Zah­lungs­er­in­ne­rung – so geht’s: Ablauf, Mus­ter, Formulierungen

Die Zah­lungs­er­in­ne­rung – so erin­nerst du dei­ne Kun­den an die offe­ne Rech­nung! Mit einer freund­li­chen, aber bestimm­ten Zah­lungs­er­in­ne­rung kann man dem all­zu lücken­haf­ten Gedächt­nis eini­ger Kun­den etwas auf die Sprün­ge hel­fen – und wenn man es rich­tig macht, kann man sich in vie­len Fäl­len ein auf­wän­di­ges Mahn­ver­fah­ren spa­ren. Ein paar gute Bei­spie­le für wir­kungs­vol­le Zah­lungs­er­in­ne­run­gen zei­gen wir hier.

5/5 (5)

Die Zah­lungs­er­in­ne­rung – so erin­nerst du dei­ne Kun­den an die offe­ne Rech­nung! Mit einer freund­li­chen, aber bestimm­ten Zah­lungs­er­in­ne­rung kann man dem all­zu lücken­haf­ten Gedächt­nis eini­ger Kun­den etwas auf die Sprün­ge hel­fen – und wenn man es rich­tig macht, kann man sich in vie­len Fäl­len ein auf­wän­di­ges Mahn­ver­fah­ren spa­ren. Ein paar gute Bei­spie­le für wir­kungs­vol­le Zah­lungs­er­in­ne­run­gen zei­gen wir hier.

Offe­ne Rech­nun­gen? Mit einer Zah­lungs­er­in­ne­rung das Pro­blem offen­siv angehen

Für vie­le bedeu­tet Unter­neh­mer zu sein auch zu einem guten Teil, dazu­sit­zen und zu war­ten, dass Kun­den end­lich ihre Rech­nung bezah­len. Das geht bei wei­tem nicht nur Hand­wer­kern so (denen aber ganz beson­ders). Die­se Her­an­ge­hens­wei­se – freund­li­che Resi­gna­ti­on – bringt einen als Unter­neh­mer aller­dings nicht wirk­lich wei­ter. In vie­len Fäl­len kann die­se Ein­stel­lung sogar mit der Zeit zu ernst­haf­ten Schwie­rig­kei­ten im Geschäfts­ver­lauf führen.

Immer­hin ist man mit der Arbeit (oft auch mit teu­rem Mate­ri­al) in Vor­leis­tung getre­ten. Dafür darf man dann schon auch ein­mal an die längst fäl­li­ge Rech­nung erin­nern. Das ist – zuge­ge­ben – unan­ge­nehm, aber ein offen­si­ves Vor­ge­hen ist immer die bes­se­re Alter­na­ti­ve. Dazu kommt, dass vie­le Kun­den „Wie­der­ho­lungs­tä­ter“ sind (oder dazu wer­den, wenn man es ihnen durch­ge­hen lässt). In die­sem Fall muss etwas forsch vor­ge­gan­gen wer­den, ansons­ten schleppt sich das immer wei­ter. Die Angst, Kun­den­be­zie­hun­gen zu ver­schlech­tern, wenn man an sei­ne Rech­nung erin­nert, ist unnö­tig: Man­che Kun­den ler­nen es ohne­hin nie (und soll­ten dafür wenigs­tens die Kon­se­quen­zen spü­ren), ande­re Kun­den fin­den es grund­sätz­lich seri­ös, wenn man nicht nur leis­tet, son­dern dann eben auch for­dert, was einem zusteht.

Immer­hin macht es einen ernst­haf­ten und seriö­sen und den­noch recht freund­li­chen Ein­druck, wenn man vor allem auf die Gegen­sei­tig­keit hin­weist: „Ich habe dies oder jenes geliefert/geleistet und bin damit in Vor­leis­tung getre­ten, jetzt wäre es an Ihnen, Ihren Teil zu erfül­len.“ Vie­le Pro­ble­me las­sen sich mit solch kla­ren Sät­zen recht gut meis­tern – Kun­den müs­sen es manch­mal nur ein­fach mur mal wie­der hören, um zu erken­nen, dass es sich tat­säch­lich so verhält.

Zah­lungs­er­in­ne­rung – förm­lich oder nicht förmlich?

Immer­hin ist eine förm­li­che Zah­lungs­er­in­ne­rung schon ein­mal der ers­te Schritt in einem – noch viel unan­ge­neh­me­ren – Mahn­ver­fah­ren. Das geht auch dem Kun­den so. Vie­le füh­len sich durch eine sehr früh­zei­ti­ge förm­li­che Zah­lungs­er­in­ne­rung brüs­kiert, man­che sogar unge­recht behan­delt. Auf die­sem Jahr­markt der Eitel­kei­ten ist immer etwas Fin­ger­spit­zen­ge­fühl nötig.

Die Zah­lungs­er­in­ne­rung per Post, Mail oder Telefon?

In vie­len Fäl­len funk­tio­niert eine direk­te Kon­takt­auf­nah­me mit dem Kun­den (etwa durch ein kur­zes Tele­fo­nat) zu mehr Erfolg und zu weni­ger Unmut als gleich ein förm­li­ches Schrei­ben per Brief los­zu­schi­cken. Auch eine kur­ze Nach­fra­ge per Email ist sicher­lich eine gute Mög­lich­keit, noch ein­mal freund­lich Kon­takt aufzunehmen.

Ihr soll­tet das in ver­schie­de­nen Schrit­ten nut­zen: die ers­te Erin­ne­rung, noch recht unförm­lich, per Email. Oder mal eine direk­te Anfra­ge per Tele­fon, so gibt man sei­nem Geschäfts­part­ner auch die Gele­gen­heit, sich zu erklä­ren. Soll­te dann noch immer nichts pas­sie­ren, könnt ihr eine förm­li­che schrift­li­che Form per Brief ange­hen. Schickt ihr den Brief per Ein­schrei­ben, könnt ihr die Zustel­lung zu einem spä­te­ren Zeit­punkt auch beweisen.

Eine Zah­lungs­er­in­ne­rung – For­mu­lie­run­gen und Textmuster

Das nöti­ge Fin­ger­spit­zen­ge­fühl für die rich­ti­ge For­mu­lie­rung soll­te man als Unter­neh­mer schon haben – zur Anre­gung aber ein paar „Best Practices“:

Geht ein­fach ein­mal von der Grund­vor­aus­set­zung aus, dass der Kun­de ein­fach ver­ges­sen hat, die Rech­nung zu beglei­chen und behal­ten Sie das im Kopf – so fällt es leich­ter, nicht gleich all­zu offen­siv zu sein.

Weist dar­auf hin, dass gera­de pos­ta­li­sche Rech­nun­gen auch schon mal ver­lo­ren gehen kön­nen, oder auch beim Email-Ver­sand gele­gent­lich ein­mal Pro­ble­me auf­tre­ten kön­nen, und dass der noch nicht erfolg­te Zah­lungs­ein­gang etwas Ver­wun­de­rung aus­ge­löst hat – des­halb die Nach­fra­ge. (Ach­tung: Wenn der Kun­de die­se sich so plötz­lich auf­tu­en­de „gol­de­ne Tür“ gleich bereit­wil­lig an sich reißt, han­delt es sich recht wahr­schein­lich um einen der noto­ri­schen Zah­lungs­ver­zö­ge­rer, der nur glück­lich ist, dass man ihm so uner­war­tet gleich eine gute Aus­re­de lie­fert – vor­sich­tig sein und merken.)

Ein paar Bei­spiels­for­mu­lie­run­gen zur Zahlungserinnerung

Eine sach­li­che Variante:

Sehr geehr­te Damen und Herren,

wir geben Ihnen nach­fol­gend einen Über­blick über die inzwi­schen fäl­lig gewor­de­nen, aber noch offen ste­hen­den Beträ­ge. Den Fehl­be­trag wol­len Sie bit­te bis zum [Mus­ter-Datum] auf fol­gen­de Bank­ver­bin­dung überweisen. … “

und wei­te­re sach­li­che Varianten:

Sehr geehr­te Damen und Herren,

nach Durch­sicht Ihres Kun­den­kon­tos haben wir fest­ge­stellt, dass der nach­fol­gend auf­ge­führ­te Betrag zum Fäl­lig­keits­ter­min nicht begli­chen wur­de. Unter Berück­sich­ti­gung Ihrer Zah­lungs­ein­gän­ge bis zum DATUM erin­nern wir Sie daher heu­te an Beglei­chung unse­rer Forderung.“

Sehr geehr­te Damen und Herren,

lei­der konn­ten wir für die Rech­nung NUMMER vom DATUM kei­nen Zah­lungs­ein­gang bis zum fest­ge­setz­ten Zah­lungs­ter­min fest­stel­len. Wir erlau­ben uns daher höf­lich, an den Aus­gleich des Gesamt­be­tra­ges in Höhe von XX Euro zu erinnern.“

Sehr geehr­te Damen und Herren,

Ich habe für unse­re Rech­nung vom xx noch kei­nen Zah­lungs­ein­gang fest­stel­len kön­nen. Um einen Bank­feh­ler aus­zu­schlie­ßen, tei­len Sie mir bit­te mit, wann Sie gezahlt haben. Soll­ten Sie das noch nicht erle­digt haben, neh­men Sie die Über­wei­sung bit­te kurz­fris­tig vor.“

Sehr geehr­te Damen und Herren,

Der Betrag für xx ist noch nicht auf unse­rem Kon­to ein­ge­gan­gen. Das kommt vor. Eine Rech­nung ist schnell über­se­hen oder kann ver­lo­ren gehen. Des­halb habe ich Ihnen die Rech­nung noch ein­mal in Kopie beigefügt.“

Mit die­ser Vari­an­te könnt ihr an eure Arbeits­leis­tung erinnern:

Sehr geehr­te Damen und Herren,

Hin­ter unse­rer Leis­tung steht ein Team enga­gier­ter Mit­ar­bei­ter, deren Ein­satz wir ange­mes­sen und pünkt­lich hono­rie­ren möch­ten. Sicher ver­ste­hen Sie, dass wir dazu auf die frist­ge­rech­te Bezah­lung unse­rer Rech­nun­gen ange­wie­sen sind.

Viel­leicht sind Sie noch nicht dazu gekom­men, unse­re Rech­nung vom XX anzu­wei­sen. Bit­te holen Sie das doch zeit­nah nach.“

Kos­ten­lo­se Vor­la­gen zur Zahlungserinnerung

Wer sich bei der For­mu­lie­rung den­noch unsi­cher fühlt, kann auch auf Vor­la­gen zurückgreifen.

Eine net­te und gut funk­tio­nie­ren­de For­mu­lie­rung gibt’s bei­spiels­wei­se hier.

Eine wei­te­re Serie von Vor­la­gen, die recht gut for­mu­liert sind, gibt’s auch hier.

Ein paar Tipps zur Zahlungserinnerung

  • In vie­len Fäl­len lohnt es sich auch, einer Zah­lungs­er­in­ne­rung noch eine Rech­nungs­ko­pie bei­zu­le­gen. Das erhöht in vie­len Fäl­len den inne­ren Druck auf den säu­mi­gen Zah­ler (sofern er nicht ohne­hin vor hat­te, erst mal nicht oder über­haupt nicht zu bezah­len, dann bleibt das wirkungslos).
  • Es lohnt sich, sich schon mög­lichst früh­zei­tig bei der Unter­neh­mens­grün­dung um ein gut gestal­te­tes und gut lau­fen­des Mahn­we­sen zu bemü­hen. Das Pro­blem der säu­mi­gen Zah­ler wird einem ohne­hin viel frü­her begeg­nen, als einem lieb ist.

Was vie­le Grün­der nicht wis­sen: Bei Zah­lungs­er­in­ne­run­gen han­delt es sich um Mah­nun­gen, auch wenn sie als sol­che nicht bezeich­net wer­den. Der Begriff „Zah­lungs­er­in­ne­rung ” klingt weni­ger for­dernd als der Aus­druck „Mah­nung ” – obwohl es sich bei einer Zah­lungs­er­in­ne­rung recht­lich um eine Mah­nung im Sin­ne des Bür­ger­li­chen Gesetz­bu­ches han­delt (§ 286 Abs. 1 BGB).

Aller­dings sind Mah­nun­gen und Zah­lungs­er­in­ne­run­gen kein Mahn­ver­fah­ren – das funk­tio­niert noch mal ganz anders. Und hat wei­te­re recht­li­che Kon­se­quen­zen wie etwa die Hem­mung der Ver­jäh­rung – dazu mehr im kom­men­den Arti­kel zum Mahnverfahren.

Bit­te bewer­te die­sen Artikel:

Das könnte dir auch gefallen Mehr vom Autor

Kommentare

X