Erfolgsrezepte für Startups und Gründer

Zahlungserinnerung – so geht’s: Ablauf, Muster, Formulierungen

Die Zahlungserinnerung – so erinnerst du deine Kunden an die offene Rechnung! Mit einer freundlichen, aber bestimmten Zahlungserinnerung kann man dem allzu lückenhaften Gedächtnis einiger Kunden etwas auf die Sprünge helfen – und wenn man es richtig macht, kann man sich in vielen Fällen ein aufwändiges Mahnverfahren sparen. Ein paar gute Beispiele für wirkungsvolle Zahlungserinnerungen zeigen wir hier.

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Die Zahlungserinnerung – so erinnerst du deine Kunden an die offene Rechnung! Mit einer freundlichen, aber bestimmten Zahlungserinnerung kann man dem allzu lückenhaften Gedächtnis einiger Kunden etwas auf die Sprünge helfen – und wenn man es richtig macht, kann man sich in vielen Fällen ein aufwändiges Mahnverfahren sparen. Ein paar gute Beispiele für wirkungsvolle Zahlungserinnerungen zeigen wir hier.

Offene Rechnungen? Mit einer Zahlungserinnerung das Problem offensiv angehen

Für viele bedeutet Unternehmer zu sein auch zu einem guten Teil, dazusitzen und zu warten, dass Kunden endlich ihre Rechnung bezahlen. Das geht bei weitem nicht nur Handwerkern so (denen aber ganz besonders). Diese Herangehensweise – freundliche Resignation – bringt einen als Unternehmer allerdings nicht wirklich weiter. In vielen Fällen kann diese Einstellung sogar mit der Zeit zu ernsthaften Schwierigkeiten im Geschäftsverlauf führen.

Immerhin ist man mit der Arbeit (oft auch mit teurem Material) in Vorleistung getreten. Dafür darf man dann schon auch einmal an die längst fällige Rechnung erinnern. Das ist – zugegeben – unangenehm, aber ein offensives Vorgehen ist immer die bessere Alternative. Dazu kommt, dass viele Kunden „Wiederholungstäter“ sind (oder dazu werden, wenn man es ihnen durchgehen lässt). In diesem Fall muss etwas forsch vorgegangen werden, ansonsten schleppt sich das immer weiter. Die Angst, Kundenbeziehungen zu verschlechtern, wenn man an seine Rechnung erinnert, ist unnötig: Manche Kunden lernen es ohnehin nie (und sollten dafür wenigstens die Konsequenzen spüren), andere Kunden finden es grundsätzlich seriös, wenn man nicht nur leistet, sondern dann eben auch fordert, was einem zusteht.

Immerhin macht es einen ernsthaften und seriösen und dennoch recht freundlichen Eindruck, wenn man vor allem auf die Gegenseitigkeit hinweist: „Ich habe dies oder jenes geliefert/geleistet und bin damit in Vorleistung getreten, jetzt wäre es an Ihnen, Ihren Teil zu erfüllen.“ Viele Probleme lassen sich mit solch klaren Sätzen recht gut meistern – Kunden müssen es manchmal nur einfach mur mal wieder hören, um zu erkennen, dass es sich tatsächlich so verhält.

Zahlungserinnerung – förmlich oder nicht förmlich?

Immerhin ist eine förmliche Zahlungserinnerung schon einmal der erste Schritt in einem – noch viel unangenehmeren – Mahnverfahren. Das geht auch dem Kunden so. Viele fühlen sich durch eine sehr frühzeitige förmliche Zahlungserinnerung brüskiert, manche sogar ungerecht behandelt. Auf diesem Jahrmarkt der Eitelkeiten ist immer etwas Fingerspitzengefühl nötig.

Die Zahlungserinnerung per Post, Mail oder Telefon?

In vielen Fällen funktioniert eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Kunden (etwa durch ein kurzes Telefonat) zu mehr Erfolg und zu weniger Unmut als gleich ein förmliches Schreiben per Brief loszuschicken. Auch eine kurze Nachfrage per Email ist sicherlich eine gute Möglichkeit, noch einmal freundlich Kontakt aufzunehmen.

Ihr solltet das in verschiedenen Schritten nutzen: die erste Erinnerung, noch recht unförmlich, per Email. Oder mal eine direkte Anfrage per Telefon, so gibt man seinem Geschäftspartner auch die Gelegenheit, sich zu erklären. Sollte dann noch immer nichts passieren, könnt ihr eine förmliche schriftliche Form per Brief angehen. Schickt ihr den Brief per Einschreiben, könnt ihr die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt auch beweisen.

Eine Zahlungserinnerung – Formulierungen und Textmuster

Das nötige Fingerspitzengefühl für die richtige Formulierung sollte man als Unternehmer schon haben – zur Anregung aber ein paar „Best Practices“:

Geht einfach einmal von der Grundvoraussetzung aus, dass der Kunde einfach vergessen hat, die Rechnung zu begleichen und behalten Sie das im Kopf – so fällt es leichter, nicht gleich allzu offensiv zu sein.

Weist darauf hin, dass gerade postalische Rechnungen auch schon mal verloren gehen können, oder auch beim Email-Versand gelegentlich einmal Probleme auftreten können, und dass der noch nicht erfolgte Zahlungseingang etwas Verwunderung ausgelöst hat – deshalb die Nachfrage. (Achtung: Wenn der Kunde diese sich so plötzlich auftuende „goldene Tür“ gleich bereitwillig an sich reißt, handelt es sich recht wahrscheinlich um einen der notorischen Zahlungsverzögerer, der nur glücklich ist, dass man ihm so unerwartet gleich eine gute Ausrede liefert – vorsichtig sein und merken.)

Ein paar Beispielsformulierungen zur Zahlungserinnerung

Eine sachliche Variante:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

wir geben Ihnen nachfolgend einen Überblick über die inzwischen fällig gewordenen, aber noch offen stehenden Beträge. Den Fehlbetrag wollen Sie bitte bis zum [Muster-Datum] auf folgende Bankverbindung überweisen. … „

und weitere sachliche Varianten:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

nach Durchsicht Ihres Kundenkontos haben wir festgestellt, dass der nachfolgend aufgeführte Betrag zum Fälligkeitstermin nicht beglichen wurde. Unter Berücksichtigung Ihrer Zahlungseingänge bis zum DATUM erinnern wir Sie daher heute an Begleichung unserer Forderung.“

„Sehr geehrte Damen und Herren,

leider konnten wir für die Rechnung NUMMER vom DATUM keinen Zahlungseingang bis zum festgesetzten Zahlungstermin feststellen. Wir erlauben uns daher höflich, an den Ausgleich des Gesamtbetrages in Höhe von XX Euro zu erinnern.“

„Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich habe für unsere Rechnung vom xx noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Um einen Bankfehler auszuschließen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie gezahlt haben. Sollten Sie das noch nicht erledigt haben, nehmen Sie die Überweisung bitte kurzfristig vor.“

„Sehr geehrte Damen und Herren,

Der Betrag für xx ist noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Das kommt vor. Eine Rechnung ist schnell übersehen oder kann verloren gehen. Deshalb habe ich Ihnen die Rechnung noch einmal in Kopie beigefügt.“

Mit dieser Variante könnt ihr an eure Arbeitsleistung erinnern:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

Hinter unserer Leistung steht ein Team engagierter Mitarbeiter, deren Einsatz wir angemessen und pünktlich honorieren möchten. Sicher verstehen Sie, dass wir dazu auf die fristgerechte Bezahlung unserer Rechnungen angewiesen sind.

Vielleicht sind Sie noch nicht dazu gekommen, unsere Rechnung vom XX anzuweisen. Bitte holen Sie das doch zeitnah nach.“

Kostenlose Vorlagen zur Zahlungserinnerung

Wer sich bei der Formulierung dennoch unsicher fühlt, kann auch auf Vorlagen zurückgreifen.

Eine nette und gut funktionierende Formulierung gibt’s beispielsweise hier.

Eine weitere Serie von Vorlagen, die recht gut formuliert sind, gibt’s auch hier.

Ein paar Tipps zur Zahlungserinnerung

  • In vielen Fällen lohnt es sich auch, einer Zahlungserinnerung noch eine Rechnungskopie beizulegen. Das erhöht in vielen Fällen den inneren Druck auf den säumigen Zahler (sofern er nicht ohnehin vor hatte, erst mal nicht oder überhaupt nicht zu bezahlen, dann bleibt das wirkungslos).
  • Es lohnt sich, sich schon möglichst frühzeitig bei der Unternehmensgründung um ein gut gestaltetes und gut laufendes Mahnwesen zu bemühen. Das Problem der säumigen Zahler wird einem ohnehin viel früher begegnen, als einem lieb ist.

Was viele Gründer nicht wissen: Bei Zahlungserinnerungen handelt es sich um Mahnungen, auch wenn sie als solche nicht bezeichnet werden. Der Begriff „Zahlungserinnerung ” klingt weniger fordernd als der Ausdruck „Mahnung ” – obwohl es sich bei einer Zahlungserinnerung rechtlich um eine Mahnung im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches handelt (§ 286 Abs. 1 BGB).

Allerdings sind Mahnungen und Zahlungserinnerungen kein Mahnverfahren – das funktioniert noch mal ganz anders. Und hat weitere rechtliche Konsequenzen wie etwa die Hemmung der Verjährung – dazu mehr im kommenden Artikel zum Mahnverfahren.

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