Mahnverfahren und Mahnbescheidsverfahren: Ablauf, Fristen, Kosten und wie ihr das macht

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Das Mahnverfahren: Als Unternehmer begegnet man relativ rasch der Spezies des säumigen Zahlers und auch mit der Unterart „Garnichtzahler“ bekommt man es manchmal zu tun. Das einzige, was gegen diese Plage hilft, ist ein gutes Forderungsmanagement und Mahnwesen. Wie ihr dabei vorgeht, welche Fristen und Gebühren ihr kennen müsst, jetzt im Überblick:

Was ihr braucht: Ein gutes Forderungsmanagement

Viele Startups vewenden häufig nicht ausreichend Zeit, um ein gut funktionierendes Forderungsmanagement im Unternehmen zu organisieren und sich Gedanken über die Gestaltung des Mahnwesens im Unternehmen zu machen. Sie hoffen lieber, dass alle ihre Rechnungen schon pünktlich bezahlen werden – immerhin ist die Welt ja anständig. Leider ist das etwas blauäuig. Überdies können Zahlungsausfälle gerade am Anfang einer Unternehmenstätigkeit fatale Folgen haben. Manchmal sogar letale. Das Forderungsmanagement ist also überaus wichtig.

Dazu gehört eine saubere Buchhaltung, rechtskräftige Rechnungen und einen tagesaktueller Überblick über eure Ausstände.

Alternative zur Mahnung: Factoring

Keine Lust, euren Kunden wegen unbezahlter Rechnungen hinterher zu rennen? Dann könnt ihr auch den Service von Factoring Anbietern nutzen. Heute gibt es mehr als 250 Factoring-Anbieter am Markt, die in Bezug auf Zinssatz, Kosten, Mindestumsatz und Branche teilweise deutlich abweichende Konditionen anbieten. Dazu gehören etwa aifinyo Factoring, Flex Payment oder auch das Portal gleich mehrerer Factoring Unternehmen Compeon. Eine Übersicht der wichtigsten Factoring Unternehmen findet ihr in diesem Artikel.

Lesetipp: Wie ein Online-Buchhaltungsprogramm euch dabei helfen kann, könnt ihr in unserem Fachartikel Buchführung mit Online-Tools: Vergleich guter Buchhaltungsprogramme in der Cloud lesen.

Die Arten von Mahnverfahren und wie sie euch nützen

Die Zahlungserinnerung – der (freundliche) Anfang beim Mahnen

Zuallererst steht einmal die Zahlungserinnerung im Raum. Mit einer gut gemachten Zahlungserinnerung kann man häufig schon weitere Schritte und zähe Mahnverfahren vermeiden. Wenn es gelingt, den säumigen Zahler zur Zahlung der ausstehenden Rechnung zu bewegen, hat man sich viel Aufwand gespart. Da die Zahlungserinnerung daher schon einmal eine Schlüsselrolle im gesamten Mahnwesen spielt, haben wir ihr eine separate Anleitung gewidmet: Zahlungserinnerung – so geht’s: Ablauf, Muster, Formulierungen.

Nach der Zahlungserinnerung werden in der Praxis heute üblicherweise noch zwei weitere Mahnungen dem säumigen Zahler schriftlich zugestellt.

Inkassobüros – die harte Nummer

Inkassobüros sind Dienstleister, die entweder in eurem Namen Forderungen einziehen (oder einzuziehen versuchen), oder auch Forderungen aufkaufen, um sie dann im eigenen Namen (mit einigen Aufschlägen) geltend zu machen. Inkassounternehmen müssen bei den zuständigen Behörden registriert sein. Damit sie tätig werden können, braucht es entweder eine Bevollmächtigung nach § 167 BGB oder einen sogenannten Geschäftsbesorgungsvertrag mit dem Inkassounternehmen (der ist nach § 675 BGB zulässig). Die komplette Übernahme der Forderung heißt rechtlich korrekt auch „Zession“.

Für den kompletten Aufkauf von einzelnen oder gleich mehreren Forderungen gelten die gewöhnlichen rechtlichen Bestimmungen in Bezug auf Kaufverträge (etwa § 453 BGB)

Beim sogenannten Factoring werden fällige oder überfällige Forderungen automatisch an einen Dienstleister ausgelagert. Hier gibt es zahlreiche verschiedene Möglichkeiten und Konstruktionen. Insgesamt führt ein Factoring aber immer zu einer besseren Risikoabsicherung (Forderungsausfälle) und allgemein zu einer besseren Liquiditätslage beim Unternehmen. Das kann also durchaus auch eine Strategie sein.

Das Mahnbescheidsverfahren – der Ablauf: Mahnverfahren und Gerichtsklage

Offene Forderungen kann man auch gerichtlich einklagen. Hierfür wird ein sogenannter Mahnbescheid beantragt, der – wenn der Schuldner keinen Einspruch einlegt – dann auch vollstreckbar wird. Dafür muss keine Klage erhoben werden, die Geldforderung kann auch ohne gerichtliches Urteil und ohne Gerichtsklage erreicht werden. Es müssen keine Beweismittel vorgelegt werden und beim Mahnbescheid wird die Rechtmäßigkeit der Forderung nicht geprüft. Das automatisierte Verfahren soll es gerade Unternehmen leichter machen, an ihr Geld zu kommen. Durchgeführt werden solche Verfahren immer über das Zentrale Mahngericht. Hier findet ihr die Liste aller dieser Gerichte.

Mittlerweile kann man Mahnverfahren auch komplett online durchführen – in der Praxis hat sich das bewährt. Für ein Mahnverfahren braucht man auch keinen Anwalt, man kann das als Unternehmer komplett selbst erledigen. Hier geht das Mahnverfahren online.

Bei strittigen Ansprüchen (etwa weil sich der säumige Zahler auf eine Nichterbringung der Leistung beruft) ist es dagegen besser, tatsächlich einen Zivilprozess anzustrengen, um die Sachlage ein für allemal zu klären und die Rechtmäßigkeit der Forderung gerichtlich bestätigen zu lassen.

Am Ende dieser Verfahrens steht dann der Vollstreckungstitel (nach § 794 ZPO). Eine fällige Forderung kann dann vollstreckt werden.

Mahnkosten beim Mahnverfahren – So hoch dürfen und sollen Mahngebühren sein

Ein mahnendes Unternehmen darf in seinem Mahnlauf pauschale Mahngebühren erheben, um die eigenen Kosten zu decken. Auch ein sogenannter Verzugsschaden darf berücksichtigt werden. Die Mahngebühren dürfen jedoch ein tatsächlich angemessenes Maß nicht überschreiten. (Vielfach wurden von Gerichten sogar schon Mahnkostenpauschalen von 5 Euro als unangemessen angesehen, da der reale Kostenaufwand als niedriger berechnet wurde). Als realistisch angesehen werden von den meisten Oberlandesgerichten Beträge von 1,50 bis 2,50 Euro.

Bei Geschäften mit anderen Kaufleuten darf man immer Verzugszinsen berechnen, auch ohne Mahnung (§ 353 HGB).

Die Kosten für die Übergabe an ein Inkassobüro hängen von den jeweiligen geschlossenen Verträgen mit dem Inkassodienstleister oder mit dessen Gebührensätzen zusammen. Das muss man im Einzelfall herausfinden.

Wird ein gerichtlicher Mahnbescheid erwirkt, gelten bestimmte Gebührensätze je nach Höhe der Forderung. Maß der Dinge ist hier die sogenannte „halbe Gerichtsgebühr“. Bei Beträgen bis zu 1.000 Euro sind das beispielsweise 32,00 Euro, bei Beträgen bis 2.000 Euro zum Beispiel 44,50. Die Gerichtskosten müssen immer bezahlt werden, auch wenn der Antrag später zurückgenommen wird. Bevor die Kosten nicht eingezahlt sind, wird in der Regel auch kein Mahnbescheid erlassen.

Der Rechtsanwalt, der einen Mahnbescheid beantragt, bekommt für seine Leistung ebenfalls feste Gebühren (1,0 Verfahrensgebühr nach 3305 VV RVG). Am Ende werden alle diese Kosten natürlich der Forderung aufgeschlagen und sind vom Schuldner zu bezahlen.

Zahlungsverzug – ab wann ist man im Zahlungsverzug

Damit eine Forderung überhaupt wirksam ist, muss der Schuldner im Zahlungsverzug sein. Nach spätestens 30 Tagen ab Zugang der Rechnung ist ein Kunde automatisch im Zahlungsverzug – so § 286 BGB. Ihr müsst ihn dafür gar nicht gemahnt haben.

In der Regel gilt eine nachweisliche Zustellung der Mahnung (Einwurf-Einschreiben) aber als noch besserer (Anscheinsbeweis) für den Zahlungsverzug des Schuldners. Zwingend nötig ist er aber nicht, im Grunde ist auch nicht mehr als eine Mahnung nötig.

Lesetipp: Wie ihr richtig eine Mahnung schreibt, inklusive Vorlage, lest ihr in unseren Basics: Mahnung schreiben – So kommst du an dein Geld.

Verjährung – wann verjähren Zahlungsforderungen?

Eine Verjährung verhindert, dass man einen Anspruch noch durchsetzen kann. Nach den neuen Bestimmungen beträgt die Verjährungsfrist für Forderungen nunmehr drei Jahre, erkennt der Schuldner de facto die Forderung an (etwa in dem er um Ratenzahlung oder Zahlungsaufschub bittet), beginnt die Verjährungsfrist wieder neu zu laufen.

Grundsätzlich wichtig

Bei säumigen Zahlern solltet ihr immer schnell und möglichst gezielt vorgehen. Kommt so etwas häufiger vor, kann man sich auch durchaus über Factoring Gedanken machen. Wichtig ist bei all dem aber immer, dass man das Forderungsmanagement im Unternehmen gut organisiert hat, und die Abläufe möglichst reibungslos und automatisiert ineinander greifen.

Und noch etwas ist wichtig: stellt eure Rechnung pünktlich und sofort nach geleisteter Arbeit. Wer erstmal ein halbes Jahr mit der Rechnungsstellung wartet, signalisiert ja auch, dass es offenbar nicht so wichtig ist, und erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Kunde ebenfalls viel Zeit lässt. 

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