Zahlungserinnerung – so geht’s: Ablauf, Muster, Formulierungen

Die Zahlungserinnerung – so erinnerst du deine Kunden an die offene Rechnung! Mit einer freundlichen, aber bestimmten Zahlungserinnerung kann man dem lückenhaften Gedächtnis einiger Kunden auf die Sprünge helfen – und sich in vielen Fällen ein aufwendiges Mahnverfahren sparen. Gute Beispiele für wirkungsvolle Zahlungserinnerungen zeigen wir euch hier.

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Die Zahlungserinnerung: Mit einer freundlichen, aber bestimmten Zahlungserinnerung kann man sich oftmals ein aufwendiges Mahnverfahren sparen. Ein paar gute Beispiele für wirkungsvolle Zahlungserinnerungen (mit Muster-Formulierungen und Textbausteinen, von förmlich bis kreativ oder freundlich) zeigen wir euch hier.

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Offene Rechnungen? Mit einer Zahlungserinnerung das Problem offensiv angehen

Viele Unternehmer und Unternehmerinnen müssen oft länger als vereinbart darauf warten, dass Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Das geht bei weitem nicht nur Handwerkern so (denen aber ganz besonders). Die Herangehensweise „Freundliche Resignation“ bringt sie allerdings im Umgang mit zahlungsunwilligen Kunden nicht weiter, wie dieser empfehlenswerte Ratgeber weiß. In vielen Fällen kann diese Einstellung sogar mit der Zeit zu ernsthaften Schwierigkeiten im Geschäft führen. Das darf natürlich nicht sein.

Immerhin ist man mit der Arbeit (oft auch mit teurem Material) in Vorleistung getreten. Dafür darf man dann schon auch einmal an die längst fällige Rechnung erinnern. Das ist – zugegeben – unangenehm, aber ein offensives Vorgehen ist immer die bessere Alternative. Dazu kommt, dass manche Kunden „Wiederholungstäter“ sind (oder dazu werden, wenn man es ihnen durchgehen lässt).

Gründerküche-Tipp: Die Angst, Kundenbeziehungen zu verschlechtern, wenn man an seine Rechnung erinnert, ist unnötig: Manche Kunden lernen es leider nie (und sollten dafür die Konsequenzen spüren), die meisten Kunden aber finden es grundsätzlich seriös, wenn man nicht nur leistet, sondern auch fordert, was einem zusteht.

Dabei macht grundsätzlich der Ton die Musik. Ernsthaften und dennoch recht freundlich wirkt es, wenn man in der Zahlungserinnerung vor allem auf die Gegenseitigkeit hinweist: „Ich habe dies oder jenes geliefert/geleistet und bin damit in Vorleistung getreten, jetzt wäre es an Ihnen, Ihren Teil zu erfüllen.“ Viele Probleme lassen sich mit solch klaren Sätzen recht gut meistern – Kunden müssen es manchmal einfach nur mal hören oder lesen …

Zahlungserinnerung – förmlich oder nicht förmlich?

Eine förmliche Zahlungserinnerung ist der erste Schritt in einem für beide Seiten unangenehmen Mahnverfahren. Auch Kunden haben darauf nämlich keine Lust. Bei Zeitpunkt und Formulierungen ist immer Fingerspitzengefühl nötig: Viele Kunden fühlen sich durch eine sehr frühzeitige förmliche Zahlungserinnerung brüskiert, manche sogar ungerecht behandelt. Statt eines

Vorlagen zur Zahlungserinnerung

Freundliche Erinnerung oder Drohung mit dem Anwalt? Angebot zur Ratenzahlung? All das kann eine für den jeweiligen Kunden passende Zahlungserinnerung beinhalten und deshalb gibt es hier ein Vorlagen-Paket mit verschiedenen Zahlungsaufforderungen und Mahnungen.

Für internationale Geschäfte gibt es natürlich auch Vorlagen auf Englisch.

Oder soll es mal was ganz besonderes sein? Dann überrascht säumige Kunden mit ein paar Reimen: eine Zahlungserinnerung in Gedichtform wird sich garantiert einprägen.

Die Zahlungserinnerung per Post, Mail oder Telefon?

In vielen Fällen führt bei offenen Rechnungen eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Kunden (etwa durch ein kurzes Telefonat) zu mehr Erfolg und zu weniger Unmut als gleich ein förmliches Schreiben per Brief loszuschicken. Auch eine kurze Nachfrage per E-Mail ist eine gute Möglichkeit, noch einmal freundlich Kontakt aufzunehmen.

Ihr solltet das in verschiedenen Schritten nutzen: die erste Erinnerung, noch recht unförmlich, per E-Mail. Mit einer direkten Anfrage per Telefon gibt man seinem Geschäftspartner auch die Gelegenheit, sich zu erklären. Sollte dann noch immer nichts passieren, könnt ihr eine förmliche schriftliche Form per Brief angehen. Schickt ihr den Brief per Einschreiben, könnt ihr die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt auch beweisen.

Gründerküche-Tipp: Sicher ist sicher: Mit einer guten „Forderungsverwaltung“ behaltet ihr den Überblick über säumige Kunden und unbezahlte Rechnungen.

Eine Zahlungserinnerung schreiben – Formulierungen und Textmuster

Das nötige Fingerspitzengefühl für die richtige Formulierung sollte man als Unternehmer unbedingt haben – zur Anregung gibt es hier ein paar „Best Practices“:

Gründerküche-Tipp: Geht zunächst immer von der Grundvoraussetzung aus, dass der Kunde einfach vergessen hat, die Rechnung zu begleichen und behaltet das im Kopf – so fällt es leichter, nicht gleich auf Konfrontation zu setzen.

Weist darauf hin, dass gerade postalische Rechnungen auch schon mal verloren gehen können, oder auch beim Versand von E-Mails gelegentlich Probleme auftreten können. Damit begründet ihr nachvollziehbar, dass der noch nicht erfolgte Zahlungseingang Verwunderung ausgelöst hat und ihr deshalb nachfragt. Merkt euch aber, wenn sich Kunden wiederholt auf diese Ausrede berufen.

Ein paar Beispielsformulierungen zur Zahlungserinnerung

Eine sachliche Variante:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

wir geben Ihnen nachfolgend einen Überblick über die inzwischen fällig gewordenen, aber noch offen stehenden Beträge. Bitte überweisen Sie die Fehlbetrag bis zum [Muster-Datum] auf folgende Bankverbindung.“

Eine weitere, sachliche Variante der Zahlungserinnerung:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

nach Durchsicht Ihres Kundenkontos haben wir festgestellt, dass der nachfolgend aufgeführte Betrag zum Fälligkeitstermin nicht beglichen wurde. Unter Berücksichtigung Ihrer Zahlungseingänge bis zum DATUM erinnern wir Sie daher heute an die Begleichung unserer Forderung.“

Hier noch zwei praktische Varianten der Zahlungserinnerung, die alle Infos gleich mitliefern

„Sehr geehrte Damen und Herren,

leider konnten wir für die Rechnung NUMMER vom DATUM keinen Zahlungseingang bis zum festgesetzten Zahlungstermin feststellen. Wir erlauben uns daher höflich, an den Ausgleich des Gesamtbetrages in Höhe von XX Euro auf unser Konto IBAN XXXX zu erinnern.“

„Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich habe für unsere Rechnung vom xx noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Um einen Bankfehler auszuschließen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie gezahlt haben. Sollten Sie das noch nicht erledigt haben, nehmen Sie die Überweisung in Höhe von XX Euro auf unser Konto IBAN XXXX bitte kurzfristig vor.“

Mit dieser Variante könnt ihr mit einem freundlichen Appell an eure Arbeitsleistung erinnern:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

Hinter unserer Leistung steht ein Team engagierter Mitarbeiter, deren Einsatz wir angemessen und pünktlich honorieren möchten. Sicher verstehen Sie, dass wir dazu auf die fristgerechte Bezahlung unserer Rechnungen angewiesen sind.

Vielleicht sind Sie noch nicht dazu gekommen, unsere Rechnung vom XX zu begleichen. Bitte holen Sie das doch zeitnah nach.“

Und hier noch eine sehr verständnisvolle, freundliche Zahlungserinnerung:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

Der Betrag für xx ist noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Das kommt vor. Eine Rechnung ist schnell übersehen oder kann verloren gehen. Deshalb habe ich Ihnen die Rechnung noch einmal in Kopie beigefügt.“

Kostenlose Vorlagen zur Zahlungserinnerung (Stand 2021)

Wer sich bei der Formulierung unsicher fühlt, kann auch auf Vorlagen zurückgreifen.

Ein paar Tipps zur Zahlungserinnerung

  • In vielen Fällen lohnt es sich auch, einer Zahlungserinnerung noch eine Rechnungskopie beizulegen. Das erhöht in vielen Fällen den inneren Druck auf den säumigen Zahler (sofern er nicht ohnehin vor hatte, erst mal nicht oder überhaupt nicht zu bezahlen, dann bleibt das wirkungslos).
  • Es lohnt sich, möglichst frühzeitig bei der Unternehmensgründung ein gut gestaltetes und gut laufendes Forderungsmanagemant zu installieren. Das Problem der säumigen Zahler wird einem ohnehin viel früher begegnen, als einem lieb ist. Für Kleinunternehmer gibt es hier ein umfassendes Paket mit Vorlagen für viele Geschäftssituationen, darunter Buchführung, Rechnungen und Mahnungswesen.

Was viele Gründer nicht wissen: Bei Zahlungserinnerungen handelt es sich um Mahnungen, auch wenn sie als solche nicht bezeichnet werden. Der Begriff „Zahlungserinnerung ” klingt weniger fordernd als der Ausdruck „Mahnung ” – obwohl es sich bei einer Zahlungserinnerung rechtlich um eine Mahnung im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches handelt (§ 286 Abs. 1 BGB). Weitere konkrete Beispiele & Infos zur Mahnung findet ihr in unserem Artikel „1., 2. und 3. Mahnung richtig schreiben und versenden“.

Allerdings sind Mahnungen und Zahlungserinnerungen kein Mahnverfahren –das funktioniert noch mal ganz anders. Und es hat weitere rechtliche Konsequenzen wie etwa die Hemmung der Verjährung – dazu mehr im unserem Artikel zum Mahnverfahren und Mahnbescheidsverfahren.

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