Lohn­buch­hal­tung für Start­ups: Auf­ga­ben, Orga­ni­sa­ti­on, Per­so­nalab­rech­nung – so geht’s

Nicht alle Start­ups sind One-Mann-Unter­neh­men. In vie­len Fäl­len hel­fen schon von Anfang an eini­ge Mit­ar­bei­ter tat­kräf­tig beim Auf­bau des Unter­neh­mens mit. Als Mit­ar­bei­ter wol­len sie natür­lich auch bezahlt wer­den – damit ist eine Lohn­buch­hal­tung unum­gäng­lich. Alles Wis­sens­wer­te über die Auf­ga­ben, die best­mög­li­che Orga­ni­sa­ti­on der Lohn­buch­hal­tung und ein paar wich­ti­ge Grund­la­gen zur Per­so­nalab­rech­nung haben wir des­halb in die­sem Bei­trag für euch zusammengestellt.

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Nicht alle Start­ups sind One-Mann-Unter­neh­men. In vie­len Fäl­len hel­fen schon von Anfang an eini­ge Mit­ar­bei­ter tat­kräf­tig beim Auf­bau des Unter­neh­mens mit. Als Mit­ar­bei­ter wol­len sie natür­lich auch bezahlt wer­den – damit ist eine Lohn­buch­hal­tung unum­gäng­lich. Alles Wis­sens­wer­te über die Auf­ga­ben, die best­mög­li­che Orga­ni­sa­ti­on der Lohn­buch­hal­tung und ein paar wich­ti­ge Grund­la­gen zur Per­so­nalab­rech­nung haben wir des­halb in die­sem Bei­trag für euch zusammengestellt.

Auf­ga­ben der Lohnbuchhaltung

Lohn- und Gehalts­ab­rech­nun­gen zu erstel­len, und die Löh­ne pünkt­lich aus­zu­zah­len sind nur ein Auf­ga­ben­be­reich der Lohn­buch­hal­tung. Dane­ben muss die Lohn­buch­hal­tung auch noch:

  • alle Per­so­nal­stamm­da­ten pfle­gen und verwalten
  • die Jah­res­lohn­kon­ten führen
  • Lohn­zah­lun­gen veranlassen
  • die Bele­ge der Lohn­zah­lun­gen an die Haupt­buch­hal­tung übergeben
  • Arbeits­ver­trä­ge erstel­len und ver­wal­ten (nur in sehr gro­ßen Unter­neh­men wird das ausgelagert)
  • Kün­di­gun­gen und Ent­las­sun­gen finan­zi­ell kor­rekt abwickeln
  • Abschluss der Lohn­kon­ten zum Jah­res­en­de und Mel­dung an die Agen­tur für Arbeit sowie die Statistikämter
  • alle gesetz­li­chen Mel­de­pflich­ten erfüllen

Dane­ben ist der Lohn­buch­hal­ter in einem Unter­neh­men auch immer der kom­pe­ten­te Ansprech­part­ner für alle arbeits­rech­li­chen, sozi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen und lohn­steu­er­recht­li­chen Fra­gen – oder soll­te es zumin­dest sein. Das macht also auf jeden Fall jeman­den nötig, der mit der Mate­rie gut ver­traut ist. Auch Ent­gelt­fort­zah­lun­gen im Krank­heits­fall, Mut­ter­schutz­ge­setz und Schwer­be­hin­der­ten­ge­setz muss man als Lohn­buch­hal­ter aus dem FF beherr­schen, dazu auch das Betriebs­ver­fas­sungs­ge­setz. Die tarif­li­chen Leis­tun­gen kom­men dann noch dazu – auch tarif­lich beding­te Personalnebenkosten.

Lohn­buch­hal­tung: Gesetz­li­che Meldepflichten

Bei den gesetz­li­chen Mel­de­pflich­ten sind wichtig:

  • DEÜV-Mel­dun­gen (Daten­über­mitt­lung für die Sozi­al­ver­si­che­rungs­trä­ger, z.B. Ren­ten­ver­si­che­rung und Unfallversicherung)
  • Bei­trags­nach­wei­se für die Krankenkasse
  • die Lohn­steu­er­an­mel­dung des Arbeitnehmers
  • die erfor­der­li­chen Mel­dun­gen bei Aus­tritt von Mit­ar­bei­tern (im Grun­de die glei­chen wie beim Eintritt)

An die Kran­ken­kas­sen und an das Finanz­amt sind dann natür­lich auch in regel­mä­ßi­gen Abstän­den die ein­be­hal­te­nen Beträ­ge für die Arbeit­neh­mer abzuführen.

Damit dürft ihr auch nicht sorg­los umge­hen – gera­de wenn Kran­ken­kas­sen­bei­trä­ge nicht recht­zei­tig bezahlt wer­den oder dort Rück­stän­de auf­lau­fen, kann das dra­ma­ti­sche Fol­gen für euer Unter­neh­men und auch für euch als Unter­neh­mer: Das Nicht­be­zah­len von Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­gen für die Mit­ar­bei­ter kann im schlimms­ten Fall bis zu 5 Jah­re Haft oder sehr schmerz­haf­te Geld­bu­ßen nach sich zie­hen. Sind zu hohe Schul­den auf­ge­lau­fen, kann das auch als Zei­chen für eine Insol­venz des Unter­neh­mens gewer­tet wer­den – mit den ent­spre­chen­den Fol­gen für euer Unternehmen.

Bei der Lohn­steu­er gibt es eine Auf­zeich­nungs­pflicht in den Lohn­kon­ten über die ein­be­hal­te­ne Lohn­steu­er (§ 41 EStG) und eine Durch­füh­rungs­ver­ord­nung über das Abfüh­ren der Lohn­steu­er (§ 4 Lst­DV). Bei­de müsst ihr strikt befol­gen, da auch hier ansons­ten gro­ße Pro­ble­me dro­hen können.

Lohn­buch­hal­tung sel­ber machen oder outsourcen?

Auch bei jun­gen und klei­nen Unter­neh­men hat es sich immer mehr ein­ge­bür­gert, die Lohn­buch­hal­tung ein­fach out­zu­sour­cen. Der Arbeits­auf­wand für eine Lohn­buch­hal­tung ist durch­aus beträcht­lich, dazu ist eine Men­ge Fach­wis­sen und Know­how wich­tig, um eine Lohn­buch­hal­tung gut und rich­tig zu organisieren.

Buch­hal­tungs­soft­ware für die Lohn­buch­hal­tung ist hier eine wert­vol­le Hil­fe – alle Fra­gen kann sie aber nicht beant­wor­ten. Ohne Fach­wis­sen kommt ihr daher in die­sem Bereich auf kei­nen Fall wei­ter. Zudem kön­nen Feh­ler auch schwe­re Fol­gen haben – das Finanz­amt prüft außer­or­dent­lich, eure Mit­ar­bei­ter mau­len und bei ver­säum­ten Mel­de­pflich­ten wird das Gan­ze erst rich­tig haarig.

Wenn es dar­um geht, einen Mit­ar­bei­ter extra für die Lohn­buch­hal­tung ein­zu­stel­len, oder den Buch­hal­ter für die Auf­ga­be ent­spre­chend wei­ter­zu­qua­li­fi­zie­ren seid ihr in den meis­ten Fäl­len mit einem Out­sour­cing bes­ser dran. Der Dum­ping-Preis für Out­sour­cing liegt im Moment bei 12,90 pro Mit­ar­bei­ter und Monat für die Lohn­buch­hal­tung. Ande­re Ange­bo­te sind etwas teu­rer, aber oft nur unwesentlich.

Der Vor­teil ist, dass euch – gera­de am Anfang – Feh­ler erspart blei­ben, und dass ihr in den meis­ten Fäl­len gegen­über einem eigens ein­ge­stell­ten Mit­ar­bei­ter oder einem umfang­rei­chen Wei­ter­bil­dungs­pro­gramm eine Men­ge Kos­ten spart.

Lohn­buch­hal­tung sel­ber machen? Gute Lohn­buch­hal­tungs­tools hel­fen euch dabei!

Wenn ihr vor­habt, eure Lohn­buch­hal­tung sel­ber zu machen, soll­tet ihr euren Lohn­buch­hal­ter auf jeden Fall mit einem soli­den Lohn­buch­hal­tungs­pro­gramm unter­stüt­zen. Die bes­ten Tools 2017 haben wir in einem eige­nen Bei­trag für euch aufgelistet.

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