die 1. Mahnung

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Die erste Mahnung darf im Ton etwas dringlicher werden als die Zahlungserinnerung. Auch hier sollten die Details der ursprünglichen Rechnung angegeben werden. Es empfiehlt sich, auf der 1. Mahnung eine neue Zahlungsfrist auszuweisen.

Richtig schreiben: Die 2. Mahnung

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Bleiben die freundliche Zahlungserinnerung und die erste Mahnung ohne Erfolg, kann die zweite Mahnung erfolgen. Hier kann der Text ruhig knapper und förmlicher ausfallen (s. Beispiel) und du solltest eine kürzere Zahlungsfrist veranschlagen als bei der ersten Mahnung.

Richtig schreiben: Die 3. und letzte Mahnung

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Wenn es soweit kommt, ist es Zeit, über die Geschäftsbeziehung mit diesem Kunden nachzudenken. Jetzt solltest du den Ernst der Lage durch das Erwähnen gerichtlicher Schritte deutlich machen. Setz eine letzte Frist für das Begleichen der offenen Rechnung.

Gründerrat zur dritten Mahnung:

Du hast die dritte Mahnung geschrieben und verschickt? Bis die Zahlung erfolgt ist, solltest du möglicherweise geplante Lieferungen an den säumigen Kunden stoppen.

Der letzte Schritt: Das gerichtliche Mahnverfahren

Als letzter Schritt bleibt dir das gerichtliche Mahnverfahren. Dies kannst du online beantragen oder direkt beim zuständigen Amtsgericht. Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid, empfiehlt es sich, einen Anwalt einzuschalten.

Das gerichtliche Mahnverfahren und Schreiben vom Rechtsanwalt bringen die meisten Kunden dazu, endlich die offene Rechnung zu bezahlen. Allerdings verlierst du durch dieses Verfahren meist auch den Kunden. Dieser letzte Schritt sollte also gut überlegt sein.

Gründerrat:

Ein gerichtliches Mahnverfahren kannst du laut kaufmännischer Vorschrift auch bereits nach der 1. Mahnung in die Wege leiten. Da dies aber höheren Aufwand und am Ende oft Verlust des Kunden bedeutet, sind zunächst mehrere Mahnungen der empfehlenswertere Weg.

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1 Kommentar
  1. Robin sagt

    Hallo,

    das richtige Mahnen ist sehr wichtig. Wie schon im Artikel benannt ist es sinnvoll die erste Mahnung nicht gleich Mahnung zu nennen. Jedoch würde ich, da wie auch schon erwähnt die Zahlungserinnerung als Mahnung gilt, eine zweite Mahnung nach der Zahlungserinnerung senden. Somit wird dem kunden die Dringlichkeit vielleicht schneller bewusst.

    Bei dem beschriebenen Mahnprozess dauert es dann vermutlich 6-8 Wochen bis die Forderung bei einem Inkasso Unternehmen landet. Das wäre mir persönlich zu lang. Schließlich ist die Leistung schon erbracht und so lange eine Forderung offen bleibt hat man auch Arbeit damit was wiederum Geld kostet.

    Zu den Mahngebühren möchte ich auch noch eine Kleinigkeit ergänzen. Prinzipiell ist alles im Artikel korrekt aufgeführt, nur muss man beachten was passiert wenn der Kunde ohne Mahngebühr die Forderung bezahlt. Vor dem Gesetz darf man nämlich nicht einfach jede beliebige Mahngebühr vom Kunden einfordern. Tatsächlich darf man nur so viel einfordern wie ein Briefversand der Mahnung gekostet hätte. Also ja, man darf prinzipiell jede Summe als Mahngebühr nennen aber nicht alles verlangen.

    Ansonsten fand ich den Artikel sehr gut und auch die Rechnung jedes mal mitzuschicken halte ich für sinnvoll. Wenn man sich jetzt noch etwas tiefer mit dem Thema befassen möchte gibt es auch ein nettes Ebook: https://goo.gl/E9CLs6

    Beste Grüße
    Robin

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