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Basics: Fahr­ten­buch fürs Finanz­amt erstel­len | Inhalt, Form und 1-Prozent-Regel

In den meis­ten Fäl­len dient das Fahr­ten­buch aber der Vor­la­ge beim Finanz­amt. Für die­se Zwe­cke muss es eini­gen Regeln genü­gen, die Besteue­rung auf­grund dem Fahr­ten­buch erfolgt dann eben­falls nach fest­ge­leg­ten Berech­nungs­sche­ma­ta. Mehr dar­über ver­rät die­ser Beitrag.

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Ein Fahr­ten­buch dient grund­sätz­lich dem Nach­weis von gefah­re­nen Stre­cken und Fahrt­zwe­cken und den dar­aus ent­ste­hen­den Kos­ten. Das kann in vie­len Berei­chen gefor­dert sein – in den meis­ten Fäl­len dient das Fahr­ten­buch aber der Vor­la­ge beim Finanz­amt. Für die­se Zwe­cke muss es eini­gen Regeln genü­gen, die Besteue­rung auf­grund dem Fahr­ten­buch erfolgt dann eben­falls nach fest­ge­leg­ten Berech­nungs­sche­ma­ta. Mehr dar­über ver­rät die­ser Beitrag.

Was muss über­haupt im Fahr­ten­buch stehen?

Grund­sätz­lich gefor­dert sind bei betrieb­lich geführ­ten Fahr­ten­bü­chern nicht nur Datum, Stre­cke und Fahrt­zweck. Auch besuch­te Per­so­nen und die genaue Adres­se beim Fahrt­ziel sind anzu­ge­ben, der Fahrt­zweck muss ein­deu­tig zuor­den­bar sein. Fahr­ten müs­sen in der Regel ein­zeln auf­ge­führt wer­den, Arbeits- und Wohn­stät­te müs­sen im Fahr­ten­buch mit einem kur­zen Ver­merk als sol­che gekenn­zeich­net sein. Hier wer­den ger­ne Feh­ler gemacht und Schlam­pe­rei­en began­gen – häu­fig mit ent­spre­chen­den spä­te­ren Nach­tei­len, wenn es um die Kos­ten­er­stat­tung geht. Pri­vat­fahr­ten sind natür­lich immer als sol­che zu kennzeichnen.

Wie muss ein Fahr­ten­buch aussehen

  • Ein Fahr­ten­buch ist grund­sätz­lich immer lau­fend und durch­ge­hend zu füh­ren. Fahr­ten­bü­cher, die nicht über den gesam­ten Zeit­raum rei­chen, sind nicht zuläs­sig (soge­nann­ter „unter­jäh­ri­ger Wechsel“).
  • Der Gesetz­ge­ber for­dert auch, dass ein Fahr­ten­buch immer ein zusam­men­hän­gen­des Buch sein muss – eine Lose­blatt­samm­lung mit Monats­blät­tern ist nicht zuläs­sig. Das gilt auch für die elek­tro­ni­schen Vari­an­ten, die eben­falls ein in sich abge­schlos­se­nes, ver­bun­de­nes Gan­zes bil­den müssen.
  • Nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen müs­sen aus­ge­schlos­sen sein – oder jeden­falls deut­lich als sol­che erkenn­bar. Die­ser Punkt ist nicht immer ganz ein­fach, für die Steu­er­be­hör­den aber sehr wich­tig – dar­auf wird gro­ßes Augen­merk gelegt.

Män­gel fürs Finanz­amt: Ver­mei­de Umwegfahrten

Das Fahr­ten­buch muss voll­stän­dig und rich­tig sein. Bei klei­ne­ren Män­geln wird gele­gent­lich noch dar­über hin­weg­ge­se­hen, in vie­len Fäl­len wird aber schon bei einer gewis­sen Anzahl von ein­zel­nen Män­geln vom Finanz­amt das gesam­te Fahr­ten­buch ver­wor­fen – sehr zum Nach­teil des Steuerpflichtigen.

Umweg­fahr­ten soll­te man auch tun­lichst mei­den – zumin­dest wenn es sich um erheb­li­che Umwe­ge han­delt. Bei Fahr­ten, die im Fahr­ten­buch erschei­nen, ist immer die kür­zest mög­li­che Stre­cke zu fah­ren, ansons­ten ist der Umweg zu begrün­den und ent­spre­chend plau­si­bel auf­zu­füh­ren (oder als ein­zel­ne Fahrt einzutragen).

Elek­tro­ni­sche Fahrtenbücher

Für die Steu­er­be­hör­den sind elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher nach wie vor pro­ble­ma­tisch. Die amts­schim­mel­tech­ni­sche Vor­aus­set­zung lau­tet „man müs­se aus ihnen die glei­chen Erkennt­nis­se gewin­nen kön­nen, wie aus papier­ge­führ­ten Fahr­ten­bü­chern“. Als Defi­ni­ti­on sagt das natür­lich über­haupt nichts aus, und so bleibt die Aus­wahl eines elek­tro­ni­schen Fahr­ten­buchs bis zu einem gewis­sen Punkt immer eine Unsi­cher­heit in Bezug auf die Anerkennung.

Pro­ble­ma­tisch ist vor allem der Punkt der nach­träg­li­chen Ände­rung. Eine ein­fa­che, selbst geführ­te Lis­te gilt hier sicher­lich nicht – da man die in elek­tro­ni­scher Form jeder­zeit selbst ändern kann, ohne dass das sicht­bar wäre.

Am bes­ten begeg­net man die­sem schwie­ri­gen Punkt, indem man auf fremd­ge­führ­te Sys­tem von Dienst­leis­tern – Online-Fahr­ten­bü­cher – zurückgreift.

Die dort ent­ste­hen­den Daten kann man dann selbst nicht mehr ver­än­dern, mit­tels GPS kön­nen auch Stand­or­te ein­wand­frei belegt wer­den, ohne dass Mani­pu­la­tio­nen mög­lich wären. Im Hin­blick auf den Daten­schutz sind sol­che Sys­te­me aber wie­der höchst pro­ble­ma­tisch – der Anbie­ter erhält ein detail­lier­tes Bewe­gungs­pro­fil von allen Fahr­zeu­gen im Unter­neh­men und kann dar­aus mög­li­cher­wei­se sogar auf bestimm­te Geschäfts­tä­tig­kei­ten, Kun­den und Kun­den­krei­se und ande­re Din­ge sehr plau­si­bel schlie­ßen. Die Daten­schutz­er­klä­run­gen soll­te man bei sol­chen Sys­te­men also immer sehr genau prü­fen. Kilo­me­ter­stän­de und Fahrt­zwe­cke ein­zu­tra­gen ist bei sol­chen Sys­te­men in der Regel dann wie­der recht unpro­ble­ma­tisch mög­lich, man muss aller­dings auch dar­auf ach­ten, die­se Daten immer direkt im Anschluss nach einer Fahrt ein­zu­tra­gen, da auch der Ent­ste­hungs­zeit­punkt von Daten meist mit­ge­spei­chert wird. Nach­träg­li­che Ein­tra­gun­gen schließt der Gesetz­ge­ber in aller Deut­lich­keit aus – dar­auf also immer achten.

Ver­steue­rung von Fahr­zeu­gen – Pri­va­te Fahr­ten als Privatentnahme

Bei einem aus­schließ­lich als Dienst­wa­gen genutz­ten Fahr­zeug ist die Kos­ten­er­stat­tung in der Regel ja unpro­ble­ma­tisch – das Fahr­zeug gehört als Gan­zes zum Betriebs­ver­mö­gen des Unter­neh­mens, wird ent­spre­chend steu­er­lich behan­delt und die ent­ste­hen­den Kos­ten kön­nen zur Gän­ze abge­schrie­ben werden.

Kom­pli­zier­ter wird es, wenn Fir­men­fahr­zeu­ge auch pri­vat genutzt wer­den, oder wenn ein Fahr­zeug im Pri­vat­be­sitz für gewerb­li­che oder unter­neh­me­ri­sche Zwe­cke genutzt wird. In die­sem Fall sieht der Gesetz­ge­ber bei der pri­va­ten Nut­zung einen geld­wer­ten Vor­teil, und hat des­halb eine Rege­lung geschaf­fen, um die­sen geld­wer­ten Vor­teil für den Nut­zer ent­spre­chend steu­er­lich mit bestimm­ten Beträ­gen zu belasten.

Als Unter­neh­mer muss man also immer auf­pas­sen, dass jede pri­va­te Fahrt mit dem Fir­men­fahr­zeug vom Finanz­amt als „Pri­vat­ent­nah­me“ betrach­tet wird. Dem­entspre­chend wer­den für die­se Pri­vat­ent­nah­men Steu­ern genau­so fäl­lig wie bei der Ent­nah­me von Bar­geld aus der Fir­men­kas­se. Geld­wer­te Vor­tei­le sind in Deutsch­land eben­so steu­er­pflich­tig wie direk­te Ent­nah­men von Geldmittel.

Geld­wer­ter Vor­teil: Die Lis­ten­preis­me­tho­der (Ein-Pro­zent-Regel)

Mit der Lis­ten­preis­me­tho­de, umgangs­sprach­lich auch Ein-Pro­zent-Rege­lung genannt, wird der geld­wer­te Vor­teil errech­net, der sich aus der Über­las­sung eines betrieb­li­chen Fahr­zeu­ges zur pri­va­ten Nut­zung ergibt. Die Alter­na­ti­ve: Man berech­net den geld­wer­te Vor­teil auf Basis des indi­vi­du­el­len Kilometersatzes.

  • Für Pri­vat­fahr­ten ergibt sich nach die­ser Rege­lung ein geld­wer­ter Vor­teil von 1 % des inlän­di­schen Lis­ten­prei­ses des Fahrzeuges.
  • Für jeden Ent­fer­nungs­ki­lo­me­ter der Fahrt zwi­schen Woh­nung und Arbeits­stät­te sind 0,03 % des inlän­di­schen Lis­ten­prei­ses des Fahr­zeu­ges als Vor­teil zu versteuern.
  • Das gilt nach aktu­el­ler Recht­spre­chung des Bun­des­fi­nanz­hofs nur für tat­säch­lich erfolg­te Fahr­ten (Bun­des­fi­nanz­hof, Urtei­le vom 22.9.2010, VI R 5409 und VI R 5509).
  • Und führt man einen dop­pel­ten Haus­halt, dann sind für jeden Ent­fer­nungs­ki­lo­me­ter zwi­schen Beschäf­ti­gungs­ort und Wohn­ort 0,02 % des inlän­di­schen Lis­ten­prei­ses anzusetzen.

PKW im Betriebs­ver­mö­gen – ja oder nein?

Der Nach­weis über ein Fahr­ten­buch ist aber sicher­lich die bes­te und vor allem steu­er­schon­ends­te Mög­lich­keit – hier wer­den dann tat­säch­lich nur die getä­tig­ten Pri­vat­fahr­ten im genau­en Umfang steu­er­pflich­tig – alle ande­ren Metho­den haben unter Umstän­den schwe­re steu­er­lich Nach­tei­le für den Unternehmer.

Die Fra­ge aller­dings, ob es sich lohnt, einen vor­han­de­nen PKW ins Betriebs­ver­mö­gen zu über­füh­ren, ist wesent­lich kom­ple­xer zu beant­wor­ten. Ob sich das wirk­lich rech­net, ist nicht immer gleich ersicht­lich, da vie­le ver­schie­de­ne steu­er­li­che Vor­aus­set­zun­gen mit berück­sich­tigt wer­den müssen.

  • Man muss dabei bei­spiels­wei­se im Auge behal­ten, dass der PKW bei einem spä­te­ren Ver­kauf gewöhn­lich Gewinn abwirft – und die­ser Gewinn wie­der­um ver­steu­ert wer­den muss (bei einem Buch­wert von Null). In der Regel wird ein zuvor ent­stan­de­ner Steu­er­vor­teil häu­fig wett­ge­macht oder es ent­ste­hen sogar noch höhe­re Kosten.
  • Bei den Kos­ten für den PKW muss man außer­dem berück­sich­ti­gen, dass bei einem Drit­tel pri­va­ter Nut­zung nur zwei Drit­tel der Kos­ten als Betriebs­aus­ga­be abge­zo­gen wer­den kön­nen (wie üblich beim not­wen­di­gen Betriebs­ver­mö­gen, das auch pri­vat genutzt wird).

Alle die­se Beträ­ge müs­sen sorg­fäl­tig gegen­ein­an­der gerech­net wer­den, um zu erken­nen, ob sich die Über­füh­rung des PKW ins Betriebs­ver­mö­gen tat­säch­lich loh­nen, oder man bes­ser eine ande­re Lösung findet.

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