GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronische Form sowie zum Datenzugriff | Erklärung und Übersicht

Das Wortmonster „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff hat einen Vorteil: man kann gleich herauslesen, was es bedeutet. Erschaffen wurden diese Grundsätze vom Bundesministerium für Finanzen. Der Hintergrund ist viel einfacher, als man meint. Seit sich Buchhaltung immer mehr digitalisiert hat, mussten die Finanzbehörden reagieren und neue Regeln für die digitale Buchführung festlegen.

GoBD – das musst du wissen

Kopieren, verschieben, ändern – digitale Daten sind im Handumdrehen angepasst und sind wenig beständig. Ein Problem für das Finanzamt: Wie soll es denn prüfen, ob die Rechnung tatsächlich so ausgestellt wurde und nicht noch angepasst? Deshalb verfolgen die Finanzbehörden zwei Grundsätze der elektronischen Datenerfassung und Aufzeichnung: Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit. Wenn ihr zum Beispiel eine geschäftliche E-Mail speichert, dann müsst ihr sicher stellen, dass diese durch Unbefugte weder verändert noch gelöscht werden kann. Auch der Zugriff durch Unberechtigte muss sicher ausgeschlossen sein.

GoBD Pflicht – diese Regeln musst du einhalten

Elektronische Aufzeichnungen müssen dieselben Prinzipien erfüllen wie manuell erstellte Bücher oder Aufzeichnungen. Genau dafür sind die GoBD. Eure Unterlagen müssen also:

• nachvollziehbar und nachprüfbar sein,
• und war, klar und fortlaufend aufgezeichnet.
• Also auch vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht,
• geordnet und
• unveränderlich.

GoBD – Prakische Beispiele

Die GoBD Regeln klingen erst einmal logisch und nicht weiter kompliziert. Doch das Detail, um diese Regeln einzuhalten, kann durchaus eure Geschäftsvorgänge erheblich bestimmen.

Beispiel Zeitnahe Buchung

Ok, klingt so, als solltet ihr relativ schnell zum Beispiel eine Zahlung eines Geschäftskunden verbuchen. Doch was heisst das konkret?

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) lässt in den GoBD hierfür die 10-Tages-Regel gelten. Die besagt: „Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich.”
Das heisst aber auch Die 10-Tages-Regel gilt nicht für Bargeschäfte – Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen.

GoBD konforme Rechnung – diese Formate müsst ihr beachten

Auch hier wird es erstaunkich kompliziert, wenn man mal genau schaut. Grundsätzlich hat das BMF festgelegt, dass bis auf wenige Ausnahmen Dokumente auch auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen. In diesen Fällen muss jedoch gewährleistet sein, dass die Dateien inhaltlich und bildlich mit anderen Unterlagen übereinstimmen. Klingt wieder logisch aber was heisst das konkret für euch?

Die Form der Aufbewahrung richtet sich danach, wie die Daten entstanden oder eingegangen sind. Stellt ihr Rechnungen mit Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm, druckt die Rechnung aus und überschreibt die Word-Datei dann mit den Daten der nächsten Rechnung, dann reicht es, wenn ihr die Rechnung als Papierkopie aufhebt. Wenn ihr aber die Rechnungen nicht überschreibt sondern auch digital aufhebt, dann müsst ihr die Rechnungen alle sowohl auf Papier als auch digital aufheben und bei einer Prüfung vorlegen können.

Email oder verschickte Datei aufheben – das ist relevant

Noch lustiger wird es, da sich die Aufbewahrungsform nach Inhalt und Funktion des Dokuments richtet: Schickt ihr einen Geschäftsbrief als Email, dann müsst ihr diese Email aufbewahren. Wenn ihr aber eine Rechnung etwa als PDF oder Word per Email verschickt, dann ist es nicht die Email, die ihr aufbewahren sollt, sondern die Datei (und den Ausdruck). Es sei denn… in der Email stehen noch weitere relevante Fakten.

GoBD – Darauf solltet ihr achten

Auch wenn ddie GoBD für alle steuerrelevanten Daten gelten – besonders wichtig ist das Thema für alle Gründer, die eine Kasse haben, also Bargeld-Einnahmen und -Ausgaben. Denn hier müsst ihr tägliche Aufzeichnungen machen und diese müssen eben auch den GoBD entsprechen. Hier solltet ihr darauf achten, dass ihr mit einem GoBD konformen Kassensystem arbeitet – mehr dazu findet ihr hier:
GoBD-konforme Kassensysteme – das erwartet ab 2021 das Finanzamt von euch