Kassenbuch führen 2023 – so geht´s: mit Kassenbuch-Vorlage, Tipps & Muster als pdf!

Wenn es um das Führen des Kassenbuchs geht, gibt es immer wieder Unklarheiten. Nicht selten werden dabei Fehler gemacht, die so manchen Unternehmer am Ende auch eine Menge Probleme bescheren – nicht zuletzt dann, wenn die Finanzbehörde das Kassenbuch zurückweist. Hier die wichtigsten Infos zum Thema Kassenbuch, die ihr wissen müsst, für euch zusammengefasst:

Was ist überhaupt ein Kassenbuch …?

In Deutschland ist das Kassenbuch ein in Kontoform zu führendes Buch über alle Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsbetriebes – allerdings nur dann, wenn in diesem Geschäftsbetrieb auch Geschäftsvorfälle mit Barzahlung vorkommen. Auf deutsch: Wenn ihr Verkäufe mit Bargeld durchführt, dann müsst ihr ein Buch führen, indem jeder einzelne Verkauf aufgeschrieben, also, gelistet wird (=> das Kassenbuch)

Mit der Verwendung einer Registrierkasse ist das Führen eines Kassenbuchs auch 2023 nicht überflüssig geworden – nur etwas leichter, da die Kasse die Vorgänge automatisch erfasst.

Die Kassenbuchführung: Welche Daten müssen 2023 ins Kassenbuch?

Kassenbuch führen – das muss rein: Eigentlich müssten im Kassenbuch alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgeführt sein – mit folgenden Punkten:

• Datum
• Betrag
• Zweck
• Umsatzsteuersatz
• Umsatzsteuer / Vorsteuer des Betrags
• Belegnummer
• der jeweils aktuelle Kassenbestand

Die Registrierkasse macht die Arbeit insofern leichter, als dass sie die Aufzeichnung der Einzeleingaben selbsttätig übernimmt. Das Kassenbuch enthält dann nur das sogenannte Zählprotokoll und die Auflistung der Tageslosung. Die Kassenbelege und die Zählprotokolle müssen aber aufbewahrt und dem Kassenbuch beigefügt werden.

Gründerrat:

Gewöhnt euch schnell ein sauberes und sofortiges Bearbeiten an, sprich, führt euer Kassenbuch vom ersten Tag an. Denn: Es muss jeden Tag ein Zählprotokoll ermittelt und ein Tagesabschluss gemacht werden. Bevor ihr jetzt mühsam selbst ein Kassenbuch als Tabelle entwerft, greift doch einfach zu einer Vorlage.

Kassenbuch führen – so geht´s: die 10 Regeln fürs Kassenbuch

Die IHK München fasst in ihrem Merkblatt die Anforderungen an ein ordentlich geführtes Kassenbuch in zehn Punkten zusammen – das musst du beachten:

1. Keine Buchung ohne Beleg.
2. Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann.
3. Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
4. Der Kassenbestand darf nie negativ sein (eine Kasse kann nicht leerer als leer sein!).
5. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit).
6. Auch Privateinlagen und -entnahmen sind täglich im Kassenbuch aufzuzeichnen.
7. Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse).
8. Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. An schließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung.
9. Keine willkürliche Tagesfolge (bspw. 16. Mai, 9. Mai, 17. Mai …). Sollte die Verarbeitung eines Tages versehentlich unterblieben sein, muss das Kassenbuch neu verfasst werden.
10. Keine Leerzeilen lassen, also fortlaufend untereinander schreiben.

Kassenbuch-Vorlage zum Download

Grau, oh Freund, ist alle Theorie. Daher haben wir hier eine Kassenbuch Vorlage zur Ansicht, damit ihr euch besser vorstellen könnt, was ein Kassenbuch überhaupt ist und wie die Kassenbuchführung tatsächlich praktisch aussieht. Danke auch an Formblitz, die uns die Vorlage zur Verfügung gestellt haben. Um die Kassenbuch Vorlage im pdf-Format herunterzuladen, müsst ihr einfach auf das Bild klicken.

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Kassenbuch führen am PC – Kassenbuch Tools im Vergleich

Klar, wer schreibt schon gerne noch alle Daten eines Verkaufes in ein Buch? Heute geht das dank Strichcode und digitaler Lagerverwaltung am Computer. Tatsächlich gibt es eine ganze Reihe an Kassenbuch-Programmen, vom Profi-Anbieter Datev bis zu kleinen kostenlosen Freeware-Programmen. Vorsicht ist geboten, wenn die Programme sich als einfache Exel-Listen herausstellen, denn die reichen nicht als akzeptierter Nachweis. (Siehe dazu unten stehende Frage 3.)

Hier eine kleine Liste von Kassenbuch Programmen (Stand 2023):

• Kassenbuch-Software von orgaMax, hier erfahrt ihr mehr
• Kassenbuch online von Datev: eine browsergestützte Lösung, die es euch erlaubt, eure Kasse elektronisch zu führen. Hier erfahrt ihr mehr.
• Kassenbuch von FGS Finanzsoftware (Freeware) – hier mehr Infos

Regeln zum Kassenbuch 2023: die häufigsten Fragen zur aktuellen Kassenbuchführung

1. Wer muss KEIN Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs ergibt sich aus § 146 AO und aus § 22 UStG. Nach den Vorschriften des § 146 AO ist jeder Unternehmer zur Einzelaufzeichnung eines jeden Umsatzes verpflichtet. In Form eines Kassenbuchs muss das aber nur für die Unternehmer gemacht werden, die nach § 22 UStG auch zur Abfuhr der Umsatzsteuer verpflichtet sind und die Bücher führen müssen. Wer eine 4/3-Rechnung ausstellt, also Kleingewerbetreibender ist, braucht kein Kassenbuch zu führen. Es muss aber dennoch jede Einnahme einzeln aufgezeichnet werden.

Selbständige, die in den sogenannten „Freien Berufen“ arbeiten, also Ärzte, Rechtsanwälte, Journalisten, Designer, Künstler usw., sind nicht buchführungspflichtig – sprich: Sie müssen auch kein Kassenbuch führen.

2. Was tun bei mehreren Kassen?

Jedes Geschäft hat eine Hauptkasse. Dazu kann es bei einzelnen Handelsgeschäften auch noch mehrere Nebenkassen geben. Der korrekte Weg ist, Nebenkassenkassen zu führen und die Tageswerte aus den Nebenkassenkassen in den Geschäftsbericht der Hauptkasse zu übernehmen. Für jede einzelne Kasse gelten dabei die selben Vorschriften wie für die Hauptkasse.

3. Kassenbuch mit Excel führen – geht das?

Kurze Antwort: Nein. § 158 AO schreibt klar vor, dass das Führen von Büchern in veränderbaren elektronischen Dateien unzulässig ist. Damit soll – ganz ähnlich wie beim Fahrtenbuch – ein nachträgliches Verändern unmöglich gemacht und damit Manipulationen vorgebeugt werden. Wer das Kassenbuch elektronisch führen möchte, muss sich also eines entsprechenden Programms bedienen. Eine einfache Kassenbuch-Excel-Tabelle ist unzulässig und kann bei einer Prüfung durch die Steuerbehörde dazu führen, dass „hinzugeschätzt“ wird. Die Rechtsgrundlage dafür ist § 162 AO, nach dem die Steuerbehörde in Fällen von nicht ordnungsgemäßer, oder unzureichender Buchführung hinzuschätzen darf. Das kann unter Umständen teuer werden.

4. Irrtümer in der Kassenbuchführung: Welche Strafen können noch drohen?

Hinzuschätzungen sind an und für sich schon schlimm genug, da sie im Einzelfall enorm viel Geld kosten können. Erscheint die Buchführung der Steuerbehörde bei der Prüfung aber nicht nur unzureichend, sondern auch unplausibel, hat sie die Möglichkeit, die gesamte Buchhaltung zu verwerfen. Und wer sich die Arbeit, Kassenbücher zu führen, gleich erspart, dem droht unter Umständen auch Verlust der Konzession. Außerdem kann im Einzelfällen der Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung begründet sein. Dann ermittelt auch der Staatsanwalt.

5. Was bedeutet „rechnerische Führung“ beim Kassenbuch?

Ein Kassenbuch nur rechnerisch zu führen, ist ein Verstoß gegen die Abgabenordnung. Es führt außerdem dazu, dass die Steuerbehörde in weitaus den meisten Fällen die Buchhaltung komplett verwirft. Das Kassenbuch darf nur aufgrund der tatsächlichen Umsätze und unter Beifügung aller Tagesberichte und Zählprotokolle geführt werden. Alles andere ist unzulässig.

Buchführung ist grundsätzlich für jeden Unternehmer eine Aufgabe, an die er mit großer Sorgfalt und Umsicht herangehen sollte. Das gilt nicht nur für das Kassenbuch. Abkürzungen und Bequemlichkeitswege können am Ende ziemlich teuer und ärgerlich werden. Lieber gleich ordentlich und korrekt.

Unser Tipp: Kassenbuch als Teil der Buchhaltungssoftware

Meist ist es mit dem Führen eines Kassenbuches nicht getan, schließlich gehört viel mehr zur Buchhaltungspflicht eines Unternehmers. Kassenbuch-Tools sind deshalb in der Regel auch Bestandteil von Buchhaltungsprogrammen, ob direkt auf einem stationären Rechner oder in der Cloud. Mehr zu Buchhaltungsprogrammen 2023 haben wir in diesen Übersichten für euch zusammengefaßt:

Test 2023: Buchführung mit Online-Tools: die besten Buchhaltungsprogramme in der Cloud

Unsere Empfehlungen zur Buchhaltungssoftware – die besten 7 Buchhaltungsprogramme für Startups im Vergleich 2023