Kassenbuch führen - so geht´s. How-to mit Kassenbuch-Vorlage, Tipps & Muster als pdf!

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Wir erklären, was ein Kassenbuch ist, wie die Kassenbuchführung geht und zeigen Kassenbuch Muster. Plus: Kassenbuch-Vorlage als pdf zum Download und Tipps zum Kassenbuch führen mit Online-Tools (Liste).

Wenn es um das Führen des Kassenbuchs geht, gibt es immer wieder Unklarheiten. Nicht selten werden dabei Fehler gemacht, die so manchen Unternehmer am Ende auch eine Menge Probleme bescheren – nicht zuletzt dann, wenn die Finanzbehörde das Kassenbuch zurückweist.

Was ist überhaupt ein Kassenbuch …?

In Deutschland ist das Kassenbuch ein in Kontoform zu führendes Buch über alle Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsbetriebes – allerdings nur dann, wenn in diesem Geschäftsbetrieb auch Geschäftsvorfälle mit Barzahlung vorkommen. Auf deutsch: Wenn Sie Verkäufe mit Bargeld durchführen, dann müssen Sie ein Buch führen, indem jeder einzelne Verkauf gelistet wird.

Mit der Verwendung einer Registrierkasse ist das Führen eines Kassenbuchs nicht überflüssig geworden – nur etwas leichter.

Die Kassenbuchführung: Welche Daten müssen ins Kassenbuch?

Eigentlich müssten im Kassenbuch alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgeführt sein – mit folgenden Punkten:

  • Datum
  • Betrag
  • Zweck
  • Umsatzsteuersatz
  • Umsatzsteuer / Vorsteuer des Betrags
  • Belegnummer
  • der jeweils aktuelle Kassenbestand

Die Registrierkasse macht die Arbeit insofern leichter, als dass sie die Aufzeichnung der Einzeleingaben selbsttätig übernimmt. Das Kassenbuch enthält dann nur das sogenannte Zählprotokoll und die Auflistung der Tageslosung. Die Kassenbelege und die Zählprotokolle müssen aber aufbewahrt und dem Kassenbuch beigefügt werden.

Gründerrat:

Gewöhnen Sie sich schnell an sauberes und sofortiges Bearbeiten, sprich führen Sie Ihr Kassenbuch vom ersten Tag an. Denn: Es muss jeden Tag ein Zählprotokoll ermittelt und ein Tagesabschluss gemacht werden.

Kassenbuch führen – so geht´s

Die IHK München fasst in ihrem Merkblatt die Anforderungen an ein ordentlich geführtes Kassenbuch in zehn Punkten zusammen:

  1. Keine Buchung ohne Beleg.
  2. Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann.
  3. Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
  4. Der Kassenbestand darf nie negativ sein (eine Kasse kann nicht leerer als leer sein!).
  5. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit).
  6. Auch Privateinlagen und -entnahmen sind täglich aufzuzeichnen.
  7. Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse).
  8. Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. An schließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung.
  9. Keine willkürliche Tagesfolge (bspw. 16. Mai, 9. Mai, 17. Mai …). Sollte die Verarbeitung eines Tages versehentlich unterblieben sein, muss das Kassenbuch neu verfasst werden.
  10. Keine Leerzeilen lassen, also fortlaufend untereinander schreiben.

Kassenbuch Vorlage zum Download

Grau, oh Freund, ist alle Theorie. Daher haben wir hier eine Kassenbuch Vorlage zur Ansicht, damit Sie sich besser vorstellen können, was ein Kassenbuch überhaupt ist und wie die Kassenbuchführung tatsächlich praktisch aussieht. Danke in diesem Zusammenhand an Formblitz, die uns die Vorlage zur Verfügung gestellt haben. Um die Kassenbuch Vorlage im pdf-Format herunterzuladen, müssen Sie einfach auf das Bild klicken.

kassenbuch-vorlage

Kassenbuch führen am PC – Kassenbuch Tools im Vergleich

Klar, wer schreibt schon gerne noch alle Daten eines Verkaufes in ein Buch? Heute geht das dank Strichcode und digitaler Lagerverwaltung am Computer. Tatsächlich gibt es eine ganze Reihe an Kassenbuch-Programmen, vom Profi-Anbieter Datev bis zu kleinen kostenlosen Freeware-Programmen. Vorsicht ist geboten, wenn die Programme sich als einfache Exel-Listen herausstellen, denn die reichen nicht als akzeptierter Nachweis. (Siehe dazu unten stehende Frage 3.)

Hier eine kleine Liste von Kassenbuch Programmen:

© lexware

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Kassenbuch: die häufigsten Fragen zur Kassenbuchführung

1. Wer muss KEIN Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs ergibt sich aus § 146 AO und aus § 22 UStG. Nach den Vorschriften des § 146 AO ist jeder Unternehmer zur Einzelaufzeichnung eines jeden Umsatzes verpflichtet. In Form eines Kassenbuchs muss das aber nur für die Unternehmer gemacht werden, die nach § 22 UStG auch zur Abfuhr der Umsatzsteuer verpflichtet sind und die Bücher führen müssen. Wer eine 4/3-Rechnung ausstellt, also Kleingewerbetreibender ist, braucht kein Kassenbuch zu führen. Es muss aber dennoch jede Einnahme einzeln aufgezeichnet werden.

Selbständige, die in den sogenannten „Freien Berufen“ arbeiten, also Ärzte, Rechtsanwälte, Journalisten, Designer, Künstler usw., sind nicht buchführungspflichtig – sprich: Sie müssen auch kein Kassenbuch führen.

2. Was tun bei mehreren Kassen?

Jedes Geschäft hat eine Hauptkasse. Dazu kann es bei einzelnen Handelsgeschäften auch noch mehrere Nebenkassen geben. Der korrekte Weg ist, Nebenkassenkladden zu führen und die Tageswerte aus den Nebenkassenkladden in den Geschäftsbericht der Hauptkasse zu übernehmen. Für jede einzelne Kasse gelten dabei die selben Vorschriften wie für die Hauptkasse.

3. Kassenbuch mit Excel führen – geht das?

Kurze Antwort: Nein. § 158 AO schreibt klar vor, dass das Führen von Büchern in veränderbaren elektronischen Dateien unzulässig ist. Damit soll – ganz ähnlich wie beim Fahrtenbuch – ein nachträgliches Verändern unmöglich gemacht und damit Manipulationen vorgebeugt werden. Wer das Kassenbuch elektronisch führen möchte, muss sich also eines entsprechenden Programms bedienen. Eine einfache Kassenbuch-Excel-Tabelle ist unzulässig und kann bei einer Prüfung durch die Steuerbehörde dazu führen, dass „hinzugeschätzt“ wird. Die Rechtsgrundlage dafür ist § 162 AO, nach dem die Steuerbehörde in Fällen von nicht ordnungsgemäßer, oder unzureichender Buchführung hinzuschätzen darf. Das kann unter Umständen teuer werden.

4. Irrtümer in der Kassenbuchführung: Welche Strafen können noch drohen?

Hinzuschätzungen sind an und für sich schon schlimm genug, da sie im Einzefall enorm viel Geld kosten können. Erscheint die Buchführung der Steuerbehörde bei der Prüfung aber nicht nur unzureichend, sondern auch unplausibel, hat sie die Möglichkeit, die gesamte Buchhaltung zu verwerfen. Und wer sich die Arbeit, Kassenbücher zu führen, gleich erspart, dem droht unter Umständen auch Verlust der Konzession. Außerdem kann im Einzelfällen der Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung begründet sein. Dann ermittelt auch der Staatsanwalt.

5. Was bedeutet „rechnerische Führung“ beim Kassenbuch?

Ein Kassenbuch nur rechnerisch zu führen, ist ein Verstoß gegen die Abgabenordnung. Es führt außerdem dazu, dass die Steuerbehörde in weitaus den meisten Fällen die Buchhaltung komplett verwirft. Das Kassenbuch darf nur aufgrund der tatsächlichen Umsätze und unter Beifügung aller Tagesberichte und Zählprotokolle geführt werden. Alles andere ist unzulässig.

Buchführung ist grundsätzlich für jeden Unternehmer eine Aufgabe, an die er mit großer Sorgfalt und Umsicht herangehen sollte. Das gilt nicht nur für das Kassenbuch. Abkürzungen und Bequemlichkeitswege können am Ende ziemlich teuer und ärgerlich werden. Lieber gleich ordentlich und korrekt.

Gründerrat: Kassenbuch als Teil der Buchhaltungssoftware:

Meist ist es mit dem Führen eines Kassenbuches nicht getan, schließlich gehört viel mehr zur Buchhaltungspflicht eines Unternehmers. Kassenbuch-Tools sind deshalb in der Regel auch Bestandteil von Buchhaltungsprogrammen, ob direkt auf einem stationären Rechner oder in der Cloud. Mehr zu Buchhaltungsprogrammen haben wir in diesen Übersichtsartikeln für Sie zusammengefaßt:

Buchführung mit Online-Tools: Buchhaltungsprogramme in der Cloud | Übersicht 2016

Buchhaltungssoftware – welches Buchhaltungsprogramm ist das Beste für Startups? Übersicht 2016

 

 

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