Lohnbuchhaltung für Startups – so geht’s: Aufgaben, Organisation, Personalabrechnung

Nicht alle Startups sind One-Mann-Unternehmen. In vielen Fällen helfen schon von Anfang an einige Mitarbeiter tatkräftig beim Aufbau des Unternehmens mit. Als Mitarbeiter wollen sie natürlich auch bezahlt werden – damit ist eine Lohnbuchhaltung unumgänglich. Wir erklären: die Aufgaben der Lohnbuchhaltung, die bestmögliche Organisation der Lohnbuchhaltung, Tools und ein paar wichtige Grundlagen zur Personalabrechnung.

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, und die Löhne pünktlich auszuzahlen sind nur ein Aufgabenbereich der Lohnbuchhaltung. Daneben muss die Lohnbuchhaltung auch noch:

• alle Personalstammdaten pflegen und verwalten
• die Jahreslohnkonten führen
• Lohnzahlungen veranlassen
• die Belege der Lohnzahlungen an die Hauptbuchhaltung übergeben
• Arbeitsverträge erstellen und verwalten (nur in sehr großen Unternehmen wird das ausgelagert)
• Kündigungen und Entlassungen finanziell korrekt abwickeln
• Abschluss der Lohnkonten zum Jahresende und Meldung an die Agentur für Arbeit sowie die Statistikämter
• alle gesetzlichen Meldepflichten erfüllen

Daneben ist der Lohnbuchhalter in einem Unternehmen auch immer der kompetente Ansprechpartner für alle arbeitsrechlichen, sozialversicherungsrechtlichen und lohnsteuerrechtlichen Fragen – oder sollte es zumindest sein. Das macht also auf jeden Fall jemanden nötig, der mit der Materie gut vertraut ist. Auch Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall, Mutterschutzgesetz und Schwerbehindertengesetz muss man als Lohnbuchhalter aus dem FF beherrschen, dazu auch das Betriebsverfassungsgesetz. Die tariflichen Leistungen kommen dann noch dazu – auch tariflich bedingte Personalnebenkosten.

Lohnbuchhaltung: Gesetzliche Meldepflichten

Bei den gesetzlichen Meldepflichten sind wichtig:

• die Lohnsteueranmeldung des Arbeitnehmers
• DEÜV-Meldungen (Datenübermittlung für die Sozialversicherungsträger, z.B. Rentenversicherung und Unfallversicherung)
• Beitragsnachweise für die Krankenkasse
• die erforderlichen Meldungen bei Austritt von Mitarbeitern (im Grunde die gleichen wie beim Eintritt)

An die Krankenkassen und an das Finanzamt sind dann natürlich auch in regelmäßigen Abständen die einbehaltenen Beträge für die Arbeitnehmer abzuführen.

Damit dürft ihr auch nicht sorglos umgehen – gerade wenn Krankenkassenbeiträge nicht rechtzeitig bezahlt werden oder dort Rückstände auflaufen, kann das dramatische Folgen für euer Unternehmen und auch für euch als Unternehmer: Das Nichtbezahlen von Sozialversicherungsbeiträgen für die Mitarbeiter kann im schlimmsten Fall bis zu 5 Jahre Haft oder sehr schmerzhafte Geldbußen nach sich ziehen. Sind zu hohe Schulden aufgelaufen, kann das auch als Zeichen für eine Insolvenz des Unternehmens gewertet werden – mit den entsprechenden Folgen für euer Unternehmen.

Bei der Lohnsteuer gibt es eine Aufzeichnungspflicht in den Lohnkonten über die einbehaltene Lohnsteuer (§ 41 EStG) und eine Durchführungsverordnung über das Abführen der Lohnsteuer (§ 4 LstDV). Beide müsst ihr strikt befolgen, da auch hier ansonsten große Probleme drohen können.

Lohnbuchhaltung selber machen oder Lohnbuchhaltung lieber outsourcen?

Auch bei jungen und kleinen Unternehmen hat es sich immer mehr eingebürgert, die Lohnbuchhaltung einfach outzusourcen. Der Arbeitsaufwand für eine Lohnbuchhaltung ist durchaus beträchtlich, dazu ist eine Menge Fachwissen und Knowhow wichtig, um eine Lohnbuchhaltung gut und richtig zu organisieren.

Lohnbuchhaltungssoftware ist hier eine wertvolle Hilfe – alle Fragen kann sie aber nicht beantworten. Ohne Fachwissen kommt ihr daher in diesem Bereich auf keinen Fall weiter. Zudem können Fehler auch schwere Folgen haben – das Finanzamt prüft außerordentlich, eure Mitarbeiter maulen und bei versäumten Meldepflichten wird das Ganze erst richtig haarig.

Wenn es darum geht, einen Mitarbeiter extra für die Lohnbuchhaltung einzustellen, oder den Buchhalter für die Aufgabe entsprechend weiterzuqualifizieren seid ihr in den meisten Fällen mit einem Outsourcing besser dran. Der Dumping-Preis für Outsourcing liegt im Moment bei 12,90 pro Mitarbeiter und Monat für die Lohnbuchhaltung. Andere Angebote sind etwas teurer, aber oft nur unwesentlich.

Der Vorteil ist, dass euch – gerade am Anfang – Fehler erspart bleiben, und dass ihr in den meisten Fällen gegenüber einem eigens eingestellten Mitarbeiter oder einem umfangreichen Weiterbildungsprogramm eine Menge Kosten spart.

Lohnbuchhaltung selber machen? Gute Lohnbuchhaltungstools helfen euch dabei!

Wenn ihr vorhabt, eure Lohnbuchhaltung selber zu machen, solltet ihr euren Lohnbuchhalter auf jeden Fall mit einem soliden Lohnbuchhaltungsprogramm unterstützen.

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