Fahrtenbuch fürs Finanzamt erstellen: Form, Angaben und Tools + Vergleich zur 1-Prozent-Regel?

Ein Fahrtenbuch dient grundsätzlich dem Nachweis von gefahrenen Strecken und Fahrtzwecken und den daraus entstehenden Kosten. Das kann in vielen Bereichen gefordert sein – in den meisten Fällen dient das Fahrtenbuch aber der Vorlage beim Finanzamt. Für diese Zwecke muss es einigen Regeln genügen, die Besteuerung aufgrund dem Fahrtenbuch erfolgt dann ebenfalls nach festgelegten Berechnungsschemata. Wie das geht und was ihr beachten müsst beim Fahrtenbuch führen erfahrt ihr jetzt hier.

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Fahrtenbuch führen: die Vorgaben vom Finanzamt

Inhalt: Was muss überhaupt im Fahrtenbuch stehen?

Grundsätzlich gefordert sind bei betrieblich geführten Fahrtenbüchern nicht nur Datum, Strecke und Fahrtzweck. Auch besuchte Personen und die genaue Adresse beim Fahrtziel sind anzugeben, der Fahrtzweck muss eindeutig zuordenbar sein. Fahrten müssen in der Regel einzeln aufgeführt werden, Arbeits- und Wohnstätte müssen im Fahrtenbuch mit einem kurzen Vermerk als solche gekennzeichnet sein. Hier werden gerne Fehler gemacht und Schlampereien begangen – häufig mit entsprechenden späteren Nachteilen, wenn es um die Kostenerstattung geht. Privatfahrten sind natürlich immer als solche zu kennzeichnen.

Diese Angaben gehören 2023 in ein Fahrtenbuch: Checkliste

• das Datum der Fahrt
• der Abfahrtsort und das Fahrziel
• Die Namen der besuchten Person/Kunden/Geschäftspartner
• Der Zweck der Fahrt
• Den Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
• Wichtig: Es müssen alle Fahrten notiert werden: Private, geschäftliche und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Form: Wie muss ein Fahrtenbuch aussehen?

• Ein Fahrtenbuch ist grundsätzlich immer laufend und durchgehend zu führen. Fahrtenbücher, die nicht über den gesamten Zeitraum reichen, sind nicht zulässig (sogenannter „unterjähriger Wechsel“).
• Der Gesetzgeber fordert auch, dass ein Fahrtenbuch immer ein zusammenhängendes Buch sein muss – eine Loseblattsammlung mit Monatsblättern ist nicht zulässig. Das gilt auch für die elektronischen Varianten, die ebenfalls ein in sich abgeschlossenes, verbundenes Ganzes bilden müssen.
• Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein – oder jedenfalls deutlich als solche erkennbar. Dieser Punkt ist nicht immer ganz einfach, für die Steuerbehörden aber sehr wichtig – darauf wird großes Augenmerk gelegt.

Mängel beim Fahrtenbuch fürs Finanzamt: Vermeide Umwegfahrten

Das Fahrtenbuch muss vollständig und richtig sein. Bei kleineren Mängeln wird gelegentlich noch darüber hinweggesehen, in vielen Fällen wird aber schon bei einer gewissen Anzahl von einzelnen Mängeln vom Finanzamt das gesamte Fahrtenbuch verworfen – sehr zum Nachteil des Steuerpflichtigen.

Umwegfahrten sollte man auch tunlichst meiden – zumindest wenn es sich um erhebliche Umwege handelt. Bei Fahrten, die im Fahrtenbuch erscheinen, ist immer die kürzest mögliche Strecke zu fahren, ansonsten ist der Umweg zu begründen und entsprechend plausibel aufzuführen (oder als einzelne Fahrt einzutragen).

Tipp: Elektronische Fahrtenbücher – das müsst ihr 2023 beachten

Für die Steuerbehörden sind elektronische Fahrtenbücher nach wie vor problematisch. Die amtsschimmeltechnische Voraussetzung lautet „man müsse aus ihnen die gleichen Erkenntnisse gewinnen können, wie aus papiergeführten Fahrtenbüchern“. Als Definition sagt das natürlich überhaupt nichts aus, und so bleibt die Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs bis zu einem gewissen Punkt immer eine Unsicherheit in Bezug auf die Anerkennung.

Problematisch ist vor allem der Punkt der nachträglichen Änderung. Eine einfache, selbst geführte Liste gilt hier sicherlich nicht – da man die in elektronischer Form jederzeit selbst ändern kann, ohne dass das sichtbar wäre.

Am besten begegnet man diesem schwierigen Punkt, indem man auf fremdgeführte Systeme von Dienstleistern – Elektronische Fahrtenbücher – zurückgreift.

Hier findet ihr unsere Übersicht Elektronische Fahrtenbücher 2023 im Test!

Die dort entstehenden Daten kann man dann selbst nicht mehr verändern, mittels GPS können auch Standorte einwandfrei belegt werden, ohne dass Manipulationen möglich wären. Im Hinblick auf den Datenschutz sind solche Systeme aber wieder höchst problematisch – der Anbieter erhält ein detailliertes Bewegungsprofil von allen Fahrzeugen im Unternehmen und kann daraus möglicherweise sogar auf bestimmte Geschäftstätigkeiten, Kunden und Kundenkreise und andere Dinge sehr plausibel schließen. Die Datenschutzerklärungen sollte man bei solchen Systemen also immer sehr genau prüfen. Kilometerstände und Fahrtzwecke einzutragen ist bei solchen Systemen in der Regel dann wieder recht unproblematisch möglich, man muss allerdings auch darauf achten, diese Daten immer direkt im Anschluss nach einer Fahrt einzutragen, da auch der Entstehungszeitpunkt von Daten meist mitgespeichert wird. Nachträgliche Eintragungen schließt der Gesetzgeber in aller Deutlichkeit aus – darauf also immer achten.

Versteuerung von Fahrzeugen – Private Fahrten als Privatentnahme

Bei einem ausschließlich als Dienstwagen genutzten Fahrzeug ist die Kostenerstattung in der Regel ja unproblematisch – das Fahrzeug gehört als Ganzes zum Betriebsvermögen des Unternehmens, wird entsprechend steuerlich behandelt und die entstehenden Kosten können zur Gänze abgeschrieben werden.

Komplizierter wird es, wenn Firmenfahrzeuge auch privat genutzt werden, oder wenn ein Fahrzeug im Privatbesitz für gewerbliche oder unternehmerische Zwecke genutzt wird. In diesem Fall sieht der Gesetzgeber bei der privaten Nutzung einen geldwerten Vorteil, und hat deshalb eine Regelung geschaffen, um diesen geldwerten Vorteil für den Nutzer entsprechend steuerlich mit bestimmten Beträgen zu belasten.

Als Unternehmer muss man also immer aufpassen, dass jede private Fahrt mit dem Firmenfahrzeug vom Finanzamt als „Privatentnahme“ betrachtet wird. Dementsprechend werden für diese Privatentnahmen Steuern genauso fällig wie bei der Entnahme von Bargeld aus der Firmenkasse. Geldwerte Vorteile sind in Deutschland ebenso steuerpflichtig wie direkte Entnahmen von Geldmittel.

Geldwerter Vorteil: Die Listenpreismethode (Ein-Prozent-Regel)

Mit der Listenpreismethode, umgangssprachlich auch Ein-Prozent-Regelung genannt, wird der geldwerte Vorteil errechnet, der sich aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrzeuges zur privaten Nutzung ergibt. Die Alternative: Man berechnet den geldwerte Vorteil auf Basis des individuellen Kilometersatzes.

• Für Privatfahrten ergibt sich nach dieser Regelung ein geldwerter Vorteil von 1 % des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges.
• Für jeden Entfernungskilometer der Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind 0,03 % des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges als Vorteil zu versteuern.
• Das gilt nach aktueller Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nur für tatsächlich erfolgte Fahrten (Bundesfinanzhof, Urteile vom 22.9.2010, VI R 54/09 und VI R 55/09).
• Und führt man einen doppelten Haushalt, dann sind für jeden Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Wohnort 0,02 % des inländischen Listenpreises anzusetzen.

PKW im Betriebsvermögen – ja oder nein?

Der Nachweis über ein Fahrtenbuch ist aber sicherlich die beste und vor allem steuerschonendste Möglichkeit – hier werden dann tatsächlich nur die getätigten Privatfahrten im genauen Umfang steuerpflichtig – alle anderen Methoden haben unter Umständen schwere steuerlich Nachteile für den Unternehmer.

Die Frage allerdings, ob es sich lohnt, einen vorhandenen PKW ins Betriebsvermögen zu überführen, ist wesentlich komplexer zu beantworten. Ob sich das wirklich rechnet, ist nicht immer gleich ersichtlich, da viele verschiedene steuerliche Voraussetzungen mit berücksichtigt werden müssen.

• Man muss dabei beispielsweise im Auge behalten, dass der PKW bei einem späteren Verkauf gewöhnlich Gewinn abwirft – und dieser Gewinn wiederum versteuert werden muss (bei einem Buchwert von Null). In der Regel wird ein zuvor entstandener Steuervorteil häufig wettgemacht oder es entstehen sogar noch höhere Kosten.
• Bei den Kosten für den PKW muss man außerdem berücksichtigen, dass bei einem Drittel privater Nutzung nur zwei Drittel der Kosten als Betriebsausgabe abgezogen werden können (wie üblich beim notwendigen Betriebsvermögen, das auch privat genutzt wird).

Alle diese Beträge müssen sorgfältig gegeneinander gerechnet werden, um zu erkennen, ob sich die Überführung des PKW ins Betriebsvermögen tatsächlich lohnen, oder man besser eine andere Lösung findet.