Unsere Top 15 Projektmanagement-Tools und Apps für Startups & Gründer
Kollaboration muss gezielt und organisiert sein – das trifft für Teams, die jung und vielleicht sogar rund um den Globus verteilt sind, besonders zu. Startups benötigen effiziente Tools und Apps für ihr Projektmanagement – welche das sein können, erfahrt ihr in diesem Fachartikel.
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Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools für euer Projekt: Unser Vergleich der aktuell besten Projektmanagement-Tools soll euch helfen, die richtige Plattform für euer Projektteam zu wählen. Egal, ob ihr als selbstständiger Unternehmer oder als angestellter Projektmanager euer Team und die einzelnen Projektbereiche organisieren wollt.
Unser Tipp
Projektmanagement mit monday.com
Das cloudbasiertes Projektmanagement- und Kollaborationstool vernetzt Teams über eine virtuelle Arbeitsplattform („Work OS) miteinander und digitalisiert Arbeitsabläufe plattformübergreifend. Eure Teams können ihre Workflows und Projekte über eine adaptive Web-Plattform managen, manuelle Arbeitsschritte automatisieren und Aufgaben für alle Team-Mitglieder koordinieren. monday.com ist dabei so benutzerfreundlich, dass ein schnelles Team-Onboarding möglich ist und ihr Workflows nach Belieben anpassen könnt. Dabei helfen hunderte vorkonfigurierte, anpassbare Vorlagen.
Mit monday.com verwaltet ihr alle wichtigen Daten in einem DSGVO-konformen Tool:
- eure Kommunikation, Projekte, Dateien,
- Aufgaben, Kampagnen,
- Mitarbeitenden, Partner, Dienstleister,
- Assets, Tickets sowie
- Kunden und Leads.
Unser Urteil: Ob für Marketing Teams, Vertriebsverantwortliche, Support, HR-Abteilungen, IT-Verantwortliche, Entwickler oder Projektmanager, das Tool ist sehr vielseitig einsetzbar, funktioniert für alle Browser auf dem Desktop und gibt es als mobile App für iOS und Android.
Es lohnt sich, Projekte ab sofort zu managen mit
Wirkungsvolle Projektmanagement-Tools für euer Team
Für die Leitung von Projekten ist es von größter Wichtigkeit, alle projektrelevanten Daten, Dokumente und Informationen auf einen Blick vorliegen zu haben. Für die bestmögliche Übersicht und Steuerung von Projekten sind einige sehr gute Softwarelösungen erhältlich. Mithilfe dieser Tools lassen sich oftmals auch projektübergreifend alle aktuell vorhandenen oder für die Zukunft vorgesehenen Projekte angelegt, geplant, organisiert und gesteuert, sowie verwaltet und überwacht werden.
Projektmanagement-Tools bieten ein übersichtliches Dashboard, auf dem alle wichtigen Aufgaben, Daten, Dokumente, Termine, Teammitglieder, die entsprechende Kommunikation und weiteres Material auf einen Blick erkennbar sind und leicht bearbeitet werden können.
monday.com Projektmanagement
monday.com ist eine Cloud-basierte leistungsstarke Work- und Productivity-Software, die Teams bei der Planung, Ausführung und Steuerung ihrer Projekte unterstützt – vollständig integriert und plattformunabhängig einsetzbar, ob im Büro, zuhause oder unterwegs. Dank ihrer Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität erlaubt sie ein schnelles Onboarding des Teams und bietet überdies die Möglichkeit, Workflows nach Belieben anzupassen. Die visuelle Benutzeroberfläche und zahlreiche Produktivitätsfunktionen helfen einem Team, Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen, für jeden Projekt-Meilenstein bessere Ergebnisse zu erzielen und deine Projekte und Aufgaben effektiver zu managen.
Testversion und Preise: Neue Anwender können monday.com mit allen Funktionen des Pro-Pakets 14 Tage kostenfrei und unverbindlich testen. Teams, die sich im Anschluss für monday.com entscheiden, zahlen ab 8 € pro Benutzer und Monat (Minimum 3 Benutzer) im Basic-Paket, 10 € im Standard-Paket und 16 € im Pro-Paket.
Bitrix24 – All-in-One Projektmanagement-Tool mit vielen Extras
Bitrix24 ist eine klare Empfehlung für jeden, der auf der Suche nach einer umfassenden Projektmanagement-Lösung „Plus“ ist. Es bietet neben einem ausgereiften CRM-Tool vor allem eine herausragende Plattform für Projektmanagement, die euch die volle Kontrolle über eure Vertriebs- und Projektprozesse ermöglicht.
Mit Bitrix24 können Leads generiert, Kunden verwaltet und Projekte äußerst effizient durchgeführt werden. Darüber hinaus bietet das System eine breite Palette von Kollaborationstools und digitalen Diensten, darunter einen Website-Builder, einen Onlineshop, Drive, Personalverwaltung und vieles mehr.
Wichtige Funktionen von Bitrix24:
- Mobiles CRM: Bitrix24 bietet ein mobiles CRM, das alle Funktionen und Möglichkeiten der Desktop-Version beinhaltet – voller Zugriff auf alle Projekte auch unterwegs.
- Projektverwaltung: Bitrix24 ermöglicht die effiziente Planung, Zuweisung von Aufgaben und die Verfolgung des Fortschritts für jedes Projekt.
- Zeiterfassung und Ressourcenmanagement: Verfolgt die Arbeitszeit eurer Teammitglieder und verwaltet Ressourcen mühelos.
- Visuelle Tools wie Gantt-Diagramme: Nutzt visuelle Tools wie Gantt-Diagramme, Listen, Kanban und Kalender, um eure Projekte optimal zu organisieren.
- Kalenderfunktionen: Aufgaben mit Deadline, Teamtermine und Gruppenevents – mit diesem Bitrix24-Tool könnt ihr ganz individuell Kalender erstellen.
Großes Plus:
Über den Bitrix24 Market und die REST API gibt es umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, um eure Projektmanagement-Workflows zu optimieren und eigene Apps zu erstellen.
Flexible Tarifoptionen:
- Kostenfreie Version: ideal für kleine Unternehmen und Startups, bietet grundlegende Projektmanagement-Funktionen
- Basic: für 5 Nutzer zum monatlichen Preis von 49 Euro
- Standard: für 50 Nutzer zum monatlichen Preis von 99 Euro
- Professional: für 100 Nutzer zum monatlichen Preis von 199 Euro
- Enterprise: Mit Preisen ab 399 Euro pro Monat erhaltet ihr maßgeschneiderte Lösungen für größere Unternehmen.
InLoox für Outlook
InLoox ist ein praktisches Projektmanagement-Tool, das sich auf Plattform der bekannten und vielfach genutzten Microsoft-Office-Software Outlook einbinden lässt. Das eigenständige Programm InLoox verfügt über eine anwenderfreundliche Oberfläche, auf der ihr eure Projekte auf einfache Weise planen und steuern könnt.
Wrike – der Klassiker
Die Software-as-a-Service (SaaS) Projektmanagementlösung Wrike gilt als eines der am längsten und häufigsten genutzten Projektmanagement-Tools. Wrike wird besonders gern von Agenturen, Kreativen oder Unternehmen mit einem größeren außerhalb des Unternehmens bis hin zu global tätigen Mitarbeiterstammes angewendet. Die Funktionen von Wrike verbessern die Kommunikation und Leistungsfähigkeit von an verschiedenen Orten tätigen Teams. Projekte können in Einzelaufgaben zerlegt werden, den entsprechenden Mitarbeitern oder Verantwortlichen zugewiesen werden. Unternehmensinterne Projekte oder Projekte für Kunden können mit Wrike termingerecht gesteuert und überwacht werden. Bis zu 35 verschiedene Anwendungen, wie zum Beispiel Gmail, Microsoft-Office365, Salesforce und Weitere, können in Wrike eingebunden werden.
Web: https://www.wrike.com/de/
Function Point – Projektmanagement für Freiberufler
Die Software Function Point ist besonders für Agenturen oder kreative Freiberufler konzipiert. Function Point bietet verschiedene leistungsstarke Tools für einzelne mit bestimmten Projekten betraute Abteilungen im Unternehmen, wie zum Beispiel für die Buchhaltung, die Rechnungsstellung, den Kundenservice, die Auftragsannahme und -Bearbeitung, das Marketing, die Kreativabteilung und Weitere. Das Dashboard bietet einen Überblick über die Projekte, die Aufgaben und deren Verteilung an Mitarbeiter, die Terminierung und Weiteres. Weiterhin kann auf dem Dashboard die Rentabilität der Projekte eingesehen werden.
Preis: Der Preis für die Nutzung von Functionpoint liegt bei 34 USD pro Benutzer im Monat.
Web: https://functionpoint.com/
Scopevisio – Cloudbasiertes Projektmanagement-Tool
Die wesentliche Stärke des Projektmanagement-Tools Scopevisio liegt in der Nutzung der Cloud. Auf Scopevisio können Unternehmen ihre Projekte, Geschäftsprozesse, Daten, Dokumente oder Weiteres ihren Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder Teams an jedem Ort auf der Welt mit Internetzugang und auf jedem stationären oder mobilen Endgerät zugänglich machen. Durch die Vergabe von benutzerdefinierten Rechten erhalten so die entsprechenden Personen oder Gruppen den Zugang zu den für sie bestimmten Bereichen. Ebenso ermöglicht Scopevisio auch den Austausch von Daten mit anderen Dienstleistern oder Unternehmen, wie zum Beispiel DATEV, Creditreform und Anderen.
Web: https://www.scopevisio.com/
factro – Deutsches Projektmanagement
Das leistungsstarke Projektmanag
ement-Tool Factro hat mit vielen Vorteilen aufzuwarten. Die als Web-App konzipierte Software bietet umfangreiche Funktionen, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben und Projekte zu erstellen, die Erstellung eines Projektstrukturplans auf einem übersichtlichen und intuitiv sehr einfach zu bedienenden Dashboard, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Anlegen von Checklisten, Funktionen zur Kontrolle der Leistungen oder Projektkosten und vieles weitere. Factro ist ein deutsches Produkt und mit den entsprechenden Sicherheitsstandards ausgestattet. Die Gestaltung des Preises für verschiedene Nutzungskategorien ist weiterhin ein großer Vorteil des Projektmanagement-Tools.
Preise: Es steht eine kostenfreie Basic-Cloud-Version für bis zu 10 Nutzern zur Verfügung. Weitere Versionen sind die Team-Cloud-Lizenz für 7,99 EUR im Monat, die Business-Cloud-Lizenz 19,99 EUR im Monat und die Professional-Cloud-Lizenz 29,99 EUR im Monat. Diese Preise gelten pro Nutzer ab jeweils 3 Nutzern der Plattform.
Stackfield – Zur besseren Teamkommunikation
Ein Projektmanagement-Tool, deren Stärken unter anderem in der Verbesserung der Teamkommunikation liegt ist die cloudbasierte SaaS-Projektmanagementsoftware der Stackfield GmbH aus Deutschland. Das Dashboard von Stackfield liefert den Überblick über Projekte, Aufgaben, Terminierung und die Verteilung der Verantwortlichkeiten. Besonderes Augenmerk liegt bei der Sicherheit der Daten, die ausschließlich auf deutschen Servern abgelegt werden. Zur Vereinfachung und Verbesserung der Kommunikation der in den Projekten zusammenwirkenden Teams stehen einfach zu handhabende Gruppenchaträume zur Verfügung.
Web: https://www.stackfield.com/de/
Trello – Kostenloser Start in das Projektmanagement
Trello ist eine Projektmanagementsoftware, die seit dem Jahr 2011 von dem britischen Unternehmen Atlassian im Web zur Verfügung gestellt wird. Seit 2015 ist Trello auch in deutscher Sprache verfügbar. Das Programm kann in einer Basisversion kostenlos genutzt werden. Für weitere Features, wie beispielsweise Hintergrundbilder und Sticker sowie Extra-Funktionen kann der Basis-Account in einen kostenpflichtigen Gold-Account erweitert werden. Auf Trello können schon in der Basisversion auf einem Board mit anderen Mitgliedern verschiedene Listen erstellt werden, die zum Beispiel mit Anhängen, Checklisten, Terminen und ähnliches versehen werden können. Für Trello stehen auch verschiedene Apps für Smartphones und iPhones zur Verfügung.
Web: https://trello.com/
Asana – Kompatibel mit vielen Services
Asana ist eine webbasierte Projektmanagement-Software der beiden ehemaligen Facebook-Mitarbeiter Moskowitz und Rosenstein. Gegründet wurde das Unternehmen 2008 in San Francisco in Kalifornien mit der Veröffentlichung der Software im Jahr 2011. Asana ist besonders auf die Teamarbeit und Vereinfachung der Kommunikation zur Planung, Bearbeitung und Kontrolle von Projekten ausgerichtet. Große Vorteile von Asana sind die Kostenfreiheit in einer Basisversion und die Möglichkeit, die Software in viele andere Tools verschiedener Anbieter integrieren zu können, wie zum Beispiel Salesforce, Microsoft-Teams, Dropbox, tray.io, Everhour, Chrome-Erweiterung, OneDrive, Google Drive und viele weitere.
Preise: In einer Premium-Version für 9,25 EUR pro Nutzer im Monat stehen weitere Funktionen zur Verfügung. Kleine Teams können von Asana Rabatte erhalten. In einer Enterprise-Version werden weitere Kontrollmöglichkeiten und ein erweiterter Support zur Verfügung gestellt. Die Preise der Enterprise-Version werden von Asana nach Kontaktaufnahme genannt.
Web: https://asana.com/de
Basecamp – Für Kommunikation mit euren Kunden
Basecamp ist eine einfache Projektmanagementsoftware, deren Funktionen besonders die Kommunikation innerhalb von Teams und mit Kunden fördert. Das Tool ist aufgrund seiner leicht verständlichen Benutzerfreundlichkeit besonders gut als erstes Programm oder Anfänger-Software im Bereich Projektmanagement geeignet. Ihre Funktionen sind besonders auf Agenturen oder kreative Freelancer und ähnliche Nutzer abgestellt. Aufgaben können an eine oder mehrere Personen zugewiesen werden. Die Bildung von Besprechungsforen ist möglich. Für die Kommunikation und Interaktion mit Kunden steht ein separater Bereich zur Verfügung. Das Programm stellt eine deutsche Bedienungsoberfläche zur Verfügung. In einer Testversion können die Funktionen von Basecamp ausgiebig getestet werden.
Preise: Erhältlich ist die Software für 99 USD im Monat pro Team.
AceProject – Englisches Projektmanagement
AceProject ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, deren Oberfläche in englischer Sprache gestaltet ist. Das Programm kann in fünf verschiedenen Erweiterungen von einer kostenfreien Basic-Version bis hin zu einer Gold-Version mit einer unendlichen Anzahl an Nutzern im Monat gebucht werden. AceProject bietet ein übersichtliches Dashboard, das recht intuitiv bedient werden kann. Verschiedene Hilfetools stehen zur Verfügung. Mit den Integrationen Ganttschart und Timesheet können Daten der Projekte visuell aufbereitet und innerhalb bestimmter Zeitabläufe getimt und überwacht werden. AceProject auf die Vereinfachung der Teamkommunikation ausgerichtet.
Preise: kostenfreier Basic-Account für bis zu 3 aktive Nutzer und 3 aktive Projekte – Gesamtkapazität 1 GB, Standard 24 USD im Monat für bis zu 10 aktive Nutzer und 10 aktive Projekte – Gesamtkapazität 5 GB, Advanced 49 USD im Monat für bis zu 30 aktive Nutzer und 30 aktive Projekte – Gesamtkapazität 15 GB, Silver 99 USD im Monat für bis zu 100 aktive Nutzer und 100 aktive Projekte – Gesamtkapazität 45 GB sowie der Gold-Version 199 USD im Monat für unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Projekte – Gesamtkapazität 100 GB.
Web: https://www.aceproject.com/
Podio – Vielfältiges Projektmanagement Tool
Podio von Citrix ist eine sehr anpassungsfähige Projektmanagementsoftware, die besonders auf die Erleichterung der Teamkommunikation ausgerichtet ist. Auf einer deutschsprachigen Oberfläche können besonders viele unterstützende Tools und Erweiterungen integriert werden. Es besteht die Möglichkeit, personalisierte Integrationen oder Webformulare zu verwenden. Verschiedene Apps zur Anpassung und Unterstützung der unterschiedlichen Arbeitsabläufe in Unternehmen können der Basisversion der Software hinzugefügt werden. Zusätzlich zu der deutschen benutzerfreundlichen Bedienungsoberfläche wird ein deutschsprachiger Blog mit vielen Informationen und Tipps zur Nutzung und Weiteres geführt.
Preise: Der Preis liegt bei 9 USD im Monat für das Basispaket, 14 USD im Monat für die Podio-Pro-Version und 24 USD im Monat für eine Premium-Version mit weiteren Funktionen. Für eine Enterprise-Version kann eine individuelle Preissetzung mit dem Unternehmen Citrix vereinbart werden.
Web: https://podio.com/
MS Project- und Portfoliomanagement
Die in das Office-Paket von Microsoft eingebundene Projektmanagementsoftware MS Project- and Portfoliomanagement gilt als der Klassiker moderner Projektmanagementprogramme. Die Software ist unterteilt in die Bereiche Projektmanagement, Portfoliomanagement und Ressourcenmanagement. Zur Nutzung des Programms stehen eine lokale sowie eine cloudbasierte Lösung zur Verfügung. Mithilfe der Cloud kann an jedem Ort der Welt mit einem Internetzugang auf die Software und die hinterlegten Daten zugegriffen werden.
Preise: Die verschiedenen lokalen und cloudbasierten Angebote sind in verschiedenen Versionen erhältlich. So kann schon ab 5,90 pro Monat und Nutzer die Software Project Online Essentials gebucht werden. Weitere Cloudversionen sind Project Online Professional für 25,30 EUR je Benutzer im Monat sowie Project Online Premium für 46,40 EUR je Benutzer im Monat. Es stehen Testzeiträume zur Verfügung, in denen die Versionen ausgiebig kostenfrei getestet werden können.
Web: https://products.office.com/de-de/project/project-and-portfolio-management-software?tab=tabs-1
Outsourcing als eine günstige Alternative zur Erleichterung des Projektmanagements
Eine arbeitserleichternde, kosten- und personalsparende Alternative zum alleinigen Projektmanagement kann das Outsourcen von bestimmten Teilaufgaben an andere Abteilungen im eigenen Unternehmen oder spezialisierte Dienstleister außerhalb des Unternehmens darstellen. Besonders das Outsourcen ständig wiederkehrender Routineaufgaben innerhalb eines Projektes können euch viele Freiräume für andere wichtige Tätigkeiten schaffen.
Innerhalb vieler Unternehmen, besonders auch für Einzelunternehmer, Agenturen und Freiberufler, bietet sich das Outsourcen von allgemeinen Bürotätigkeiten wie beispielsweise Telefonservice und Support für Kunden und Geschäftspartner an. Darunter fallen auch Auftragsannahme und Bearbeitung, Beantwortung oder Versenden von E-Mails, die Abwicklung der Korrespondenz, Rechnungserstellung und Eingangsprüfung, Buchführungsaufgaben oder die Aufbereitung von Daten für statistische Zwecke und vieles andere mehr.
Ein leistungsstarker Dienstleister kann euch als Unternehmer wesentlich entlasten ohne Verlust des Überblicks über euer Projekt.
Exkurs: Das ist Projektmanagement & seine Aufgaben
Nach der Norm DIN 69901 wird das Projektmanagement als die Gesamtheit von Führungsaufgaben, unter der Bildung einer Führungsorganisation und Anwendung von Führungstechniken sowie Führungsmittel für die Abwicklung eines Projekts definiert. Dabei sollen unter optimalem Einsatz an personellen und finanziellen Ressourcen die Projektziele erreichbar werden.
Mit dem Einsatz ausgewählter Projektmanagement-Tools können die einzelnen Aufgaben des Projekts in Einzelschritte zerlegt werden. Aus diesen einzelnen Teilbereichen des Projektmanagements könnt ihr mithilfe der passenden Tools wiederum wichtige Rückschlüsse für verschiedene Unternehmensanalysen gewinnen, wie beispielsweise Informationen für Soll-Ist-Vergleiche, Planungen oder das Benchmarking – dem Vergleich von Projekten und dem Projektmanagement eurer Mitbewerber.
Nur mit einem effizienten Einsatz des Projektmanagement-Tools erhaltet ihr einen stetigen genauen Überblick über eure Projekte und habt die Möglichkeit eure Ressourcen ohne Verschwendung gezielt einzusetzen.